Besuche (Besuchermanagement)

Besuche (Besuchermanagement) ist die benutzerfreundliche Lösung von deskbird, um Gäste in modernen Arbeitsumgebungen willkommen zu heißen. Sie vereinfacht das Planen, den Check-in, das Unterschreiben von Dokumenten und Benachrichtigungen – und sorgt so für ein reibungsloses, individuelles Erlebnis für Mitarbeitende, Empfangsmitarbeiter und Besucher.

Einstellungen für Besuche
Vorlagen für Besuchstypen
Dokumente unterschreiben
Besuche erstellen und verwalten
Empfangsrolle und Besucherübersicht
Besucherportal
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Kiosk-Modus für Besuchermanagement

1. Einstellungen für Besuche

Du findest diese Einstellungen unter Admin > Besuche: Einstellungen.

Auf der Einstellungsseite siehst du auf einen Blick, in welchen Standorten das Besuchermanagement aktiviert ist, welche Standorte mindestens einen Kiosk-Modus aktiviert haben und kannst pro Standort einen Standard-Host und Empfangsmitarbeiter zuweisen.

Für jeden Standort öffnest du die Konfiguration über das ⚙️ Zahnrad-Symbol.

Dort kannst du Folgendes verwalten:

Datenschutz für Besucherdaten: Lege fest, nach welcher Zeit Besucherdaten automatisch anonymisiert werden.
Standard-Host: Wird zugewiesen, wenn Besucher sich selbst einchecken und ihren Ansprechpartner nicht kennen.
Empfangsmitarbeiter für Besucher: Wer alle Besuche an diesem Standort sehen und verwalten kann.

2. Vorlagen für Besuchstypen

Mit Besuchstypen kannst du das Erlebnis für verschiedene Gästearten anpassen – zum Beispiel für einen Auftragnehmer, einen Bewerber oder einen Prüfer – ohne dass Organisatoren jedes Mal dieselben Details neu eingeben müssen. Du findest sie unter Admin > Besuche > Besuchstypen.

Jede Besuchstyp-Vorlage hat eigene:

Name (max. 16 Zeichen) und Beschreibung (max. 140 Zeichen) – helfen Organisatoren, beim Erstellen eines Besuchs den richtigen Typ auszuwählen.
Zugewiesene Standorte – mache die Vorlage nur für bestimmte Standorte oder für alle Standorte verfügbar.
Anweisungen für Besucher – ein Rich-Text-Feld (fett, kursiv, unterstrichen, Links), das Besuchern angezeigt wird, wenn diese Vorlage ausgewählt ist. So muss z. B. die Begrüßung, WLAN-Infos oder Ankunftshinweise nicht jedes Mal neu eingegeben werden.
Dokumente – alle Dokumente, die Besucher für diesen Besuchstyp prüfen oder unterschreiben müssen. Siehe Dokumente unterschreiben unten.

💡 Besuchstyp-Vorlagen können überall ausgewählt werden, wo ein Besuch erstellt werden kann: in der Web-App, beim Self-Check-in im Kiosk-Modus und im Outlook-Add-in.

💡 Bestehende Unternehmen wurden automatisch migriert – alle bisher genutzten Typen (Business, Intern, Recruiting, Wartung, Sonstiges) wurden als bearbeitbare Besuchstyp-Vorlagen mit gleichem Namen übernommen. Neue Unternehmen starten mit einer einzigen Standardvorlage, Allgemeiner Besuch, die umbenannt, bearbeitet oder dupliziert werden kann.

3. Dokumente unterschreiben

Innerhalb einer Besuchstyp-Vorlage kannst du festlegen, dass Besucher beim Check-in Dokumente lesen oder unterschreiben müssen – zum Beispiel eine Sicherheitsunterweisung oder eine NDA. Dokumente werden im Bereich Dokumente im Panel Besuchererlebnis des Besuchstyps verwaltet.

Klicke auf + Hinzufügen und wähle einen Dokumenttyp:

Unterschrift erforderlich – Erstelle ein Dokument von Grund auf mit dem Editor von deskbird. Gib einen Titel an, aktiviere optional Firmenlogo im Kopfbereich anzeigen und verfasse den Inhalt mit dem Rich-Text-Editor (fett, kursiv, unterstrichen, durchgestrichen, nummerierte/aufzählende Listen, Links). Besucher müssen dieses Dokument unterschreiben, bevor der Check-in abgeschlossen ist.
Nur Vorschau – Lade ein vorhandenes PDF hoch, das Besucher lesen sollen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Jedes angehängte Dokument erscheint in der Liste mit einem Vorschau-Link und einem ⋮-Menü zum Löschen. Mit dem Ziehgriff links in jeder Zeile kannst du die Reihenfolge der Dokumente ändern.

💡 Besucher können Dokumente im Voraus über ihr Besucherportal prüfen und unterschreiben oder am Kiosk beim Check-in.

