Besuche (Besucher-Management) ist deskbirds benutzerfreundliche Lösung, um Gäste in modernen Unternehmen willkommen zu heißen. Die Funktion vereinfacht die Planung, Check-ins und Benachrichtigungen und sorgt so für ein reibungsloses Erlebnis für Mitarbeitende, Office-Manager und Besucher.
- Generelle Einstellungen für Besuche
- Besuche erstellen und verwalten
- Rolle Empfangsmitarbeiter & Besuchs-Dashboard
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Kiosk-Modus für Besuchermanagement
1. Generelle Einstellungen für Besuche
Du findest diese Einstellungen unter Admin > Besuche > Einstellungen.
Die Einstellungsseite zeigt auf einen Blick, in welchen Büros das Besuchermanagement aktiviert ist, in welchen Büros mindestens ein Kiosk-Modus aktiv ist und ermöglicht es dir, pro Büro einen Standard-Gastgeber sowie Empfangsmitarbeiter festzulegen.
Für jedes Büro kannst du die Konfiguration über das ⚙️ Zahnrad-Symbol öffnen.
Dort kannst du folgende Bereiche verwalten:
- Datenschutz für Besucherdaten: Lege fest, wie lange Besucherdaten gespeichert werden, bevor sie automatisch anonymisiert werden.
- Standard-Gastgeber: Wird zugewiesen, wenn Besucher selbst einchecken und ihre Kontaktperson nicht kennen.
- Empfangsmitarbeiter für Besucher: Sie können alle Besuche in diesem Büro einsehen und verwalten.
2. Besuche erstellen und verwalten
So planst du einen neuen Besuch:
- Gehe im Hauptmenü auf Besuche.
- Klicke oben rechts auf + Besuch erstellen.
Besuchsdetails eingeben
Auf der Seite Besuch erstellen kannst du folgende Felder festlegen:
- Titel des Besuchs – Gib einen eindeutigen Namen ein (z. B. Wartungstermin).
- Gastgeber – Wird automatisch mit deinem Namen vorausgefüllt, kann aber geändert werden.
- Datum & Uhrzeit – Wähle Datum sowie Beginn- und Endzeit.
- Besuchsart – Wähle zwischen Business, Recruiting, Reparatur & Wartung, Interner Besuch oder Sonstige.
- Hinweise für Besucher – Füge Anweisungen hinzu (z. B. „Zugang zur Lobby durch die grüne Tür neben dem Parkplatz“).
Besucher hinzufügen
- Besucher können per Name und/oder E-Mail hinzugefügt werden. Mindestens ein Feld ist erforderlich.
- 💡 E-Mail ist erforderlich, wenn Einladungen und Erinnerungen automatisch verschickt werden sollen.
- Mindestens ein Besucher muss hinzugefügt werden, um den Besuch zu erstellen.
Einladungen versenden
Nachdem alle Details eingetragen wurden, wirst du gefragt, ob eine E-Mail an Besucher gesendet werden soll. Diese enthält alle Besuchsdetails und Updates.
Bestehende Besuche verwalten
Über das Drei-Punkte-Menü (⋮) bei einem Besuch kannst du:
- Besuch bearbeiten – Details ändern.
- Besuch duplizieren – Eine Kopie des Besuchs mit denselben Details erstellen.
- Als abgeschlossen markieren – Den Besuch nach Abschluss schließen.
- Besuch löschen – Den Besuch dauerhaft entfernen (optional mit Benachrichtigung an Besucher).
💡 Besuche können außerdem als .xlsx-Datei exportiert werden.
💡 Besuche werden automatisch um Mitternacht entsprechend der Zeitzone des Standorts abgeschlossen, wenn sie offen bleiben, und Mehrpersonen-Besuche werden automatisch abgeschlossen, sobald die letzte Person auscheckt.
3. Rolle Empfangsmitarbeiter und Dashboard
Nutzer mit der Rolle Empfangsmitarbeiter (zugewiesen über Admin > Besuche > Empfang) haben Zugriff auf das Besucher-Dashboard.
Dort können Empfangsmitarbeitende:
- Check-in / Check-out eines Besuchers mit einem Klick durchführen.
- Zeiteinträge bearbeiten (über das Uhr-Symbol) – Check-in- und Check-out-Zeiten anpassen.
- Besucher bearbeiten (über das Stift-Symbol) – Name, E-Mail oder Unternehmen ändern.
- Besucher löschen (über das Papierkorb-Symbol) – wenn alle Besucher entfernt werden, wird auch der gesamte Besuch gelöscht.
- Gastgeber benachrichtigen (über den lilafarbenen Button Benachrichtigen) – verfügbar, wenn die MS Teams-Integration aktiv ist. Der Gastgeber erhält so die Info, dass der Besucher angekommen ist.
Die Sichtbarkeit von Besuchen hängt von der jeweiligen Rolle ab:
- Empfangsmitarbeiter: können alle Besuche des ihnen zugewiesenen Standorts einsehen.
- Globale Administratoren: haben Zugriff auf alle Besuche in sämtlichen Standorten.
- Normale Nutzer: sehen ausschließlich die von ihnen selbst erstellten Besuche.
4. Benachrichtigungen und Erinnerungen
Besucher erhalten automatisch E-Mails mit Details und Updates, wenn eine E-Mail-Adresse angegeben wurde:
- Besuch geplant – Wird verschickt, wenn der Besuch erstellt wird.
- Besuch abgesagt – Wird verschickt, wenn ein Besuch oder Besucher gelöscht wird.
- Besuch geändert – Wird verschickt, wenn wichtige Details (Titel, Datum/Uhrzeit, Gastgeber, Hinweise) aktualisiert werden.
- Erinnerung – 24 Stunden vor dem Besuch.
💡 E-Mails werden nur an Besucher mit hinterlegter E-Mail-Adresse gesendet. Die Sprache richtet sich nach den Spracheinstellungen des Gastgebers.
Gastgeber können außerdem über MS Teams benachrichtigt werden, wenn Besucher angekommen sind:
- Besucher ist angekommen – Der Gastgeber wird per MS Teams informiert (sofern aktiv), wenn im Dashboard auf Benachrichtigen geklickt wird. Der Gastgeber kann mit Auf dem Weg antworten – diese Rückmeldung wird im Dashboard angezeigt.
5. Kiosk-Modus für Besuchermanagement
Mit dem Kiosk-Modus können vorregistrierte Gäste sich selbst einchecken und gleichzeitig Dritte ihren Besuch direkt vor Ort registrieren. Gastgeber werden automatisch über Microsoft Teams oder per E-Mail benachrichtigt, und pro Standort kann ein Standard-Gastgeber für eine nahtlose Kommunikation festgelegt werden. Alle Besucheraktivitäten werden in Echtzeit mit dem deskbird Visitor Dashboard synchronisiert, sodass eine einheitliche Übersicht über alle Check-ins und laufenden Besuche gewährleistet ist.
Ausführliche Informationen findest du hier: Kiosk-Modus für Besuchermanagement