Check-in- und automatische Stornierungseinstellungen

Der Check-in bestätigt, dass ein gebuchter Schreibtisch, Parkplatz oder Meetingraum tatsächlich genutzt wird. Wenn niemand eincheckt, kann deskbird die Buchung automatisch stornieren, sodass der Platz für andere verfügbar wird und deine Belegungsdaten korrekt bleiben. In diesem Artikel erfährst du, welche Check-in-Methoden es gibt, wie die Kulanzzeit und der früheste Zeitpunkt der automatischen Stornierung zusammenwirken und über welche Benachrichtigungen User informiert werden. Alle Einstellungen gelten pro Büro.

1. Wie Check-in und automatische Stornierung zusammenhängen
2. Check-in-Methode auswählen
3. Kulanzzeit und frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung festlegen
4. Automatische Stornierung für Meetingräume
5. Check-in-Erinnerungen und Freigabe-Benachrichtigungen
6. Automatischer Check-in per Geolokalisierung
7. FAQs

1. Wie Check-in und automatische Stornierung zusammenhängen

Schreibtische und Parkplätze teilen sich eine gemeinsame Check-in-Einstellung. Meetingräume haben eine eigene. Beide werden pro Büro konfiguriert: Wähle das Büro im Dropdown neben dem Seitentitel aus.

💡 Gut zu wissen: Buchungen werden nur dann automatisch storniert, wenn eine Check-in-Methode aktiv ist. Bei Kein Check-in bleiben ungenutzte Buchungen bestehen.

2. Check-in-Methode auswählen

Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen (Schreibtische und Parkplätze) oder Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen (Meetingräume), wähle das Büro aus und entscheide dich im Bereich Check-in für eine der drei Optionen. Klicke anschließend auf Speichern.

Kein Check-in

User müssen ihre Anwesenheit nicht bestätigen. Buchungen bleiben ohne weiteres Zutun gültig und werden nie automatisch storniert. User können trotzdem QR-Codes scannen, um einen Platz schnell zu buchen.

• Automatischer Check-in per Geolokalisierung funktioniert mit dieser Option nicht.

Check-in per Klick und/oder QR-Codes

User checken ein, indem sie in der deskbird Web-App, der Mobile-App oder der Microsoft Teams App auf Check-in klicken oder den QR-Code am Platz mit der deskbird Mobile-App scannen.

• Web-App, Mobile-App und Microsoft Teams gelten als eine Option. Du kannst nicht eine davon deaktivieren und die anderen aktiv lassen.
• Wenn ein User einen QR-Code scannt, gelangt er zur Check-in-Seite, um die Buchung zu bestätigen.

Check-in nur mit QR-Codes

User können nur einchecken, indem sie mit der deskbird Mobile-App den dem gebuchten Platz zugewiesenen QR-Code scannen. Damit wird bestätigt, dass sie tatsächlich vor Ort sind.

• User öffnen ihre Buchung in der deskbird Mobile-App und tippen auf Check-in. Der QR-Code-Scanner öffnet sich und sie scannen den Code am Schreibtisch, Parkplatz oder Meetingraum.
• User benötigen die deskbird Mobile-App.
• Admins können mit dieser Option keine Kollegen einchecken. Siehe Check-in: Kollegen einchecken.

⚠️ Wichtig: Bevor du eine QR-Code-Option auswählst, generiere und platziere die QR-Codes. Siehe QR-Codes.

3. Kulanzzeit und frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung festlegen

Für Schreibtische und Parkplätze bestimmen zwei Einstellungen in Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen, wann eine nicht bestätigte Buchung storniert wird:

• Kulanzzeit: Wenn nicht eingecheckt, Buchung automatisch stornieren: Wie viele Minuten nach Buchungsbeginn User Zeit zum Einchecken haben.
• Frühester Zeitpunkt der automatischen Stornierung: Die früheste Uhrzeit, zu der eine Buchung storniert werden kann. Das schützt z. B. Frühbuchungen, wenn jemand ab 07:00 bucht, aber erst um 08:45 ankommt.

