Die Verwaltung von Ressourcen wie Schreibtischen, Parkplätzen und anderen Arbeitsplätzen ist zentral für ein flexibles und organisiertes Büro. In dieser Anleitung erfährst du, wie du als Admin in deskbird solche Ressourcen erstellst, anpasst und verwaltest.
- Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen erstellen
- Ressourcen per Mehrfachbearbeitung erstellen und anpassen
- Ausstattung hinzufügen und verwalten
- Zugewiesene Plätze
- Lieblingsplätze
- Check-in für Schreibtische und Parkplätze
- Buchungseinstellungen für Ressourcen
1. Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen erstellen
Bevor du Schreibtische oder andere Ressourcen hinzufügen kannst, musst du zuerst deine Stockwerke & Räume anlegen.
Danach wählst du das gewünschte Stockwerk über Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume aus und klickst dann auf das Stiftsymbol neben dem Bereich, in dem du Ressourcen hinzufügen oder bearbeiten möchtest.
Auf der Detailseite des Bereichs kannst du:
- Den Namen und die Beschreibung des Bereichs bearbeiten
- Zugriff einschränken (z. B. auf bestimmte Abteilungen)
- Kennzeichen anfordern für Parkplatzbereiche
- Einzelne Schreibtische/Ressourcen umbenennen
- Schreibtische per Drag & Drop umsortieren
- Schließungen festlegen über den Button Verwalten
- Ressourcen bestimmten Usern zuweisen
- Individuelle oder bereichsbezogene QR-Codes herunterladen
- Schreibtische oder den gesamten Bereich löschen
Nutze den Button +Schreibtische hinzufügen / +Plätze hinzufügen / +Ressourcen hinzufügen, um neue Ressourcen zu erstellen.
💡 Tipp: Du möchtest einen Parkplatz einrichten? Parkplätze einrichten führt dich Schritt für Schritt durch Parkplatzbereiche, Plätze, Zugriff, Check-in und Kennzeichen.
⚠️ Wenn du eine Ressource schließt oder löschst, werden auch alle bestehenden Buchungen dafür gelöscht.
Das kann nicht rückgängig gemacht werden.
2. Ressourcen per Mehrfachbearbeitung erstellen und anpassen
Wenn du auf +Schreibtische hinzufügen / +Plätze hinzufügen / +Ressourcen hinzufügen klickst, öffnet sich ein Fenster, in dem du:
- Mehrere Ressourcen auf einmal hinzufügen kannst (z. B. 10 Schreibtische)
- Ihren Status festlegen kannst
- Namenskonventionen anpassen kannst (Präfix, Startnummer)
Beispiel: Präfix: „Parkplatz“, Start: „1“ → Ergebnis: Parkplatz 1, Parkplatz 2, …
Das beschleunigt die Einrichtung großer Bereiche.
💡 Der Ressourcenname bestimmt auch, was im Interaktiven Gebäudeplan angezeigt wird. Enthält der Name eine Zahl (z. B. „Schreibtisch 3“), wird diese Zahl im Gebäudeplan angezeigt. Ist keine Zahl im Namen enthalten (z. B. „Fensterplatz“), wird für diese Ressource keine Zahl angezeigt.
3. Ausstattung hinzufügen und verwalten
Über Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige > Ausstattung kannst du Ausstattungsoptionen für Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen anlegen. Die Ausstattung wird pro Büro konfiguriert.
Nachdem du die Ausstattung definiert hast, gehe zu Stockwerke & Räume, öffne einen Bereich über Details und weise die Ausstattung einzelnen oder mehreren Ressourcen zu. Du kannst die Mehrfachbearbeitung nutzen, um diesen Vorgang zu beschleunigen – zum Beispiel „Duale Monitore“, „E-Ladestation“ oder „Stehschreibtisch“ hinzufügen.
Zugewiesene Ausstattungs-Tags erscheinen bei der Buchung in den Nutzer-Filtern.
4. Zugewiesene Plätze
Du kannst bestimmte Ressourcen einzelnen Usern zuweisen. Zugewiesene Plätze werden automatisch gebucht, wenn der Zuständige seinen Status auf „Büro“ setzt.
So weist du eine Ressource zu:
- Öffne Stockwerke & Räume > wähle das Stockwerk / den Bereich über Details und wähle die Ressource aus.
- Klicke auf das Stiftsymbol und suche dann nach Zugriff.
- Beschränke den Zugriff auf einen einzelnen User.
💡 Wenn der Zuständige nicht ins Büro kommt, kannst du „Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn der zugewiesene User nicht im Büro ist“ aktivieren, damit der Platz für andere verfügbar wird. Falls Check-ins aktiviert sind, gelten sie auch für zugewiesene Ressourcen.
Du kannst anderen erlauben, die Ressource zu buchen, wenn der Zuständige einen Status wie „Abwesend“, „Mobiles Arbeiten“ oder „Geschäftsreise“ setzt. Wenn jedoch kein Status gesetzt ist, wird der Platz nicht automatisch freigegeben. Deshalb ist es wichtig, die Statusplanung zu fördern, um die Platzverfügbarkeit zu maximieren.
5. Lieblingsplätze
User können häufig genutzte Ressourcen als Favoriten markieren und so per Ein-Klick-Buchung reservieren. Dafür ist keine Admin-Einrichtung nötig – es handelt sich um eine nutzerseitige Einstellung.
User markieren einen Platz als Favorit, indem sie auf das Herzsymbol daneben klicken. Die Ressource erscheint dann auf ihrer Buchungsseite und im Profil unter „Deine Plätze“.
💡 Favoriten buchen den Platz nicht automatisch und blockieren ihn auch nicht für andere. Sie sind einfach Schnellzugriffe für User.
6. Check-in für Schreibtische und Parkplätze
Automatischer Check-in ist für Schreibtische und Parkplätze verfügbar, abhängig von deinem deskbird-Plan. Wenn aktiviert, werden User beim Betreten des Büros automatisch per Geolokalisierung eingecheckt.
➡️ Mehr erfahren: Automatischer Check-in für Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen
7. Buchungseinstellungen für Ressourcen
Für Einstellungen auf Buchungsebene (Check-in-Modi, Karenzzeiten, Vorlaufzeiten, Gastbuchungen) siehe: Buchungseinstellungen.