Mit der Funktion „Buchen für Gäste“ kannst du Desks oder Parkplätze für externe Besucher reservieren – so sorgst du für ein reibungsloses Ankommen und dein Team weiß immer, wer ins Büro kommt. In diesem Artikel erfährst du, wie du Buchungen für Gäste erstellst und wie du festlegst, wer in deinem Workspace diese Buchungen vornehmen darf.
1. So buchst du einen Desk oder Parkplatz für einen Gast
Wechsle im deskbird Web-App-Bereich Buchen. Wähle die gewünschte Ressource aus und dann Gast als Buchungstyp. Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
Der Gast erhält eine E-Mail-Bestätigung mit allen Buchungsdetails. Auch die Buchungsinhaber bekommen eine Kopie. Falls Check-in aktiviert ist, muss der Buchungsinhaber den Check-in für den Gast übernehmen.
💡 Gastbuchungen erscheinen bei den Bevorstehenden Buchungen des Buchungsinhabers, damit du sie einfach bearbeiten oder einchecken kannst.
⚠️ Wichtig: Verwende niemals deine eigene oder bereits genutzte E-Mail-Adressen für mehrere Gastbuchungen. Die E-Mail-Adresse gilt als eindeutige ID. Nutze immer die echte E-Mail des Gastes oder ein Format wie dein.name+gast.name@domain.com, falls der Gast keine E-Mail erhalten soll.
2. FAQs
Admins, Office Admins und Manager können alle Gastbuchungen in ihren jeweiligen Offices sehen. Alle Nutzer sehen die Anwesenheit von Gästen auf der Planung-Seite und wissen, wer sonst noch im Büro ist. Diese Transparenz hilft Teams, Sitzplätze abzustimmen oder vertrauliche Gespräche besser zu planen.
Jede Buchung, die über den Gastbuchungs-Flow erstellt wird, gilt als Gastbuchung – auch wenn die gebuchte Person ein Mitarbeiter ist. Die Einstufung hängt davon ab, wie die Buchung erstellt wurde, nicht vom Status der Person.
Du kannst festlegen, welche Nutzerrollen (Standardnutzer, Manager, Gruppenmanager) Gastbuchungen erstellen dürfen unter Admin > Buchungseinstellungen > Buchen für Gäste. Globale Administratoren und Office Admins können standardmäßig Gastbuchungen vornehmen.
💡 Wenn du Gastbuchungen für Standardnutzer aktivierst, sind diese auch für den Check-in des Gastes verantwortlich.
Gastbuchungen sind je nach Nutzerrolle und Datenschutzeinstellungen sichtbar. Buchungsinhaber können Buchungen als Anonym markieren, um ihre eigene Identität zu verbergen – Gäste werden aber weiterhin als externe Personen angezeigt, damit alle Bescheid wissen und die Compliance eingehalten wird.
Gäste sind in der Büroübersicht klar als solche gekennzeichnet, damit Kollegen wissen, dass jemand von außerhalb zu Besuch ist. Falls die Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens die Profilansicht einschränken, gelten diese Regeln auch für Gastbuchungen dieses Nutzers.
Aktuell muss ein Desk oder Parkplatz gebucht werden, um einem Gast den Status „im Büro“ zuzuweisen. Für eine vollständige Besuchermanagement-Lösung – inklusive Check-in, Ausweisdruck, Ankunftsbenachrichtigungen und mehr – schau dir die Visits-Funktion an: Visits – Besuchermanagement.