Mit der Funktion Automatischer Check-in werden Mitarbeitende automatisch beim Eintreffen im Büro für ihre gebuchten Schreibtisch- oder Parkplatzbuchungen eingecheckt und ganz ohne manuelle Aktion. So werden Buchungen nicht storniert, obwohl die Person vor Ort ist, und der Check-in erfolgt reibungslos per Geolocation.
- Voraussetzungen
- Automatischen Check-in aktivieren
- Datenschutz & Standortverarbeitung
- Best Practices & Geräteeinstellungen
- FAQs
1. Voraussetzungen
Damit der automatische Check-in verwendet werden kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
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Funktion aktivieren:
- Im Büro muss mindestens die Check-in-Methode Per Klick und/oder QR-Code aktiviert sein.
- Admins können den Automatischen Check-in per Geolocation aktivieren unter:
Admin > Buchungseinstellungen > Automatischer Check-in per Geolocation mit der mobilen App von deskbird
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Aktuelle App-Version:
- Die Mitarbeitenden müssen die neueste Version der deskbird App auf ihrem iOS- oder Android-Gerät verwenden.
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Standortberechtigungen:
- In den Geräteeinstellungen muss die Standortfreigabe für deskbird auf Immer erlauben gesetzt sein.
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Optional – Push-Benachrichtigungen:
- Zur Bestätigung erfolgreicher Check-ins können Push-Benachrichtigungen in der App aktiviert werden.
2. Automatischen Check-in aktivieren
Nach Aktivierung in den Admin-Einstellungen können Mitarbeitende die Funktion wie folgt einschalten:
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App aktualisieren:
- Die neueste Version der deskbird App aus dem App Store oder Google Play Store herunterladen.
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Funktion aktivieren:
- In der mobilen App auf Profil > Automatischer Check-in navigieren.
- Den Schalter für Automatischer Check-in aktivieren.
- Die gewünschten Standorte auswählen.
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Standortfreigabe erteilen:
- In den Geräteeinstellungen die deskbird App suchen.
- Standortberechtigung auf Immer erlauben setzen.
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Optional – Benachrichtigungen aktivieren:
- Push-Benachrichtigungen für Check-ins aktivieren, um eine Bestätigung zu erhalten.
3. Datenschutz & Standortverarbeitung
Der Schutz deiner Daten steht für uns an erster Stelle. So funktioniert die Standortverarbeitung beim automatischen Check-in:
- Keine Speicherung von Standortdaten: deskbird speichert und/oder teilt keine Standortdaten der Nutzenden.
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Technologie: Geofencing über das Betriebssystem:
- iOS/Android erkennen automatisch, wenn sich ein Gerät im Umkreis von 100 m zum Büro befindet.
- Nur dann wird ein Check-in für die Buchung des Tages ausgelöst.
- deskbird erhält lediglich eine Mitteilung des Systems – keine exakten Positionsdaten.
- Volle Kontrolle: Wird die Standortfreigabe deaktiviert, wird die Funktion automatisch abgeschaltet.
4. Best Practices & Geräteeinstellungen
- Immer die aktuellste Version der deskbird App nutzen.
- Standortberechtigung auf Immer erlauben setzen.
- Push-Benachrichtigungen aktivieren, um Feedback bei erfolgreichem Check-in zu erhalten.
- Beachte: iOS und Android verhalten sich beim Standort-Handling teils unterschiedlich.
- Der Check-in-Trigger wird einmalig aktiviert, wenn du den Umkreis von 100 m rund um das Büro betrittst; er aktualisiert nicht kontinuierlich. Falls der Check-in fehlschlägt, wird er nicht automatisch erneut ausgelöst. In diesem Fall ist ein manueller Check-in erforderlich.
5. FAQs
Dann wird der automatische Check-in für diese Person deaktiviert. Die Funktion kann jederzeit reaktiviert werden, indem die Standortberechtigung wieder erteilt wird.
