Dank der Möglichkeit, Sperrungen einzurichten, erhalten Admins eine präzise Kontrolle darüber, wann Schreibtische, Bereiche, Stockwerke oder ganze Büros gebucht werden können. Bereiche können auf zwei Arten gesperrt werden: für unbegrenzte Zeit oder für einen definierten Zeitraum mit Enddatum. So lässt sich die Verfügbarkeit z. B. für Wartungen, Unternehmensschließungen oder kurzfristige Events einfach steuern, während Nutzer transparent informiert bleiben.
Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Produkt ab:
In den Business- und Starter-Tarifen können Admins Bereiche, Flächen und Ressourcen für unbegrenzte Zeit sperren. Diese werden für Nutzer ausgeblendet, bis sie wieder freigegeben werden. Das entspricht dem bisherigen Aktiv-/Inaktiv-Verhalten.
Im Professional-Tarif und höher können Admins zusätzlich zeitlich begrenzte Sperrungen mit einem Enddatum planen, sodass Bereiche nach Ablauf automatisch wieder verfügbar sind.
💡 Hinweis: Meetingräume verwenden weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Raumbuchungen werden nicht storniert, selbst wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk gesperrt ist.
Es stehen folgende Sperrarten zur Verfügung:
Sperrung für unbegrenzte Zeit: Der Bereich ist ohne Enddatum nicht buchbar und für Nutzer ausgeblendet.
Zeitlich begrenzte Sperrung: Der Bereich ist zwischen dem Start- und dem Enddatum nicht buchbar.
Sperrung für unbegrenzte Zeit mit Startdatum: Der Bereich ist ohne Enddatum nicht buchbar und für Nutzer ausgeblendet. Es kann ein Startdatum für die Zukunft festgelegt werden, ab dem die Sperrung gilt.
Sperrungen folgen einer klaren Hierarchie. Wird eine übergeordnete Ebene gesperrt (z. B. ein Stockwerk), werden alle darunterliegenden Bereiche und Ressourcen automatisch mitgesperrt. Nutzern wird immer der Grund der höchsten Ebene angezeigt.
2. Sperrungen verwalten
Sperrungen können unter Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume verwaltet werden.
So erstellst oder löschst du eine Sperrung:
Büro, Stockwerk, Bereich oder Ressource auswählen.
Auf Verwalten klicken.
Auf Sperrung hinzufügen klicken oder eine bevorstehende
Sperrung löschen.
Sperrart auswählen:
Sperrung für unbegrenzte Zeit
Diese Option ist in allen Tarifen verfügbar und blendet den Bereich
für Nutzer aus,
bis er wieder freigegeben wird.
Sperrung für unbegrenzte Zeit mit Startdatum
Ein Startdatum festlegen und
Für unbegrenzte Zeit sperren auswählen.
Dadurch wird der Bereich für Nutzer ausgeblendet, bis er
wieder freigegeben wird.
Zeitlich begrenzte Sperrung (mit Enddatum)
Ein Startdatum festlegen und ein Enddatum
auswählen.
Der Bereich bleibt für Nutzer sichtbar, kann während des
Sperrzeitraums jedoch nicht gebucht werden.
(Optional) Einen Grund hinzufügen (bei zeitlich begrenzten
Sperrungen für Nutzer sichtbar).
Auf Bestätigen klicken und anschließend
Speichern.
Über Verwalten lassen sich Sperrungen jederzeit anpassen oder entfernen.
⚠️ Meetingräume: Meetingräume nutzen weiterhin den Aktiv / Inaktiv-Schalter. Synchronisierte Räume können je nach Kalender-Setup weiterhin über Outlook oder Google Kalender buchbar sein.
Wer kann Sperrungen erstellen?
Global Admins: für alle Büros
Office Admins: nur für zugewiesene Büros
3. Auswirkungen auf Buchungen
Was passiert mit Buchungen?
Zukünftige Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen für den aktuellen Tag nicht).
Die Nutzeransicht hängt von der Art der Sperrung ab:
Sperrung für unbegrenzte Zeit: Der Bereich ist vollständig ausgeblendet und nicht buchbar.
Zeitlich begrenzte Sperrung: Der Bereich bleibt sichtbar, ist jedoch als nicht verfügbar markiert. Nutzer sehen den Grund und die Dauer der Sperrung.
4. FAQs
Da Sperrungen eine neue und erweiterte Funktion sind, haben wir unten eine ausführliche FAQ ergänzt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Fragen abgedeckt sind. Sie erklärt, wie Sperrungen in der Praxis funktionieren, was Nutzer sehen und wie sich die verschiedenen Tarife unterscheiden.
Admins können einzelne Ressourcen
(Schreibtische, Parkplätze, benutzerdefinierte
Ressourcen),
Bereiche, Stockwerke und ganze Büros
sperren.
Besprechungsräume sind nicht Teil dieses Sperrsystems.
Sie verwenden weiterhin den bestehenden
Aktiv / Inaktiv-Schalter.
Bestehende
Besprechungsraumbuchungen werden
nicht
storniert,
selbst wenn das Büro oder Stockwerk,
zu dem sie gehören, gesperrt ist.
Buchungen im gesperrten Zeitraum
werden
für zukünftige
Termine automatisch storniert. Buchungen
am aktuellen Tag
werden nicht storniert.
Nutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung,
und vergangene Buchungen bleiben
unverändert.
Während einer zeitlich begrenzten
Sperrung
bleiben Bereiche sichtbar,
können aber nicht gebucht werden.
Nutzer
sehen, dass ein Bereich
nicht verfügbar ist und warum (Sperrgrund).
Wenn das gesamte Büro gesperrt ist,
wird
das Büro als nicht verfügbar angezeigt.
Wenn die Sperrung für unbegrenzte
Zeit
ist (kein Enddatum),
verhält sich der Bereich wie inaktiv
und wird für Nutzer ausgeblendet.
Der Aktiv/Inaktiv-Schalter für Schreibtische,
Bereiche, Stockwerke und Büros wird
in
Sperrungen überführt.
Inaktiv entspricht
nun einer
Sperrung für unbegrenzte Zeit
(für Nutzer ausgeblendet, Buchungen
für zukünftige Termine storniert).
Status-Labels werden durch klarere
Sperr-Labels ersetzt (zum Beispiel:
Keine Sperrung, Anstehend,
Gesperrt).
Stornierungen: Nutzer erhalten
eine
E-Mail-Benachrichtigung.
Zuvor inaktive Bereiche wurden
in
den Entwurfsstatus versetzt
und können bei Bedarf veröffentlicht
werden.
Besprechungsräume behalten den Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Sperrungen wirken von oben nach unten:
Ein Büro sperren
→ alle Stockwerke, Bereiche und
Ressourcen
werden gesperrt.
Ein Stockwerk
sperren
→ alle Bereiche und Ressourcen
auf
diesem Stockwerk werden gesperrt.
Einen Bereich
sperren
→ alle Ressourcen in diesem Bereich
werden gesperrt.
Auf Nutzerseite wird der Sperrgrund
der
höchsten Hierarchieebene angezeigt.
💡 Hinweis: Besprechungsräume
verwenden weiterhin den bestehenden
Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende
Besprechungsraumbuchungen werden nicht
storniert,
selbst wenn das Büro oder Stockwerk,
zu dem
sie gehören, gesperrt ist.
Gleiche Ebene: sich
überschneidende oder direkt aneinandergrenzende
Sperrungen
werden zu einem durchgehenden Sperrzeitraum
zusammengeführt. Nutzer sehen über
die
betroffenen
Daten hinweg den korrekten Sperrgrund.
Verschiedene Hierarchieebenen:
alle Sperrungen bleiben aktiv. Nutzer
sehen den
Sperrgrund der höchsten Ebene.
Beispiel: Ein Bereich
ist vom 3.–14. Okt. (Renovierung)
gesperrt
und ein Schreibtisch
in diesem Bereich vom 12.–15. Okt.
(Reparatur).
Nutzer sehen den Bereich als gesperrt
wegen Renovierung,
und der Schreibtisch kann in seinem
eigenen
Sperrfenster den Grund Reparatur
anzeigen.
Nein. Sperrungen gelten immer ganztägig
und unterstützen in der aktuellen
Version
weder
wiederkehrende Zeitpläne noch stundenweise Sperrungen.
Admins können jedoch mehrere Sperrungen im Voraus erstellen.
Admins können ein Start- und Enddatum
festlegen oder das Enddatum leer
lassen,
um
für unbegrenzte Zeit zu sperren.
Der Professional Tarif und höher
umfasst Sperrungen mit Enddatum
(zeitlich begrenzte Sperrungen).
In den Tarifen Business
und Starter können
Bereiche
für unbegrenzte Zeit
gesperrt werden — genau wie zuvor
mit
dem
Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Gesperrte Zeiträume zählen nicht
als
verfügbare Kapazität.
Auslastungs- und Verfügbarkeitsmetriken
schließen die gesperrte Zeit aus,
während vergangene Buchungen weiterhin
für Reports und Audits verfügbar
bleiben.
Auto-Booking berücksichtigt gesperrte
oder inaktive Ressourcen nicht.
Es weist keine Schreibtische in gesperrten
Bereichen, Stockwerken oder Büros
zu.
Wenn ein Büro gesperrt
ist, wird der Büro-Status für diesen
Zeitraum zurückgesetzt.
Nutzer müssen ein anderes Büro oder
einen
anderen Status auswählen.
Wenn nur ein Stockwerk/Bereich/eine
Ressource
gesperrt ist, können Nutzer weiterhin
einen
„Im Büro“-Status setzen — betroffene
Plätze können jedoch nicht gebucht
werden.
Besucherbuchungen und Office Events
werden
aufgrund von Sperrungen nicht storniert.
Sperrungen für unbegrenzte Zeit sind
so konzipiert, dass sie sich wie
der
frühere Inaktiv-Status verhalten.
Viele Admins bevorzugen es, Bereiche,
die langfristig nicht verfügbar sind,
vollständig auszublenden,
um Verwirrung und Rückfragen von
Mitarbeitenden
zu reduzieren.
Zeitlich begrenzte Sperrungen bleiben
aus Gründen der Transparenz und Planbarkeit
sichtbar —
deshalb werden nur Sperrungen für
unbegrenzte
Zeit ausgeblendet.