Fehlerbehebung für synchronisierte Meetingräume

Wenn die Synchronisierung von Meetingraumkalendern aktiviert ist, werden Buchungen, die in deskbird vorgenommen werden, in deinem Kalenderanbieter (Microsoft 365 oder Google Workspace) übernommen – und umgekehrt. In diesem Artikel erfährst du, wie du die häufigsten Synchronisierungsprobleme wie Doppelbuchungen und fehlende Links zur Konferenz erkennst und behebst.

1. So funktioniert die Meetingraum-Synchronisierung
2. Doppelbuchungen & Synchronisierungskonflikte
3. MS Teams Links zur Konferenz werden nicht erstellt
4. Meetingraum neu synchronisieren: Das solltest du wissen
5. FAQ

1. So funktioniert die Meetingraum-Synchronisierung

Wenn die Raumkalendersynchronisierung aktiv ist, gilt dein Kalenderanbieter (Microsoft 365 oder Google Workspace) als maßgebliche Quelle. Das bedeutet:

• Buchungen, die in deskbird erstellt werden, werden an den Ressourcen-Kalender des Raums bei deinem Anbieter übertragen.
• Der Ressourcen-Kalender akzeptiert oder lehnt die Buchung basierend auf seinen eigenen Regeln ab (Verfügbarkeit, Einschränkungen usw.).
• Buchungen, die direkt in Outlook oder Google Kalender erstellt werden, werden zurück in deskbird synchronisiert.
• Die Synchronisierung erfolgt nicht in Echtzeit – es kann eine kurze Verzögerung geben (meist einige Sekunden bis wenige Minuten), bis eine Buchung im jeweils anderen System erscheint.

2. Doppelbuchungen & Synchronisierungskonflikte

Doppelbuchungen können entstehen, wenn jemand einen Raum in Outlook/Google bucht, während eine andere Person denselben Raum zeitgleich in deskbird bucht – bevor die Synchronisierung abgeschlossen ist.

So kannst du Doppelbuchungen minimieren:

• Aktiviere Automatisches Akzeptieren/Ablehnen im Ressourcen-Kalender des Raums bei deinem Anbieter. So stellt der Kalenderanbieter sicher, dass Buchungsanfragen sofort angenommen oder abgelehnt werden und das Zeitfenster für Konflikte kleiner wird.
• Empfiehl den Usern, Buchungen nur über ein System vorzunehmen (entweder deskbird oder Outlook/Google, nicht beide), um Überschneidungen zu vermeiden.
• Beachte, dass bei einem Konflikt die Entscheidung des Kalenderanbieters endgültig ist. Wenn eine Buchung abgelehnt wird, wird sie auch in deskbird entfernt.

3. MS Teams Links zur Konferenz werden nicht erstellt

Um das Problem genauer zu untersuchen, kontaktiere bitte den Support mit folgenden Informationen:

• Den Namen des betroffenen Raums/der betroffenen Räume.
• Ein konkretes Beispiel (Datum und Uhrzeit), bei dem der Link gefehlt hat.
• Ob das Problem alle Buchungen betrifft oder nur bestimmte.

4. Meetingraum neu synchronisieren: Das solltest du wissen

Wenn du die Kalendersynchronisierung eines Raums trennst und wieder verbindest (z. B. zur Fehlerbehebung), beachte Folgendes:

• Buchungen, die direkt in deskbird (nicht über die Kalendersynchronisierung) erstellt wurden, können beim erneuten Synchronisieren entfernt werden, da die Daten des Kalenderanbieters Vorrang haben.
• Buchungen, die im Kalenderanbieter vorhanden sind, werden erneut in deskbird importiert.
• Empfehlung: Prüfe vor dem erneuten Synchronisieren, ob es aktive Buchungen in deskbird gibt, die nativ (nicht über den Kalender) erstellt wurden. Informiere betroffene User bei Bedarf.

5. FAQ