Ja. Die Funktion kann von Admins auf Büro-Ebene aktiviert werden. Mitarbeitende können sie danach individuell in ihrer App einschalten.
Der Energiesparmodus (iOS) oder Batteriesparmodus (Android) kann Geolocation-Trigger unterdrücken. Achte auf Folgendes:
📱 iOS:- Energiesparmodus deaktivieren während des Arbeitswegs.
- Zu finden unter Einstellungen > Batterie.
- Standortfreigabe unter Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste auf Immer setzen.
- Batteriesparmodus und Adaptive Battery können Standortereignisse verzögern oder blockieren.
- Gehe zu Einstellungen > Apps > deskbird > Akku und setze auf Unbeschränkt.
- Standortberechtigung auf Immer erlauben stellen.
- Deaktiviere Batteriesparfunktionen während der Büroankunft.
Der automatische Check-in kann gelegentlich fehlschlagen. Die häufigsten Gründe sind:
- Niedriger Batteriestand oder Energiesparmodus: Kann die GPS-Leistung einschränken oder Hintergrundaktivitäten aussetzen.
- Schlechter Empfang: Eine schwache Mobilfunk- oder WLAN-Verbindung kann verhindern, dass die Standorterkennung zuverlässig aktiviert wird.
- Blockierte oder beschädigte GPS-Antenne: Hardwareprobleme können die Standortbestimmung beeinträchtigen.
- Keine Internetverbindung: Wenn das Gerät offline ist, während es den 100m-Radius um das Büro betritt.
- Standortfreigabe nur auf „Beim Verwenden der App“ eingestellt: Hintergrundauslöser erfordern „Immer erlauben“.
- WLAN deaktiviert: Besonders bei iOS muss WLAN aktiviert sein, um eine genaue Standorterkennung zu ermöglichen.
- Telefonat beim Betreten des Radius: Manche Anbieter blockieren gleichzeitige Standortereignisse während des Telefonierens.
- Geräteeinschränkungen durch das Unternehmen: Verwaltete Geräte können Hintergrund-Auslöser unterdrücken.
- Das Gerät hat den 100m-Radius nie verlassen: Zum Beispiel, wenn ein spezielles Smartphone dauerhaft im Büro verbleibt.
Wenn der automatische Check-in nicht ausgelöst wird, liegt es in der Regel daran, dass das Mobilgerät keinen standortbasierten Versuch gestartet hat. In solchen Fällen erhält deskbird kein Signal – es erfolgt kein Check-in und keine Protokollierung.
Der Check-in-Auslöser ist so konzipiert, dass er einmal beim Betreten des 100m-Radius um das Büro aktiviert wird. Er läuft nicht kontinuierlich im Hintergrund. Schlägt der Versuch fehl, erfolgt kein automatischer erneuter Versuch – in diesem Fall ist ein manueller Check-in erforderlich.
Dies ist keine Einschränkung der deskbird-App, sondern darauf zurückzuführen, dass das Gerät den erforderlichen GPS-basierten Systemauslöser nicht sendet. Unsere Analysen zeigen: Immer wenn das Gerät ein Geofencing-Signal sendet, funktioniert der Check-in. Wenn nicht, liegt es fast immer an einer der oben genannten Einschränkungen auf der Geräteseite.
Um das Risiko verpasster Check-ins zu verringern, empfehlen wir:
- Sicherstellen, dass der Energiesparmodus deaktiviert ist.
- WLAN aktiviert lassen und eine stabile Verbindung aufrechterhalten.
- Überprüfen, ob Gerätemanagement-Einschränkungen den Hintergrundzugriff auf den Standort blockieren.
Wenn das Problem nur auf Ihrem Gerät auftritt, bei Kollegen jedoch nicht, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine gerätespezifische Einschränkung. In diesem Fall empfehlen wir, sich an Ihr internes IT-Team zu wenden.