Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren

Verbinde deskbird mit Google Workspace, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Google Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Google-Raumkalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten
3. Google in deskbird verbinden
4. Meetingräume importieren
5. Meetingraum-Buchung über mehrere Tenants
6. FAQs

1. Voraussetzungen

• Adminrechte: Du benötigst ein Google Workspace Super Admin-Konto.
• Browser verwenden: Führe die Einrichtung in einem Webbrowser durch.
• Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Google akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Google eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten

1. Öffne die Google Admin-Konsole (Super Admin erforderlich).
2. Gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung.
3. Unter Domainweite Delegierung klicke auf Domainweite Delegierung verwalten.
4. Klicke auf Neu hinzufügen.
5. Gib die Client-ID ein: 108092835268664080778
6. Füge unter OAuth-Berechtigungen die folgenden Scopes hinzu und klicke auf Autorisieren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Google in deskbird verbinden

1. Gehe zu Admin > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Sync aktualisieren, falls bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Google aus.
4. Melde dich mit deinem Google Admin-Konto an.
5. Stimme allen angeforderten Berechtigungen zu und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

4. Meetingräume importieren

Nachdem Google Workspace verbunden ist, kannst du deine Räume in deskbird importieren:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: Damit Räume in der Importliste erscheinen, müssen sie in Google Workspace als Ressource angelegt sein und die Kategorie CONFERENCE_ROOM verwenden.

💡 Sobald Räume importiert sind, kannst du beim Buchen von Meetingräumen in deskbird Konferenzlinks erstellen (abhängig von deiner Provider-Einrichtung).

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Zeichensetzung). Gib den Raumnamen so ein, wie er im Verzeichnis des Anbieters angezeigt wird.

5. Meetingraum-Buchung über mehrere Tenants

In einer Multi-Tenancy-Google-Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer eines Tenants Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem, indem eine einheitliche Buchungsebene bereitgestellt wird, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist im Rooms Plus Plan verfügbar. Du kannst mehrere Google- und Microsoft-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne deine bestehende Synchronisierung und klicke auf Sync aktualisieren.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem nativen Tenant – können die Echtzeit-Verfügbarkeit jedes Meetingraums in der gesamten Organisation sehen.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die admin_email, die mit dieser Kalenderressource verknüpft ist, verwendet, um die Buchung zu ermöglichen.
• Transparent für Nutzer: Buchungen werden im Hintergrund sofort verarbeitet. Nutzer wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die kalenderübergreifende Synchronisierung im Hintergrund.

Wichtige Vorteile

• Keine komplexen Vertrauensstellungen: Es sind keine aufwendigen domänenübergreifenden Konfigurationen oder Gastkonten für jeden Nutzer nötig.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verhindert Doppelbuchungen, indem alle Tenants auf dieselben aktuellen Kalenderdaten zugreifen.
• Kein IT-Eingriff nötig: Nutzer können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.

6. FAQs