deskbird Ticketing ermöglicht es Mitarbeitenden, Probleme am Arbeitsplatz, z. B. defekte Geräte, Sicherheitsbedenken oder Reinigungsbedarf, direkt in der App oder durch das Scannen eines QR-Codes zu melden. Admins richten Ticket-Kategorien pro Büro ein, weisen berechtigte Nutzer zur Verwaltung eingehender Tickets zu und verfolgen jedes Anliegen von der Meldung bis zur Lösung. So läuft der Betrieb reibungslos und Facility-Teams behalten jederzeit den Überblick über alles, was Aufmerksamkeit benötigt.
Du nutzt ServiceNow, Jira oder ein anderes Ticketing-Tool? Dann verbinde es einfach per E-Mail-Weiterleitung mit deskbird und bearbeite Tickets ohne zusätzliche Schritte. Eine vollständige Zwei-Wege-Synchronisierung kommt bald.
Sieh dir die Demo an, um die Funktion in Aktion zu sehen:
- So funktioniert Ticketing
- Ticketing einrichten
- Ticket-Kategorien erstellen
- QR-Codes generieren
- Ticket erstellen
- Tickets verwalten
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Rollen und Berechtigungen
- FAQs
1. So funktioniert Ticketing
Ticketing verbindet drei Personengruppen:
- Admins konfigurieren Ticketing unter Admin > Arbeitsplatz > Ticketing — sie erstellen Kategorien, weisen berechtigte Nutzer zu und generieren QR-Codes.
- Mitarbeitende erstellen Tickets über die deskbird Web- oder Mobile-App oder durch das Scannen eines im Büro platzierten QR-Code-Stickers.
- Berechtigte Nutzer (Ticketing Manager) prüfen und verwalten eingehende Tickets im Bereich Tickets in der Seitenleiste und aktualisieren Status sowie Priorität im Verlauf der Bearbeitung.
Jedes Ticket durchläuft einen klaren Zyklus: Offen → In Bearbeitung → Erledigt (oder Abgebrochen). Alle Änderungen werden im Ticketverlauf protokolliert, sodass nichts verloren geht.
💡 Ticket-Kategorien werden pro Büro konfiguriert. Nutze den Büro-Selektor oben, um beim Einrichten oder Verwalten von Tickets zwischen Büros zu wechseln.
2. Ticketing einrichten
Bevor Mitarbeitende Tickets erstellen können, müssen Admins pro Büro zwei Dinge konfigurieren:
Berechtigte Nutzer hinzufügen
- Öffne Admin > Arbeitsplatz > Ticketing.
- Wähle oben im Dropdown das Büro aus.
- Suche unter Autorisierte User nach den Kolleginnen und Kollegen, die Tickets für dieses Büro verwalten sollen, und füge sie hinzu.
Berechtigte Nutzer:innen können alle Tickets für die zugewiesenen Büros ansehen, filtern und aktualisieren. Zusätzlich werden E-Mail-Benachrichtigungen gesendet, wenn neue Tickets erstellt werden oder wenn ein anderes berechtigtes Teammitglied ein Ticket aktualisiert.
Mindestens eine Kategorie erstellen
Damit Tickets erstellt werden können, muss mindestens eine aktive Kategorie vorhanden sein. Details dazu folgen im nächsten Abschnitt.
3. Ticket-Kategorien erstellen
Kategorien definieren, welche Arten von Problemen gemeldet werden können (z. B. IT-Probleme, Sicherheitsbedenken, Reinigungsanfragen). Jede Kategorie enthält ein anpassbares Formular, das die passenden Informationen für die Bearbeitung abfragt.
Mit Vorlage starten oder von Grund auf erstellen
- Öffne Admin > Arbeitsplatz > Ticketing und wähle das Büro aus.
- Klicke auf Kategorie hinzufügen.
- Wähle eine Vorlage oder Bei Null anfangen:
- IT & Equipment — für Geräte-, Software- oder Netzwerkprobleme
- Sicherheit — für physische Sicherheit, Zutritt oder allgemeine Sicherheitsthemen
- Reperatur & Wartung — für Gebäudeinfrastruktur, Hardware oder Reparaturen
- Anlagen & Einrichtungen — für Gebäudebetrieb, Ausstattung und allgemeine Büroflächen
- Reinigung — für Reinigungsbedarf, Verbrauchsmaterial oder Pflege gemeinsamer Bereiche
- Bei Null anfangen — vollständig eigene Kategorie erstellen
Kategoriedetails konfigurieren
Nach der Auswahl siehst du links die Details der Kategorie und rechts den Formular-Baukasten:
- Status — Kategorie auf aktiv oder inaktiv setzen. Inaktive Kategorien erscheinen nicht bei neuen Meldungen, bestehende Tickets bleiben jedoch weiterhin sichtbar.
