Meetingräume mit Google Workspace synchronisieren

Verbinde deskbird mit Google Workspace, um die Verfügbarkeit und Buchungen von Meetingräumen zwischen deskbird und deinem Google Kalender zu synchronisieren. Nach der Verbindung können Nutzer Räume direkt in deskbird buchen, während alle Buchungen mit deinen Google-Raumkalendern synchronisiert bleiben.

1. Voraussetzungen
2. deskbird-App im Google Admin erlauben
3. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten
4. Google in deskbird verbinden
5. Meetingräume importieren
6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung
7. FAQs

1. Voraussetzungen

• Adminrechte: Du benötigst ein Google Workspace Super Admin-Konto.
• Browser verwenden: Führe die Einrichtung in einem Webbrowser durch.
• Kalenderanbieter ist maßgeblich: Raum-Buchungen werden letztlich vom Ressourcen-Kalender des Raums in Google akzeptiert oder abgelehnt. Wenn Google eine Buchung ablehnt, wird sie aus deskbird entfernt.

2. deskbird-App im Google Admin erlauben

Wenn deine Organisation den Zugriff von Drittanbietern auf Google-Dienste einschränkt, blockiert Google die deskbird-Anmeldung, bevor Kalenderdaten angefragt werden können. Um das zu verhindern, füge den deskbird OAuth-Client in der App-Zugriffssteuerung hinzu und markiere ihn als Vertrauenswürdig.

1. Öffne die Google Admin-Konsole und gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung. Du kannst auch diesen Direktlink nutzen: https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Unter App-Zugriffssteuerung klicke auf Drittanbieter-App-Zugriff verwalten.
3. In der Liste Konfigurierte Apps klicke auf Neue App konfigurieren.
4. Wähle OAuth-App-Name oder Client-ID.
5. Füge die deskbird OAuth-Client-ID ein und klicke auf Suchen:

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Zeige auf die deskbird-App in den Ergebnissen und klicke auf Auswählen.
7. Setze das Häkchen bei der deskbird Client-ID und klicke auf Auswählen.
8. Lege den Geltungsbereich der Konfiguration fest: für die gesamte Organisation oder nur für die Organisationseinheiten, deren Nutzer deskbird verwenden sollen.
9. Wähle Vertrauenswürdig und klicke auf Konfigurieren.

Nach der Einrichtung erscheint deskbird in der Liste Konfigurierte Apps mit dem Typ Web, der oben genannten Client-ID und dem von dir gewählten Zugriffsumfang.

💡 Google bietet drei Zugriffsstufen. Vertrauenswürdig erlaubt einer App, auf alle Google-Dienste zuzugreifen, auch auf eingeschränkte. Eingeschränkt erlaubt nur den Zugriff auf nicht eingeschränkte Dienste und Blockiert verweigert den Zugriff komplett. deskbird benötigt Vertrauenswürdig, da die Raumsynchronisierung eingeschränkte Kalender- und Verzeichnis-Berechtigungen nutzt.

⚠️ Wichtig: Die hier verwendete Client-ID ist nicht dieselbe wie die für die domainweite Delegierung im nächsten Abschnitt. Beide Schritte sind erforderlich und nutzen jeweils ihre eigene ID.

💡 Das Konfigurieren der App erfordert das Adminrecht Diensteinstellungen, das in der Super Admin-Rolle enthalten ist. Die Liste Zugreifende Apps wird 24–48 Stunden nach Erteilung oder Entzug eines Tokens aktualisiert, daher sind Änderungen dort nicht sofort sichtbar.

3. Domainweite Delegierung im Google Admin einrichten

1. Öffne die Google Admin-Konsole (Super Admin erforderlich).
2. Gehe zu Sicherheit > Zugriff und Datenkontrolle > API-Steuerung.
3. Unter Domainweite Delegierung klicke auf Domainweite Delegierung verwalten.
4. Klicke auf Neu hinzufügen.
5. Gib die Client-ID ein: 108092835268664080778
6. Füge unter OAuth-Berechtigungen die folgenden Berechtigungen hinzu und klicke auf Autorisieren:

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Google in deskbird verbinden

1. Gehe zu Admin > Integrationen.
2. Klicke auf Verbinden (oder Sync aktualisieren, falls bereits eine Verbindung besteht).
3. Wähle Google aus.
4. Melde dich mit deinem Google-Admin-Konto an.
5. Stimme allen angeforderten Berechtigungen zu und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.

5. Meetingräume importieren

Nachdem Google Workspace verbunden ist, kannst du deine Räume in deskbird importieren:

1. Gehe zu Admin > Stockwerke & Räume.
2. Klicke auf + Bereich hinzufügen und wähle Meetingraum aus.
3. Wähle Raum aus Microsoft oder Google importieren.
4. Wähle Räume aus deinem verbundenen Tenant aus und importiere sie.

⚠️ Wichtig: Damit Räume in der Importliste erscheinen, müssen sie in Google Workspace als Ressource angelegt sein und die Kategorie CONFERENCE_ROOM verwenden.

💡 Nach dem Import kannst du beim Buchen von Meetingräumen in deskbird Konferenzlinks erstellen (abhängig von deiner Provider-Einrichtung).

💡 Die Suche berücksichtigt den Raumnamen exakt (inklusive Schreibweise und Satzzeichen). Gib den Raumnamen so ein, wie er im Provider-Verzeichnis angezeigt wird.

6. Cross-Tenant-Meetingraum-Buchung

In einer Multi-Tenancy-Google-Umgebung verhindern Sicherheitsrichtlinien oft, dass Nutzer eines Tenants Ressourcen (wie Meetingräume) direkt in einem anderen Tenant buchen können. deskbird löst dieses Problem mit einer einheitlichen Buchungsebene, die über alle deine Tenants hinweg funktioniert.

💡 Multi-Tenancy ist im Rooms Plus Plan verfügbar. Du kannst mehrere Google- und Microsoft-Tenants hinzufügen. Um einen weiteren Tenant hinzuzufügen, gehe zu Admin > Integrationen, öffne deine bestehende Synchronisierung und klicke auf Sync aktualisieren.

So funktioniert es

• Einheitliche Sichtbarkeit: Alle Nutzer – unabhängig von ihrem nativen Tenant – sehen die Echtzeit-Verfügbarkeit jedes Meetingraums in der gesamten Organisation.
• Fallback-Buchungslogik: Wenn ein Nutzer keine direkte Berechtigung für die Buchung eines bestimmten Raums hat, nutzt deskbird einen Fallback-Mechanismus. Dabei wird die mit dem Kalender verknüpfte admin_email verwendet, um die Buchung zu ermöglichen.
• Transparent für Nutzer: Buchungen werden sofort im Hintergrund verarbeitet. Nutzer wählen einfach einen Raum aus und bestätigen – deskbird übernimmt die Cross-Tenant-Kalendersynchronisierung im Hintergrund.

Wichtige Vorteile

• Keine komplexen Vertrauensstellungen: Es sind keine aufwendigen Cross-Domain-Konfigurationen oder Gastkonten für jeden Nutzer nötig.
• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verhindert Doppelbuchungen, da alle Tenants auf dieselben aktuellen Kalenderdaten zugreifen.
• Kein IT-Aufwand nötig: Nutzer können Räume in jedem verbundenen Tenant buchen, ohne dass die IT eingreifen muss.

7. FAQs