Bürofunktionen helfen deinem Bürogebäude, Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen zu erfüllen, indem sie anzeigen, welche User sicherheitsrelevante Aufgaben übernehmen, wie zum Beispiel Ersthelfer oder Schlüsselinhaber. So sieht jeder sofort, an wen er sich vor Ort wenden kann. In diesem Artikel erfährst du, wie du Bürofunktionen für dein Unternehmen aktivierst, sie Usern zuweist und wie User eigene Funktionen hinzufügen können.
- So funktioniert es
- Bürofunktionen für dein Unternehmen aktivieren
- Bürofunktionen einem User zuweisen
- User eigene Bürofunktionen hinzufügen lassen
- FAQs
1. So funktioniert es
deskbird bietet vier vordefinierte Bürofunktionen an:
- 🩹 Ersthelfer
- 🔥 Brandschutzhelfer
- 🏃 Evakuierungsassistent
- 🔑 Schlüsselinhaber
Bürofunktionen sind standortbezogen: Ein User hat eine Funktion für ein oder mehrere ausgewählte Büros. Zugewiesene Funktionen erscheinen in der Spalte Bürofunktionen unter Admin > User Management: User. Du kannst die User-Liste nach Bürofunktion filtern (Filter > Bürofunktionen), um vor Ort die richtige Ansprechperson zu finden.
2. Bürofunktionen für dein Unternehmen aktivieren
Du entscheidest, welche der vier Bürofunktionen in deinem Unternehmen verfügbar sind.
- Gehe zu Admin > User Management: User.
- Öffne das Drei-Punkte-Menü neben User einladen und wähle Einstellungen für Bürofunktionen aus.
- Unter Bürofunktionen für dein Unternehmen aktivieren/deaktivieren kannst du jede Funktion ein- oder ausschalten.
- Klicke auf Speichern.
3. Bürofunktionen einem User zuweisen
- Gehe zu Admin > User Management: User und wähle den User aus.
- Öffne den Tab Bürofunktionen.
- Wähle für jede Funktion die Büros aus, in denen der User diese Funktion innehat. Du kannst pro Funktion mehrere Büros auswählen.
- Klicke auf Speichern.
💡 Tipp: Ein User kann mehrere Funktionen gleichzeitig haben, zum Beispiel Ersthelfer und Schlüsselinhaber.
4. User eigene Bürofunktionen hinzufügen lassen
Du kannst erlauben, dass User ihre Bürofunktionen selbst festlegen, statt sie zentral zuzuweisen.
- Gehe zu Admin > User Management: User.
- Öffne das Drei-Punkte-Menü neben User einladen und wähle Einstellungen für Bürofunktionen aus.
- Aktiviere User dürfen eigene Bürofunktionen hinzufügen.
- Klicke auf Speichern.
Die User verwalten ihre Funktionen dann im eigenen Profil unter Büro & Bürofunktionen. Ist die Einstellung deaktiviert, können User ihre Bürofunktionen nicht selbst ändern und müssen einen Admin fragen. Die Schritte für User findest du hier: Bürofunktion zu deinem Profil hinzufügen.
5. FAQs
Nein. Das Umbenennen der Funktionen oder das Hinzufügen eigener Funktionen wird nicht unterstützt. Du kannst Funktionen, die dein Unternehmen nicht benötigt, unter Admin > User Management: User > Einstellungen für Bürofunktionen deaktivieren.
Bürofunktionen helfen dabei, Mitarbeitende zu benennen, die im Notfall Verantwortung übernehmen. Die Zuweisung dieser Funktionen hilft deinem Unternehmen, Sicherheitsvorschriften einzuhalten und stellt sicher, dass jeder weiß, an wen er sich im Falle einer Reparatur wenden kann.
Gehe zu Admin > User Management: User, wähle den User aus und öffne den Tab Bürofunktionen. Wähle für jede Funktion die Büros aus und klicke auf Speichern.
Ja, wenn du es erlaubst. Gehe zu Admin > User Management: User, öffne das Drei-Punkte-Menü neben User einladen, wähle Einstellungen für Bürofunktionen und aktiviere User dürfen eigene Bürofunktionen hinzufügen.
Ja, ein User kann mehrere Funktionen haben (z. B. Ersthelfer und Schlüsselinhaber), je nachdem, was im jeweiligen Büro benötigt wird.
Ja, Bürofunktionen sind standortbezogen. Eine Person kann zum Beispiel Brandschutzhelfer im Büro A sein und im Büro B keine Funktion haben.
Das kann an den Limits deines aktuellen Plans liegen. Unbegrenzte Bürofunktionen sind ab Schreibtische Professional und höher verfügbar. Niedrigere Pläne beinhalten eine beschränkte Zuteilung von Bürofunktionen, sodass du nach Erreichen des Limits keine weiteren zuweisen kannst.