Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Microsoft synchronisiert sind

Wenn ein Meetingraum mit Microsoft 365 synchronisiert ist, kann deskbird verlangen, dass Buchungsanfragen erst genehmigt werden müssen, bevor sie bestätigt werden – aber die Entscheidung trifft das eigene Postfach des Raums in Exchange, und deskbird folgt dieser Entscheidung. In diesem Artikel erfährst du, wie das funktioniert und wie du es einrichtest. Für Räume, die direkt in deskbird erstellt wurden, siehe Freigabe von Buchungen für nicht-synchronisierte Meetingräume. Für Räume, die mit Google Workspace synchronisiert sind, siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind.

1. Wie die Freigabe bei synchronisierten Räumen funktioniert
2. Bevor du startest
3. Freigabe einrichten
4. Genehmigungsanfragen verwalten
5. Fehlerbehebung
6. FAQs

1. Wie die Freigabe bei synchronisierten Räumen funktioniert

Bei einem synchronisierten Raum haben zwei Systeme eine Meinung zur gleichen Buchung: deskbird und das Postfach des Raums in Exchange. Damit beide im Gleichschritt bleiben, gilt: Outlook ist die maßgebliche Quelle. Was auch immer das Raumpostfach entscheidet, zeigt deskbird an, und eine Freigabe in deskbird ist eine Antwort im Namen des Raums.

Beide Seiten können entscheiden und ihre Meinung auch ändern:

💡 Hinweis: Änderungen werden in beide Richtungen innerhalb von etwa 10 bis 60 Sekunden übernommen. deskbird wartet absichtlich, bis Exchange seine Entscheidung nicht mehr ändert, bevor eine Aktion ausgeführt wird.

⚠️ Achtung: Räume mit aktivierter Freigabe können derzeit nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

⚠️ Achtung: Dieser Artikel beschreibt die Freigabe über den Raumkalender, bei der die Delegierten des Raums Anfragen annehmen oder ablehnen. Exchange bietet außerdem einen separaten Mechanismus namens Mailbox-Moderation, bei dem die Einladung zurückgehalten wird, bevor sie überhaupt im Kalender des Raums landet. Freigaben können bei einem moderierten Postfach nicht in beide Richtungen synchronisiert werden – siehe Schritt 3.4.

2. Bevor du startest

Du benötigst Folgendes:

• Das Rooms plus-Paket. Ohne dieses Paket kann die Freigabe nicht aktiviert werden.
• Einen synchronisierten Raum. Der Raum in deskbird muss mit dem Exchange-Raumpostfach verknüpft sein und dein Microsoft-Tenant muss verbunden sein. Wenn Buchungen, die in deskbird erstellt werden, bereits in Outlook erscheinen (und umgekehrt), ist dies bereits erledigt.
• Hilfe von einem Exchange-Administrator. Das Raumpostfach muss in Microsoft konfiguriert werden, und diese Einstellungen sind in deskbird nicht sichtbar. Wenn du selbst keine Exchange-Administratorrechte hast, hole dir vorab Unterstützung von der zuständigen Person.
• Mailbox-Moderation deaktiviert. Das Raumpostfach darf nicht ModerationEnabled auf true gesetzt haben. Moderation ist ein anderer Mechanismus als die hier beschriebenen Delegiertenfreigaben, und Freigaben können nicht in beide Richtungen synchronisiert werden, solange sie aktiv ist. Siehe Schritt 3.4, um zu prüfen und sie zu deaktivieren.

⚠️ Achtung: Die Freigabe bei einem synchronisierten Raum funktioniert nur, wenn das Raumpostfach so konfiguriert ist, dass eine Delegierte Person gefragt wird. Die Standardeinstellung von Exchange ist, jede Buchung sofort zu akzeptieren – das bedeutet, Anfragen werden direkt genehmigt. Das Aktivieren der Freigabe in deskbird ändert das Postfach nicht – das ist der häufigste Grund, warum die Freigabe scheinbar nicht funktioniert.

💡 Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf Räume, die mit Microsoft 365 synchronisiert sind. Auch Räume, die mit Google Workspace synchronisiert sind, unterstützen die Freigabe, allerdings mit einer anderen Einrichtung und Synchronisation – siehe Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind.

3. Freigabe einrichten

Erledige zuerst die Einstellungen in Exchange, dann in deskbird, und prüfe anschließend mit einer echten Buchung. Plane eine gemeinsame Sitzung ein: Exchange-Einstellungen benötigen 5 bis 30 Minuten, bis sie wirksam werden.

