Mit der Funktion Buchen für Gäste lassen sich Ressourcen wie Schreibtische und Parkplätze schnell und einfach für externe Gäste buchen. So haben deine Gäste einen zugewiesenen Platz im Büro und deine Mitarbeitenden haben stets einen klaren Überblick, wer zu ihnen ins Büro kommt.
1. Wie buche ich für einen Gast?
In unserer Web App, navigiere zum Abschnitt Buchen. Du hast die Option einen Schreibtisch oder einen Parkplatz für einen externen Gast zu buchen. Wähle die gewünschte Ressource > Gast > Gib den vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse ein, und voilà! Du hast deinem Gast einen Platz in deinem Büro gesichert.
Die Gäste werden per E-Mail informiert, dass eine Ressource (Schreibtisch oder Parkplatz) für sie gebucht wurde. Darin finden sie die Details der gebuchten Ressourcen, d.h. Datum, Uhrzeit, Schreibtisch-/Parkplatznummer, und Raum. Der User, welcher die Buchung getätigt hat, erhält ebenso eine E-Mail mit denselben Informationen.
Wenn das Unternehmen den Check-in aktiviert hat, muss der Inhaber der Buchung für seinen Gast in den Abschnitten Planen oder Buchen einchecken, da dieser keinen Zugriff zu deskbird hat.
💡Die Gästebuchung erscheint auch in den aktuellen Buchungen des Buchungsinhabers, sodass dieser sehr einfach für den Gast einchecken, die Buchung bearbeiten oder stornieren kann.
💡Die Buchung eines Schreibtisches oder Parkplatzes wird im Laufe des Jahres separat im Buchungsablauf für Meetingräume verfügbar werden.
2. Wer kann sehen, ob ein Gast ins Büro kommt?
Admins haben in der Web App in Echtzeit Einblick in die internen und externen Gäste, die sich derzeit im Büro aufhalten, einschließlich Details zu den Buchungen. User sehen jederzeit, ob und wann sich externe Gäste im Büro und/oder im selben Raum aufhalten. Dank dieser Informationen können Mitarbeitende bewusste Entscheidungen treffen, z.B. um einen Schreibtisch in der Nähe zu buchen, vor allem wenn es sich um sensible Informationen handelt, oder bestimmte Gespräche mit den externen Gästen zu halten.
Im Abschnitt Planen können alle Mitarbeitenden sehen, ob Gäste an dem spezifischen Tag ins Büro kommen. Wenn sie auf die Anzahl der Gäste klicken, sehen sie eine Liste der Personen, die ins Büro kommen:
3. Was versteht das System unter einem externen Gast?
Ein Gast ist eine Person mit einer E-Mail-Adresse, die eine andere Domaine enthält als die deines Unternehmens. Wenn dein Unternehmen zum Beispiel @deskbird.com verwendet, kann der Gast keine E-Mail-Adresse nutzen, die mit @deskbird.com endet:
4. Wer kann für externe Gäste buchen?
Admins können in den Buchungseinstellungen festlegen, welche User-Rollen (Manager, Gruppenmanager oder User) für externe Gäste buchen können:
💡 Wenn du internen Mitarbeitenden gestattest, für externe Gäste zu buchen, müssen sie auch für ihre Gäste einchecken.
5. Datenschutzeinstellungen
Detaillierte Informationen zu Gästen sind je nach Zugriffsberechtigungen einsehbar. Sobald du eine Buchung für einen Gast erstellt hast, siehst du diese in deinen Buchungen wie in (1) dargestellt. Admins, Büro-Admins und Manager können immer alle Gastbuchungen im jeweiligen Büro (Manager, Büro-Admins) oder in allen Büros (Admins) sehen.
Bei Buchungen für Gäste können User wählen, ob sie anonym bleiben möchten. Die Buchungen für externe Gäste werden allerdings immer deutlich gekennzeichnet, so dass interne Mitarbeitende leicht erkennen können, wer ins Büro oder in den Bereich kommt, in dem sie ebenso einen Arbeitsplatz gebucht haben.
Wenn eine Gästebuchung anonym ist, können User dennoch erkennen, dass es sich um eine externe und nicht eine interne Person handelt, um die Wahrung der Vertraulichkeit zu bedenken.
Die für das Unternehmen festgelegten Datenschutzeinstellungen umfassen auch externe Gäste. Wenn ein User aufgrund der Datenschutzeinstellungen des Unternehmens keinen Zugriff auf das Profil oder die Buchungen einer anderen Person hat, hat der User auch keinen Einblick in die Details der Buchungen für externe Gäste durch diese Person.
6. Kann ich einen Status für meinen Gast festlegen, ohne einen Schreibtisch oder Parkplatz zu buchen?
Derzeit erlaubt die Funktion das Buchen für Gäste und nicht das Plan für diese. Das bedeutet also, dass du entweder einen Schreibtisch oder einen Parkplatz für deine Gäste buchen musst.
Wenn du aber keine spezifische Ressource für deine Gäste buchen musst oder willst, kannst du diese Schritte vornehmen:
- Öffne die deskbird Web App > Navigiere zum Admin Portal > Klicke auf Stockwerke und Räume.
- Erstelle einen neuen Bereich, zum Beispiel unter Andere. Du könntest diesen "Gäste" nennen.
- Füge dann die benötigten Schreibtische oder Parkplätze hinzu und buche einen davon für deine Gäste.
Auch wenn sie diese Ressourcen nicht wirklich nutzen, stellt die Buchung sicher, dass externe Gäste den Status "Büro" haben, während die eigentlichen Arbeitsplätze für Mitarbeitende verfügbar bleiben.
- Dadurch sind Gäste in der Büroübersicht und im Abschnitt Buchungen sichtbar.