In deskbird hast du die volle Kontrolle darüber, wie und wann Buchungen vorgenommen werden – so kannst du das Erlebnis an die Unternehmensrichtlinien anpassen und für mehr Klarheit sorgen.
Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen und wähle das Büro im Dropdown neben dem Seitentitel aus. Alle Buchungseinstellungen gelten pro Büro.
💡 Hinweis: Änderungen an den Buchungseinstellungen gelten nur für zukünftige Buchungen. Bestehende Buchungen werden nicht aktualisiert.
- Maximaler Buchungszeitraum
- Allgemeine Buchungseinstellungen
- Check-in-Optionen und Kulanzzeit
- Buchungsvorschläge für User
1. Maximaler Buchungszeitraum (Maximale Vorlaufzeit für Buchungen)
Du kannst festlegen, wie viele Tage im Voraus User Schreibtische und Parkplätze buchen dürfen – abhängig von ihrer Rolle:
- Globale Admins
- Büro-Admins
- Manager
- Gruppenmanager
- User
Jede Systemrolle kann einen eigenen Wert haben. Gezählt werden Kalendertage ab heute (einschließlich), unabhängig von den Öffnungstagen des Büros.
- Du kannst einen Wert von 0 bis 365 Tagen einstellen. 0 bedeutet, dass User in dieser Rolle nur für denselben Tag buchen können.
- Der Zeitraum gilt für Schreibtische und Parkplätze. Für Meetingräume gilt er nicht.
2. Allgemeine Buchungseinstellungen
Diese Einstellungen gelten für Schreibtische und Parkplätze:
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User und Gruppenmanager können nicht mehr als einen Schreibtisch oder Parkplatz am selben Datum und zur selben Zeit buchen: Wenn aktiviert, können User und Gruppenmanager nicht mehr als einen Schreibtisch oder Parkplatz für dasselbe Datum und dieselbe Zeit buchen. Das verhindert Doppelbuchungen. Gilt nicht für Buchungen von Meetingräumen oder andere Ressourcen.
💡 Globale Admins, Büro-Admins und Manager sind von dieser Einschränkung ausgenommen. - Anonym buchen: Ermöglicht es Usern, Ressourcen zu buchen, ohne dass ihr Name für andere sichtbar ist. Du siehst trotzdem alle Buchungsdetails. Gilt nicht für Buchungen von Meetingräumen.
- Buchen für Gäste: Du kannst festlegen, welche anderen Rollen im Namen von Besuchern buchen dürfen. Globale und Büro-Admins haben diese Berechtigung immer.
- Automatisierte Buchungen: Ermöglicht es Usern, automatisierte Buchungen für Schreibtische, Parkplätze oder beides zu aktivieren. Siehe Automatisierte Buchungen einrichten.
🔗 Erfahre mehr über Buchungen für Gäste.
3. Check-in-Optionen und Kulanzzeit
Im Bereich Check-in wählst du aus, wie User ihre Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen bestätigen:
- Kein Check-in: Es ist kein Check-in nötig und Buchungen werden nie automatisch storniert.
- Check-in per Klick und/oder QR-Codes: User checken in der deskbird Web-App, Mobile-App oder Microsoft Teams ein oder scannen einen QR-Code.
- Check-in nur mit QR-Codes: User können nur einchecken, indem sie den QR-Code am Platz in der deskbird Mobile-App scannen.
Wenn User nicht einchecken, wird die Buchung automatisch anhand von zwei Einstellungen storniert:
- Kulanzzeit: Wenn nicht eingecheckt, Buchung automatisch stornieren: Wie viele Minuten nach Buchungsbeginn User Zeit zum Einchecken haben.
- Frühester Zeitpunkt der automatischen Stornierung: Die früheste Uhrzeit, zu der eine Buchung storniert werden kann.
Du kannst auf dieser Seite auch den Automatischen Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile-App aktivieren.
🔗 Wie diese Einstellungen zusammenwirken, Beispiele und einen Rechner findest du unter Check-in- und automatische Stornierungseinstellungen. Für den automatischen Check-in siehe Automatic Check-In Guide.
4. Buchungsvorschläge für User
User erhalten außerdem personalisierte Buchungsvorschläge, die auf ihrer Planen-Seite und im Buchungsprozess angezeigt werden. Die Vorschläge empfehlen Schreibtische und Parkplätze basierend auf Signalen wie zugewiesenen Plätzen, Favoriten, Buchungshistorie und dem Sitzplatz der Kollegen. Jeder User kann die Vorschläge in den eigenen Profileinstellungen selbst ein- oder ausschalten oder Schreibtisch- und Parkplatzvorschläge unabhängig voneinander steuern – das wird nicht von Admins konfiguriert.
🔗 Mehr erfahren: So nutzt du Buchungsvorschläge