Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind

Die Freigabe von Buchungen gibt dir die Kontrolle darüber, wer einen Meetingraum bekommt – selbst wenn dieser Raum mit Google Kalender synchronisiert ist. Sobald Genehmigungen aktiviert sind, wartet jede Anfrage für den Raum auf eine Entscheidung, anstatt automatisch bestätigt zu werden. Genehmiger können in deskbird entscheiden, Ressourcenmanager direkt im Google Kalender – und beide Seiten bleiben innerhalb von Sekunden synchron, sodass niemand zwei Systeme prüfen muss.

1. Bevor du startest
2. Raum-Kalender in Google einrichten
3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren
4. So funktionieren Genehmigungen im Alltag
5. Wiederkehrende Meetings und sich überschneidende Anfragen
6. Dein Setup testen
7. Fehlerbehebung
8. FAQs

1. Bevor du startest

Stelle sicher, dass Folgendes erledigt ist, bevor du Genehmigungen konfigurierst:

• Dein Google Workspace ist in deskbird unter Admin > Unternehmen: Integrationen (Zeile Raumkalendersynchronisierung) verbunden und der Meetingraum ist mit seinem Google-Ressourcenkalender verknüpft. Wenn die Raumsynchronisierung bereits läuft, ist das erledigt und du kannst mit Raum-Kalender in Google einrichten weitermachen.
• Falls die Synchronisierung noch nicht eingerichtet ist, muss ein Google Workspace Super Admin dies einmalig für das gesamte Unternehmen tun: den deskbird OAuth-Client unter Trusted bei Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung > App-Zugriffssteuerung hinzufügen, den deskbird-Client mit den erforderlichen Kalender- und Ressourcenberechtigungen unter Domainweite Delegierung verwalten hinzufügen und dann den Google-Tenant in deskbird verbinden, während er als Super Admin angemeldet ist. Die Client-IDs und Berechtigungen findest du in Sync meeting rooms with Google Workspace.
• Dein Unternehmen hat das Rooms Plus-Paket, das die Freigabe von Buchungen beinhaltet.
• Du weißt, welches Google-Konto für die Verbindung des Workspace genutzt wurde (der verbindende Admin). Dieses Konto brauchst du bei Raum-Kalender in Google einrichten.
• Jemand mit Verwaltungszugriff auf den Ressourcenkalender des Raums in Google Kalender kann die unten beschriebenen Änderungen vornehmen – in der Regel ein Google Workspace Admin.

💡 Genehmigungen werden pro Raum konfiguriert. Räume ohne Genehmigungen funktionieren weiterhin wie bisher.

⚠️ Achtung: Räume mit aktivierten Genehmigungen können derzeit nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

2. Raum-Kalender in Google einrichten

Führe dies im Google Kalender für jeden Raum durch, der eine Genehmigung erfordern soll:

1. Öffne die Kalendereinstellungen des Raums: Google Kalender > der Raum unter „Meine Kalender“ > drei Punkte > Einstellungen und Freigabe.
2. Wähle unter Einladungen automatisch annehmen die Option Alle Einladungen automatisch zu diesem Kalender hinzufügen. Dadurch antwortet der Raum nicht mehr automatisch, sodass jede Anfrage auf eine Entscheidung wartet.
3. Füge unter Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben das verbindende Admin-Konto mit der Berechtigung Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten hinzu.
4. Optional: Falls einige Personen auch direkt im Google Kalender entscheiden sollen, teile den Raum-Kalender auf die gleiche Weise mit ihnen (Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten) und bitte sie, Benachrichtigungen für diesen Kalender zu aktivieren, damit sie neue Anfragen sehen.

⚠️ Schritt 3 wird am häufigsten vergessen. Googles Standard-Einstellung gibt selbst Admins nur Lesezugriff auf Raum-Kalender. Ohne Schreibzugriff werden Buchungen zwar synchronisiert, aber Genehmigungen und Ablehnungen können nicht zurück an Google geschrieben werden und zeigen daher keine Wirkung.

💡 Wenn du Schritt 2 überspringst, akzeptiert der Raum weiterhin jede Einladung automatisch und deskbird spiegelt das korrekt wider: Jede Buchung wird sofort als genehmigt angezeigt.

3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren

Führe dies in der deskbird Web-App als Admin durch:

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und öffne das Büro und das Stockwerk, zu dem der Raum gehört.
2. Öffne die Einstellungen des Meetingraums.
3. Aktiviere Freigabe von Buchungen.
4. Wähle mindestens einen Genehmiger aus. Jeder Nutzer im Unternehmen kann Genehmiger sein.
5. Speichern.

Das ist die gesamte deskbird-Konfiguration. Genehmiger benötigen keinerlei Berechtigungen im Google Kalender – sie entscheiden in deskbird und deskbird schreibt die Entscheidung im Namen des Genehmigers in den Raum-Kalender.

