Besuche (Besucher-Management)

Besuche (Besucher-Management) ist deskbirds benutzerfreundliche Lösung, um Gäste in modernen Unternehmen willkommen zu heißen. Die Funktion vereinfacht die Planung, Check-ins und Benachrichtigungen und sorgt so für ein reibungsloses Erlebnis für Mitarbeitende, Office-Manager und Besucher.

Generelle Einstellungen für Besuche
Besuche erstellen und verwalten
Rolle Empfangsmitarbeiter & Besuchs-Dashboard
Benachrichtigungen und Erinnerungen
Kiosk-Modus für Besuchermanagement

1. Generelle Einstellungen für Besuche

Du findest diese Einstellungen unter Admin > Besuche > Einstellungen.

Die Einstellungsseite zeigt auf einen Blick, in welchen Büros das Besuchermanagement aktiviert ist, in welchen Büros mindestens ein Kiosk-Modus aktiv ist und ermöglicht es dir, pro Büro einen Standard-Gastgeber sowie Empfangsmitarbeiter festzulegen.

Für jedes Büro kannst du die Konfiguration über das ⚙️ Zahnrad-Symbol öffnen.

Dort kannst du folgende Bereiche verwalten:

Datenschutz für Besucherdaten: Lege fest, wie lange Besucherdaten gespeichert werden, bevor sie automatisch anonymisiert werden.
Standard-Gastgeber: Wird zugewiesen, wenn Besucher selbst einchecken und ihre Kontaktperson nicht kennen.
Empfangsmitarbeiter für Besucher: Sie können alle Besuche in diesem Büro einsehen und verwalten.

2. Besuche erstellen und verwalten

So planst du einen neuen Besuch:

Gehe im Hauptmenü auf Besuche.
Klicke oben rechts auf + Besuch erstellen.

Besuchsdetails eingeben

Auf der Seite Besuch erstellen kannst du folgende Felder festlegen:

Titel des Besuchs – Gib einen eindeutigen Namen ein (z. B. Wartungstermin).
Gastgeber – Wird automatisch mit deinem Namen vorausgefüllt, kann aber geändert werden.
Datum & Uhrzeit – Wähle Datum sowie Beginn- und Endzeit.
Besuchsart – Wähle zwischen Business, Recruiting, Reparatur & Wartung, Interner Besuch oder Sonstige.
Hinweise für Besucher – Füge Anweisungen hinzu (z. B. „Zugang zur Lobby durch die grüne Tür neben dem Parkplatz“).

Besucher hinzufügen

Besucher können per Name und/oder E-Mail hinzugefügt werden. Mindestens ein Feld ist erforderlich.
💡 E-Mail ist erforderlich, wenn Einladungen und Erinnerungen automatisch verschickt werden sollen.
Mindestens ein Besucher muss hinzugefügt werden, um den Besuch zu erstellen.

Einladungen versenden

Nachdem alle Details eingetragen wurden, wirst du gefragt, ob eine E-Mail an Besucher gesendet werden soll. Diese enthält alle Besuchsdetails und Updates.

Bestehende Besuche verwalten

Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) bei einem Besuch kannst du:

Besuch bearbeiten – Details ändern.
Besuch duplizieren – Eine Kopie des Besuchs mit denselben Details erstellen.
Als abgeschlossen markieren – Den Besuch nach Abschluss schließen.
Besuch löschen – Den Besuch dauerhaft entfernen (optional mit Benachrichtigung an Besucher).

💡 Besuche können außerdem als .xlsx-Datei exportiert werden.

💡 Besuche werden automatisch um Mitternacht entsprechend der Zeitzone des Standorts abgeschlossen, wenn sie offen bleiben, und Mehrpersonen-Besuche werden automatisch abgeschlossen, sobald die letzte Person auscheckt.

3. Rolle Empfangsmitarbeiter und Dashboard

Nutzer mit der Rolle Empfangsmitarbeiter (zugewiesen über Admin > Besuche > Empfang) haben Zugriff auf das Besucher-Dashboard.

Dort können Empfangsmitarbeitende:

Check-in / Check-out eines Besuchers mit einem Klick durchführen.
Zeiteinträge bearbeiten (über das Uhr-Symbol) – Check-in- und Check-out-Zeiten anpassen.
Besucher bearbeiten (über das Stift-Symbol) – Name, E-Mail oder Unternehmen ändern.
Besucher löschen (über das Papierkorb-Symbol) – wenn alle Besucher entfernt werden, wird auch der gesamte Besuch gelöscht.
Gastgeber benachrichtigen (über den lilafarbenen Button Benachrichtigen) – verfügbar, wenn die MS Teams-Integration aktiv ist. Der Gastgeber erhält so die Info, dass der Besucher angekommen ist.

Die Sichtbarkeit von Besuchen hängt von der jeweiligen Rolle ab:

Empfangsmitarbeiter: können alle Besuche des ihnen zugewiesenen Standorts einsehen.
Globale Administratoren: haben Zugriff auf alle Besuche in sämtlichen Standorten.
Normale Nutzer: sehen ausschließlich die von ihnen selbst erstellten Besuche.

4. Benachrichtigungen und Erinnerungen

Besucher erhalten automatisch E-Mails mit Details und Updates, wenn eine E-Mail-Adresse angegeben wurde:

Besuch geplant – Wird verschickt, wenn der Besuch erstellt wird.
Besuch abgesagt – Wird verschickt, wenn ein Besuch oder Besucher gelöscht wird.
Besuch geändert – Wird verschickt, wenn wichtige Details (Titel, Datum/Uhrzeit, Gastgeber, Hinweise) aktualisiert werden.
Erinnerung – 24 Stunden vor dem Besuch.

💡 E-Mails werden nur an Besucher mit hinterlegter E-Mail-Adresse gesendet. Die Sprache richtet sich nach den Spracheinstellungen des Gastgebers.

Gastgeber können außerdem über MS Teams benachrichtigt werden, wenn Besucher angekommen sind:

Besucher ist angekommen – Der Gastgeber wird per MS Teams informiert (sofern aktiv), wenn im Dashboard auf Benachrichtigen geklickt wird. Der Gastgeber kann mit Auf dem Weg antworten – diese Rückmeldung wird im Dashboard angezeigt.

5. Kiosk-Modus für Besuchermanagement

Mit dem Kiosk-Modus können vorregistrierte Gäste sich selbst einchecken und gleichzeitig Dritte ihren Besuch direkt vor Ort registrieren. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine nahtlose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit dem deskbird Visitor Dashboard synchronisiert, sodass eine einheitliche Übersicht über alle Check-ins und laufenden Besuche gewährleistet ist.

Ausführliche Informationen findest du hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement