Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Microsoft synchronisiert sind

Wenn ein Meetingraum mit Microsoft 365 synchronisiert ist, kann deskbird verlangen, dass Buchungsanfragen genehmigt werden, bevor sie bestätigt werden – aber die Entscheidung trifft das eigene Postfach des Raums in Exchange, und deskbird folgt dieser Entscheidung. In diesem Artikel erfährst du, wie das funktioniert und wie du es einrichtest. Für Räume, die direkt in deskbird erstellt wurden, siehe Genehmigungen für nicht-synchronisierte Meetingräume.

1. Wie Genehmigungen bei synchronisierten Räumen funktionieren
2. Bevor du startest
3. Genehmigungen einrichten
4. Genehmigungsanfragen verwalten
5. Fehlerbehebung
6. FAQs

1. Wie Genehmigungen bei synchronisierten Räumen funktionieren

Bei einem synchronisierten Raum haben zwei Systeme eine Meinung zur gleichen Buchung: deskbird und das Postfach des Raums in Exchange. Damit alles im Gleichschritt bleibt, gilt: Outlook ist die maßgebliche Quelle. Was auch immer das Raumpostfach entscheidet, zeigt deskbird an, und eine Genehmigung in deskbird ist eine Antwort im Namen des Raums.

Beide Seiten können entscheiden und ihre Meinung ändern:

💡 Hinweis: Änderungen werden in beide Richtungen innerhalb von etwa 10 bis 60 Sekunden übernommen. deskbird wartet absichtlich, bis Exchange seine Entscheidung nicht mehr ändert, bevor gehandelt wird.

⚠️ Achtung: Räume mit aktivierten Genehmigungen können derzeit nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

2. Bevor du startest

Du benötigst Folgendes:

• Das Rooms plus-Paket. Ohne dieses Paket können Genehmigungen nicht aktiviert werden.
• Einen synchronisierten Raum. Der Raum in deskbird muss mit dem Exchange-Raumpostfach verknüpft sein und dein Microsoft-Tenant muss verbunden sein. Wenn Buchungen, die in deskbird erstellt werden, bereits in Outlook erscheinen (und umgekehrt), ist dies bereits erledigt.
• Hilfe von einem Exchange-Administrator. Das Raumpostfach muss in Microsoft konfiguriert werden, und diese Einstellungen sind in deskbird nicht sichtbar. Wenn du selbst keine Exchange-Administratorrechte hast, hole dir vorab Unterstützung von der zuständigen Person.

⚠️ Achtung: Genehmigungen für einen synchronisierten Raum funktionieren nur, wenn das Raumpostfach so konfiguriert ist, dass es eine:n Bevollmächtigte:n fragt. Die Standardeinstellung von Exchange ist, jede Buchung sofort zu akzeptieren – das bedeutet, Anfragen werden direkt genehmigt. Das Aktivieren von Genehmigungen in deskbird ändert das Postfach nicht – das ist der häufigste Grund, warum Genehmigungen scheinbar nicht funktionieren.

💡 Hinweis: Genehmigungen für synchronisierte Räume werden derzeit nur für Microsoft 365 unterstützt. Räume, die mit Google Kalender synchronisiert sind, behalten ihr bisheriges Verhalten und unterstützen Genehmigungen noch nicht.

3. Genehmigungen einrichten

Erledige zuerst die Exchange-Seite, dann die deskbird-Seite und prüfe anschließend mit einer echten Buchung. Plane eine gemeinsame Sitzung ein: Exchange-Einstellungen benötigen 5 bis 30 Minuten, bis sie wirksam werden.

3.1 Schritt 1 — Raumpostfach in Exchange konfigurieren

Diesen Schritt übernimmt ein Exchange-Administrator in deinem Unternehmen. Entscheide zuerst, wer genehmigt: Wähle eine oder mehrere Personen aus, die die Buchungsanfragen des Raums in Outlook erhalten. In Exchange sind das die Bevollmächtigten des Raums. Halte diese Liste identisch zu den Genehmigenden, die du später in deskbird hinzufügst.

Konfiguriere dann das Raumpostfach im Exchange Admin Center:

1. Gehe zu Ressourcen > Räume & Ausstattung und wähle den Raum aus.
2. Unter Delegierte verwalten wähle die Option, Delegierte auszuwählen, die Buchungsanfragen annehmen oder ablehnen können, und füge die ausgewählten Personen hinzu.
   
3. Unter Buchungseinstellungen verwalten erhöhe das Buchungsfenster oder entferne diese Begrenzung (empfohlen). Standardmäßig sind es 180 Tage, was kürzer ist als die Enddaten, die deskbird für wiederkehrende Buchungen verwendet. Setze es auf mindestens 400 Tage oder auf das Maximum von 1080 Tagen, wenn du keine praktische Begrenzung möchtest.
   
