Besuche (Besuchermanagement)

Besuche (Besuchermanagement) ist die benutzerfreundliche Lösung von deskbird, um Gäste in modernen Arbeitsumgebungen willkommen zu heißen. Sie vereinfacht die Planung, den Check-in und Benachrichtigungen – und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf für Mitarbeitende, Empfangsmitarbeiter und Besucher.

Einstellungen für Besuche
Besuche erstellen und verwalten
Empfangsmitarbeiter-Rolle und Besucherübersicht
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Kiosk-Modus für Besuchermanagement

1. Einstellungen für Besuche

Du findest diese Einstellungen unter Admin > Besuche: Einstellungen.

Auf der Einstellungsseite siehst du auf einen Blick, in welchen Standorten das Besuchermanagement aktiviert ist, welche Standorte mindestens einen Kiosk-Modus aktiviert haben und kannst pro Standort einen Standard-Gastgeber und Empfangsmitarbeiter zuweisen.

Für jeden Standort öffnest du die Konfiguration, indem du auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol klickst.

Dort kannst du Folgendes verwalten:

Datenschutz für Besucherdaten: Lege fest, nach welcher Zeit Besucherdaten automatisch anonymisiert werden.
Standard-Gastgeber: Wird zugewiesen, wenn Besucher sich selbst einchecken und keinen Ansprechpartner kennen.
Empfangsmitarbeiter für Besucher: Wer alle Besuche an diesem Standort einsehen und verwalten kann.

2. Besuche erstellen und verwalten

Nutzer und Empfangsmitarbeiter können im Bereich Besuche über + Besuch erstellen neue Besuche anlegen. Dabei können Titel, Organisator, Datum & Uhrzeit, Besuchstyp, Hinweise für Besucher sowie Namen und E-Mail-Adressen der Besucher eingetragen werden. Wird eine E-Mail-Adresse angegeben, wird automatisch eine Einladung verschickt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwalten einzelner Besuche findest du im Abschnitt Für Nutzer.

Verfügbare Aktionen für Besuche

Für jeden Besuch bietet das Drei-Punkte-Menü (⋮) folgende Optionen:

Besuch bearbeiten – Details ändern.
Besuch duplizieren – Eine Kopie mit denselben Details erstellen.
Als abgeschlossen markieren – Besuch nach Abschluss beenden.
Besuch löschen – Dauerhaft entfernen. Du kannst auswählen, ob Besucher darüber informiert werden sollen.

💡 Besuche können auch als .xlsx-Datei exportiert werden, z. B. für Auswertungen.

💡 Besuche werden automatisch um Mitternacht (je nach Zeitzone des Standorts) abgeschlossen, wenn sie offen bleiben. Mehrpersonen-Besuche werden automatisch abgeschlossen, sobald der letzte Gast ausgecheckt hat.

3. Empfangsmitarbeiter-Rolle und Besucherübersicht

Nutzer mit der Empfangsmitarbeiter-Rolle (zugewiesen über Admin > Besuche > Empfangsmitarbeiter) haben Zugriff auf die Besucherübersicht.

In der Übersicht können Empfangsmitarbeiter:

Check-in / Check-out von Besuchern mit nur einem Klick durchführen.
Zeitangaben bearbeiten (über das Uhr-Symbol) – Check-in- und Check-out-Zeiten anpassen.
Besucher bearbeiten (über das Stift-Symbol) – Name, E-Mail oder Firma ändern.
Besucher entfernen (über das Papierkorb-Symbol) – Wenn alle Besucher gelöscht werden, wird auch der Besuch entfernt. Du kannst auswählen, ob der Besucher darüber informiert werden soll.
Gastgeber benachrichtigen (über den lilafarbenen Benachrichtigen-Button, verfügbar wenn die MS Teams-Integration aktiv ist), um den Organisator zu informieren, sobald der/die Besucher angekommen sind.

Liste der anwesenden Besucher

Empfangsmitarbeiter und Admins können jederzeit eine Liste aller aktuell im Büro anwesenden Besucher einsehen, indem sie oben auf der Besuche-Seite auf den Indikator Jetzt vor Ort klicken. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit allen Besuchern, die eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt haben, inklusive Check-in-Zeit.

💡 Genaues Auschecken der Besucher sorgt dafür, dass die Anwesenheitsliste der Realität entspricht. Das ist besonders in Notfällen wichtig, wenn es darauf ankommt, zu wissen, wer sich im Gebäude befindet.

Sichtbarkeit von Besuchen

Die Sichtbarkeit von Besuchen hängt von der Rolle des Nutzers ab:

Empfangsmitarbeiter sehen alle Besuche für den ihnen zugewiesenen Standort.
Globale Administratoren haben Zugriff auf alle Besuche in allen Standorten.
Normale Nutzer sehen nur die Besuche, die sie selbst erstellt haben.

4. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Benachrichtigungen für Besucher (E-Mail)

Besucher können automatisierte E-Mails mit Besuchsdetails und Updates erhalten:

Besuch geplant – Wird verschickt, wenn der Besuch erstellt wird (nur wenn eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist).
Besuch storniert – Wird verschickt, wenn ein Besuch oder Besucher entfernt wird.
Besuch geändert – Wird verschickt, wenn wichtige Details (Titel, Datum/Uhrzeit, Organisator, Hinweise) aktualisiert werden.
Besuchserinnerung – Wird 24 Stunden vor dem Besuch verschickt.

💡 E-Mails werden nur an Besucher mit hinterlegter E-Mail-Adresse verschickt. Die Sprache der E-Mail richtet sich nach den Spracheinstellungen des Organisators.

Benachrichtigungen für Gastgeber (Microsoft Teams und E-Mail)

Gastgeber werden über Besucheraktivitäten sowohl per Microsoft Teams als auch per E-Mail informiert. Durch diese doppelte Benachrichtigung sind Gastgeber auch dann informiert, wenn sie die Teams-App nicht installiert haben oder eine Teams-Nachricht verpassen.

Besucher ist angekommen – Wenn ein Besucher eincheckt (über den Kiosk oder die Web-App), erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung per Microsoft Teams und E-Mail. In der Übersicht kann ein Empfangsmitarbeiter diese Benachrichtigung auch manuell über den Benachrichtigen-Button auslösen. Der Gastgeber kann mit Ich bin unterwegs antworten – entweder direkt in der Teams-Benachrichtigung oder in der E-Mail. Diese Rückmeldung wird in der Besucherübersicht angezeigt, sodass der Empfang weiß, dass der Gastgeber kommt.
Erinnerung an das Besuchsende – Wenn ein Besuch das geplante Ende erreicht und Besucher noch eingecheckt sind, erhält der Gastgeber automatisch eine Erinnerung per Teams und E-Mail. Diese Erinnerung enthält die Aktion Alle Besucher auschecken, mit der der Gastgeber alle verbliebenen Besucher mit einem Klick auschecken und die Besuchsdokumentation aktuell halten kann.

5. Kiosk-Modus für Besuchermanagement

Im Kiosk-Modus für Besuchermanagement können Unternehmen vorab registrierten Gästen den Self-Check-in ermöglichen und Laufkundschaft direkt vor Ort ihren Besuch anmelden lassen. Gastgeber werden automatisch per Microsoft Teams oder E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass alle Check-ins und laufenden Besuche zentral einsehbar sind.

Detaillierte Informationen findest du hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement