Besuche (Besuchermanagement)

Besuche (Besuchermanagement) ist die benutzerfreundliche Lösung von deskbird, um Gäste in modernen Bürogebäuden willkommen zu heißen. Damit wird der gesamte Ablauf von Planung, Check-in, Dokumentenunterschrift, Ausweisdruck und Benachrichtigungen vereinfacht – für ein reibungsloses, individuelles Erlebnis für Mitarbeitende, Empfangsmitarbeiter und Besucher.

Einstellungen für Besuche
Vorlagen für Besuchstypen
Dokumentenunterschrift
Besuche erstellen und verwalten
Empfangsrolle und Besucherübersicht
Besucherausweise
Besucherportal
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Kiosk-Modus für Besuchermanagement
API-Zugriff

1. Einstellungen für Besuche

Du findest diese Einstellungen unter Admin > Besuche > Einstellungen.

Auf der Einstellungsseite siehst du auf einen Blick, in welchen Büros das Besuchermanagement aktiviert ist, welche Büros mindestens einen Kiosk-Modus haben und kannst pro Büro einen Standard-Gastgeber und Empfangsmitarbeiter zuweisen.

Für jedes Büro öffnest du die Konfiguration, indem du auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol klickst.

Dort kannst du Folgendes verwalten:

Datenschutz für Besucherdaten: Lege fest, nach welcher Zeitspanne Besucherdaten automatisch anonymisiert werden.
Standard-Gastgeber: Wird zugewiesen, wenn Besucher sich selbst einchecken und keinen Ansprechpartner kennen.
Empfangsmitarbeiter für Besucher: Können alle Besuche in diesem Büro einsehen und verwalten.

Oben auf der Seite öffnet Ausweis-Einstellungen die unternehmensweite Konfiguration für gedruckte Besucherausweise – siehe Besucherausweise unten.

2. Vorlagen für Besuchstypen

Mit Besuchsarten kannst du das Erlebnis für verschiedene Gäste individuell gestalten – zum Beispiel für einen Auftragnehmer, einen Bewerber im Interview oder einen Prüfer – ohne dass Veranstalter jedes Mal dieselben Details neu eingeben müssen. Du findest sie unter Admin > Besuche > Besuchsarten.

Jede Vorlage für einen Besuchstyp hat eigene:

Name (max. 16 Zeichen) und Beschreibung (max. 140 Zeichen) – helfen Veranstaltern, beim Erstellen eines Besuchs den richtigen Typ auszuwählen.
Zugewiesene Büros – mache die Vorlage nur für bestimmte Büros oder für alle Büros verfügbar. Es können nur aktive Büros ausgewählt werden: Büros, die dauerhaft geschlossen sind, werden im Dropdown Zugewiesene Büros nicht angezeigt.
Anweisungen für Besucher – ein Rich-Text-Feld (fett, kursiv, unterstrichen, Links), das Besuchern angezeigt wird, sobald diese Vorlage ausgewählt ist. So muss dieselbe Willkommensnachricht, WLAN-Info oder Ankunftsanweisung nicht für jeden Besuch neu eingegeben werden.
Dokumente – alle Dokumente, die Besucher für diesen Besuchstyp prüfen oder unterschreiben müssen. Siehe Dokumentenunterschrift unten.

💡 Vorlagen für Besuchstypen sind überall auswählbar, wo ein Besuch erstellt werden kann: in der Web-App (inklusive aus einer Raumbuchung), beim Self-Check-in im Kiosk-Modus und im Outlook Add-in.

💡 Bestehende Unternehmen wurden automatisch migriert – alle bisher verwendeten Typen (Business, Intern, Recruiting, Wartung, Sonstiges) wurden zu bearbeitbaren Vorlagen für Besuchstypen mit gleichem Namen. Neue Unternehmen starten mit einer einzigen Standardvorlage, Allgemeiner Besuch, die umbenannt, bearbeitet oder dupliziert werden kann.

Besucher benachrichtigen, wenn sich ein Besuchstyp ändert

Wenn der Name oder die Anweisungen für Besucher einer Vorlage für einen Besuchstyp geändert werden, haben Besucher mit anstehenden Besuchen, die mit dieser Vorlage verknüpft sind, möglicherweise noch veraltete Informationen. Nach dem Speichern erscheint eine Abfrage, ob eine E-Mail an die betroffenen Besucher gesendet werden soll. Bestätige, um sie zu benachrichtigen, oder schließe die Abfrage, um die Änderungen ohne Benachrichtigung zu speichern.

💡 Nur Besucher mit anstehenden Besuchen, die diesen Besuchstyp nutzen, werden benachrichtigt. Vergangene und abgeschlossene Besuche sind nicht betroffen, und E-Mails werden nur an Besucher mit hinterlegter E-Mail-Adresse gesendet.

3. Dokumentenunterschrift

Innerhalb einer Vorlage für einen Besuchstyp kannst du verlangen, dass Besucher im Rahmen des Check-ins Dokumente lesen oder unterschreiben – zum Beispiel eine Sicherheitsunterweisung oder eine NDA. Dokumente werden im Bereich Dokumente im Panel Besuchererlebnis des Besuchstyps verwaltet.

Klicke auf + Hinzufügen und wähle einen Dokumenttyp:

Unterschrift erforderlich – Erstelle ein Dokument von Grund auf mit dem Editor von deskbird. Gib einen Titel an, aktiviere optional Firmenlogo in der Kopfzeile anzeigen und verfasse den Inhalt mit dem Rich-Text-Editor (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, nummerierte/aufzählende Listen, Links). Besucher müssen dieses Dokument unterschreiben, bevor der Check-in abgeschlossen ist.
Nur Vorschau – Lade ein vorhandenes PDF hoch, das Besucher lesen sollen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Jedes angehängte Dokument erscheint in der Liste mit einem Vorschau-Link und einem ⋮-Menü zum Löschen. Mit dem Ziehgriff links in jeder Zeile kannst du die Reihenfolge der Dokumente ändern.

💡 Besucher können Dokumente im Voraus über ihr Besucherportal prüfen und unterschreiben oder am Kiosk beim Check-in.

💡 Beim Unterschreiben sehen Besucher einen Hinweis, dass die elektronische Unterschrift – soweit gesetzlich zulässig – einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist. Unterschriebene Dokumente werden beim Besuch gespeichert und können später zu Prüfzwecken eingesehen werden.

4. Besuche erstellen und verwalten

User und Empfangsmitarbeiter können Besuche im Bereich Besuche über + Besuch erstellen anlegen. Sie können einen Titel, Veranstalter, Datum & Uhrzeit, Besuchstyp sowie Namen und E-Mail-Adressen der Besucher angeben. Um viele Besucher auf einmal hinzuzufügen, z. B. für ein Event oder eine Gruppe aus demselben Unternehmen, können sie neben dem Label Besucher auf Besucher importieren klicken und eine CSV-, TSV- oder TXT-Datei (bis 2 MB, bis zu 500 Besucher pro Import) hochladen oder eine Liste einfügen. Doppelte E-Mail-Adressen werden übersprungen. Der Import ist beim Erstellen eines Besuchs in der Web-App verfügbar. Eine Vorlage findest du im Importfenster. Die Schritte findest du unter Einen Besucher vorab registrieren. Die Auswahl eines Besuchstyps übernimmt automatisch die Anweisungen und erforderlichen Dokumente dieser Vorlage, sodass sie nicht für jeden Besuch einzeln gesetzt werden müssen. Wenn eine E-Mail-Adresse angegeben ist, wird automatisch eine Einladung mit Link zum persönlichen Besucherportal verschickt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwalten einzelner Besuche findest du im Abschnitt Für User.

