deskbird bietet verschiedene Check-in-Optionen, um sicherzustellen, dass Nutzer ihre Anwesenheit bei der Nutzung von Schreibtischen, Parkplätzen und Besprechungsräumen bestätigen. Diese Optionen helfen dabei, die Raumnutzung effizienter zu verwalten und gleichzeitig Flexibilität entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu bieten.
- Kein Check-In erforderlich
- Einfacher Check-In mit einem Klick und/oder QR-Codes
- Check-In nur mit QR-Codes
- Auto-Stornierungs-Einstellungen
- Automatischer Check-In mit Geolocation
1. Kein Check-in
Mit dieser Einstellung müssen sich Nutzer nicht einchecken, wenn sie ins Büro kommen oder einen Besprechungsraum betreten. Ihre Buchungen bleiben ohne weitere Aktion gültig.
2. Einfacher Check-in
Mit dem einfachen Check-in können Nutzer ihre Anwesenheit bestätigen, indem sie in der Web-App, MS Teams oder der deskbird Mobile App auf die Schaltfläche „Check-in“ klicken.
Wie es funktioniert:
- Nutzer bestätigen ihren Check-in manuell über die deskbird App.
- Falls ein Check-in erforderlich ist, können Administratoren eine automatische Stornierung festlegen, wenn sich ein Nutzer nicht bis zu einer bestimmten Zeit eincheckt.
💡 Wussten Sie schon? Selbst wenn das einfache Check-in aktiviert ist, können Nutzer sich auch durch das Scannen eines QR-Codes einchecken, wenn QR-Codes für ihre Buchung verfügbar sind. Falls ein Nutzer den QR-Code scannt, wird er zur Check-in-Seite weitergeleitet, um die Buchung zu bestätigen.
3. Nur mit QR-Codes
Mit dieser Option müssen Nutzer einen QR-Code scannen, um sich einzuchecken. Dies gilt für Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze und stellt sicher, dass sich Nutzer physisch am gebuchten Ort befinden, wenn sie ihre Buchung bestätigen.
Wie es funktioniert:
- Nutzer öffnen ihre Buchungsübersicht in der deskbird app.
- Sie tippen auf „Check-in“, und ein QR-Code-Symbol erscheint.
- Ihre Kamera öffnet sich, sodass sie den QR-Code scannen können, um ihre Anwesenheit zu bestätigen.
Dinge, die zu beachten sind:
- Dies ist die restriktivste Einstellung und sollte nur verwendet werden, wenn eine strikte Anwesenheitsbestätigung erforderlich ist.
- Nutzer müssen die deskbird mobile app installieren, um QR-Codes zu scannen.
- Das Scannen von QR-Codes ist unabhängig von anderen Check-in-Einstellungen verfügbar. Falls ein Nutzer einen QR-Code scannt, ohne zuvor eine Buchung vorgenommen zu haben, wird er zur Buchungsseite weitergeleitet, wo er die Reservierung mit einem Klick bestätigen kann.
4. Auto-Stornierungs-Einstellungen
Die automatische Stornierung stellt sicher, dass nicht bestätigte Buchungen freigegeben werden, sodass andere Nutzer verfügbare Ressourcen effizient nutzen können.
Auto-Stornierung für Schreibtische und Parkplätze
Das System storniert Buchungen, wenn sich ein Nutzer nicht innerhalb der Nachfrist nach Beginn der Buchung eincheckt.
Administratoren können zwei Einstellungen konfigurieren:
-
Nachfrist: Falls nicht eingecheckt, Buchung automatisch stornieren
- Definiert, wie viele Minuten Nutzer Zeit haben, sich einzuchecken, bevor ihre Buchung storniert wird.
- Beispiel: Falls auf 60 Minuten eingestellt, müssen sich Nutzer innerhalb von 60 Minuten nach Beginn der Nachfrist einchecken.
-
Ab dieser Zeit gilt die Nachfrist
- Bestimmt, wann der Countdown für die Nachfrist beginnt.
- Administratoren wählen eine feste Zeit (z. B. 9:00 Uhr), zu der die Nachfrist beginnt.
- Von dieser Zeit an werden Check-in-Erinnerungen gesendet, und nach Ablauf der Nachfrist storniert das System automatisch unbestätigte Buchungen.
Auto-Stornierungsszenarien für Schreibtische und Parkplätze
| Szenario | Beispiel | Auto-Stornierungszeit |
|---|---|---|
| Buchungsbeginn + Toleranzzeitraum liegt nach dem frühesten Auto-Stornierungszeitpunkt | Buchung um 8:30 Uhr, Toleranzzeitraum 60 Min., "Angewendet ab" beginnt um 9:00 Uhr → Da die Nachfrist um 9:00 Uhr beginnt, läuft der Countdown ab diesem Zeitpunkt für 60 Minuten → Auto-Stornierung um 10:00 Uhr | 10:00 Uhr, da die Nachfrist erst um 9:00 Uhr beginnen konnte. |
| Buchungsbeginn liegt nach dem frühesten Auto-Stornierungszeitpunkt | Buchung um 10:00 Uhr, Toleranzzeitraum 60 Min., "Angewendet ab" beginnt um 9:00 Uhr → Da die Buchung nach 9:00 Uhr beginnt, läuft die Nachfrist sofort für 60 Minuten → Auto-Stornierung um 11:00 Uhr | 11:00 Uhr, da die Nachfrist mit dem Buchungsbeginn startet. |
| Buchungsbeginn + Toleranzzeitraum liegt vor dem frühesten Auto-Stornierungszeitpunkt | Buchung um 6:30 Uhr, Toleranzzeitraum 60 Min., "Angewendet ab" beginnt um 9:00 Uhr → Die Buchung würde normalerweise um 7:30 Uhr storniert werden, aber da dies vor 9:00 Uhr liegt, setzt das System die Stornierung auf 9:00 Uhr → Auto-Stornierung um 9:00 Uhr | 9:00 Uhr, da das System sicherstellt, dass keine Stornierungen vor dem festgelegten Nachfrist-Startzeitpunkt erfolgen. |
💡 Zusammenfassung:
✔ Der Countdown der Nachfrist beginnt zur festgelegten Zeit durch den Administrator (z. B. 9:00 Uhr).
✔ Check-in-Erinnerungen werden nur ab der eingestellten Zeit gesendet.
✔ Falls die Buchungszeit + Nachfrist vor der eingestellten Startzeit liegt, überschreibt das System diese Zeit und storniert die Buchung zur frühesten Startzeit.
✔ Falls die berechnete Stornierungszeit nach der Startzeit liegt, storniert das System die Buchung zur später berechneten Zeit.
Auto-Stornierung für Besprechungsräume
Für Besprechungsräume können Administratoren eine Regel festlegen, die eine Buchung automatisch storniert, falls Nutzer sich nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Minuten nach der geplanten Startzeit einchecken. Im Gegensatz zu Schreibtischen und Parkplätzen gelten hier keine Nachfristen.
💡 Beispiel: Falls die Auto-Stornierung auf 10 Minuten eingestellt ist und eine Besprechung um 10:00 Uhr beginnt, wird sie automatisch um 10:10 Uhr storniert, falls sich niemand eincheckt.
Zusammenfassung
✔ Check-in-Optionen und Auto-Stornierungs-Einstellungen sind klar voneinander getrennt.
✔ Schreibtische und Parkplätze verwenden eine konfigurierbare Nachfrist, während Besprechungsräume eine feste Stornierungszeit haben, wenn eine Check-in-Option aktiviert ist.
Für weitere Informationen zu QR-Codes und deren Einrichtung am Arbeitsplatz wirf einen Blick in diesem Artikel.
5. Automatischer Check-In mit Geolocation
Für automatische Check-ins per Standorterkennung findest du alle Informationen im Help Center-Artikel: Automatischer Check-in für Tisch- und Parkplatzbuchungen