4. Speichere und warte 5 bis 30 Minuten, bis die Änderung wirksam wird.

💡 Hinweis: Die gleiche Konfiguration kann alternativ auch mit Exchange Online PowerShell vorgenommen werden, was praktisch ist, wenn mehrere Räume gleichzeitig eingerichtet werden sollen. Das ist optional – das Exchange Admin Center ist der empfohlene Weg.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

So prüfst du, wie ein Raumpostfach aktuell eingestellt ist:

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Schritt 2 — Genehmigungen in deskbird aktivieren

1. Öffne die Einstellungen des Raums unter Admin > Stockwerke & Räume.
2. Aktiviere Genehmigungen für den Raum. Sobald aktiviert, ist der Raum als Genehmigung erforderlich markiert.
3. Füge Genehmigende hinzu. Das sind die Personen, die Anfragen in deskbird genehmigen können. Wir empfehlen, die Liste der Personen wie in Exchange zu spiegeln.

💡 Hinweis: Es muss nichts Weiteres aktiviert werden. Sobald ein synchronisierter Raum Genehmigungen aktiviert hat, folgt deskbird automatisch den Entscheidungen des Raumpostfachs.

💡 Hinweis: Die Genehmigenden in deskbird und die Delegierten in Exchange sind zwei getrennte Listen. Technisch können sie unterschiedlich sein, aber identische Listen vermeiden Verwirrung darüber, wer für eine Entscheidung zuständig ist.

3.3 Schritt 3 — Einrichtung überprüfen

Teste mit einer echten Buchung, die von jemandem gemacht wird, der kein Exchange-Delegierter für den Raum ist.

1. Prüfe, ob die Buchung eine Anfrage erzeugt. Buche den Raum in deskbird. Die Buchung sollte in deskbird als Ausstehend angezeigt werden, der Raum sollte das Meeting in Outlook als vorläufig anzeigen und der Delegierte sollte eine Anfrage per E-Mail erhalten. Wenn die Buchung sich innerhalb von Sekunden selbst genehmigt, ist das Postfach noch so eingestellt, dass alles automatisch angenommen wird – gehe zurück zu Schritt 3.1.
2. Prüfe, ob Entscheidungen in beide Richtungen übernommen werden. Lasse den Delegierten in Outlook annehmen: Innerhalb einer Minute sollte deskbird die Buchung als genehmigt und mit In Outlook entschieden markieren. Bei einer zweiten Buchung genehmige in deskbird: Innerhalb einer Minute sollte Outlook den Raum als angenommen und belegt anzeigen. Bei einer dritten lehne in Outlook ab: deskbird sollte sie ablehnen und stornieren.
3. Prüfe wiederkehrende Buchungen. Erstelle eine wiederkehrende Buchung, die so weit in die Zukunft reicht, wie es für deine Nutzer:innen realistisch ist. Wenn sie wenige Sekunden nach Erstellung in die abgelehnten Buchungen verschwindet, reicht das Buchungsfenster des Raums nicht aus – erhöhe es wie in Schritt 3.1 beschrieben.

3.4 Häufige Einrichtungsfehler

• Testen als Delegierte:r. Eigene Buchungen von Delegierten können die Genehmigung komplett überspringen, daher sieht es beim Testen mit einem Delegierten-Account so aus, als ob Genehmigungen nicht funktionieren.
• Von einer Standardeinstellung ausgehen. Räume, die im Exchange Admin Center erstellt wurden, und Räume, die im Microsoft 365 Admin Center erstellt wurden, können unterschiedliche Standardeinstellungen haben. Prüfe immer die Einstellungen des Raums und verlasse dich nicht auf Annahmen.
• Zu früh testen. Exchange-Einstellungen brauchen 5 bis 30 Minuten, um sich zu verbreiten. Wer direkt nach dem Speichern testet, sieht meist noch das alte Verhalten.
• Das Buchungsfenster bei 180 Tagen belassen. Wiederkehrende Buchungen, die darüber hinausgehen, werden von Exchange wenige Sekunden nach Erstellung abgelehnt.
• AutomateProcessing ist auf AutoUpdate gesetzt. Wenn das Postfach zuvor per PowerShell konfiguriert wurde, kann dieser Wert falsch sein. Bei einem Raumpostfach bedeutet AutoUpdate, dass Delegierte nie Anfragen erhalten – es wird also niemand gefragt. Es muss AutoAccept sein.

4. Genehmigungsanfragen verwalten

Admins verwalten Anfragen unter Anfragen > Buchungen. Dieser Tab umfasst Meetingräume sowie Catering & Services-Anfragen, sodass alle ausstehenden Genehmigungen an einem Ort geprüft werden können. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Organisator:in, Teilnehmenden und aktuellem Status.

Das Genehmigen oder Ablehnen hier entspricht einer Antwort im Namen des Raums in Outlook. Deshalb empfehlen wir, Genehmigungen in deskbird zu bearbeiten: Du hast den vollen Buchungskontext und alle sehen denselben Status. Anfragen, die stattdessen in Outlook entschieden werden, erscheinen in deskbird mit dem Vermerk In Outlook entschieden.

💡 Hinweis: Eine Genehmigung kann in deskbird nicht rückgängig gemacht werden. Um den Raum wieder freizugeben, storniere die Buchung oder lasse sie von einem Delegierten in Outlook ablehnen.

5. Fehlerbehebung

6. FAQs