Erhalte umsetzbare Einblicke, wie deine Büroräume genutzt werden — Office Analytics hilft dir, das Buchungsverhalten, die Ressourcenauslastung und No-Show-Trends zu verstehen. Office Analytics ist in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar.
- Überblick
- KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
- Rollen und Zugriff
- Daten exportieren und speichern
- FAQs
1. Überblick
Office Analytics gibt dir Einblicke, wie Ressourcen wie Desks, Meetingräume und Parkplätze standortübergreifend genutzt werden. Die Erkenntnisse helfen dir, die Raumplanung zu optimieren, No-Show-Muster zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
- Nutzer im Büro: Zeigt, wie viele Personen ihren Status auf „im Büro“ gesetzt haben.
- Buchungen: Zeigt, wie viele Ressourcen zu diesem Zeitpunkt gebucht wurden.
- No-Shows: Verpasste Check-ins.
KPIs wie durchschnittliche Desk-Auslastung oder Nutzer im Büro ohne Buchungen geben dir detaillierte Einblicke. Die Definitionen findest du direkt im Dashboard.
💡 Analytics-Daten werden einmal täglich (morgens) aktualisiert und nicht in Echtzeit angezeigt. Die Berichte sind hauptsächlich für rückblickende Auswertungen gedacht. Daten werden bis zu 30 Tage in die Zukunft angezeigt.
💡 Office Analytics berücksichtigt keine festgelegten Feiertage. An gesetzlichen Feiertagen können Daten fehlen, da Mitarbeitende an diesen Tagen in der Regel keine Termine planen oder buchen.
2. KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
Hinweis: Alle Buchungs- und Auslastungs-KPIs beziehen sich auf den ausgewählten Ressourcentyp und werden für den gewählten Zeitraum berechnet.
| KPI | Definition | Anwendungsfall | Beispielrechnung |
|---|---|---|---|
| Täglicher Durchschnitt der Nutzer im Büro | Die durchschnittliche Anzahl an Nutzern, die im gewählten Zeitraum für die Arbeit im Büro eingeplant sind. | Verstehen, wie viele Mitarbeitende über einen bestimmten Zeitraum im Büro anwesend sind. | 50 Nutzer an 5 Tagen eingeplant → 50 ÷ 5 = 10 durchschnittliche Nutzer pro Tag. |
| Täglicher Durchschnitt der erstellten Buchungen | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen pro Tag für den ausgewählten Ressourcentyp. | Trends im Buchungsverhalten erkennen, um Ressourcen zu optimieren. | 30 Buchungen an 3 Tagen → 30 ÷ 3 = 10 durchschnittliche Buchungen pro Tag. |
| Täglicher Durchschnitt der No-Shows | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen, die automatisch wegen fehlendem Check-in storniert wurden. | Einhaltung der Check-in-Regeln überwachen und Muster bei verpassten Buchungen erkennen. | 5 No-Shows an 5 Tagen → 5 ÷ 5 = 1 No-Show pro Tag. |
| Nutzer im Büro mit Buchungen | Die Anzahl an Nutzern, die im Büro arbeiten und mindestens eine Buchung haben. | Vergleichen, wie viele Personen mit bzw. ohne gebuchte Ressourcen anwesend sind. | 15 Nutzer mit Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| Nutzer im Büro ohne Buchungen | Die Anzahl an Nutzern, die im Büro anwesend sind, aber keine Buchungen haben. | Ressourcenunabhängige Bürobesuche verstehen. | 35 Nutzer ohne Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| Tägliche durchschnittliche Ressourcenauslastung | Prozentsatz der buchbaren Zeit, die tatsächlich pro Tag gebucht wurde. Buchbare Zeit = Öffnungszeiten des Büros. | Bewerten, wie effizient Desks oder Räume genutzt werden. | 8 Desks für 6h genutzt, von 10 Desks für 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Tägliche durchschnittliche Buchungshäufigkeit | Wie oft eine Ressource im gewählten Zeitraum mindestens einmal pro Tag gebucht wurde. | Prüfen, ob Desks oder Räume regelmäßig oder nur gelegentlich genutzt werden. | Ressourcen an 3 von 5 Tagen gebucht → Häufigkeit = 60%. |
3. Rollen und Zugriff
Nur bestimmte Rollen haben Zugriff auf das Analytics-Dashboard:
- Globale Admins: Vollzugriff auf alle Daten.
- Office Admins: Zugriff nur auf die ihnen zugewiesenen Büros.
4. Daten exportieren und speichern
So speicherst du deine Analytics:
- Klicke oben rechts auf die Schaltfläche Exportieren, um Excel-Dateien herunterzuladen.
- Alternativ kannst du mit Rechtsklick auf das Dashboard Drucken auswählen, um eine PDF-Version zu speichern.
Das ist praktisch, um Berichte zu teilen, Momentaufnahmen zu archivieren oder sie in Präsentationen einzubinden.
Check-in-Statuswerte im Export
Beim Export von Office Analytics erhältst du sowohl eine Spalte Buchungsstatus als auch Check-in-Status. Der Check-in-Status zeigt an, ob für die Buchung ein Check-in erforderlich war und (falls ja), ob er erfolgt ist.
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checkInNotAvailable: Für diese Buchung ist kein Check-in erforderlich (laut deinen Check-in-Einstellungen). -
notCheckedIn: Die Buchung wurde wegen fehlendem Check-in storniert (das Buchungsdatum kann in der Vergangenheit oder Zukunft liegen). -
checkedIn: Der Nutzer hat erfolgreich eingecheckt (das Buchungsdatum liegt bereits in der Vergangenheit). -
readyForCheckIn: Die Buchung liegt in der Zukunft und erfordert einen Check-in.
5. FAQs
Geschlossene Bereiche werden als inaktiv behandelt und vollständig aus den Kennzahlen zur Ressourcenauslastung und Buchungshäufigkeit ausgeschlossen. Sie zählen während der Schließzeit nicht zu den verfügbaren Ressourcen.
Wenn ein Bereich während eines Teils des gewählten Zeitraums geschlossen war (z. B. 14 Tage in einem 30-Tage-Monat), werden die Analytics anteilig berechnet: Der Bereich wird nur für die Tage berücksichtigt, an denen er geöffnet und buchbar war. Die 14 geschlossenen Tage werden aus dem Nenner ausgeschlossen, sodass deine Auslastungs- und Buchungshäufigkeits-Prozentsätze die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegeln.