Automatisierte Buchungen ermöglichen es deskbird, für deine User an ihren Bürotagen automatisch einen Schreibtisch, einen Parkplatz oder beides zu buchen, sodass sie nicht jede Woche manuell buchen müssen. Du entscheidest pro Büro, ob automatisierte Buchungen verfügbar sind und für welche Ressourcentypen; jeder User schaltet sie dann in seinem eigenen Profil ein. In diesem Artikel erfährst du, wie du automatisierte Buchungen aktivierst, wie deskbird eine Ressource auswählt und was du prüfen kannst, wenn eine Buchung fehlt.
- Wie automatisierte Buchungen funktionieren
- Bevor du startest
- Automatisierte Buchungen für ein Büro aktivieren
- Was User tun, um sie zu aktivieren
- Wie deskbird eine Ressource auswählt
- Regeln, denen automatisierte Buchungen folgen
- Wenn Pläne oder Einstellungen sich ändern
- Wenn keine Ressource verfügbar ist
- FAQs
1. Wie automatisierte Buchungen funktionieren
Automatisierte Buchungen basieren auf dem Planen des Users. Sobald ein Tag den Status Büro (oder ein anderes Büro) hat, bucht deskbird für diesen Tag im Büro auf dem Plan einen Schreibtisch oder Parkplatz.
- Wochenpräferenzen: Tage, die der User als Bürotage in seinen Präferenzen für Wochenpläne geplant hat, werden automatisch gebucht. deskbird verarbeitet jedes Büro etwa einmal pro Tag, sodass Kollegen, die denselben Tag geplant haben, gemeinsam zugeteilt werden und neue Buchungen nach und nach erscheinen.
- Ein einzelner Bürotage: Wenn der User für einen Tag manuell Büro setzt, bucht deskbird sofort, solange der Tag innerhalb seines maximalen Buchungszeitraums liegt.
- Weiter vorausliegende Tage: Wochenpräferenzen füllen den Plan bis zu zwei Monate im Voraus, aber Buchungen werden erst erstellt, wenn der Tag innerhalb des maximalen Buchungszeitraums des Users liegt. Bis dahin wartet der Tag und wird später gebucht.
⚠️ Wichtig: Feste Bürotage aus einer Hybrid-Work-Regel erzeugen nicht automatisch Buchungen. deskbird bucht nur, wenn der User tatsächlich einen Büro-Status für diesen Tag hat. Wenn dieser Status eine Manager-Freigabe benötigt, wartet die Buchung, bis sie genehmigt ist.
Wie User ihre Woche planen, findest du unter Plane deine Woche.
2. Bevor du startest
- Plan: Automatisierte Buchungen sind in allen Schreibtisch-Plänen enthalten. Du brauchst außerdem buchbare Schreibtische oder Parkplätze. Siehe Feature-Verfügbarkeit.
- Rolle: Du benötigst die Globaler Admin-Rolle oder die Büro-Admin-Rolle für das Büro, das du konfigurieren möchtest.
- Ressourcen: Im Büro sind buchbare Schreibtische oder Parkplätze unter Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume eingerichtet.
- Pläne: User planen ihre Bürotage, zum Beispiel mit Präferenzen für Wochenpläne unter Profil > Hybrid-Präferenzen.
3. Automatisierte Buchungen für ein Büro aktivieren
- Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen.
- Wähle das Büro im Dropdown neben dem Seitentitel aus.
- Schalte im Abschnitt Automatisierte Buchungen Schreibtische, Parkplätze oder beides ein. Nur die Ressourcentypen, die du hier aktivierst, können von Usern in diesem Büro automatisiert gebucht werden.
- Klicke auf Speichern.
Wiederhole diese Schritte für jedes Büro, in dem du automatisierte Buchungen anbieten möchtest.
4. Was User tun, um sie zu aktivieren
Das Aktivieren automatisierter Buchungen für ein Büro macht die Option verfügbar. Jeder User schaltet sie dann selbst ein:
- Gehe zu Profil > Hybrid-Präferenzen.
- Schalte unter Automatisierte Buchungen Automatisierte Buchung verwenden ein.
- Schalte Schreibtische, Parkplätze oder beides ein.
- Klicke auf Speichern.
