Erhalte umsetzbare Einblicke, wie deine Büroflächen genutzt werden – Office Analytics hilft dir, das Buchungsverhalten, die Ressourcenauslastung und No-Show-Trends zu verstehen. Office Analytics ist in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar.
- Überblick
- KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
- Rollen und Zugriff
- Daten exportieren und speichern
- FAQs
1. Überblick
Office Analytics gibt dir Einblicke, wie Ressourcen wie Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze standortübergreifend genutzt werden. Die Erkenntnisse helfen dir, die Planung von Flächen zu optimieren, No-Show-Muster zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
💡 Du findest Analytics jetzt im eigenen Intelligence-Bereich im App-Switcher (neben App und Admin). Die Dashboards für Office, Workforce und Advanced Analytics sind alle dort zu finden. Deine Zugriffsrechte haben sich nicht geändert – nur der Ort.
- User im Büro: Zeigt, wie viele Personen ihren Status auf "Im Büro" gesetzt haben.
- Buchungen: Zeigt, wie viele Ressourcen zu diesem Zeitpunkt gebucht wurden.
- No-Shows: Verpasste Check-ins.
KPIs wie durchschnittliche Schreibtischauslastung oder User im Büro ohne Buchungen liefern dir detaillierte Einblicke. Die Definitionen findest du direkt im Dashboard.
💡 Analytics-Daten werden einmal täglich (morgens) aktualisiert und nicht in Echtzeit. Die Berichte sind vor allem für rückblickende Auswertungen gedacht. Daten werden bis zu 30 Tage in die Zukunft angezeigt.
💡 Office Analytics berücksichtigt keine festgelegten Feiertage. An Feiertagen können Daten fehlen, da Mitarbeitende an diesen Tagen in der Regel nicht planen oder buchen.
2. KPI-Definitionen und Anwendungsfälle
Hinweis: Alle Buchungs- und Auslastungs-KPIs beziehen sich auf den ausgewählten Ressourcentyp und werden für den gewählten Zeitraum berechnet.
| KPI | Definition | Anwendungsfall | Beispielrechnung |
|---|---|---|---|
| Täglich durchschnittliche User im Büro | Die durchschnittliche Anzahl an Usern, die im gewählten Zeitraum geplant haben, im Büro zu arbeiten – unabhängig davon, ob sie eine Ressource gebucht haben. | Verstehen, wie viele Mitarbeitende im gewählten Zeitraum im Büro anwesend sind. | 50 User geplant über 5 Tage → 50 ÷ 5 = 10 durchschnittliche User pro Tag. |
| Täglich durchschnittlich erstellte Buchungen | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen pro Tag für den gewählten Ressourcentyp. | Trends bei Buchungsaktivitäten erkennen, um Ressourcen zu optimieren. | 30 Buchungen über 3 Tage → 30 ÷ 3 = 10 durchschnittliche Buchungen pro Tag. |
| Täglich durchschnittliche No-Shows | Die durchschnittliche Anzahl an Buchungen, die automatisch wegen verpasstem Check-in storniert wurden. | Überwachen, wie gut Check-in-Regeln eingehalten werden, und Muster bei verpassten Buchungen erkennen. | 5 No-Shows über 5 Tage → 5 ÷ 5 = 1 No-Show pro Tag. |
| User im Büro mit Buchungen | Anzahl der User, die im Büro arbeiten und mindestens eine Buchung haben. | Vergleichen, wie viele Personen mit bzw. ohne gebuchte Ressourcen anwesend sind. | 15 User mit Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| User im Büro ohne Buchungen | Anzahl der User, die im Büro anwesend sind, ohne eine Buchung zu haben. | Ressourcenunabhängige Bürobesuche verstehen. | 35 User ohne Buchungen von insgesamt 50 im Büro. |
| Täglich durchschnittliche Ressourcenauslastung | Prozentsatz der buchbaren Zeit, die tatsächlich gebucht wurde – pro Tag. Buchbare Zeit = Öffnungszeiten des Büros. | Bewerten, wie effizient Schreibtische oder Räume genutzt werden. | 8 Schreibtische für 6h genutzt, von 10 Schreibtischen für 10h: (8×6)/(10×10) = 48%. |
| Täglich durchschnittliche Buchungshäufigkeit von Ressourcen | Wie oft eine Ressource an mindestens einem Tag im gewählten Zeitraum gebucht wurde. | Prüfen, ob Schreibtische oder Räume regelmäßig oder nur gelegentlich genutzt werden. | Ressourcen an 3 von 5 Tagen gebucht → Häufigkeit = 60%. |
3. Rollen und Zugriff
Nur bestimmte Rollen haben Zugriff auf das Analytics-Dashboard:
- Globale Admins: Voller Zugriff auf alle Daten.
- Büro-Admins: Zugriff nur auf ihre zugewiesenen Büros.
4. Daten exportieren und speichern
So speicherst du deine Analytics:
- Klicke oben rechts auf den Export-Button, um Excel-Dateien herunterzuladen.
- Alternativ kannst du mit Rechtsklick auf das Dashboard Drucken wählen, um eine PDF-Version zu speichern.
Das ist praktisch, um Berichte zu teilen, Momentaufnahmen zu archivieren oder sie in Präsentationen einzubinden.
