Das Einrichten und Verwalten deiner Büros in deskbird ist ein wichtiger erster Schritt, um deine Arbeitsplatzstruktur individuell anzupassen. Egal ob du einen neuen Standort anlegst, Adressinformationen aktualisierst oder den Zugriff steuerst – dieser Artikel führt dich durch alle nötigen Schritte.
- Büro erstellen und verwalten
- Büro sperren (schließen) oder löschen
- Zugriff verwalten
- Bürofunktionen
- Feiertage
1. Büro erstellen und verwalten
Um ein neues Büro zu erstellen, öffne das Admin-Panel und klicke unter Büro-Einstellungen rechts auf + Büro hinzufügen. Du wirst aufgefordert, folgende Informationen einzugeben:
- Büroname (Pflichtfeld)
- Adresse (Pflichtfeld)
- Status: Aktiv oder Inaktiv
Wir empfehlen, das Büro zunächst als Entwurf zu speichern, bis die Einrichtung abgeschlossen ist.
Nach dem Anlegen kannst du unter Büro-Einstellungen das Büro im Dropdown auswählen und folgende Informationen pflegen:
- Büroname bearbeiten
- Adresse aktualisieren
- Foto hochladen
- Bürosperrungen verwalten
- Büro veröffentlichen, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist
- Öffnungszeiten konfigurieren
- Tagesmitte für Halbtagsbuchungen konfigurieren
💡 Die Öffnungszeiten definieren den Zeitraum für Ganztagsbuchungen. Buchungen können nur während der Öffnungszeiten vorgenommen werden (mit Ausnahme von Buchungen für Meetingräume).
2. Ein Büro sperren (schließen) oder löschen
Ein Büro schließen
Um Buchungen für ein gesamtes Büro vorübergehend oder dauerhaft zu blockieren, gehe zu Admin > Arbeitsplatz: Büroeinstellungen und suche den Bereich Bürosperrungen.
Klicke auf Verwalten und wähle anschließend Sperrung hinzufügen. Lege ein Start-Datum fest und entweder ein End-Datum oder aktiviere Für unbegrenzte Zeit sperren. Optional kannst du einen Grund hinzufügen (z. B. „Renovierungsarbeiten“). Klicke anschließend auf Bestätigen und Speichern.
Während einer Schließung können Nutzer keine Büroressourcen buchen. Das Büro ist für Nutzer ausgeblendet. Eine Büroschließung kann jederzeit über Verwalten hinzugefügt oder gelöscht werden.
Mehr zu Sperrungen: Sperren von Stockwerken, Bereichen und Resourcen
Ein Büro löschen
Um ein Büro zu löschen, gehe zu Admin > Arbeitsplatz: Büroeinstellungen und scrolle nach unten. Dort findest du die Option, das Büro zu löschen.
⚠️ Wichtig:
- Alle Gebäudepläne und Konfigurationen (Bereiche, Schreibtische usw.) gehen verloren.
-
Alle Buchungen der Nutzer für dieses Büro werden storniert.
Dies kann nicht rückgängig gemacht werden!
3. Zugriff verwalten
Steuere, wer Zugriff auf dieses Büro hat. Du kannst zwischen zwei Optionen wählen:
- Offen: Alle Nutzer können dieses Büro buchen.
- Eingeschränkt: Nur ausgewählte Usergruppen dürfen dieses Büro nutzen.
⚠️ Wichtig: Wird der Zugang zu einem Standort auf bestimmte Gruppen beschränkt, muss sichergestellt sein, dass alle Nutzer mit zugewiesenen Schreibtischen oder Parkplätzen bereits vor der Einschränkung in den entsprechenden Gruppen enthalten sind. Andernfalls werden die Zuweisungen entfernt, da kein Zugriff besteht.
4. Bürofunktionen
Mit der Funktion Bürofunktionen können Mitarbeitende ihre Rollen oder Qualifikationen wie Ersthelfer oder Brandschutzhelfer markieren. Diese Informationen werden in der Nutzerliste eines Büros angezeigt und lassen sich filtern, um schnell die richtigen Personen vor Ort zu finden.
💡 Die Bürofunktionen werden unter Admin > User gepflegt und sind sowohl in der Web- als auch in der Mobile-App sichtbar.
Mehr Informationen findest du im Artikel: Bürofunktionen.
5. Feiertage
Feiertage können in deskbird auf zwei Ebenen konfiguriert werden. Über Admin > Büroeinstellungen können Admins einem Büro im Abschnitt Feiertage einen regionalen Feiertagskalender zuweisen (z. B. Feiertage in Berlin). Alle User, deren Hauptbüro dieses Büro ist, übernehmen den ausgewählten Kalender automatisch.
Um dies auf individueller Ebene zu überschreiben, kann im Profil eines einzelnen Users unter Admin > User > Benutzer auswählen > Feiertagskalender ein anderer Kalender festgelegt werden. Zugewiesene Feiertage werden direkt im Tab Planen angezeigt und mit dem Label Feiertag, sowie dem Namen des Feiertags (z. B. Tag der Arbeit) versehen. So behalten sowohl User als auch Admins den Überblick, wer aufgrund von Feiertagen nicht verfügbar ist.
Hinweis: Feiertagskalender sind fest vorgegeben und können nicht bearbeitet oder angepasst werden; derzeit stehen nur vorkonfigurierte Optionen zur Verfügung.