Dank der Möglichkeit, Sperrungen einzurichten, erhalten Admins eine präzise Kontrolle darüber, wann Schreibtische, Bereiche, Stockwerke oder ganze Büros gebucht werden können. Bereiche können auf zwei Arten gesperrt werden: für unbegrenzte Zeit oder für einen definierten Zeitraum mit Enddatum. So lässt sich die Verfügbarkeit z. B. für Wartungen, Unternehmensschließungen oder kurzfristige Events einfach steuern, während Nutzer transparent informiert bleiben.
Welche Optionen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Produkt ab:
In den Business- und Starter-Tarifen können Admins Bereiche, Flächen und Ressourcen für unbegrenzte Zeit sperren. Diese werden für Nutzer ausgeblendet, bis sie wieder freigegeben werden. Das entspricht dem bisherigen Aktiv-/Inaktiv-Verhalten.
Im Professional-Tarif und höher können Admins zusätzlich zeitlich begrenzte Sperrungen mit einem Enddatum planen, sodass Bereiche nach Ablauf automatisch wieder verfügbar sind.
1. Übersicht
Sperrungen können auf verschiedenen Ebenen angewendet werden:
- Einzelne Ressourcen (Schreibtische, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen)
- Bereiche
- Stockwerke
- Ganze Büros
💡 Hinweis: Meetingräume verwenden weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Raumbuchungen werden nicht storniert, selbst wenn das zugehörige Büro oder Stockwerk gesperrt ist.
Es stehen folgende Sperrarten zur Verfügung:
- Sperrung für unbegrenzte Zeit: Der Bereich ist ohne Enddatum nicht buchbar und für Nutzer ausgeblendet.
- Zeitlich begrenzte Sperrung: Der Bereich ist zwischen dem Start- und dem Enddatum nicht buchbar.
- Sperrung für unbegrenzte Zeit mit Startdatum: Der Bereich ist ohne Enddatum nicht buchbar und für Nutzer ausgeblendet. Es kann ein Startdatum für die Zukunft festgelegt werden, ab dem die Sperrung gilt.
Sperrungen folgen einer klaren Hierarchie. Wird eine übergeordnete Ebene gesperrt (z. B. ein Stockwerk), werden alle darunterliegenden Bereiche und Ressourcen automatisch mitgesperrt. Nutzern wird immer der Grund der höchsten Ebene angezeigt.
2. Sperrungen verwalten
Sperrungen können unter Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume verwaltet werden.
So erstellst oder löschst du eine Sperrung:
- Büro, Stockwerk, Bereich oder Ressource auswählen.
- Auf Verwalten klicken.
- Auf Sperrung hinzufügen klicken oder eine bevorstehende Sperrung löschen.
-
Sperrart auswählen:
-
Sperrung für unbegrenzte Zeit
Diese Option ist in allen Tarifen verfügbar und blendet den Bereich für Nutzer aus, bis er wieder freigegeben wird. -
Sperrung für unbegrenzte Zeit mit Startdatum
Ein Startdatum festlegen und Für unbegrenzte Zeit sperren auswählen.Dadurch wird der Bereich für Nutzer ausgeblendet, bis er wieder freigegeben wird.
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Zeitlich begrenzte Sperrung (mit Enddatum)
Ein Startdatum festlegen und ein Enddatum auswählen.Der Bereich bleibt für Nutzer sichtbar, kann während des Sperrzeitraums jedoch nicht gebucht werden.
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Sperrung für unbegrenzte Zeit
- (Optional) Einen Grund hinzufügen (bei zeitlich begrenzten Sperrungen für Nutzer sichtbar).
- Auf Bestätigen klicken und anschließend Speichern.
Über Verwalten lassen sich Sperrungen jederzeit anpassen oder entfernen.
⚠️ Meetingräume: Meetingräume nutzen weiterhin den Aktiv / Inaktiv-Schalter. Synchronisierte Räume können je nach Kalender-Setup weiterhin über Outlook oder Google Kalender buchbar sein.
Wer kann Sperrungen erstellen?
- Global Admins: für alle Büros
- Office Admins: nur für zugewiesene Büros
3. Auswirkungen auf Buchungen
Was passiert mit Buchungen?
- Zukünftige Buchungen im gesperrten Zeitraum werden automatisch storniert (Buchungen für den aktuellen Tag nicht).
- Nutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
- Vergangene Buchungen bleiben unverändert erhalten.
Die Nutzeransicht hängt von der Art der Sperrung ab:
- Sperrung für unbegrenzte Zeit: Der Bereich ist vollständig ausgeblendet und nicht buchbar.
- Zeitlich begrenzte Sperrung: Der Bereich bleibt sichtbar, ist jedoch als nicht verfügbar markiert. Nutzer sehen den Grund und die Dauer der Sperrung.
4. FAQs
Da Sperrungen eine neue und erweiterte Funktion sind, haben wir unten eine ausführliche FAQ ergänzt, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Fragen abgedeckt sind. Sie erklärt, wie Sperrungen in der Praxis funktionieren, was Nutzer sehen und wie sich die verschiedenen Tarife unterscheiden.
Admins können einzelne Ressourcen (Schreibtische, Parkplätze, benutzerdefinierte Ressourcen), Bereiche, Stockwerke und ganze Büros sperren.