Check-in-Statuswerte im Export
Beim Export von Office Analytics erhältst du sowohl eine Spalte Buchungsstatus als auch Check-in-Status. Der Check-in-Status zeigt an, ob für die Buchung ein Check-in erforderlich war und (falls ja), ob er erfolgt ist. Die einzelnen Werte findest du unten so, wie sie im Export erscheinen, mit ihrem technischen Namen in Klammern.
-
Check-in nicht verfügbar(checkInNotAvailable): Für diese Buchung galt kein Check-in. Das ist der Fall, wenn Check-in für den Ressourcentyp oder das Büro deaktiviert ist, die Buchung storniert wurde, der Check-in noch nicht geöffnet war oder die Buchung bereits beendet ist. Der Wert wird nach Ende der Buchung neu berechnet, daher steht bei vergangenen Buchungen ohne Check-in meistCheck-in nicht verfügbar. -
Nicht eingecheckt(notCheckedIn): Check-in war erforderlich, aber der User hat nicht eingecheckt (z. B. wurde die Buchung beendet oder storniert, während Check-in noch erforderlich war). -
Eingecheckt(checkedIn): Der User hat erfolgreich eingecheckt (das Buchungsdatum liegt bereits in der Vergangenheit). -
Bereit zum Check-in(readyForCheckIn): Die Buchung liegt in der Zukunft und erfordert einen Check-in.
💡 Tipp: Die Spalte Check-in-Status ist keine No-Show-Zählung, da stornierte und beendete Buchungen Check-in nicht verfügbar anzeigen. Um verpasste Check-ins zu verfolgen, nutze den KPI Täglich durchschnittliche No-Shows.
5. FAQs
Geschlossene Plätze gelten als inaktiv und werden vollständig aus den Kennzahlen zur Auslastung und Buchungshäufigkeit ausgeschlossen. Sie zählen während der Schließzeit nicht zu den insgesamt verfügbaren Ressourcen.
War ein Platz nur für einen Teil des gewählten Zeitraums geschlossen (z. B. 14 Tage in einem 30-Tage-Monat), werden die Analytics anteilig berechnet: Der Platz wird nur für die Tage einbezogen, an denen er geöffnet und buchbar war. Die 14 geschlossenen Tage werden aus dem Nenner ausgeschlossen, sodass deine Auslastungs- und Buchungshäufigkeits-Prozentsätze die tatsächliche Verfügbarkeit widerspiegeln.
Ja. Es werden alle gezählt, die geplant haben, im Büro zu arbeiten – egal, ob sie einen Schreibtisch oder eine andere Ressource gebucht haben. Falls die Zahl niedriger aussieht als erwartet, denke daran: Es handelt sich um einen täglichen Durchschnitt über alle Tage, an denen das Büro geöffnet ist – also ziehen offene Tage mit wenigen Personen (zum Beispiel Wochenenden, an denen das Büro offen ist) den Durchschnitt nach unten.
Beide greifen auf unterschiedliche Datenquellen zu, daher können sie sich für dasselbe vergangene Datum unterscheiden:
- Office Analytics liest aus einem täglichen Snapshot, daher zeigt die Seite einen "Zuletzt aktualisiert"-Zeitstempel. Es wird angezeigt, wer an diesem Tag als im Büro erfasst war, zum Zeitpunkt der Aufnahme.
- Der Planungsexport liest Live-Daten, die sich ändern, wenn User hinzugefügt oder entfernt werden.
Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und ihre historischen Datensätze entfernt werden, zeigt der Live-Export für dasselbe vergangene Datum weniger Personen als der eingefrorene Snapshot. Für historische Auswertungen (z. B. für ein Board-Deck) ist Office Analytics die stabilere Quelle, da der Export im Laufe der Zeit schrumpft, wenn User entfernt werden. Schau auf den "Zuletzt aktualisiert"-Zeitstempel auf der Seite, um zu sehen, welchen Snapshot du gerade ansiehst.
Beide beantworten unterschiedliche Fragen und sind nicht direkt vergleichbar. Office Analytics ist eine Planungs- und Auslastungsansicht, die auf täglichen Durchschnittswerten für einen Ressourcentyp und Zeitraum basiert. Workforce Analytics zeigt die Anwesenheit als Anteil der User im gewählten Zeitraum. Ein täglicher Durchschnitt und ein Prozentwert der User stimmen nicht 1:1 überein, auch wenn die Zahlen ähnlich aussehen.
Die Ressourcenauslastung basiert auf der Zeit: Sie teilt die gebuchte Zeit durch die buchbare Zeit, also die Öffnungszeiten des Büros. Eine 3-Stunden-Buchung an einem Tag mit 10 Öffnungsstunden zählt daher etwa 30% für diesen Schreibtisch. Es gibt keine Option, jede Buchung als ganzen Tag in der Auslastung zu zählen.
Je nachdem, was du messen möchtest, nutze stattdessen eine dieser Möglichkeiten:
- Wurde die Ressource überhaupt genutzt? Öffne den Tab Resource booking frequency (Täglich durchschnittliche Buchungshäufigkeit von Ressourcen). Hier zählt eine Ressource als gebucht, wenn sie an diesem Tag mindestens eine Buchung hat – unabhängig von der Dauer.
- Wie viele Tage waren Personen im Büro? Nutze Workforce Analytics, das geplante Tage pro User zählt. Wenn du Halbe Tage als 0,5 Tag anzeigen auswählst, werden halbe Tage als halber Tag gezählt.