Erhalte umsetzbare Einblicke, wie deine Büroräume genutzt werden — Office Analytics hilft dir, das Buchungsverhalten, die Ressourcenauslastung und No-Show-Trends zu verstehen. Office Analytics ist in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar.
- Überblick
- KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
- Rollen und Zugriff
- Daten exportieren und speichern
- FAQs
1. Überblick
Office Analytics gibt dir Einblicke, wie Ressourcen wie Desks, Meetingräume und Parkplätze an verschiedenen Standorten genutzt werden. Die Erkenntnisse helfen dir, die Raumplanung zu optimieren, No-Show-Muster zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
💡 Du findest Analytics jetzt im eigenen Bereich Intelligence im App-Switcher (neben App und Admin). Die Dashboards für Office, Workforce und Advanced Analytics sind alle dort zu finden. Deine Zugriffsrechte haben sich nicht geändert — nur der Ort.
- Nutzer im Büro: Zeigt, wie viele Personen ihren Status auf „im Büro“ gesetzt haben.
- Buchungen: Zeigt, wie viele Ressourcen zu diesem Zeitpunkt gebucht wurden.
- No-Shows: Verpasste Check-ins.
KPIs wie durchschnittliche Desk-Auslastung oder Nutzer im Büro ohne Buchungen geben dir detaillierte Einblicke. Die Definitionen findest du direkt im Dashboard.
💡 Analytics-Daten werden einmal täglich (morgens) aktualisiert und nicht in Echtzeit. Die Berichte sind hauptsächlich für rückblickende Auswertungen gedacht. Daten werden bis zu 30 Tage in die Zukunft angezeigt.
💡 Office Analytics berücksichtigt keine festgelegten Feiertage. An gesetzlichen Feiertagen können Daten fehlen, da Mitarbeitende an diesen Tagen in der Regel nicht planen oder buchen.
2. KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
Hinweis: Alle Buchungs- und Auslastungs-KPIs beziehen sich auf den ausgewählten Ressourcentyp und werden für den gewählten Zeitraum berechnet.
| KPI | Definition | Anwendungsfall | Beispielrechnung |
|---|---|---|---|
| Täglicher Durchschnitt der Nutzer im Büro | Die durchschnittliche Anzahl an Nutzern, die im gewählten Zeitraum für die Arbeit im Büro eingeplant sind – unabhängig davon, ob sie eine Ressource gebucht haben. | Verstehen, wie viele Mitarbeitende im Laufe eines bestimmten Zeitraums im Büro sind. | 50 Nutzer an 5 Tagen eingeplant → 50 ÷ 5 = 10 durchschnittliche Nutzer pro Tag. |
| Täglicher Durchschnitt der erstellten Buchungen | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen pro Tag für den gewählten Ressourcentyp. | Buchungstrends erkennen, um Ressourcen zu optimieren. | 30 Buchungen an 3 Tagen → 30 ÷ 3 = 10 durchschnittliche Buchungen pro Tag. |
| Täglicher Durchschnitt der No-Shows | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen, die automatisch wegen fehlendem Check-in storniert wurden. | Überwachen, wie gut Check-in-Regeln eingehalten werden und Muster bei verpassten Buchungen erkennen. | 5 No-Shows an 5 Tagen → 5 ÷ 5 = 1 No-Show pro Tag. |
| Nutzer im Büro mit Buchungen | Anzahl der Nutzer, die im Büro arbeiten und mindestens eine Buchung haben. | Vergleichen, wie viele Personen mit bzw. ohne gebuchte Ressourcen anwesend sind. | 15 Nutzer mit Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| Nutzer im Büro ohne Buchungen | Anzahl der Nutzer, die im Büro sind, aber keine Buchung haben. | Ressourcenunabhängige Bürobesuche verstehen. | 35 Nutzer ohne Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| Tägliche durchschnittliche Ressourcenauslastung | Prozentsatz der buchbaren Zeit, die tatsächlich pro Tag gebucht wurde. Buchbare Zeit = Öffnungszeiten des Büros. | Bewerten, wie effizient Desks oder Räume genutzt werden. | 8 Desks für 6h genutzt, von 10 Desks für 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Tägliche durchschnittliche Buchungshäufigkeit | Wie oft eine Ressource im gewählten Zeitraum mindestens einmal pro Tag gebucht wurde. | Prüfen, ob Desks oder Räume regelmäßig oder nur gelegentlich genutzt werden. | Ressourcen an 3 von 5 Tagen gebucht → Häufigkeit = 60%. |
3. Rollen und Zugriff
Nur bestimmte Rollen können auf das Analytics-Dashboard zugreifen:
- Global Admins: Vollzugriff auf alle Daten.