💡 Beim Unterschreiben sehen Besucher einen Hinweis, dass die elektronische Unterschrift – soweit gesetzlich zulässig – als ebenso gültig wie eine handschriftliche Unterschrift gilt. Unterschriebene Dokumente werden beim Besuch gespeichert und können später zu Prüfzwecken eingesehen werden.

4. Besuche erstellen und verwalten

Nutzer und Empfangsmitarbeiter können Besuche im Bereich Besuche über + Besuch erstellen anlegen. Sie können einen Titel, Organisator, Datum & Uhrzeit, Besuchstyp sowie Namen und E-Mail-Adressen der Besucher angeben. Die Auswahl eines Besuchstyps übernimmt automatisch die Anweisungen und erforderlichen Dokumente dieser Vorlage, sodass diese nicht jedes Mal manuell gesetzt werden müssen. Wird eine E-Mail-Adresse angegeben, wird automatisch eine Einladung mit Link zum persönlichen Besucherportal verschickt. Im Abschnitt Für Nutzer findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwalten einzelner Besuche.

Verfügbare Aktionen für Besuche

Für jeden Besuch bietet das Drei-Punkte-Menü (⋮):

Besuch bearbeiten – Details ändern.
Besuch duplizieren – Eine Kopie mit denselben Details erstellen.
Als abgeschlossen markieren – Besuch nach Abschluss beenden.
Besuch löschen – Dauerhaft entfernen. Du kannst wählen, ob Besucher darüber informiert werden sollen.

💡 Besuche können auch als .xlsx-Datei exportiert werden, z. B. für Auswertungen.

💡 Besuche werden automatisch um Mitternacht (je nach Zeitzone des Standorts) abgeschlossen, wenn sie offen bleiben. Mehrpersonen-Besuche werden automatisch abgeschlossen, sobald der letzte Gast ausgecheckt hat.

5. Empfangsrolle und Besucherübersicht

Nutzer mit der Empfangsrolle (zugewiesen über Admin > Besuche > Empfangsmitarbeiter) haben Zugriff auf die Besucherübersicht.

In der Übersicht können Empfangsmitarbeiter:

Check-in / Check-out von Besuchern mit einem Klick durchführen.
Zeitangaben bearbeiten (über das Uhr-Symbol) – Check-in- und Check-out-Zeiten anpassen.
Besucher bearbeiten (über das Stift-Symbol) – Name, E-Mail oder Firma ändern.
Besucher entfernen (über das Papierkorb-Symbol) – werden alle Besucher gelöscht, wird auch der Besuch entfernt. Du kannst wählen, ob der Besucher darüber informiert wird.
Host benachrichtigen (über den lila Benachrichtigen-Button, verfügbar wenn der Host die MS Teams-Integration aktiviert hat), um den Organisator zu informieren, sobald Besucher angekommen sind.

Vor-Ort-Besucherliste

Empfangsmitarbeiter und Admins können mit einem Klick auf den Jetzt vor Ort-Indikator oben auf der Besuche-Seite sofort alle aktuell anwesenden Besucher sehen. Es öffnet sich ein Seitenpanel mit allen Besuchern, die eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt haben, inklusive Check-in-Zeit. Die Liste aktualisiert sich in Echtzeit – Besucher erscheinen oder verschwinden sofort, wenn sie ein- oder auschecken, egal ob am Kiosk, in der Besucherübersicht oder durch den Host.

💡 Damit die Liste ohne Nachverfolgung aktuell bleibt, werden Hosts und Empfangsmitarbeiter automatisch benachrichtigt, wenn ein Besucher auscheckt (siehe Benachrichtigungen und Erinnerungen).

💡 Die Vor-Ort-Liste kann exportiert werden – praktisch für Evakuierungen oder Notfallzählungen, bei denen es wichtig ist, genau zu wissen, wer im Gebäude ist.

Sichtbarkeit von Besuchen

Die Sichtbarkeit von Besuchen hängt von der Rolle des Nutzers ab:

Empfangsmitarbeiter sehen alle Besuche für den ihnen zugewiesenen Standort.
Globale Administratoren haben Zugriff auf alle Besuche in allen Standorten.
Normale Nutzer sehen nur die Besuche, die sie selbst erstellt haben.

6. Besucherportal

Wird ein Besuch mit einer Besucher-E-Mail erstellt, erhält der Besucher einen personalisierten Link zu seinem Besucherportal – ganz ohne Account oder Login.

Details bestätigen

Beim ersten Öffnen des Links wird der Besucher gefragt Bist du das? und sieht seine E-Mail, Vorname, Nachname und Firma, vorausgefüllt aus dem Besuch. Er bestätigt oder korrigiert diese Felder, setzt ein Häkchen für die Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinie und klickt auf Weiter.