Besprechungsräume sind nicht Teil dieses Sperrsystems. Sie verwenden weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Besprechungsraumbuchungen werden nicht storniert, selbst wenn das Büro oder Stockwerk, zu dem sie gehören, gesperrt ist.
Buchungen im gesperrten Zeitraum werden für zukünftige Termine automatisch storniert. Buchungen am aktuellen Tag werden nicht storniert.
Nutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, und vergangene Buchungen bleiben unverändert.
Während einer zeitlich begrenzten Sperrung bleiben Bereiche sichtbar, können aber nicht gebucht werden. Nutzer sehen, dass ein Bereich nicht verfügbar ist und warum (Sperrgrund).
Wenn das gesamte Büro gesperrt ist, wird das Büro als nicht verfügbar angezeigt.
Wenn die Sperrung für unbegrenzte Zeit ist (kein Enddatum), verhält sich der Bereich wie inaktiv und wird für Nutzer ausgeblendet.
Der Aktiv/Inaktiv-Schalter für Schreibtische, Bereiche, Stockwerke und Büros wird in Sperrungen überführt.
- Inaktiv entspricht nun einer Sperrung für unbegrenzte Zeit (für Nutzer ausgeblendet, Buchungen für zukünftige Termine storniert).
- Status-Labels werden durch klarere Sperr-Labels ersetzt (zum Beispiel: Keine Sperrung, Anstehend, Gesperrt).
- Stornierungen: Nutzer erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung.
- Zuvor inaktive Bereiche wurden in den Entwurfsstatus versetzt und können bei Bedarf veröffentlicht werden.
Besprechungsräume behalten den Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Sperrungen wirken von oben nach unten:
- Ein Büro sperren → alle Stockwerke, Bereiche und Ressourcen werden gesperrt.
- Ein Stockwerk sperren → alle Bereiche und Ressourcen auf diesem Stockwerk werden gesperrt.
- Einen Bereich sperren → alle Ressourcen in diesem Bereich werden gesperrt.
Auf Nutzerseite wird der Sperrgrund der höchsten Hierarchieebene angezeigt.
💡 Hinweis: Besprechungsräume verwenden weiterhin den bestehenden Aktiv / Inaktiv-Schalter. Bestehende Besprechungsraumbuchungen werden nicht storniert, selbst wenn das Büro oder Stockwerk, zu dem sie gehören, gesperrt ist.
Gleiche Ebene: sich überschneidende oder direkt aneinandergrenzende Sperrungen werden zu einem durchgehenden Sperrzeitraum zusammengeführt. Nutzer sehen über die betroffenen Daten hinweg den korrekten Sperrgrund.
Verschiedene Hierarchieebenen: alle Sperrungen bleiben aktiv. Nutzer sehen den Sperrgrund der höchsten Ebene.
Beispiel: Ein Bereich ist vom 3.–14. Okt. (Renovierung) gesperrt und ein Schreibtisch in diesem Bereich vom 12.–15. Okt. (Reparatur). Nutzer sehen den Bereich als gesperrt wegen Renovierung, und der Schreibtisch kann in seinem eigenen Sperrfenster den Grund Reparatur anzeigen.
Nein. Sperrungen gelten immer ganztägig und unterstützen in der aktuellen Version weder wiederkehrende Zeitpläne noch stundenweise Sperrungen. Admins können jedoch mehrere Sperrungen im Voraus erstellen.
Admins können ein Start- und Enddatum festlegen oder das Enddatum leer lassen, um für unbegrenzte Zeit zu sperren.
Der Professional Tarif und höher umfasst Sperrungen mit Enddatum (zeitlich begrenzte Sperrungen).
In den Tarifen Business und Starter können Bereiche für unbegrenzte Zeit gesperrt werden — genau wie zuvor mit dem Aktiv/Inaktiv-Schalter.
Wenn ein Upgrade gewünscht ist, wende dich an success@deskbird.com.
Gesperrte Zeiträume zählen nicht als verfügbare Kapazität. Auslastungs- und Verfügbarkeitsmetriken schließen die gesperrte Zeit aus, während vergangene Buchungen weiterhin für Reports und Audits verfügbar bleiben.
Auto-Booking berücksichtigt gesperrte oder inaktive Ressourcen nicht. Es weist keine Schreibtische in gesperrten Bereichen, Stockwerken oder Büros zu.
Wenn ein Büro gesperrt ist, wird der Büro-Status für diesen Zeitraum zurückgesetzt. Nutzer müssen ein anderes Büro oder einen anderen Status auswählen.
Wenn nur ein Stockwerk/Bereich/eine Ressource gesperrt ist, können Nutzer weiterhin einen „Im Büro“-Status setzen — betroffene Plätze können jedoch nicht gebucht werden.
Besucherbuchungen und Office Events werden aufgrund von Sperrungen nicht storniert.
Sperrungen für unbegrenzte Zeit sind so konzipiert, dass sie sich wie der frühere Inaktiv-Status verhalten. Viele Admins bevorzugen es, Bereiche, die langfristig nicht verfügbar sind, vollständig auszublenden, um Verwirrung und Rückfragen von Mitarbeitenden zu reduzieren.
Zeitlich begrenzte Sperrungen bleiben aus Gründen der Transparenz und Planbarkeit sichtbar — deshalb werden nur Sperrungen für unbegrenzte Zeit ausgeblendet.