Check-in-Optionen für Ressourcen und Meetingräume

deskbird bietet dir verschiedene Check-in-Optionen für Desks, Parkplätze und Meetingräume. Jede Option steuert, wie deine Nutzer ihre Anwesenheit bestätigen – wähle je nachdem, wie streng du die Anwesenheit und die Nutzung der Flächen verfolgen möchtest.

1. Kein Check-in
2. Einfacher Check-in
3. Nur QR-Codes
4. Einstellungen für automatische Stornierung
5. Automatischer Check-in per Geolokalisierung

1. Kein Check-in

Mit dieser Einstellung müssen Nutzer ihre Anwesenheit nicht bestätigen. Ihre Buchungen bleiben ohne weiteres Zutun gültig.

2. Einfacher Check-in

Beim einfachen Check-in bestätigen Nutzer ihre Anwesenheit, indem sie in der Web-App, in MS Teams oder in der deskbird Mobile App auf den Check-in-Button klicken.

• Nutzer bestätigen ihren Check-in manuell über die deskbird App.
• Du kannst eine automatische Stornierungsregel festlegen, sodass Buchungen storniert werden, wenn ein Nutzer nicht rechtzeitig eincheckt.

💡 Auch wenn der einfache Check-in aktiviert ist, können Nutzer zusätzlich per QR-Code einchecken, sofern für ihre Buchung ein QR-Code verfügbar ist. Wenn ein Nutzer den QR-Code scannt, wird er zur Check-in-Seite weitergeleitet, um die Buchung zu bestätigen.

3. Nur QR-Codes

Mit dieser Option müssen Nutzer einen physischen QR-Code scannen, um einzuchecken. Das gilt für Desks, Meetingräume und Parkplätze und stellt sicher, dass Nutzer beim Bestätigen ihrer Buchung tatsächlich vor Ort sind.

So funktioniert es für Nutzer:

• Nutzer öffnen ihre Buchung in der deskbird App und tippen auf Check-in.
• Ein QR-Code-Scanner öffnet sich; sie scannen den Code am Desk, im Raum oder am Parkplatz, um ihre Anwesenheit zu bestätigen.

Wichtige Hinweise:

• Dies ist die restriktivste Einstellung – nutze sie, wenn du eine strikte Anwesenheitsbestätigung für gebuchte Ressourcen benötigst.
• Nutzer müssen die deskbird Mobile App installiert haben, um QR-Codes zu scannen.
• Das Scannen von QR-Codes ist unabhängig von anderen Check-in-Optionen verfügbar. Wenn ein Nutzer einen QR-Code ohne vorherige Buchung scannt, wird er zur Buchungsseite weitergeleitet, um die Reservierung zu bestätigen.

4. Einstellungen für automatische Stornierung

Die automatische Stornierung sorgt dafür, dass nicht bestätigte Buchungen freigegeben werden und Ressourcen anderen zur Verfügung stehen. Das System storniert Buchungen, wenn ein Nutzer nicht innerhalb der Kulanzzeit nach einer festgelegten Startzeit eincheckt.

Du kannst zwei Einstellungen konfigurieren, die bestimmen, wann die Kulanzzeit beginnt und wann Buchungen storniert werden:

1. Kulanzzeit: Wenn kein Check-in erfolgt, Buchung automatisch stornieren
   • Legt fest, wie viele Minuten Nutzer Zeit haben, um einzuchecken, bevor ihre Buchung storniert wird.
   • Beispiel: Bei 60 Minuten müssen Nutzer innerhalb von 60 Minuten nach Beginn der Kulanzzeit einchecken.
2. Ab dieser Uhrzeit gilt die Kulanzzeit
   • Wenn die Kulanzzeit plus Buchungsstart vor dieser Uhrzeit liegt, ist dies die früheste Stornierungszeit für die Buchung, auch wenn die Kulanzzeit bereits abgelaufen ist.
   • Wenn der Buchungsstart plus Kulanzzeit nach dieser Uhrzeit liegt, werden Check-in-Erinnerungen verschickt und nach Ablauf der Kulanzzeit storniert das System automatisch nicht bestätigte Buchungen.

Szenarien für automatische Stornierung bei Desks und Parkplätzen

Zusammenfassung:

• Der Countdown der Kulanzzeit startet zur von dir festgelegten Uhrzeit (z. B. 9 Uhr).
• Check-in-Erinnerungen werden erst ab der festgelegten Uhrzeit an Nutzer verschickt.
• Wenn Buchungsstart + Kulanzzeit vor dem Start der Kulanzzeit liegt, überschreibt das System dies und storniert zur Startzeit der Kulanzzeit.
• Liegt die berechnete Stornierungszeit nach dem Start der Kulanzzeit, storniert das System zur späteren, berechneten Zeit.

Automatische Stornierung für Meetingräume

Für Meetingräume kannst du eine Regel festlegen, dass eine Buchung automatisch storniert wird, wenn Nutzer nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Minuten nach dem geplanten Start einchecken. Im Gegensatz zu Desks und Parkplätzen gelten für Meetingräume keine Kulanzzeiten beim Check-in.

💡 Beispiel: Wenn die automatische Stornierung auf 10 Minuten eingestellt ist und ein Meeting um 10:00 Uhr beginnt, wird es um 10:10 Uhr automatisch storniert, falls niemand eincheckt.

✔ Check-in-Optionen und Einstellungen zur automatischen Stornierung sind für Desks/Parkplätze und Meetingräume getrennt.
✔ Für Desks und Parkplätze gibt es eine konfigurierbare Kulanzzeit; für Meetingräume gilt eine feste Stornierungszeit.

Mehr Infos zu QR-Codes und wie du sie für deinen Workspace einrichtest, findest du in diesem Guide.

5. Automatischer Check-in per Geolokalisierung

Für automatische Check-ins per Geolokalisierung findest du weitere Infos hier: Automatischer Check-in für Desk- und Parkplatzbuchungen.