Einen Besuch aus einer Raumbuchung hinzufügen

Besuche können auch direkt beim Buchen eines Meetingraums erstellt werden, sodass Veranstalter nicht separat eine Raumbuchung und einen Besuch anlegen müssen. Im Panel für Raumbuchungen in der Web-App findest du im Bereich Besuchermanagement (unter Link zur Konferenz) die Option + Besuch hinzufügen. Diese Option wird nur in Büros angezeigt, in denen sowohl Meetingräume als auch das Besuchermanagement eingerichtet sind.

Starte wie gewohnt eine Meetingraum-Buchung und fülle die Buchungsdetails aus.
Klicke im Bereich Besuchermanagement auf + Besuch hinzufügen.
Wähle unter Option auswählen entweder Neuen Besuch erstellen oder Mit bestehendem Besuch verknüpfen (ein bestehender Besuch am selben Tag und im selben Büro).
Bei einem neuen Besuch prüfe den Besuchstitel – dieser ist mit dem Meetingtitel vorausgefüllt und kann bearbeitet werden.
Unter Besucher nach Name oder E-Mail suchen und mit Enter hinzufügen. Nur die ausgewählten Teilnehmer werden zum Check-in aufgefordert.
Wähle unter Besuchstyp auswählen den Besuchstyp aus.
Klicke auf Zur Buchung hinzufügen und dann auf Buchung bestätigen, um die Raumbuchung zusammen mit dem Besuch zu speichern.

Der Besuch erscheint dann wie jeder andere Besuch auf der Seite Besuche und enthält einen Verweis auf die Verknüpfte Buchung zur Raumbuchung. Besucher erhalten wie gewohnt die Einladung per E-Mail, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.

⚠️ Das Hinzufügen eines Besuchs aus einer Raumbuchung ist derzeit nur für einmalige Raumbuchungen in der Web-App verfügbar. Wiederkehrende Buchungsserien und die mobile App werden noch nicht unterstützt.

Verfügbare Aktionen für Besuche

Für jeden Besuch bietet das Drei-Punkte-Menü (⋮) folgende Optionen:

Besuch bearbeiten – Details ändern.
Besuch duplizieren – Eine Kopie mit denselben Details erstellen.
Alle Besucherausweise drucken – Für alle Besucher des Besuchs auf einmal einen Ausweis drucken (nur für Empfangsmitarbeiter und Admins, siehe Besucherausweise).
Als abgeschlossen markieren – Besuch nach Abschluss beenden.
Dokumente herunterladen – Die dem Besuch zugeordneten Dokumente herunterladen.
Besuch löschen – Dauerhaft entfernen. Du kannst wählen, ob die Besucher darüber benachrichtigt werden sollen.

💡 Besuche können auch als .xlsx exportiert werden, z. B. für Auswertungen.

💡 Besuche werden automatisch um Mitternacht (je nach Zeitzone des Büros) abgeschlossen, wenn sie offen bleiben. Mehrpersonen-Besuche werden automatisch abgeschlossen, sobald der letzte Gast ausgecheckt hat.

5. Empfangsrolle und Besucherübersicht

User mit der Empfangsrolle (zugewiesen über Admin > Besuche > Büro auswählen > Empfangsmitarbeiter) haben Zugriff auf die Besucherübersicht.

In der Übersicht können Empfangsmitarbeiter:

Check-in / Check-out von Besuchern mit einem Klick durchführen.
Ausweis drucken (über das Drucker-Symbol) – Einen physischen Ausweis für den Besucher vorab oder beim Check-in drucken. Siehe Besucherausweise.
Zeitbuchungen bearbeiten (über das Uhren-Symbol) – Check-in- und Check-out-Zeiten anpassen.
Besucher bearbeiten (über das Stift-Symbol) – Name, E-Mail oder Unternehmen ändern.
Besucher entfernen (über das Papierkorb-Symbol) – Wenn alle Besucher gelöscht werden, wird der Besuch entfernt. Du kannst wählen, ob der Besucher darüber benachrichtigt wird.
Gastgeber benachrichtigen (über den lilafarbenen Benachrichtigen-Button, verfügbar, wenn der Gastgeber die MS Teams-Integration aktiviert hat), um den Veranstalter zu informieren, sobald der/die Besucher angekommen sind.

Vor Ort-Liste der Besucher

Empfangsmitarbeiter und Admins können mit einem Klick auf den Indikator Jetzt vor Ort oben auf der Seite Besuche sofort alle Besucher sehen, die aktuell vor Ort sind. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit allen Besuchern, die eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt haben, inklusive Check-in-Zeit. Die Liste aktualisiert sich in Echtzeit – Besucher erscheinen oder verschwinden sofort, sobald sie ein- oder auschecken, egal ob am Kiosk, in der Besucherübersicht oder durch den Gastgeber.

💡 Damit die Liste ohne Nacharbeit aktuell bleibt, werden Gastgeber und Empfangsmitarbeiter automatisch benachrichtigt, wenn ein Besucher auscheckt (siehe Benachrichtigungen und Erinnerungen).

💡 Die Vor Ort-Liste kann exportiert werden – praktisch für Evakuierungen oder Notfallzählungen, bei denen es wichtig ist, genau zu wissen, wer sich im Gebäude befindet.

Sichtbarkeit von Besuchen

Die Sichtbarkeit von Besuchen hängt von der Rolle des Users ab:

Empfangsmitarbeiter sehen alle Besuche im Büro, dem sie zugewiesen sind.
Globale Admins haben Zugriff auf alle Besuche in allen Büros.
Normale User sehen nur die Besuche, die sie selbst erstellt haben.

6. Besucherausweise

Der Empfang kann physische Besucher-Badges direkt aus dem Besuchermanagement drucken – keine handschriftlichen Aufkleber oder separate Tools nötig. Ein Badge gehört zu einem Besucher für einen Besuch und hilft allen vor Ort, schnell zu erkennen, wer der Besucher ist, wen er besucht und um welche Art von Besuch es sich handelt.

Ein Badge kann Folgendes anzeigen:

die Überschrift BESUCHER und den Besuchstyp
den Namen des Besuchers und das Unternehmen
den Gastgeber
das Besuchsdatum
eine eindeutige Ausweis-ID

Badge-Einstellungen (Admins)

Admins konfigurieren Badges über Admin > Besuche > Einstellungen > Badge-Einstellungen. Ein Badge-Design gilt für das gesamte Unternehmen – es kann nicht pro Büro festgelegt werden. Größe, Ränder und Druckqualität werden durch die Druckereinstellungen bestimmt, nicht durch deskbird.

Status – Der Schalter Badge-Druck für Besucher aktivieren schaltet den Badge-Druck für das gesamte Unternehmen ein oder aus. Standardmäßig ist er aktiviert. Wenn er deaktiviert ist, werden alle Druckmöglichkeiten (das Badge drucken-Symbol pro Besucher und Alle Besucher-Badges drucken im Besuchsmenü) ausgeblendet; das gespeicherte Badge-Design bleibt erhalten und wird wieder angewendet, sobald der Druck erneut aktiviert wird.
Ausrichtung – Wähle Hochformat oder Querformat.
Inhalt – Lege fest, welche Informationen angezeigt werden: Besuchstyp, Name des Besuchers & Unternehmen und Gastgeber.
Textfarbe – Gib einen Hex-Wert ein oder verwende den Farbwähler. Die Farbe gilt für den gesamten Badge-Text außer der Badge-Überschrift und dem Besuchstyp-Label.
Name des Besuchers – Passe die Schriftgröße des Besuchernamens mit − / + an.

Die Live-Vorschau auf der linken Seite aktualisiert sich bei jeder Änderung. Mit Test-Badge drucken kannst du ein Muster mit Beispieldaten drucken und das Ergebnis am Drucker prüfen, dann auf Speichern klicken.

Badges drucken (Empfangsmitarbeiter und Admins)

Badges werden auf der Seite Besuche gedruckt. Gastgeber und Veranstalter können keine Badges drucken.

