Besuche ist deskbirds benutzerfreundliche und effiziente Lösung, um Gäste im modernen Büroalltag willkommen zu heißen. Als Teil unserer All-in-One-Arbeitsplatzplattform vereinfacht das Feature komplexe Abläufe wie Check-ins, Anwesenheitsverfolgung und die Koordination zwischen Mitarbeitenden und Besuchern – für einen reibungslosen Ablauf bei jedem Besuch.
🚧 Dieses Feature wird derzeit aktiv weiterentwickelt – neue Funktionen und Verbesserungen folgen in Kürze.
- Besuch erstellen, bearbeiten und löschen
- Rollen und Berechtigungen für Besuche
- Benachrichtigungen und Erinnerungen
1. Besuch erstellen, bearbeiten und löschen
🔹 Besuch erstellen
So erstellst du einen neuen Besuch:
- Klicke in der linken Seitenleiste auf Besuche.
- Wähle + Besuch erstellen:
- Entweder über die Schaltfläche + Besuch erstellen in der Mitte des Bildschirms (wenn keine Besuche geplant sind),
- oder oben rechts auf der Seite.
Du wirst zur Seite Create visit weitergeleitet.
📝 Besuchsdetails ausfüllen
Fülle auf der Seite Create visit die folgenden Felder aus:
- Titel des Besuchs – Gib dem Besuch einen klaren Namen (z. B. Team-Workshop).
- Gastgeber – Wird automatisch mit deinem Namen ausgefüllt, kann aber geändert werden.
- Datum & Uhrzeit – Wähle das Besuchsdatum sowie Start- und Endzeit aus.
- Besuchsart – Wähle einen passenden Typ: Business, Recruiting, Reparatur & Wartung, Interner Besuch oder Sonstige.
- Hinweise für Besucher – Trage hier zusätzliche Informationen oder Anweisungen für die Gäste ein (z. B. „Zugang zur Lobby durch die grüne Tür neben dem Parkplatz“).
👥 Besucher hinzufügen
Rechts auf der Seite findest du das Feld Besucher:
- Gib einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, um Besucher hinzuzufügen.
- Du musst mindestens einen Besucher hinzufügen, um den Besuch speichern zu können.
💡 Du kannst mehrere Personen zu einem Besuch einladen.
💾 Besuch speichern und verwalten
- Klicke oben rechts auf Speichern, sobald alle Felder ausgefüllt sind und Besucher hinzugefügt wurden.
- Dein Besuch erscheint jetzt unter dem Reiter Bevorstehend in der Besuche-Übersicht.
✏️ Besuch bearbeiten oder löschen
- Um einen Besuch zu bearbeiten, klicke auf das Stift-Symbol.
- Um einen Besuch zu löschen, nutze das Papierkorb-Symbol.
2. Rollen und Berechtigungen für Besuche
Für die Verwaltung von Besuchen gibt es eine neue Benutzerrolle: die Empfangsrolle.
- Diese Rolle kann auf Büro-Ebene über Admin > Besuche > Empfangsmitarbeiter > + Empfangsmitarbeiter hinzufügen zugewiesen werden.
- Empfangsmitarbeitende können Besuche im zugewiesenen Büro erstellen, bearbeiten und löschen.
- Globale Administratoren haben ebenfalls uneingeschränkten Zugriff auf alle Besuchsfunktionen.
👥 Personen, die zu einem Besuch eingeladen wurden, sehen diesen in ihrem Besuche-Menü, können jedoch keine Änderungen vornehmen.
3. Benachrichtigungen und Erinnerungen
Besucher erhalten automatisch E-Mail-Benachrichtigungen, um über ihren Besuch informiert zu bleiben. Diese E-Mails gehen ausschließlich an Besucher, nicht an Gastgeber oder interne Nutzer.
Die Sprache der Benachrichtigung richtet sich nach der Spracheinstellung des Gastgebers.
Folgende Benachrichtigungen sind verfügbar:
- Besuch geplant – Wenn ein Besucher zu einem Besuch hinzugefügt wird.
- Besuch abgesagt – Wenn ein Besucher entfernt wird oder der gesamte Besuch gelöscht wird.
- Besuch geändert – Wenn Titel, Datum/Uhrzeit, Gastgeber oder Hinweise geändert wurden.
- Besuchserinnerung – Wird (falls aktiviert) X Stunden vor dem Besuch an alle Besucher gesendet. X kann in den Büro-Einstellungen festgelegt werden.
🔔 Stelle sicher, dass Erinnerungen in den Büro-Einstellungen aktiviert sind, um diese Funktion zu nutzen.