- Name — verständlichen Namen vergeben (max. 100 Zeichen).
- Verantwortliche(r) — optional Dienstleister (per E-Mail) hinzufügen, die bei neu erstellten Tickets in dieser Kategorie eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Provider erhalten keinen In-App-Zugriff — sie bekommen nur E-Mails mit den Ticketdetails.
- Beschreibung — Zweck der Kategorie kurz beschreiben.
Formular anpassen
Im Formular-Baukasten definierst du, welche Informationen beim Erstellen eines Tickets in dieser Kategorie abgefragt werden:
- Feldtypen: Einzelauswahl, Mehrfachauswahl, kurze Antwort, lange Antwort, Bild-Upload.
- Als erforderlich markieren — Felder als Pflichtfeld oder optional markieren.
- Optionen gemäß des Feldtyps definieren.
Du kannst:
- Felder anders anordnen — Reihenfolge per Drag-and-drop anpassen.
- Duplizieren oder Löschen — Verwende dazu die Symbole neben den Feldtypen.
- Neue Felder hinzufügen — unten auf + Hier klicken, um Feld hinzuzufügen klicken.
Klicke anschließend auf Speichern. Die Kategorie erscheint in der Kategorienliste auf der Ticketing-Einstellungsseite.
Bestehende Kategorien verwalten
In der Kategorienliste lassen sich Kategorien bearbeiten (✏️), löschen (🗑️), aktivieren/deaktivieren oder per Drag-and-drop über den Griff links neu sortieren.
⚠️ Das Löschen einer Kategorie blendet sie im Admin-Bereich aus und verhindert neue Meldungen. Bestehende Tickets, die dieser Kategorie zugeordnet sind, bleiben in der Ticketverwaltung sichtbar.
4. QR-Codes generieren
Mit QR-Code-Stickern können Probleme schnell gemeldet werden – einfach scannen, und der Standort wird im Ticketformular automatisch vorausgefüllt.
- Öffne Admin > Arbeitsplatz > Ticketing und wähle das Büro aus.
- Klicke auf QR-Code generieren (oben rechts im Bereich Kategorien).
- Wähle einen Modus:
- Stockwerks-basiert — generiert einen QR-Code pro Etage. Beim Erstellen wählen Mitarbeitende den konkreten Bereich manuell aus.
- Bereichs-basiert — generiert einen QR-Code pro Bereich (Schreibtische, Parkplätze etc.). Die Bereichsdaten stammen aus der Einrichtung unter Stockwerke & Räume.
- Optional Sticker anpassen:
- Firmenlogo hochladen — unterstützte Formate: .svg (empfohlen), .png, .jpg (max. 5 MB).
- Textfarbe und Hintergrundfarbe — Hex-Code eingeben oder Farbwähler nutzen.
- Transparenter Hintergrund — Checkbox aktivieren, falls benötigt.
- Klicke auf QR-Codes herunterladen, um eine ZIP-Datei mit allen Stickern herunterzuladen.
💡 Beim Scannen wird der Ticket-Standort (Etage oder Bereich) automatisch vorausgefüllt, sodass nicht manuell gesucht werden muss.
5. Ticket erstellen
Jedes deskbird Mitglied kann ein Ticket über die Web- oder Mobile-App erstellen. Der Prozess besteht aus drei Schritten: Ort hinzufügen > Details hinzufügen > Bericht prüfen. Zwischen den Schritten kann jederzeit hin- und hergewechselt werden — alle bereits eingegebenen Informationen werden automatisch gespeichert und gehen nicht verloren.
Über die Web-App
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Tickets und anschließend oben rechts auf + Ticker erstellen.
- Schritt 1 — Ort hinzufügen: Büro, Etage und (optional) Bereich sowie Ressource auswählen. Alternativ können oben die letzten Buchungen für eine schnelle Auswahl genutzt werden. Ist für das gewählte Büro ein Gebäudeplan vorhanden, kann eine Ressource auch direkt auf der Karte ausgewählt werden — so lässt sich das Ticket einfacher dem richtigen Standort zuordnen. Bei Bedarf zusätzliche Standortdetails ergänzen.