Unter jedem Schalter zeigt eine Infobox die Büros an, in denen automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp verfügbar ist („Automatisierte Schreibtischbuchung verfügbar in“ und „Automatisierte Parkplätze verfügbar in“). Fehlt ein Büro dort, prüfe die Einstellung aus Abschnitt 3 für dieses Büro.
Für die Schritte aus User-Sicht, verweise User auf Profil verwalten.
5. Wie deskbird eine Ressource auswählt
deskbird bucht im Büro auf dem Plan für diesen Tag. Es wird nicht auf ein anderes Büro gewechselt, auf das der User Zugriff hat. Innerhalb dieses Büros wählt deskbird eine Ressource in folgender Reihenfolge:
- Zugewiesene Plätze: Ein dem User zugewiesener Schreibtisch oder Parkplatz wird immer zuerst gebucht. Siehe Zugewiesene Plätze.
- Lieblingsplätze: Die Lieblingsschreibtische und -parkplätze des Users sowie freie Ressourcen in seinen Lieblingsbereichen. Siehe Schreibtisch oder Bereich als Favorit speichern.
- Kürzlich genutzte Ressourcen: Schreibtische oder Parkplätze, die der User in den letzten Wochen gebucht hat.
- Kürzlich genutzte Stockwerke und Bereiche: Eine freie Ressource auf einem Stockwerk oder in einem Bereich, den der User üblicherweise bucht.
- Jede andere verfügbare Ressource: Eine freie Ressource, die der User in diesem Büro buchen darf.
Wenn Favoriten und übliche Plätze belegt sind, kann die Buchung auf einem anderen Stockwerk oder Bereich desselben Büros landen. Parkplätze sind die einzige Ausnahme von der Büro-Regel: Wenn mehrere Büros einen Parkplatzbereich teilen, kann der Parkplatz in diesem gemeinsamen Bereich liegen.
💡 Tipp: Soll ein User immer denselben Schreibtisch bekommen? Weise ihm den Schreibtisch zu. Zugewiesene Plätze werden immer zuerst gebucht, auch wenn der User oder das Büro automatisierte Buchungen nicht aktiviert hat.
6. Regeln, denen automatisierte Buchungen folgen
Automatisierte Buchungen sind normale Buchungen. Sie folgen denselben Einstellungen wie eine Buchung, die der User manuell vornimmt:
| Einstellung | Auswirkung auf automatisierte Buchungen |
|---|---|
| Standardbuchungszeiten | Die Standardbuchungszeiten des Users aus Profil > Hybrid-Präferenzen werden verwendet. Hat ein Tag keine Standardzeiten, gelten die Bürozeiten. |
| Maximaler Buchungszeitraum | Tage außerhalb des maximalen Buchungszeitraums des Users werden noch nicht gebucht. Sie werden gebucht, sobald der Tag innerhalb des Zeitraums liegt. Siehe Buchungseinstellungen. |
| Zugriffsbeschränkungen und Wochentagsbeschränkungen | Ressourcen und Bereiche, die der User nicht buchen darf, werden übersprungen – auch Favoriten. deskbird geht zur nächsten Option in der Liste über. |
| Buchungslimits | Es gelten dieselben Buchungslimits wie bei manuellen Buchungen. |
| Schließungen | Geschlossene Ressourcen, Bereiche, Stockwerke und Büros werden nie gebucht. Siehe Plätze schließen. |
| Check-in und Karenzzeit | Wenn ein Check-in erforderlich ist, müssen User auch für automatisierte Buchungen einchecken. Ohne Check-in wird die Buchung nach der Karenzzeit wie jede andere Buchung freigegeben. |
| Kennzeichen | In Parkplatzbereichen, die ein Kennzeichen erfordern, wird automatisch das Standardfahrzeug des Users verwendet. Siehe Kennzeichenverwaltung. |
Automatisierte Buchungen gelten nur für Schreibtische und Parkplätze, nicht für Meetingräume.
7. Wenn Pläne oder Einstellungen sich ändern
Automatisierte Buchungen, die bereits bestehen, werden nie automatisch entfernt. Sie bleiben bestehen, wenn:
- der User den Tag von Büro auf einen anderen Status ändert,
- der User automatisierte Buchung ausschaltet, oder
- du automatisierte Buchungen für das Büro ausschaltest.