4. So funktionieren Genehmigungen im Alltag

deskbird und der Google Kalender des Raums spiegeln sich gegenseitig in beide Richtungen. Die Antwort des Raums in Google bestimmt den Buchungsstatus in deskbird:

Buchung von beiden Seiten

• Eine Buchung in deskbird wird als ausstehend erstellt und das Event erscheint ohne Antwort des Raums im Google Kalender. Die Buchung wird sowohl im Kalender als auch in der Buchungsliste des Nutzers als ausstehend angezeigt.
• In deskbird blockiert eine ausstehende Buchung den Slot, sodass niemand sonst diesen Zeitraum buchen kann. Auch Drag & Drop in deskbird beachtet die Genehmigungsregeln.
• Ein Event, das im Google Kalender mit dem Raum erstellt wird, erscheint in deskbird als ausstehende Anfrage.
• Genehmiger entscheiden unter Anfragen > Buchungen in deskbird; Ressourcenmanager können im Google Kalender entscheiden. Beide Entscheidungen zählen gleich und werden innerhalb von Sekunden gespiegelt. Wenn eine Entscheidung aus Google kommt, wird im Anfragedetail Google Kalender als Entscheider genannt.
• Der Tab Anfragen umfasst Meetingräume sowie Catering & Services-Anfragen. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Veranstalter, Teilnehmern und aktuellem Status.

Was passiert nach einer Entscheidung

• Eine Genehmigung lässt den Raum die Einladung in Google annehmen. Eine Ablehnung lässt den Raum ablehnen und der Veranstalter erhält Googles Standardbenachrichtigung.
• Abgelehnte Events bleiben als abgelehnte Einträge im Raum-Kalender bestehen. deskbird löscht niemals Einträge aus einem Kundenkalender.
• Google unterstützt keine Kommentare bei einer Ablehnung, daher sieht der Veranstalter nur eine einfache Ablehnung ohne Grund. Der Grund ist in deskbird immer sichtbar: abgelehnt durch einen Genehmiger, abgelehnt im Google Kalender, storniert im Google Kalender oder automatisch abgelehnt.

Änderungen durch den Veranstalter

• Das Verschieben oder Ändern der Dauer des Meetings setzt die Antwort des Raums zurück, sodass die Buchung für den neuen Zeitraum auf beiden Seiten wieder ausstehend ist.
• Das Stornieren des Events, solange es noch ausstehend ist, schließt die Anfrage als abgelehnt mit dem Grund „Storniert im Google Kalender“ ab.
• Wenn niemand vor Beginn des Meetings entscheidet, wird die Anfrage automatisch abgelehnt.

Eine abgelehnte Buchung wiederherstellen

• Wenn du die Antwort des Raums in Google von Nein auf Ja änderst, wird eine abgelehnte Buchung wieder genehmigt. Bei Vielleicht wird sie wieder ausstehend, und das Verschieben eines abgelehnten Meetings öffnet es für den neuen Zeitraum erneut als ausstehend.
• Das funktioniert sowohl für Einzelmeetings als auch für einzelne Termine einer Serie. Eine wiederkehrende Serie, die als Ganzes abgelehnt wurde, bleibt abgelehnt.
• Das funktioniert nur für Meetings, die noch nicht beendet sind, und nur für Entscheidungen, die im Google Kalender getroffen wurden. Eine Ablehnung in deskbird ist endgültig, und eine Buchung, die wegen eines Pufferzeit-Konflikts abgelehnt wurde, wird nur wiederhergestellt, wenn der Konflikt nicht mehr besteht.

💡 Falls eine Benachrichtigung von Google einmal verloren geht, gleicht ein Hintergrund-Check alle 6 Stunden den Genehmigungsstatus ab, sodass beide Seiten automatisch denselben Stand haben.

5. Wiederkehrende Meetings und sich überschneidende Anfragen

• Eine Entscheidung für die Serie: Ein wiederkehrendes Meeting wird als eine einzige Anfrage geprüft. Die Genehmigung oder Ablehnung gilt für die gesamte Serie.
• Antwort auf die Serie in Google: Wenn jemand das Serienstamm-Event in Google beantwortet, überschreibt Google die Antworten für alle einzelnen Termine. deskbird setzt danach seine eigenen Einzelentscheidungen wieder, sodass beide Kalender die in deskbird getroffenen Entscheidungen widerspiegeln.
• Das Ablehnen eines einzelnen Termins in Google gibt diesen Slot in deskbird wieder frei.
• Die Ablehnung der gesamten Serie ist endgültig: Eine als Ganzes abgelehnte Serie kann nicht durch eine Änderung der Raum-Antwort in Google wiederhergestellt werden.
• „Diese und folgende“ teilt die Serie in Google. deskbird erhält den zweiten Teil als eigene Serie.
• Sich überschneidende Anfragen werden nicht automatisch abgelehnt. Google Kalender verhindert keine Doppelbuchungen und der Raum antwortet nicht mehr automatisch, daher können mehrere Anfragen für denselben Zeitraum ausstehend sein. Die Genehmigung einer Anfrage lässt die anderen ausstehend, sodass der Entscheider die übrigen Anfragen manuell ablehnen muss.

6. Dein Setup testen

Mit einem fünfminütigen Check stellst du sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist:

1. Buche den Raum in deskbird. Die Buchung wird als ausstehend angezeigt und das Event erscheint ohne Antwort des Raums im Google Kalender.
2. Genehmige die Buchung in deskbird. Die Antwort des Raums ändert sich innerhalb von Sekunden in Google auf „angenommen“.
3. Erstelle ein Event im Google Kalender und füge den Raum hinzu. Eine ausstehende Anfrage erscheint in deskbird. Lehne sie ab und der Raum lehnt die Einladung in Google ab.

⚠️ Wenn Schritt 2 nicht in Google erscheint oder die Buchung wieder auf ausstehend springt, fehlt die Kalenderfreigabe aus Raum-Kalender in Google einrichten. Das ist mit Abstand die häufigste Ursache.

7. Fehlerbehebung

8. FAQs