Fehlerbehebung für synchronisierte Meetingräume

Wenn die Kalendersynchronisierung für Meetingräume aktiviert ist, werden Buchungen, die in deskbird vorgenommen werden, in deinem Kalenderanbieter (Microsoft 365 oder Google Workspace) angezeigt – und umgekehrt. In diesem Artikel erfährst du, wie du die häufigsten Synchronisierungsprobleme erkennst und behebst, darunter Doppelbuchungen und fehlende Konferenzlinks.

1. Wie die Meetingraum-Synchronisierung funktioniert
2. Doppelbuchungen & Synchronisierungskonflikte
3. MS Teams-Konferenzlinks werden nicht erstellt
4. Meetingraum neu synchronisieren: Das solltest du wissen
5. FAQ

1. Wie die Meetingraum-Synchronisierung funktioniert

Wenn die Kalendersynchronisierung für Räume aktiv ist, gilt dein Kalenderanbieter (Microsoft 365 oder Google Workspace) als maßgebliche Quelle. Das bedeutet:

• Buchungen, die in deskbird erstellt werden, werden an den Ressourcen-Kalender des Raums in deinem Anbieter gesendet.
• Der Ressourcen-Kalender akzeptiert oder lehnt die Buchung basierend auf seinen eigenen Regeln ab (Verfügbarkeit, Einschränkungen usw.).
• Buchungen, die direkt in Outlook oder Google Kalender erstellt werden, werden zurück in deskbird synchronisiert.
• Die Synchronisierung erfolgt nicht sofort – es kann eine kurze Verzögerung geben (meist einige Sekunden bis wenige Minuten), bis eine Buchung im jeweils anderen System erscheint.

2. Doppelbuchungen & Synchronisierungskonflikte

Doppelbuchungen können entstehen, wenn jemand einen Raum in Outlook/Google zur gleichen Zeit bucht, wie jemand anders denselben Raum in deskbird bucht – bevor die Synchronisierung abgeschlossen ist.

So kannst du Doppelbuchungen minimieren:

• Aktiviere Automatisches Annehmen/Ablehnen im Ressourcen-Kalender des Raums bei deinem Anbieter. So stellt du sicher, dass der Kalenderanbieter Buchungsanfragen sofort akzeptiert oder ablehnt und das Zeitfenster für Konflikte verkürzt wird.
• Empfiehl den Nutzern, nur über ein System zu buchen (entweder deskbird oder Outlook/Google, nicht beide), um Überschneidungen zu vermeiden.
• Beachte, dass bei einem Konflikt die Entscheidung des Kalenderanbieters endgültig ist. Wenn eine Buchung abgelehnt wird, wird sie auch aus deskbird entfernt.

3. MS Teams-Konferenzlinks werden nicht erstellt

Um das genauer zu prüfen, kontaktiere bitte den Support mit folgenden Informationen:

• Den Namen des betroffenen Raums/der betroffenen Räume.
• Ein konkretes Beispiel (Datum und Uhrzeit), bei dem der Link gefehlt hat.
• Ob das Problem alle Buchungen betrifft oder nur bestimmte.

4. Meetingraum neu synchronisieren: Das solltest du wissen

Wenn du die Kalendersynchronisierung eines Raums trennst und wieder verbindest (z. B. zur Fehlerbehebung), beachte Folgendes:

• Buchungen, die direkt in deskbird erstellt wurden (nicht über die Kalendersynchronisierung), können bei einer erneuten Synchronisierung entfernt werden, da die Daten des Kalenderanbieters Vorrang haben.
• Buchungen, die im Kalenderanbieter vorhanden sind, werden erneut in deskbird importiert.
• Empfehlung: Prüfe vor dem erneuten Synchronisieren, ob es aktive Buchungen in deskbird gibt, die nativ (also nicht über den Kalender) erstellt wurden. Informiere betroffene Nutzer gegebenenfalls.

5. FAQ