Was gestoppt wird, ist das Erstellen neuer automatisierter Buchungen für geteilte Schreibtische und Parkplätze. Tage, die noch auf eine Buchung gewartet haben, entfallen, wenn sie keine Bürotage mehr sind. Zugewiesene Plätze können weiterhin automatisch gebucht werden.
Wenn ein User eine automatisierte Buchung storniert, bucht deskbird diesen Tag nicht erneut.
⚠️ Wichtig: Storniere Buchungen, die nicht mehr benötigt werden, manuell, damit die Plätze für Kollegen frei werden.
8. Wenn keine Ressource verfügbar ist
Kann deskbird keinen Schreibtisch oder Parkplatz buchen, weil alle passenden Plätze bereits belegt sind, erhält der User eine E-Mail mit dem Betreff „Keine Schreibtische oder Parkplätze verfügbar“. Er muss dann für diesen Tag manuell einen Platz buchen.
- Die E-Mail wird nur an User gesendet, die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp aktiviert haben.
- User können diese E-Mail nicht unter Profil > Benachrichtigungen ausschalten. Sie stoppt, wenn sie die automatisierte Buchung ausschalten.
Alle Benachrichtigungstypen findest du unter Benachrichtigungen.
9. FAQs
- Automatisierte Buchungen sind für dieses Büro und den Ressourcentyp unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen aktiviert.
- Der User hat Automatisierte Buchung verwenden und den richtigen Ressourcentyp aktiviert und auf Speichern geklickt. Das Büro erscheint in der Infobox unter dem Schalter.
- Der Tag hat den Status Büro für dieses Büro. Feste Tage aus einer Hybrid-Work-Regel allein reichen nicht aus.
- Falls der Status eine Manager-Freigabe benötigt, wurde diese erteilt.
- Der Tag liegt innerhalb des maximalen Buchungszeitraums des Users.
- Das Büro wurde an diesem Tag bereits verarbeitet. Buchungen aus Wochenpräferenzen erscheinen nach und nach.
- Der User darf dort mindestens eine freie Ressource buchen (Zugriffs- und Wochentagsbeschränkungen, Schließungen).
- Der User hat keine „Keine Schreibtische oder Parkplätze verfügbar“-E-Mail erhalten, was bedeuten würde, dass alle passenden Plätze belegt waren.
Wenn die Favoriten und üblichen Plätze des Users belegt oder an diesem Tag nicht buchbar sind, bucht deskbird eine andere freie Ressource im selben Büro – das kann auf einem anderen Stockwerk oder in einem anderen Bereich sein. Um einen bestimmten Schreibtisch zu garantieren, weise ihn dem User zu.
Wenn mehrere Büros einen Parkplatzbereich teilen, können automatisierte Parkplatzbuchungen einen Platz in diesem gemeinsamen Bereich nutzen. Schreibtische werden immer im Büro auf dem Plan des Users gebucht.
Nein. deskbird verwendet das Büro, das an diesem Tag im Status steht. Bei Wochenpräferenzen ist das das Büro, das der User für diesen Wochentag gewählt hat – das ist oft, aber nicht immer, das Hauptbüro.
Ja, wenn in diesem Büro ein Check-in erforderlich ist. Automatisierte Buchungen folgen denselben Check-in- und Karenzzeit-Regeln wie manuelle Buchungen und werden freigegeben, wenn niemand eincheckt.
Nein. Bestehende Buchungen bleiben bestehen, egal ob du sie für das Büro ausschaltest oder ein User sie in seinem Profil deaktiviert. Storniere sie bei Bedarf manuell.
Nein. Sobald ein User die Buchung für einen Tag storniert, erstellt deskbird für diesen Tag keine neue automatisierte Buchung mehr.
Ja. deskbird verwendet das Standardfahrzeug des Users. Erinnere User daran, ihr Standardfahrzeug zu aktualisieren, wenn sie das Auto wechseln.
Nur indem sie die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp unter Profil > Hybrid-Präferenzen ausschalten. Die E-Mail ist nicht Teil der Benachrichtigungseinstellungen unter Profil > Benachrichtigungen.