Freigabe von Buchungen für Meetingräume, die mit Google Workspace synchronisiert sind

Die Freigabe von Buchungen gibt dir die Kontrolle darüber, wer einen Meetingraum bekommt – selbst wenn dieser Raum mit Google Kalender synchronisiert ist. Sobald die Freigabe aktiviert ist, wartet jede Anfrage für den Raum auf eine Entscheidung, anstatt automatisch bestätigt zu werden. Freigebende können in deskbird entscheiden, Ressourcenmanager direkt im Google Kalender – und beide Seiten bleiben innerhalb von Sekunden synchron, sodass niemand zwei Systeme prüfen muss.

1. Bevor du startest
2. Raumkalender in Google einrichten
3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren
4. So funktioniert die Freigabe im Alltag
5. Wiederkehrende Meetings und Überschneidungen
6. Teste deine Einrichtung
7. Fehlerbehebung
8. FAQs

1. Bevor du startest

Stelle sicher, dass Folgendes erledigt ist, bevor du die Freigabe einrichtest:

• Dein Google Workspace ist in deskbird unter Admin > Integrationen > Stockwerke & Räume Kalendersynchronisierung verbunden und der Meetingraum ist mit seinem Google-Ressourcenkalender verknüpft. Wenn die Raumsynchronisierung bereits läuft, ist das erledigt und du kannst mit Raumkalender in Google einrichten weitermachen.
• Falls die Synchronisierung noch nicht eingerichtet ist, muss ein Google Workspace Super Admin dies einmalig für das gesamte Unternehmen tun: den deskbird OAuth-Client als Vertrauenswürdig unter Sicherheit > Zugriffs- und Datenkontrolle > API-Steuerung > App-Zugriffssteuerung hinzufügen, den deskbird-Client mit den benötigten Kalender- und Ressourcenberechtigungen unter Domainweite Delegierung verwalten hinzufügen und dann den Google-Tenant in deskbird verbinden, während man als Super Admin angemeldet ist. Die Client-IDs und Berechtigungen findest du in Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren.
• Dein Unternehmen hat das Rooms Plus-Paket, das die Freigabe von Buchungen beinhaltet.
• Du weißt, welches Google-Konto für die Verbindung des Workspace genutzt wurde (der verbindende Admin). Dieses Konto brauchst du bei Raumkalender in Google einrichten.
• Jemand mit Verwaltungszugriff auf den Ressourcenkalender des Raums in Google Kalender kann die unten beschriebenen Änderungen vornehmen – meist ein Google Workspace Admin.

💡 Die Freigabe wird pro Raum konfiguriert. Räume ohne Freigabe funktionieren weiterhin wie bisher.

⚠️ Achtung: Räume mit aktivierter Freigabe können aktuell nicht über den Kiosk-Modus gebucht werden.

2. Raumkalender in Google einrichten

Führe dies im Google Kalender für jeden Raum durch, der eine Freigabe erfordert:

1. Öffne die Kalendereinstellungen des Raums: Google Kalender > den Raum unter „Meine Kalender“ auswählen > drei Punkte > Einstellungen und Freigabe.
2. Unter Einladungen automatisch annehmen wähle Alle Einladungen automatisch zu diesem Kalender hinzufügen. Dadurch antwortet der Raum nicht mehr automatisch, sodass jede Anfrage auf eine Entscheidung wartet.
3. Unter Für bestimmte Personen oder Gruppen freigeben füge das verbindende Admin-Konto mit der Berechtigung Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten hinzu.
4. Optional: Wenn einige Personen auch direkt im Google Kalender entscheiden sollen, teile den Raumkalender auf die gleiche Weise mit ihnen (Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten) und bitte sie, Benachrichtigungen für diesen Kalender zu aktivieren, damit sie neue Anfragen sehen.

⚠️ Schritt 3 wird am häufigsten vergessen. Googles Standard gibt selbst Admins nur Leserechte für Raumkalender. Ohne Schreibrechte werden Buchungen zwar synchronisiert, aber Freigabe- und Ablehnungsentscheidungen können nicht zurück in Google geschrieben werden und scheinen wirkungslos zu sein.

💡 Wenn du Schritt 2 überspringst, akzeptiert der Raum weiterhin jede Einladung automatisch und deskbird spiegelt das exakt: Jede Buchung wird sofort als genehmigt angezeigt.

3. Freigabe von Buchungen in deskbird aktivieren

Führe dies in der deskbird Web-App als Admin durch:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume und öffne das Büro und Stockwerk, zu dem der Raum gehört.
2. Öffne die Einstellungen des Meetingraums.
3. Aktiviere Freigabe von Buchungen.
4. Wähle mindestens eine Person als Freigebenden aus. Jede:r Nutzer:in im Unternehmen kann Freigebender sein.
5. Speichern.

Das ist die gesamte Einrichtung in deskbird. Freigebende benötigen keinerlei Rechte im Google Kalender – sie entscheiden in deskbird und deskbird schreibt die Entscheidung im Namen der Person in den Raumkalender.

4. So funktioniert die Freigabe im Alltag

deskbird und der Google-Kalender des Raums spiegeln sich gegenseitig in beide Richtungen. Die Antwort des Raums in Google bestimmt den Buchungsstatus in deskbird:

Buchung von beiden Seiten

• Ein in deskbird gebuchter Raum wird als ausstehend erstellt und der Termin erscheint ohne Antwort des Raums im Google Kalender. Die Buchung wird sowohl im Kalender als auch in der Buchungsliste des Nutzers als ausstehend angezeigt.
• In deskbird blockiert eine ausstehende Buchung den Slot, sodass niemand anderes diesen Zeitraum dort buchen kann. Drag & Drop in deskbird beachtet ebenfalls die Freigaberegeln.
• Ein im Google Kalender erstelltes Ereignis mit hinzugefügtem Raum erscheint in deskbird als ausstehende Anfrage.
• Freigebende entscheiden unter Anfragen > Buchungen in deskbird; Ressourcenmanager können im Google Kalender entscheiden. Beide Entscheidungen zählen gleich und werden innerhalb von Sekunden gespiegelt. Wenn die Entscheidung aus Google kam, steht in den Anfragedetails Google Kalender als Entscheider.
• Der Tab Anfragen umfasst Meetingräume sowie Catering & Services-Anfragen. Jede Anfrage hat eine eigene Detailseite mit Raum, Datum und Uhrzeit, Organisator:in, Eingeladenen und aktuellem Status.

Was passiert nach einer Entscheidung

• Eine Genehmigung lässt den Raum die Einladung in Google annehmen. Eine Ablehnung lässt den Raum ablehnen und der Organisator erhält die Standardbenachrichtigung von Google.
• Abgelehnte Termine bleiben als abgelehnte Einträge im Raumkalender bestehen. deskbird löscht niemals Einträge aus einem Kundenkalender.
• Google unterstützt keine Kommentare bei Ablehnungen, daher sieht der Organisator nur eine einfache Ablehnung ohne Grund. Der Grund ist immer in deskbird sichtbar: abgelehnt durch Freigebenden, in Google Kalender abgelehnt, in Google Kalender storniert oder automatisch abgelehnt.

Änderungen durch den Organisator

• Das Verschieben oder Ändern der Dauer des Meetings setzt die Antwort des Raums zurück, sodass die Buchung für den neuen Zeitraum auf beiden Seiten wieder ausstehend ist.
• Das Stornieren des Termins, solange er noch ausstehend ist, schließt die Anfrage als abgelehnt mit dem Grund „In Google Kalender storniert“ ab.
• Wenn niemand vor Beginn des Meetings entscheidet, wird die Anfrage automatisch abgelehnt.

Eine abgelehnte Buchung wiederherstellen

• Wenn du die Antwort des Raums in Google von Nein auf Ja änderst, wird eine abgelehnte Buchung wieder genehmigt. Bei Vielleicht wird sie wieder ausstehend, und das Verschieben eines abgelehnten Meetings öffnet es für den neuen Zeitraum erneut als ausstehend.
• Das funktioniert für einzelne Meetings und einzelne Termine einer Serie von wiederkehrenden Meetings. Eine abgelehnte Serie bleibt als Ganzes abgelehnt.
• Das funktioniert nur für Meetings, die noch nicht beendet sind, und nur für Entscheidungen, die im Google Kalender getroffen wurden. Eine in deskbird abgelehnte Buchung ist endgültig, und eine Buchung, die wegen eines Pufferzeit-Konflikts abgelehnt wurde, kommt nur zurück, wenn der Konflikt nicht mehr besteht.

💡 Falls eine Benachrichtigung von Google einmal verloren geht, gleicht ein Hintergrund-Check alle 6 Stunden den Freigabestatus ab, sodass beide Seiten automatisch wieder übereinstimmen.

5. Wiederkehrende Meetings und Überschneidungen

• Eine Entscheidung für die Serie: Ein wiederkehrendes Meeting wird als eine einzige Anfrage geprüft. Die Genehmigung oder Ablehnung gilt für die gesamte Serie mit einer Aktion.
• Antwort auf die Serie in Google: Wenn jemand das Hauptereignis der Serie in Google beantwortet, überschreibt Google die Antworten für alle einzelnen Termine. deskbird setzt danach seine eigenen Entscheidungen pro Termin wieder, sodass beide Kalender mit den in deskbird getroffenen Entscheidungen übereinstimmen.
• Das Ablehnen eines einzelnen Termins in Google gibt diesen Slot in deskbird wieder frei.
• Die Ablehnung der gesamten Serie ist endgültig: Eine als Ganzes abgelehnte Serie kann nicht durch eine Änderung der Raumantwort in Google wiederhergestellt werden.
• „Diese und folgende“ teilt die Serie in Google. deskbird erhält den zweiten Teil als eigene Serie.
• Überschneidende Anfragen werden nicht automatisch abgelehnt. Google Kalender verhindert keine Doppelbuchungen und der Raum antwortet nicht mehr automatisch, daher können mehrere Anfragen für denselben Zeitraum ausstehend sein. Die Genehmigung einer Anfrage lässt die anderen ausstehend, sodass die übrigen Anfragen manuell abgelehnt werden müssen.

6. Teste deine Einrichtung

Mit einem fünfminütigen Check stellst du sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist:

1. Buche den Raum in deskbird. Die Buchung wird als ausstehend angezeigt und der Termin erscheint ohne Antwort des Raums im Google Kalender.
2. Genehmige die Buchung in deskbird. Die Antwort des Raums ändert sich innerhalb von Sekunden in Google auf „angenommen“.
3. Erstelle ein Ereignis im Google Kalender und füge den Raum hinzu. Eine ausstehende Anfrage erscheint in deskbird. Lehne sie ab und der Raum lehnt die Einladung in Google ab.

⚠️ Wenn Schritt 2 nicht in Google erscheint oder die Buchung wieder auf ausstehend springt, fehlt die Kalenderfreigabe aus Raumkalender in Google einrichten. Das ist mit Abstand die häufigste Ursache.

7. Fehlerbehebung

8. FAQs