Als Admin oder Manager kannst du Buchungen im Namen deiner Kollegen und Gäste erstellen und verwalten sowie alle Buchungen in deinem Workspace überwachen. In diesem Artikel erfährst du, wie das geht.
💡 Eine Anleitung, wie Nutzer selbst Desks buchen und verwalten, findest du im Bereich For users im Help Center.
1. Buchungen für Kollegen erstellen
Als Admin oder Manager kannst du Buchungen für andere vornehmen:
- Starte eine neue Buchung im Bereich Buchen.
- Wähle die gewünschte Ressource aus und entferne dich selbst aus der Suche.
- Suche nach dem Namen des Kollegen.
- Wähle das gewünschte Datum und die Ressource aus und schließe die Buchung ab.
🔐 Du kannst nur Personen aus deinen verwalteten Teams oder Offices sehen und für sie buchen. Globale Admins können jede Person auswählen.
💡 Du kannst auch mehrere Daten buchen, indem du auf +Weitere Daten klickst.
2. Buchungen von Kollegen verwalten
So kannst du Buchungen in deinem Workspace einsehen und verwalten:
- Öffne den Tab Buchungen.
- Klicke auf Alle Buchungen.
- Filtere nach Office oder suche gezielt nach Nutzern über die Suchleiste.
- Bearbeite anstehende Buchungen, indem du auf das Stiftsymbol klickst.
- Lösche eine Buchung, indem du auf das Papierkorb-Symbol klickst.
- Du kannst Kollegen auch einchecken (falls aktiviert) oder ihre laufende Buchung als beendet markieren.
3. Buchungen für Gäste
Um Buchungen für externe Visitors (z. B. Freelancer, Bewerber oder Kunden) zu erstellen, nutze die Gastbuchungsfunktion:
- Öffne den Tab Buchen und wähle Gast als Buchungstyp aus.
- Trage den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
- Bestätige die Buchung. Eine Bestätigung wird an den Gast (und an den Buchungsinhaber) gesendet.
⚠️ Verwende niemals dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Gäste, da dies zu fehlerhaften Überschreibungen führt. Nutze ein Format wie dein_name+gastname@domain.com, wenn keine direkte E-Mail benötigt wird. Mehr Infos findest du in unserem ➡️ ausführlichen Guide zu Buchungen für Gäste.