In deskbird hast du die volle Kontrolle darüber, wie und wann Buchungen vorgenommen werden – so kannst du das Erlebnis an die Unternehmensrichtlinien anpassen und für mehr Klarheit sorgen.
💡 Hinweis: Änderungen an den Buchungseinstellungen gelten nur für zukünftige Buchungen. Bestehende Buchungen werden nicht aktualisiert.
- Maximaler Buchungszeitraum
- Allgemeine Buchungseinstellungen
- Check-in-Optionen und Kulanzzeit
- Buchungsvorschläge für Nutzer
1. Maximaler Buchungszeitraum (Maximale Vorlaufzeit für Buchungen)
Du kannst festlegen, wie viele Tage im Voraus Nutzer Desks und Parkplätze buchen dürfen – abhängig von ihrer Rolle:
- Globale Administratoren
- Office-Administratoren
- Manager
- Gruppenmanager
- Nutzer
Jede Systemrolle kann einen eigenen Wert haben. Gezählt werden Kalendertage ab heute (einschließlich), unabhängig von den Öffnungstagen des Büros.
2. Allgemeine Buchungseinstellungen
Diese Einstellungen gelten für Desks und Parkplätze:
-
Nur eine Ressource pro Zeitraum: Wenn aktiviert, können Nutzer und Gruppenmanager nicht mehr als einen Desk oder Parkplatz für das gleiche Datum und die gleiche Uhrzeit buchen. Das verhindert Doppelbuchungen. Gilt nicht für Buchungen von Meetingräumen oder andere Ressourcen.
💡 Globale Admins, Office-Admins und Manager sind von dieser Einschränkung ausgenommen. - Anonyme Buchung: Ermöglicht es Nutzern, Ressourcen zu buchen, ohne dass ihr Name für andere sichtbar ist. Du siehst trotzdem alle Buchungsdetails. Gilt nicht für Buchungen von Meetingräumen.
- Gäste-Buchungen: Du kannst festlegen, welche Rollen im Namen von Besuchern buchen dürfen. Standardmäßig haben globale und Office-Admins diese Berechtigung.
🔗 Erfahre mehr über Buchungen für Gäste.
3. Check-in-Optionen und Kulanzzeit
Wähle zwischen 3 Modi, um zu steuern, wie Nutzer ihren Check-in für Buchungen durchführen:
- Kein Check-in: Buchungen werden ohne weitere Aktion bestätigt. Ideal für vertrauensbasierte Abläufe.
- Klick und/oder QR-Code: Nutzer können sich über die deskbird Web-App, Mobile-App oder MS Teams einchecken – oder mit dem Smartphone einen QR-Code scannen.
- Nur QR-Code: Check-in ist nur durch das Scannen des QR-Codes in der deskbird Mobile-App möglich.
Die Kulanzzeit und der Startzeitpunkt bestimmen, wie lange ein Nutzer nach Buchungsbeginn Zeit für den Check-in hat.
- Kulanzzeit: Nach Ablauf dieser Zeit wird die Buchung automatisch storniert, falls kein Check-in erfolgt ist.
- Startzeitpunkt der Kulanzzeit: Legt fest, wann die Kulanzzeit beginnt und ab wann Check-in-Erinnerungen ausgelöst werden.
🔗 Alle Konfigurationsdetails findest du unter Check-in-Optionen für Ressourcen.
🔄 Du kannst außerdem die optionale Funktion Automatischer Check-in über die Standorterkennung in der deskbird Mobile-App aktivieren.
🔗 Mehr erfahren: Leitfaden zum automatischen Check-in
4. Buchungsvorschläge für Nutzer
Nutzer erhalten außerdem personalisierte Buchungsvorschläge, die auf ihrer Planungsseite und im Buchungsprozess angezeigt werden. Die Vorschläge empfehlen Desks und Parkplätze basierend auf Signalen wie Zugewiesene Plätze, Favoriten, Buchungshistorie und dem Sitzplatz von Kollegen. Jeder Nutzer kann die Vorschläge in den eigenen Profileinstellungen ein- oder ausschalten oder Vorschläge für Desks und Parkplätze separat steuern – das wird nicht von Admins konfiguriert.
🔗 Mehr erfahren: So nutzt du Buchungsvorschläge