Eine Buchung ohne Check-in wird zu dem späteren dieser beiden Zeitpunkte storniert:

1. Buchungsbeginn plus Kulanzzeit
2. Frühester Zeitpunkt der automatischen Stornierung

Diese Regel gilt für jede Buchung, morgens wie nachmittags.

Szenarien für die automatische Stornierung bei Schreibtischen und Parkplätzen

Zusammenfassung:

• Wenn Buchungsbeginn plus Kulanzzeit nach dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung liegt, wird die Buchung am Ende der Kulanzzeit storniert.
• Wenn Buchungsbeginn plus Kulanzzeit vor dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung liegt, wird die Buchung zum frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung storniert.
• Eine Buchung wird nie vor dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung storniert.

💡 Tipp: Nutze den Rechner unten, um zu prüfen, wann eine Buchung mit deinen Einstellungen storniert wird.

4. Automatische Stornierung für Meetingräume

Für Meetingräume gehe zu Admin > Meetingräume: Allgemeine Einstellungen und wähle eine Check-in-Methode. Lege dann bei Buchungen automatisch stornieren, wenn der User nicht eincheckt bis zu eine Anzahl an Minuten nach dem geplanten Meetingbeginn fest.

Für Meetingräume gibt es keine Kulanzzeit und keinen frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung. Die Buchung wird zum Meetingbeginn plus der von dir festgelegten Minuten storniert.

💡 Beispiel: Die Einstellung ist 10 Minuten und ein Meeting beginnt um 10:00 Uhr. Wenn niemand eincheckt, wird die Buchung um 10:10 Uhr storniert.

Bei einer Meetingraum-Buchung, die sich über mehrere Tage erstreckt, gelten Check-in und automatische Stornierung nur am ersten Tag. Wenn am ersten Tag niemand eincheckt, wird die gesamte Buchung storniert.

5. Check-in-Erinnerungen und Freigabe-Benachrichtigungen

• Check-in-Erinnerungen für Schreibtische und Parkplätze: werden zum Buchungsstart verschickt. Für Buchungen, die vor dem frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung beginnen, wird die Erinnerung später verschickt, nämlich zum frühesten Zeitpunkt der automatischen Stornierung abzüglich der Kulanzzeit.
• Check-in-Erinnerungen für Meetingräume: werden 2 Stunden vor Buchungsbeginn an den Veranstalter verschickt, oder sofort, wenn die Buchung weniger als 2 Stunden vorher erstellt wurde. Es wird keine Erinnerung verschickt, wenn das Büro Check-in nur mit QR-Codes verwendet, die Buchung bereits eingecheckt ist oder noch auf Freigabe wartet.
• Freigabe-Benachrichtigungen: Wenn eine Buchung storniert wird, weil niemand eingecheckt hat, erhält der User eine Push- und In-App-Benachrichtigung sowie eine Stornierungs-E-Mail.

User wählen die Kanäle (E-Mail, Push, Microsoft Teams) selbst im Profil > Benachrichtigungen aus. Admins können die Erinnerungszeit nicht ändern. Für Details und einen Erinnerungsrechner siehe Benachrichtigungen: Zeitpunkt der Check-in-Erinnerung.

Für die User-Ansicht siehe Check-in für deine Schreibtisch- oder Parkplatzbuchung.

6. Automatischer Check-in per Geolocation

Mit automatischem Check-in werden User bei ihren Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen automatisch eingecheckt, sobald sie im Büro ankommen – über die deskbird Mobile App. Aktiviere dies pro Büro mit dem Schalter Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen. Es ist eine der beiden Check-in-Methoden erforderlich und die Funktion ist ab Schreibtische Professional verfügbar.

Für Voraussetzungen, Einrichtung und Fehlerbehebung siehe Automatischer Check-in für Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen.

7. FAQs