Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren

Verbinde deskbird mit Google Workspace, um die Verfügbarkeit von Meetingräumen und Buchungen zwischen deskbird und deinem Google Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können User Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Google Raum-Kalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. deskbird App im Google Admin erlauben
3. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten
4. Google in deskbird verbinden
5. Meetingräume importieren
6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
7. FAQs

1. Voraussetzungen

• Adminrechte: Du benötigst ein Google Workspace Super Admin-Konto.
• Browser verwenden: Führe die Einrichtung in einem Webbrowser durch.
• Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Google akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Google eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. deskbird App im Google Admin erlauben

Wenn dein Unternehmen den Zugriff von Drittanbietern auf Google-Dienste beschränkt, blockiert Google die deskbird-Anmeldung, bevor Kalenderdaten angefordert werden können. Um das zu verhindern, füge den deskbird OAuth-Client in App access control hinzu und markiere ihn als Trusted.

1. Öffne die Google Admin-Konsole und gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung. Du kannst auch diesen Direktlink nutzen: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Unter App access control klicke auf Manage Third-Party App Access.
3. In der Liste Configured apps klicke auf Configure new app.
4. Wähle OAuth App Name Or Client ID.
5. Füge die deskbird OAuth-Client-ID ein und klicke auf Search:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Fahre mit der Maus über die deskbird App in den Ergebnissen und klicke auf Select.
7. Aktiviere das Kontrollkästchen für die deskbird Client-ID und klicke auf Select.
8. Lege den Geltungsbereich der Konfiguration fest: für das gesamte Unternehmen oder nur für die Organisationseinheiten, deren User deskbird nutzen werden.
9. Wähle Trusted und klicke auf Configure.

Nach der Einrichtung erscheint deskbird in der Liste Configured apps mit dem Typ Web, der oben genannten Client-ID und dem von dir gewählten Zugriffsumfang.

💡 Google bietet drei Zugriffsstufen. Trusted erlaubt einer App, auf alle Google-Dienste zuzugreifen, auch auf beschränkte. Limited erlaubt nur nicht-beschränkte Dienste, und Blocked verweigert den Zugriff komplett. deskbird benötigt Trusted, da die Raumsynchronisierung beschränkte Kalender- und Verzeichnis-Berechtigungen nutzt.

⚠️ Wichtig: Die hier verwendete Client-ID ist nicht dieselbe wie die für die domainweite Delegierung im nächsten Abschnitt. Beide Schritte sind erforderlich und nutzen jeweils ihre eigene ID.

💡 Das Konfigurieren der App erfordert das Adminrecht Service Settings, das in der Super Admin Rolle enthalten ist. Die Liste Accessed apps wird 24–48 Stunden nach Erteilung oder Entzug eines Tokens aktualisiert, daher sind Änderungen dort nicht sofort sichtbar.

3. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten

1. Öffne die Google Admin-Konsole (Super Admin erforderlich).
2. Gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung.
3. Unter Domain wide delegation klicke auf Manage Domain Wide Delegation.
4. Klicke auf Add new.
5. Gib die Client ID ein: 108092835268664080778
6. Füge unter OAuth Scopes die folgenden Scopes hinzu und klicke auf Authorize:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Google in deskbird verbinden

1. Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen.
2. Klicke in der Zeile Raumkalendersynchronisierung unter Kalender auf Sync einrichten (oder Verwalten, wenn bereits ein Tenant verbunden ist).
3. Wähle Google (im Verwalten-Dialog: Google-Tenant hinzufügen).
4. Melde dich mit deinem Google Admin-Konto an.
5. Erteile allen angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

5. Meetingräume importieren

Nachdem Google Workspace verbunden ist, kannst du deine Räume in deskbird importieren:

1. Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und wähle das Stockwerk aus.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren und klicke auf Weiter.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: Damit Räume in der Importliste erscheinen, müssen sie in Google Workspace als Ressource angelegt sein und die Kategorie CONFERENCE_ROOM verwenden.

💡 Nach dem Import kannst du beim Buchen von Meetingräumen in deskbird Konferenzlinks erstellen (abhängig von deiner Provider-Konfiguration).

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Gib den Raumnamen so ein, wie er im Verzeichnis des Anbieters angezeigt wird.

6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung

In einer Multi-Tenant-Google-Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass User in einem Tenant Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem mit einer einheitlichen Buchungsebene, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist verfügbar mit Rooms Plus oder mit Desks Professional und höher. Du kannst mehrere Google- und Microsoft-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen, klicke auf Verwalten in der Zeile Raumkalendersynchronisierung und wähle Google-Tenant hinzufügen oder Microsoft-Tenant hinzufügen.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle User – unabhängig von ihrem nativen Tenant – sehen die Echtzeit-Verfügbarkeit jedes Meetingraums im gesamten Unternehmen.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein User keine direkte Berechtigung hat, einen bestimmten Raum zu buchen, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die mit dem jeweiligen Kalender verknüpfte admin_email verwendet, um die Buchung zu ermöglichen.
• Transparent für User: Buchungen werden sofort im Backend verarbeitet. User wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die cross-tenant Kalendersynchronisierung im Hintergrund.

Wichtige Vorteile

• Keine komplexen Vertrauensstellungen: Es sind keine aufwendigen Cross-Domain-Konfigurationen oder Gast-Accounts für jeden User nötig.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verhindert Doppelbuchungen, da alle Tenants auf dieselben Live-Kalenderdaten zugreifen.
• Kein IT-Eingriff nötig: User können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.

7. FAQs