Das Einrichten und Verwalten deiner Büros in deskbird ist ein wichtiger erster Schritt, um deine Arbeitsplatzstruktur individuell anzupassen. Egal ob du einen neuen Standort anlegst, Adressinformationen aktualisierst oder den Zugriff steuerst – dieser Artikel führt dich durch alle nötigen Schritte.
- Büro erstellen und Informationen hinterlegen
- Büro deaktivieren oder löschen
- Zugriff verwalten
- Bürofunktionen
1. Büro erstellen und Informationen hinterlegen
Um ein neues Büro zu erstellen, öffne das Admin-Panel und klicke unter Büro-Einstellungen rechts auf + Büro hinzufügen. Du wirst aufgefordert, folgende Informationen einzugeben:
- Büroname (Pflichtfeld)
- Adresse (Pflichtfeld)
- Status: Aktiv oder Inaktiv
Wir empfehlen, das Büro zunächst auf inaktiv zu setzen, bis die Einrichtung abgeschlossen ist.
Nach dem Anlegen kannst du unter Büro-Einstellungen das Büro im Dropdown auswählen und folgende Informationen pflegen:
- Büroname bearbeiten
- Adresse aktualisieren
- Foto hochladen
- Status aktiv/inaktiv setzen
- Öffnungszeiten konfigurieren
💡 Die Öffnungszeiten definieren den Zeitraum für Ganztagsbuchungen. Diese Einstellung ist rein intern und für externe Personen nicht sichtbar.
2. Büro deaktivieren oder löschen
Im Bereich Büro-Einstellungen kannst du ein Büro entweder:
- Status: Inaktiv setzen: Das Büro bleibt im System erhalten, ist aber nicht mehr buchbar. Nützlich z. B. bei temporären Schließungen.
- Büro löschen: Entfernt das Büro dauerhaft inklusive aller zugehörigen Daten wie Stockwerke, Räume und Buchungen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
💡 Wenn du unsicher bist, setze das Büro zunächst auf „inaktiv“. Ein späteres Löschen ist jederzeit möglich.
3. Zugriff verwalten
Steuere, wer Zugriff auf dieses Büro hat. Du kannst zwischen zwei Optionen wählen:
- Offen: Alle Nutzer können dieses Büro buchen.
- Eingeschränkt: Nur ausgewählte Usergruppen dürfen dieses Büro nutzen.
4. Bürofunktionen
Mit der Funktion Bürofunktionen können Mitarbeitende ihre Rollen oder Qualifikationen wie Ersthelfer oder Brandschutzhelfer markieren. Diese Informationen werden in der Nutzerliste eines Büros angezeigt und lassen sich filtern, um schnell die richtigen Personen vor Ort zu finden.
💡 Die Bürofunktionen werden im Admin-Panel > User-Einstellungen gepflegt und sind sowohl in der Web- als auch in der Mobile-App sichtbar.
Mehr Informationen findest du im Artikel: Bürofunktionen.