- Schritt 2 — Details hinzufügen: Kategorie auswählen und die vom Admin definierten Formularfelder ausfüllen.
- Schritt 3 — Bericht prüfen: Zusammenfassung mit Standort, Ticketdetails und Meldedatum prüfen und auf Abschicken klicken.
💡 Die Gebäudeplan-Option wird nur angezeigt, wenn für das gewählte Büro ein Gebäudeplan unter Stockwerke & Räume eingerichtet ist.
Durch Scannen eines QR-Codes (Mobile)
- Ticketing-QR-Code-Sticker mit der Smartphone-Kamera scannen.
- Die deskbird App öffnet sich, und der Standort ist je nach QR-Code (Etage oder Bereich) bereits vorausgefüllt.
- Restliche Angaben ergänzen und Ticket absenden.
Nach dem Absenden erscheint eine Bestätigungsseite. Außerdem wird eine E-Mail-Benachrichtigung an die berechtigten Nutzer:innen sowie an ggf. hinterlegte Provider der gewählten Kategorie gesendet.
6. Tickets verwalten
Admins und berechtigte Nutzer verwalten Tickets im Bereich Tickets in der Seitenleiste. Die Ansicht ist in zwei Tabs unterteilt: Offen und Abgeschlossen.
Übersichts-Analytics (nur für Admins)
Oben im Tickets-Dashboard sehen Admins ein Übersichtspanel mit den wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
- Tickets insgesamt — Gesamtanzahl der Tickets im gewählten Zeitraum.
- Offene Tickets — Tickets, die noch nicht in Bearbeitung sind.
- Tickets in Berbeitung — Tickets, die aktuell bearbeitet werden.
- Hohe Dringlichkeit — Tickets mit der Priorität „Hoch".
Ein Tickettrends-Diagramm unterhalb der Kennzahlen ermöglicht den Vergleich von Ticketvolumen über verschiedene Zeiträume. Zur Auswahl stehen vordefinierte Zeiträume — letzte Woche, 1 Monat, 3 Monate oder 1 Jahr — oder ein benutzerdefinierter Zeitraum für eine flexiblere Analyse.
Ticketliste
Jede Ticketzeile zeigt Ticket-ID, Kategorie, meldende Person, Standort, Meldedatum, Priorität und Status. In der Liste kann:
- Suche — Tickets über die Ticket-ID gesucht werden.
- Filter — nach Kategorie, Status, Priorität, meldender Person oder Etage gefiltert werden.
- Sortieren — nach Meldedatum oder letzter Aktualisierung sortiert werden.
- Update — Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch) oder Status (Offen, In Bearbeitung, Fertig, Storniert) direkt über das Dropdown in der Liste geändert werden. Hinweis: Diese Änderungen sind nur für berechtigte Nutzer möglich. Meldende Personen können ein Ticket nach dem Absenden nicht mehr bearbeiten.
Ticket-Detailansicht
Durch Klick auf ein Ticket öffnet sich die Detailansicht. Dort ist Folgendes sichtbar:
- Alle Formularantworten aus der Meldung (linke Seite).
- Detailseite — zeigt Status, Priorität, meldende Person, Standort, Meldedatum und Kategorie. Nur berechtigte Nutzer können Status, Kategorie und Priorität aktualisieren. Alle weiteren Felder sind schreibgeschützt und nach dem Absenden nicht mehr änderbar.
- Historie — vollständiges Änderungsprotokoll, inkl. wer was wann aktualisiert hat.
Abgeschlossene Tickets (Status: Done oder Cancelled) werden in den Tab Abgeschlossen verschoben. Beim Abbrechen eines Tickets müssen berechtigte Nutzer einen Grund angeben — dieser Grund wird in der Storno-E-Mail an die meldende Person übernommen.
7. E-Mail-Benachrichtigungen
deskbird sendet E-Mail-Benachrichtigungen, damit alle Beteiligten über Ticketaktivitäten informiert bleiben:
- Berechtigte Nutzer:innen erhalten eine E-Mail, wenn ein neues Ticket erstellt wird und wenn ein anderes berechtigtes Teammitglied ein Ticket aktualisiert.
