In deskbird können Admins vollständig steuern, wie und wann Buchungen vorgenommen werden – so lässt sich das Nutzererlebnis optimal an Unternehmensrichtlinien anpassen und für Klarheit sorgen.
💡 Hinweis: Das Ändern von Buchungseinstellungen gilt nur für zukünftige Buchungen. Bestehende Buchungen werden nicht angepasst.
1. Maximale Vorausbuchungszeit
Admins können festlegen, wie viele Tage im Voraus Schreibtische und Parkplätze gebucht werden dürfen – abhängig von der Nutzerrolle:
- Globale Admins
- Büro-Admins
- Manager
- Gruppenmanager
- User
Für jede Rolle kann ein individueller Wert definiert werden. Gezählt werden Kalendertage ab dem heutigen Tag, unabhängig davon, ob das Büro geöffnet ist.
2. Allgemeine Buchungseinstellungen
Diese Einstellungen gelten für Schreibtische und Parkplätze:
- Nur eine Ressource pro Zeitraum: Wenn aktiviert, können User und Gruppenmanager nicht mehr als einen Schreibtisch oder Parkplatz für denselben Tag und Zeitraum buchen. Gilt nicht für Meetingräume oder sonstige Ressourcen.
- Anonym buchen: Erlaubt Buchungen ohne Namensanzeige für andere User. Admins sehen die Buchungsdetails weiterhin vollständig. Gilt nicht für Meetingräume.
- Buchungen für Gäste: Admins können festlegen, welche Rollen Ressourcen für externe Gäste buchen dürfen. Standardmäßig haben Globale Admins und Büro-Admins diese Berechtigung.
🔗 Mehr zu Buchungen für Gäste.
3. Check-in Optionen und Toleranzzeitraum
Es stehen drei Modi zur Verfügung, wie sich User bei Buchungen einchecken können:
- Kein Check-in: Buchungen werden automatisch bestätigt – es ist kein zusätzlicher Check-in erforderlich. Ideal für vertrauensbasierte Prozesse.
- Check-in per Klick und/oder QR-Code: Nutzer können sich über die deskbird Web-App, mobile App oder MS Teams einchecken – oder alternativ mit dem Smartphone einen QR-Code scannen.
- Check-in nur mit QR-Code: Der Check-in erfolgt ausschließlich über das Scannen eines QR-Codes in der deskbird App.
Die folgenden Optionen regeln, wie lange User Zeit für den Check-in haben:
- Toleranzzeitraum: Gibt an, wie viele Minuten nach Buchungsbeginn ein Check-in möglich ist. Wird dieser Zeitraum überschritten, wird die Buchung automatisch storniert.
- Anwendungszeitpunkt: Definiert, ab welcher Uhrzeit die Toleranzzeit gilt und wann Check-in-Erinnerungen gesendet werden.
🔗 Mehr Infos unter: Check-in-Optionen für Ressourcen
🔁 Zusätzlich kann der optionale automatische Check-in über die Standortverfolgung in der deskbird App aktiviert werden.
🔗 Details zur Einrichtung: Automatischer Check-in