3.1 Schritt 1 — Raumpostfach in Exchange konfigurieren

Diesen Schritt übernimmt ein Exchange-Administrator in deinem Unternehmen. Entscheide zunächst, wer genehmigt: Wähle eine oder mehrere Personen aus, die die Buchungsanfragen des Raums in Outlook erhalten sollen. In Exchange sind das die Delegierten des Raums. Halte diese Liste identisch zu den später in deskbird hinzugefügten Genehmigenden.

Konfiguriere dann das Raumpostfach im Exchange Admin Center:

1. Gehe zu Ressourcen > Räume & Ausstattung und wähle den Raum aus.
2. Unter Delegierte Einstellungen verwalten wähle die Option, Delegierte auszuwählen, die Buchungsanfragen annehmen oder ablehnen können, und füge die ausgewählten Personen hinzu.
   
3. Unter Buchungseinstellungen verwalten erhöhe das Buchungsfenster oder entferne diese Begrenzung (empfohlen). Standardmäßig sind es 180 Tage, was kürzer ist als die Enddaten, die deskbird für wiederkehrende Buchungen verwendet. Setze es auf mindestens 400 Tage oder auf das Maximum von 1080 Tagen, wenn du keine praktische Begrenzung möchtest.
   
4. Stelle sicher, dass die Mailbox-Moderation für den Raum deaktiviert ist. Diese Einstellung wird in den obigen Screenshots nicht angezeigt und muss separat geprüft werden – siehe Schritt 3.4.
5. Speichere und warte 5 bis 30 Minuten, bis die Änderung wirksam wird.

💡 Hinweis: Die gleiche Konfiguration kann alternativ auch mit Exchange Online PowerShell vorgenommen werden, was praktisch ist, wenn mehrere Räume gleichzeitig eingerichtet werden sollen. Dies ist optional – das Exchange Admin Center ist der empfohlene Weg.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

So prüfst du, wie ein Raumpostfach aktuell eingestellt ist:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Schritt 2 — Freigabe in deskbird aktivieren

1. Öffne die Einstellungen des Raums unter Admin > Stockwerke & Räume.
2. Aktiviere die Freigabe für den Raum. Sobald aktiviert, ist der Raum als Erfordert Freigabe markiert.
3. Füge Genehmigende hinzu. Das sind die Personen, die Anfragen in deskbird genehmigen können. Wir empfehlen, die Liste identisch zu den in Exchange hinterlegten Delegierten zu halten.

💡 Hinweis: Es muss nichts Weiteres aktiviert werden. Sobald ein synchronisierter Raum die Freigabe aktiviert hat, folgt deskbird automatisch den Entscheidungen des Raumpostfachs.

💡 Hinweis: Die Genehmigenden in deskbird und die Delegierten in Exchange sind technisch zwei getrennte Listen. Sie können sich unterscheiden, aber identische Listen vermeiden Verwirrung darüber, wer für eine Entscheidung zuständig ist.

3.3 Schritt 3 — Einrichtung überprüfen

Teste mit einer echten Buchung, die von jemandem gemacht wird, der kein Exchange-Delegierter für den Raum ist.

1. Prüfe, ob eine Anfrage erstellt wird. Buche den Raum in deskbird. Die Buchung sollte in deskbird als Ausstehend angezeigt werden, der Raum sollte das Meeting in Outlook als vorläufig anzeigen und der Delegierte sollte eine Anfrage per E-Mail erhalten. Wenn die Buchung sich innerhalb weniger Sekunden selbst genehmigt, ist das Postfach noch so eingestellt, dass es alles automatisch akzeptiert – gehe zurück zu Schritt 3.1.
2. Prüfe, ob Entscheidungen in beide Richtungen synchronisiert werden. Lasse den Delegierten in Outlook annehmen: Innerhalb einer Minute sollte deskbird die Buchung als genehmigt und mit dem Label In Outlook entschieden anzeigen. Bei einer zweiten Buchung genehmige in deskbird: Innerhalb einer Minute sollte Outlook den Raum als akzeptiert und belegt anzeigen. Bei einer dritten Buchung lehne in Outlook ab: deskbird sollte sie ablehnen und stornieren.
3. Prüfe wiederkehrende Buchungen. Erstelle eine wiederkehrende Buchung, die so weit in die Zukunft reicht, wie es für deine Nutzer:innen realistisch ist. Wenn sie wenige Sekunden nach Erstellung in die abgelehnten Buchungen verschwindet, reicht das Buchungsfenster des Raums nicht aus – erhöhe es wie in Schritt 3.1 beschrieben.

3.4 Mailbox-Moderation wird nicht unterstützt

Exchange hat einen zweiten, unabhängigen Freigabemechanismus namens Mailbox-Moderation. Von außen sieht das ähnlich aus – jemand muss zustimmen, bevor eine Buchung weitergeht – aber es funktioniert komplett anders, und Freigaben können zwischen deskbird und Outlook nicht synchronisiert werden, solange sie aktiviert ist.