- Office Admins: Zugriff nur auf die ihnen zugewiesenen Büros.
4. Daten exportieren und speichern
So speicherst du deine Analytics:
- Klicke oben rechts auf Exportieren, um Excel-Dateien herunterzuladen.
- Alternativ kannst du mit Rechtsklick auf das Dashboard Drucken wählen, um eine PDF-Version zu speichern.
Das ist praktisch, um Berichte zu teilen, Momentaufnahmen zu archivieren oder sie in Präsentationen einzubinden.
Check-in-Statuswerte im Export
Beim Export von Office Analytics erhältst du sowohl eine Spalte Buchungsstatus als auch Check-in-Status. Der Check-in-Status zeigt an, ob für die Buchung ein Check-in erforderlich war und (falls ja), ob er erfolgt ist.
-
checkInNotAvailable: Für diese Buchung ist kein Check-in erforderlich (laut deinen Check-in-Einstellungen). -
notCheckedIn: Die Buchung wurde wegen fehlendem Check-in storniert (das Buchungsdatum kann in der Vergangenheit oder Zukunft liegen). -
checkedIn: Der Nutzer hat erfolgreich eingecheckt (das Buchungsdatum liegt bereits in der Vergangenheit). -
readyForCheckIn: Die Buchung liegt in der Zukunft und erfordert einen Check-in.
5. FAQs
Geschlossene Bereiche werden als inaktiv behandelt und sind vollständig von den Auslastungs- und Buchungshäufigkeitsmetriken ausgeschlossen. Sie zählen während der Schließzeit nicht zu den verfügbaren Ressourcen.
Wenn ein Bereich nur für einen Teil des gewählten Zeitraums geschlossen war (z. B. 14 Tage in einem 30-Tage-Monat), werden die Analytics anteilig berechnet: Der Bereich wird nur für die Tage einbezogen, an denen er offen und buchbar war. Die 14 geschlossenen Tage werden aus dem Nenner ausgeschlossen, sodass deine Auslastungs- und Buchungshäufigkeits-Prozentsätze die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegeln.
Ja. Es werden alle gezählt, die geplant haben, im Büro zu arbeiten – egal, ob sie einen Desk oder eine andere Ressource gebucht haben. Falls die Zahl niedriger ist als erwartet, denke daran: Es handelt sich um einen täglichen Durchschnitt über alle Tage, an denen das Büro geöffnet ist – also ziehen Tage mit wenigen Personen (zum Beispiel Wochenenden, an denen das Büro offen ist) den Durchschnitt nach unten.
Beide greifen auf unterschiedliche Quellen zu, daher können sie sich für dasselbe vergangene Datum unterscheiden:
- Office Analytics liest aus einem täglichen Snapshot, daher gibt es auf der Seite einen „Zuletzt aktualisiert“-Zeitstempel. Er zeigt, wer an diesem Tag als im Büro erfasst wurde, zum Zeitpunkt der Aufnahme.
- Der Scheduling-Export liest Live-Daten, die sich ändern, wenn Nutzer hinzugefügt oder entfernt werden.
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und ihre historischen Datensätze entfernt werden, zeigt der Live-Export für dasselbe vergangene Datum weniger Personen als der eingefrorene Snapshot. Für historische Berichte (z. B. für ein Board-Deck) ist Office Analytics die stabilere Quelle, da der Export im Laufe der Zeit schrumpft, wenn Nutzer entfernt werden. Schau auf den „Zuletzt aktualisiert“-Zeitstempel auf der Seite, um zu sehen, welchen Snapshot du gerade ansiehst.
Beide beantworten unterschiedliche Fragen und sind nicht direkt vergleichbar. Office Analytics ist eine Planungs- und Auslastungsansicht, die auf täglichen Durchschnittswerten für einen Ressourcentyp und Zeitraum basiert. Workforce Analytics zeigt die Anwesenheit als Anteil der Nutzer im gewählten Zeitraum. Ein täglicher Durchschnittswert und ein Prozentwert der Nutzer werden nie 1:1 übereinstimmen, auch wenn die Zahlen ähnlich aussehen.