- Meldende Personen (Mitarbeitende) erhalten eine Bestätigungs-E-Mail nach dem Absenden sowie eine Benachrichtigung bei jeder Statusänderung (In Progress, Done, Cancelled).
- Service Provider erhalten eine E-Mail, wenn ein neues Ticket in ihrer Kategorie erstellt wird und wenn ein ihnen zugeordnetes Ticket abgebrochen wird.
8. Rollen und Berechtigungen
deskbird Ticketing verwendet fünf Rollen. Die Tabellen zeigen, was jede Rolle kann – gruppiert nach Bereich.
Setup & Konfiguration (Admin > Arbeitsplatz > Ticketing)
Nur Globale Admins und Büro-Admins können Ticketing-Einstellungen konfigurieren. Alle anderen Rollen haben keinen Zugriff auf Setup-Aktionen.
| Aktion | Globaler Admin | Büro Admin | Ticketing Manager | Manager | User / Gruppenmanager |
|---|---|---|---|---|---|
| Ticketing pro Büro aktivieren/verwalten | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Kategorien erstellen, bearbeiten oder löschen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Berechtigte Nutzer:innen hinzufügen/entfernen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Service Provider hinzufügen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| QR-Codes generieren | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Ticketverwaltung (Bereich Tickets)
| Aktion | Globaler Admin | Büro-Admin | Ticketing Manager | Manager | User / Gruppen-Manager |
|---|---|---|---|---|---|
| Ticket-Dashboard anzeigen | ✅ Alle Büros | ✅ Zugewiesene Büros | ✅ Zugewiesene Büros | ✅ Alle Büros | ✅ Eigene + Tickets verwalteter Nutzer:innen |
| Übersichts-Analytics anzeigen | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Filtern, suchen & Ticketdetails ansehen | ✅ | ✅ Eigene Tickets | ✅ | ✅ Eigene Tickets | ✅ Eigene Tickets |
| Ticketstatus ändern | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Ticket nach dem Absenden bearbeiten | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
Tickets erstellen
Alle Rollen, Globaler Admin, Büro-Admin, Ticketing Manager, Manager und User / Gruppen-Manager, können Tickets über die App oder per QR-Code erstellen und den Status der eigenen Tickets einsehen.
9. FAQs
Wenn eine Kategorie deaktiviert wird, steht sie für neue Ticketmeldungen nicht mehr zur Verfügung – sie erscheint dann nicht mehr bei der Auswahl beim Erstellen eines Tickets. Bestehende Tickets, die dieser Kategorie zugeordnet sind, bleiben weiterhin in der Ticketverwaltung sichtbar und können weiterhin gefiltert oder gesucht werden. Die Kategorie kann jederzeit wieder aktiviert werden.
Beim Löschen wird die Kategorie aus dem Admin-Bereich entfernt und neue Meldungen sind nicht mehr möglich. Bestehende Tickets, die unter dieser Kategorie erstellt wurden, bleiben in der Ticketverwaltung sichtbar und werden nicht gelöscht.
Nein. Service Provider erhalten ausschließlich E-Mail-Benachrichtigungen. Jede E-Mail enthält die wichtigsten Ticketdetails (Kategorie, Beschreibung, Priorität, Standort), damit außerhalb von deskbird reagiert oder das Problem behoben werden kann. Ein In-App-Zugriff auf Tickets oder die deskbird Plattform ist nicht enthalten.
Nein, zum Erstellen von Tickets ist ein deskbird Account erforderlich – sowohl in der App als auch beim Scannen eines QR-Codes. So ist jedes Ticket einer bekannten meldenden Person zugeordnet und Statusbenachrichtigungen sind möglich.
Stockwerks-basiert generiert einen QR-Code pro Stockwerk. Beim Scannen wird die Etage vorausgefüllt, und der konkrete Bereich wird beim Erstellen manuell ausgewählt. Das eignet sich z. B. für einen Sticker pro Etage (etwa am Eingang).
Bereichs-basiert generiert einen QR-Code pro Bereich aus Stockwerke & Räume (Schreibtische, Meetingraumbereiche,usw.). Das liefert genauere Standortdaten und eignet sich besonders für Sticker direkt in der Nähe eines bestimmten Bereichs.
Global Admins können alle Tickets über alle Büros hinweg sehen. Office Admins und Ticketing Manager (individuell Berechtigte) können alle Tickets der zugewiesenen Büros sehen. Reguläre Nutzer und Manager sehen nur die eigenen erstellten Tickets.