Die Verwaltung von Ressourcen wie Schreibtischen, Parkplätzen und anderen Ressourcen (Sonstige) ist entscheidend für ein flexibles und organisiertes Bürokonzept. Diese Anleitung zeigt dir, wie du in deskbird solche Ressourcen erstellst, anpasst und verwaltest, für ein smarteres und besser abgestimmtes Arbeitsplatz-Setup.
- Schreibtische, Parkplätze und sonstige Ressourcen erstellen
- Ressourcen gesammelt erstellen und anpassen
- Ausstattung hinzufügen und verwalten
- Zugewiesene Plätze
- Favorisierte Plätze
- Check-in für Schreibtische und Parkplätze
- Buchungseinstellungen
1. Schreibtische, Parkplätze und Ressourcen erstellen
Bevor du Schreibtische oder andere Ressourcen hinzufügen kannst, musst du zuerst Stockwerke & Räume anlegen.
Öffne danach das gewünschte Stockwerk und klicke auf Details neben dem Bereich, dem du Ressourcen hinzufügen möchtest.
Im Detailbereich kannst du:
- Name und Beschreibung des Bereichs bearbeiten
- Zugriff beschränken (z. B. auf bestimmte Abteilungen)
- Einzelne Ressourcen umbenennen
- Ressourcen per Drag & Drop neu anordnen
- Beschreibungen hinzufügen
- Über Verwalten Sperrungen definieren
- Ressourcen bestimmten Personen zuweisen
- QR-Codes für einzelne oder alle Ressourcen herunterladen
- Einzelne Ressourcen oder den gesamten Bereich löschen
Nutze die Buttons +Schreibtische hinzufügen / +Plätze hinzufügen, um neue Elemente zu erstellen.
⚠️ Das Sperren oder Löschen einer Ressource führt dazu, dass alle bestehenden Buchungen für diese Ressource gelöscht werden. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
2. Ressourcen im Bulk erstellen und anpassen
Beim Klick auf +Schreibtische / +Plätze / +Ressourcen hinzufügen öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem du:
- Mehrere Ressourcen auf einmal anlegen kannst (z. B. 10 Schreibtische)
- Deren Status festlegen kannst
- Namenskonventionen (Präfix, Startnummer, führende Nullen) anpassen kannst
Beispiel: Präfix: „Parkplatz“, Start: „1“ → Ergebnis: Parkplatz 1, Parkplatz 2,…
Das beschleunigt die Einrichtung größerer Bereiche.
3. Ausstattung hinzufügen und verwalten
Gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige > Ausstattung, um Optionen für deine Ressourcen anzulegen. Die Ausstattung wird pro Büro definiert.
Wechsle dann zu Stockwerke & Räume, öffne den gewünschten Bereich, wähle Details und ordne einzelnen oder mehreren Ressourcen eine Ausstattung zu. Nutze die Sammelbearbeitung zur schnelleren Zuweisung. Zum Beispiel: „Duale Monitore“, „Stehpult“ oder „Ladestation“.
Diese Infos erscheinen dann auch im Buchungsfilter für User.
4. Zugewiesene Plätze
Zugewiesene Plätze werden durch Admins verwaltet und automatisch gebucht, wenn der Nutzer seinen Status auf „Büro“ setzt.
So weist du einen Platz zu:
- Gehe zu Stockwerke & Räume > gewünschten Bereich über Details öffnen und wähle die Ressource, bspw. den Parkplatz aus
- Klicke auf das Stiftsymbol > Bereich Zugriff
- Beschränke den Zugriff auf eine bestimmte Person
💡 Sobald der Status der Person auf „Büro“ gesetzt ist, wird die Ressource automatisch gebucht. Falls die zugewiesene Person nicht ins Büro kommt, kannst du die Option aktivieren: „Anderen erlauben, diesen Platz zu buchen, wenn die zugewiesene Person nicht im Büro ist“, damit er freigegeben wird. Sofern ihr Check-Ins aktiviert habt, muss dieser auch bei einem fest zugewiesenen Platz vorgenommen werden.
Admins können die Freigabe auch erlauben, wenn z. B. „Urlaub“, „Homeoffice“ oder „Geschäftsreise“ als Status gesetzt ist. Ohne gesetzten Status bleibt der Platz jedoch belegt. Daher ist eine gute Statusplanung wichtig, um die Auslastung zu optimieren.
5. Favorisierte Plätze (Lieblingsplatz)
Mit favorisierten Plätzen können User oft genutzte Ressourcen für Schnellbuchungen markieren, ganz ohne Admin-Aufwand.
Einfach auf das Herzsymbol neben dem Platz klicken. Er erscheint dann auf der Buchungsseite und im Profil unter „Deine Plätze“.
💡 Favorisierte Plätze werden nicht automatisch gebucht und hindern andere nicht an einer Buchung. Sie dienen rein der schnelleren Auswahl.
6. Check-in für Schreibtische und Parkplätze
Für Schreibtische und Parkplätze ist je nach deskbird Plan ein automatischer Check-in per Standorterkennung verfügbar.
➡️ Mehr erfahren: Automatischer Check-in für Schreibtische und Parkplätze
7. Buchungseinstellungen
Weitere Informationen zu den Buchungseinstellungen für Ressourcen findest du in diesem Artikel: Buchungseinstellungen