Mit aktivierter Moderation hält Exchange die Buchungseinladung in einem versteckten Systempostfach zurück, bevor sie überhaupt im Kalender des Raums landet. Das hat vier Folgen:

• Solange die Einladung zurückgehalten wird, existiert kein Kalendereintrag. deskbird erhält keinerlei Signal, die Buchung bleibt einfach auf Ausstehend.
• Genehmigen und Ablehnen gibt es nur als Schaltflächen in der E-Mail des Moderators. Microsoft stellt dafür keine API bereit, deskbird kann also nie im Namen des Raums genehmigen oder ablehnen.
• Wenn der Moderator ablehnt, wird die Einladung nie zugestellt. Nichts landet im Kalender, deskbird erfährt nie von der Entscheidung und die Buchung bleibt dauerhaft Ausstehend.
• Wenn der Moderator genehmigt, kommt die Einladung verspätet an und deskbird übernimmt sie – aber Entscheidungen, die in deskbird getroffen werden, erreichen Outlook trotzdem nie. Die Freigabe funktioniert nur in eine Richtung.

So prüfst du, ob ein Raumpostfach moderiert ist:

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

So deaktivierst du die Moderation, damit die in diesem Artikel beschriebenen Delegiertenfreigaben genutzt werden können:

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Achtung: Das Deaktivieren der Moderation gibt bereits zurückgehaltene Buchungen nicht frei. Diese Einladungen müssen vom Moderator genehmigt oder verworfen werden, oder die Buchungen müssen storniert und neu erstellt werden.

3.5 Häufige Einrichtungsfehler

• Als Delegierte:r buchen. Exchange verlangt nie, dass Personen ihre eigenen Anfragen genehmigen, daher werden Buchungen von Delegierten sofort akzeptiert und der Freigabeschritt übersprungen. Das ist ein fest eingebautes Verhalten von Exchange und kann nicht deaktiviert werden. Es lässt die Freigabe beim Testen fehlerhaft erscheinen und gilt auch für echte Buchungen – teste daher mit einem Konto, das kein Delegierter ist.
• Mailbox-Moderation aktiviert lassen. Ein moderiertes Raumpostfach kann Freigaben nicht in beide Richtungen synchronisieren, und abgelehnte Buchungen bleiben dauerhaft Ausstehend. Prüfe dies wie in Schritt 3.4 beschrieben.
• Von einer Standardeinstellung ausgehen. Räume, die im Exchange Admin Center erstellt wurden, und Räume, die im Microsoft 365 Admin Center erstellt wurden, können mit unterschiedlichen Einstellungen starten. Prüfe immer den Raum und verlasse dich nicht auf Annahmen.
• Zu früh testen. Exchange-Einstellungen benötigen 5 bis 30 Minuten, um sich zu verbreiten. Wer direkt nach dem Speichern testet, sieht meist noch das alte Verhalten.
• Das Buchungsfenster bei 180 Tagen belassen. Wiederkehrende Buchungen, die darüber hinausgehen, werden von Exchange wenige Sekunden nach Erstellung abgelehnt.
• AutomateProcessing auf AutoUpdate gesetzt. Wenn das Postfach zuvor per PowerShell konfiguriert wurde, kann dieser Wert falsch sein. Bei einem Raumpostfach bedeutet AutoUpdate, dass Delegierte nie Anfragen erhalten, also niemand gefragt wird. Es muss AutoAccept sein.

4. Genehmigungsanfragen verwalten

Admins verwalten Anfragen unter Anfragen > Buchungen. Dieser Tab umfasst Meetingräume sowie Catering- & Serviceanfragen, sodass alle ausstehenden Freigaben an einem Ort überprüft werden können. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite, auf der Raum, Datum und Uhrzeit, Organisator, Eingeladene und aktueller Status angezeigt werden.

Wenn du hier freigibst oder ablehnst, wird auch im Namen des Raums in Outlook geantwortet. Deshalb empfehlen wir, die Freigabe von Buchungen in deskbird und nicht in Outlook zu erledigen: Du siehst den kompletten Buchungskontext und alle sehen denselben Status. Anfragen, die stattdessen in Outlook entschieden werden, erscheinen in deskbird mit dem Vermerk In Outlook entschieden.

💡 Hinweis: Eine Freigabe kann in deskbird nicht rückgängig gemacht werden. Um den Raum wieder freizugeben, storniere die Buchung oder lasse sie von einer berechtigten Person in Outlook ablehnen.

5. Fehlerbehebung

6. FAQs