Einzelnes Badge – Besuch ausklappen und das Drucker-Symbol (Badge drucken) in der Zeile des Besuchers anklicken. Das funktioniert vor der Ankunft des Besuchers oder während des Check-ins.
Alle Badges eines Besuchs – Das ⋮-Menü des Besuchs öffnen und Alle Besucher-Badges drucken auswählen.

Der Druck öffnet den Standard-Druckdialog des Browsers und verwendet den angeschlossenen Drucker.

💡 Das Drucken eines Badges checkt den Besucher nicht ein und erstellt keinen Besuch – der Check-in erfolgt weiterhin über den Check-in-Button, den Kiosk oder den Gastgeber.

💡 Wenn ein Badge verloren geht oder beschädigt wird, kannst du es einfach erneut drucken. Das neu gedruckte Badge erhält eine neue Ausweis-ID und die vorherige Ausweis-ID wird ungültig. Ein gefundenes Badge kann über die Suche nach der Ausweis-ID in der Besucherliste dem Besucher zugeordnet werden.

7. Besucherportal

Wenn ein Besuch mit einer Besucher-E-Mail erstellt wird, erhält dieser Besucher einen personalisierten Link zu seinem eigenen Besucherportal – kein Account oder Login erforderlich.

Angaben bestätigen

Beim ersten Öffnen des Links wird der Besucher gefragt Bist du das? und sieht seine E-Mail, Vorname, Nachname und das Unternehmen, vorausgefüllt aus dem Besuch. Diese Felder werden bestätigt oder korrigiert, eine Einwilligung zur Datenschutzerklärung und Datenverarbeitung wird per Checkbox erteilt und dann Weiter ausgewählt.

Startseite und Besuchsdetails

Der Tab Startseite im Portal zeigt:

Besuchsdetails – Datum, Uhrzeit und das zugewiesene Büro/Adresse.
Anweisungen – die Besucherhinweise, die beim Besuchstyp für diesen Besuch hinterlegt wurden.
Besuchercode – ein 4-stelliger Code, den Besucher am Kiosk-Tablet eingeben, um einzuchecken.
Gastgeber – Name, Foto und E-Mail des Gastgebers, mit dem Hinweis, dass der Gastgeber benachrichtigt wird, sobald der Besucher eingecheckt ist.
Wenn Dokumente ausstehen, fordert ein Banner den Besucher auf, diese vor dem Besuch zu prüfen.

Dokumente-Tab

Der Tab Dokumente (mit der Anzahl der ausstehenden Elemente) listet alle Dokumente auf, die dem Besuchstyp zugeordnet sind, jeweils als Ausstehend oder unterschrieben markiert, mit einem Unterschrift erforderlich-Tag bei Dokumenten, die unterschrieben werden müssen. Beim Öffnen eines solchen Dokuments wird ein Fortschrittsbalken und ein Schritt Unterschrift hinzufügen angezeigt: Der Besucher prüft eine getippte Version seines Namens als Unterschrift, zusammen mit Zeitstempel und einem Hinweis, dass die elektronische Unterschrift im Rahmen der geltenden Gesetze einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist, und bestätigt dann die Unterschrift.

💡 Gastgeber und Empfangsmitarbeiter haben keinen Zugriff auf das Besucherportal – es ist ausschließlich für Besucher gedacht.

8. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Besucher-Benachrichtigungen (E-Mail)

Besucher können automatisierte E-Mails mit Besuchsdetails und Updates erhalten:

Besuch geplant – Wird gesendet, wenn der Besuch erstellt wird (nur wenn eine E-Mail hinterlegt wurde).
Besuch storniert – Wird gesendet, wenn ein Besuch oder Besucher entfernt wird.
Besuch geändert – Wird gesendet, wenn wichtige Details (Titel, Datum/Uhrzeit, Veranstalter, Typ) aktualisiert werden.
Besuchs-Erinnerung – Wird 24 Stunden vor dem Besuch gesendet.
Besuchstyp aktualisiert – Optional. Wenn Name oder Anweisungen eines Besuchstyps geändert werden, kann die Person, die die Änderung vornimmt, entscheiden, Besucher mit bevorstehenden Besuchen dieses Typs zu benachrichtigen.

💡 E-Mails werden nur an Besucher gesendet, für die eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Spracheinstellungen des Veranstalters bestimmen die E-Mail-Sprache.

Gastgeber-Benachrichtigungen (Microsoft Teams und E-Mail)

Gastgeber werden über Besucheraktivitäten sowohl per Microsoft Teams als auch per E-Mail benachrichtigt. Dieser zweigleisige Ansatz stellt sicher, dass Gastgeber informiert sind, auch wenn sie die Teams-App nicht installiert haben oder die Teams-Nachricht verpassen.

Besucher ist angekommen – Wenn ein Besucher eincheckt (über den Kiosk oder die Web-App), erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung über Microsoft Teams und per E-Mail. Über die Besucherübersicht kann ein Empfangsmitarbeiter diese Benachrichtigung auch manuell mit dem Button Benachrichtigen auslösen. Der Gastgeber kann mit Ich bin unterwegs antworten – entweder direkt in der Microsoft Teams-Benachrichtigung oder in der E-Mail. Diese Rückmeldung wird in der Besucherübersicht angezeigt, sodass der Empfang weiß, dass der Gastgeber kommt.
Besucher ausgecheckt – Wenn ein Besucher auscheckt, egal ob über den Kiosk, die Empfangsübersicht oder automatisch am Ende des Besuchs, wird der Gastgeber über Microsoft Teams und E-Mail benachrichtigt, damit die Vor-Ort-Liste aktuell bleibt, ohne dass jemand manuell nachsehen muss.
Erinnerung an Besuchsende – Wenn ein Besuch das geplante Ende erreicht und Besucher noch eingecheckt sind, erhält der Gastgeber automatisch eine Erinnerung per Microsoft Teams und E-Mail. Diese Erinnerung enthält die Aktion Alle Besucher auschecken, mit der der Gastgeber alle verbleibenden Besucher auf einmal auschecken und die Besuchsdokumentation aktuell halten kann.

9. Kiosk-Modus für Besuchermanagement

Im Besuchermanagement Kiosk-Modus können Unternehmen vorab registrierten Gästen den Self-Check-in ermöglichen und Laufkundschaft direkt vor Ort ihren Besuch registrieren lassen. Gastgeber werden automatisch per Microsoft Teams oder E-Mail benachrichtigt, und pro Büro kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Falls der Besuchstyp Dokumente erfordert, können Besucher diese direkt am Kiosk-Bildschirm während des Check-ins prüfen und unterschreiben. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass alle Check-ins und laufenden Besuche zentral einsehbar sind.

Detaillierte Informationen findest du hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement

10. API-Zugriff

Besuchsdaten können auch programmatisch über die deskbird Public API abgerufen werden – zum Beispiel, um Besucherdaten in ein Zutrittskontrollsystem, ein Sicherheits- oder Empfangstool oder ein BI-Dashboard einzuspeisen. Im Bereich Besucher des deskbird Developer Hub stehen folgende Endpunkte zur Verfügung:

Listen der Besuchsarten des Unternehmens – gibt die Besuchstyp-Vorlagen des Unternehmens zurück.
Listen der Besuche des Unternehmens – gibt die Besuche des Unternehmens zurück.
Einzelnen Besuch des Unternehmens abrufen – gibt die Details eines bestimmten Besuchs zurück.

Anfragen werden mit einem Unternehmens-API-Schlüssel authentifiziert. Globale Admins können diesen über Admin > Unternehmenseinstellungen > API-Schlüssel erstellen – siehe Public API für die Einrichtungsschritte und die Verfügbarkeit je nach Plan. Request/Response-Schemas, Paginierung und Rate-Limits sind im Developer Hub dokumentiert.

💡 Die Besucher-Endpunkte sind nur lesbar (GET): Besuche und Besuchsarten können über die API abgerufen, aber nicht erstellt, geändert oder gelöscht werden.