Mit der Gastbuchungsfunktion in deskbird kannst du Schreibtische oder Parkplätze für externe Besucher:innen reservieren – so sorgst du für einen reibungslosen Ablauf und volle Transparenz, wer im Büro anwesend ist.
1. Wie buche ich einen Schreibtisch oder Parkplatz für einen Gast?
Gehe im Webbrowser zur Kategorie Buchen in deskbird. Wähle die gewünschte Ressource aus und klicke auf Gast bei der Option „Buchung für“. Gib den Namen und die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
Der Gast erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit allen Buchungsdetails. Die buchende Person bekommt ebenfalls eine Kopie. Falls Check-in aktiviert ist, muss die buchende Person den Gast einchecken.
💡 Gastbuchungen erscheinen unter Meine Buchungen bei der buchenden Person und können dort bearbeitet oder eingecheckt werden.
⚠️ Wichtig: Verwende nicht deine eigene oder dieselbe E-Mail-Adresse für mehrere Gastbuchungen. Die E-Mail-Adresse wird als eindeutige ID behandelt. Verwende entweder die tatsächliche E-Mail-Adresse des Gastes oder ein Format wie dein.name+gast.name@domain.de, wenn der Gast keine E-Mail erhalten soll.
2. FAQs
Globale Admins, Büro-Admins und Manager:innen können alle Gastbuchungen innerhalb ihrer Büros einsehen. Alle Nutzer:innen sehen in der Planen-Ansicht, wenn ein Gast anwesend ist – so lassen sich sensiblere Gespräche oder Plätze besser planen.
Jede Buchung, die über den Buchungstyp „Gast“ vorgenommen wird, zählt als Gastbuchung – auch wenn die eingeladene Person eigentlich Mitarbeitende ist. Die Einstufung richtet sich nach dem Buchungsvorgang, nicht nach der Person.
Unter Admin > Buchungseinstellungen > Buchungen für Gäste kannst du festlegen, wer Gastbuchungen vornehmen darf. Standardmäßig können Globale Admins und Büro-Admins Gäste buchen. Weitere Rollen wie Manager:innen oder User können ebenfalls freigeschaltet werden.
💡 Wenn normale User für Gäste buchen dürfen, sind sie auch für den Check-in der Gäste verantwortlich.
Die Sichtbarkeit von Gastbuchungen richtet sich nach Rollen und den Datenschutzeinstellungen im Unternehmen. Buchende Personen können die Option Anonyme Buchung aktivieren, um ihren Namen zu verbergen – der Gast wird jedoch weiterhin als externe Person angezeigt.
Gäste sind im Büro-Überblick deutlich markiert, damit klar ist, dass eine externe Person vor Ort ist.
Aktuell muss ein Platz gebucht werden, um einen Gast als „im Büro“ anzuzeigen. Für ein umfassendes Besuchsmanagement mit Check-in, Ausweisen, Benachrichtigungen und mehr empfehlen wir unsere Besuche – Besuchermanagement-Funktion.