Startseite und Besuchsdetails

Im Tab Startseite des Portals werden angezeigt:

Besuchsdetails – Datum, Uhrzeit und zugewiesener Standort/Adresse.
Anweisungen – die für den Besuchstyp hinterlegten Besucherhinweise.
Besuchercode – ein 4-stelliger Code, den Besucher am Kiosk-Tablet für den Check-in eingeben.
Host – Name, Foto und E-Mail des Hosts, mit dem Hinweis, dass der Host benachrichtigt wird, sobald der Besucher eingecheckt hat.
Wenn Dokumente ausstehen, erscheint ein Banner, das den Besucher auffordert, diese vor dem Besuch zu prüfen.

Dokumente-Tab

Im Tab Dokumente (mit der Anzahl offener Punkte gekennzeichnet) werden alle dem Besuchstyp zugeordneten Dokumente angezeigt, jeweils als Ausstehend oder unterschrieben markiert, mit dem Hinweis Unterschrift erforderlich bei Dokumenten, die unterschrieben werden müssen. Beim Öffnen eines solchen Dokuments sieht der Besucher einen Fortschrittsbalken und den Schritt Unterschrift hinzufügen: Der Besucher prüft eine getippte Version seines Namens als Unterschrift, zusammen mit Zeitstempel und dem Hinweis, dass die elektronische Unterschrift – soweit gesetzlich zulässig – als ebenso gültig wie eine handschriftliche gilt, und bestätigt dann die Unterschrift.

💡 Hosts und Empfangsmitarbeiter haben keinen Zugriff auf das Besucherportal – es ist ausschließlich für Besucher gedacht.

7. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Besucher-Benachrichtigungen (E-Mail)

Besucher können automatische E-Mails mit Besuchsdetails und Updates erhalten:

Besuch geplant – Wird beim Erstellen des Besuchs verschickt (nur wenn eine E-Mail angegeben wurde).
Besuch storniert – Wird verschickt, wenn ein Besuch oder Besucher entfernt wird.
Besuch geändert – Wird verschickt, wenn wichtige Details (Titel, Datum/Uhrzeit, Organisator, Typ) aktualisiert werden.
Besuchserinnerung – Wird 24 Stunden vor dem Besuch verschickt.

💡 E-Mails werden nur an Besucher mit hinterlegter E-Mail-Adresse verschickt. Die Sprache der E-Mail richtet sich nach den Spracheinstellungen des Organisators.

Host-Benachrichtigungen (Microsoft Teams und E-Mail)

Hosts werden über Besucheraktivitäten sowohl per Microsoft Teams als auch per E-Mail benachrichtigt. Durch diesen zweigleisigen Ansatz sind Hosts auch dann informiert, wenn sie die Teams-App nicht installiert haben oder eine Teams-Nachricht verpassen.

Besucher ist angekommen – Wenn ein Besucher eincheckt (über den Kiosk oder die Web-App), erhält der Gastgeber eine Benachrichtigung sowohl über Microsoft Teams als auch per E-Mail. Über die Besucherübersicht kann ein Empfangsmitarbeiter diese Benachrichtigung auch manuell auslösen, indem er auf Benachrichtigen klickt. Der Gastgeber kann mit Ich bin unterwegs antworten – entweder direkt in der Microsoft Teams-Benachrichtigung oder in der E-Mail. Diese Rückmeldung wird an die Besucherübersicht übermittelt, damit der Empfang weiß, dass der Gastgeber kommt.
Besucher hat ausgecheckt – Wenn ein Besucher auscheckt, egal ob am Kiosk, über die Besucherübersicht am Empfang oder automatisch am Ende des Besuchs, wird der Gastgeber über Microsoft Teams und E-Mail benachrichtigt. So bleibt die Onsite-Liste immer aktuell, ohne dass jemand manuell nachsehen muss.
Erinnerung an das Besuchsende – Wenn ein Besuch die geplante Endzeit erreicht und Besucher noch eingecheckt sind, erhält der Gastgeber automatisch eine Erinnerung über Microsoft Teams und E-Mail. Diese Erinnerung enthält die Aktion Alle Besucher auschecken, sodass der Gastgeber alle verbleibenden Besucher mit einem Klick auschecken und die Besuchsdaten aktuell halten kann.

8. Kiosk-Modus für Besuchermanagement

Im Kiosk-Modus für Besuchermanagement können Unternehmen vorab registrierten Gästen ermöglichen, selbst einzuchecken, und Laufkundschaft kann ihren Besuch direkt vor Ort am Kiosk anmelden. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine reibungslose Kommunikation festgelegt werden. Falls für den Besuchstyp Dokumente erforderlich sind, können Besucher diese direkt am Kiosk-Bildschirm während des Check-ins einsehen und unterschreiben. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit der deskbird Besucherübersicht synchronisiert, sodass alle Check-ins und laufenden Besuche zentral einsehbar sind.

Detaillierte Informationen findest du hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement