Mit der Funktion für automatischen Check-in werden Mitarbeitende beim Betreten des Büros automatisch für ihre Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen eingecheckt – ganz ohne manuelle Aktion. So werden Stornierungen durch verpasste Check-ins verhindert und ein reibungsloses Buchungserlebnis per Geolocation sichergestellt. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Funktion für deinen Workspace aktivierst und was deine User auf ihrer Seite tun müssen.
- Voraussetzungen
- So aktivierst du den automatischen Check-in
- Datenverwendung & Privatsphäre
- Tipps für deine User
- FAQs
1. Voraussetzungen
Damit du den automatischen Check-in für deine User aktivieren kannst, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
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Feature-Aktivierung:
- Im Büro muss Check-in per Klick und/oder QR-Codes oder Check-in nur mit QR-Codes verwendet werden. Automatischer Check-in funktioniert nicht mit Kein Check-in.
- Aktiviere Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen.
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Neueste App-Version:
- Mitarbeitende müssen die aktuellste Version der deskbird App auf iOS oder Android nutzen.
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Standortfreigabe:
- Mitarbeitende müssen in den Geräteeinstellungen für die deskbird App den Standortzugriff auf Immer erlauben setzen.
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Optional – Push-Benachrichtigungen:
- Mitarbeitende können in den App-Einstellungen Check-in-Benachrichtigungen aktivieren, um eine Bestätigung zu erhalten, wenn ein Check-in automatisch erfolgt ist.
2. So aktivierst du den automatischen Check-in
Um die Funktion für ein Büro zu aktivieren, gehe zu Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen, wähle das Büro aus und aktiviere Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App.
Nachdem die Funktion aktiviert wurde, muss jeder User sie auf dem eigenen Gerät einschalten. Das müssen sie tun:
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App aktualisieren:
- Lade die neueste deskbird Version aus dem App Store oder Google Play Store herunter.
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In der App aktivieren:
- Gehe in der deskbird App zu Profil > Automatischer Check-in.
- Schalte Automatischer Check-in ein.
- Wähle das entsprechende Büro aus.
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Standortfreigabe erteilen:
- Öffne die Telefoneinstellungen und suche die deskbird App.
- Setze den Standortzugriff auf Immer erlauben.
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Optional – Benachrichtigungen aktivieren:
- Erlaube Check-in-Benachrichtigungen, um eine Bestätigung zu erhalten, sobald ein Check-in automatisch erfolgt ist.
3. Datenverwendung & Privatsphäre
So geht der automatische Check-in mit Standortdaten von Mitarbeitenden um – hilfreiche Infos für die Kommunikation im Team oder zur Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten:
- Keine Speicherung persönlicher Standortdaten: deskbird speichert oder teilt niemals den Standort von Mitarbeitenden.
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Funktioniert mit Geofencing:
- Das Betriebssystem (iOS/Android) erkennt, wenn ein User einen Umkreis von 200 m rund ums Büro betritt.
- Nur dann wird ein Check-in für die Buchung des Tages ausgelöst.
- deskbird erhält vom Betriebssystem lediglich eine Benachrichtigung – keine Rohdaten zum Standort.
- Mitarbeitende behalten die Kontrolle: Wird der Standortzugriff in den Telefoneinstellungen deaktiviert, wird die Funktion für diesen User automatisch abgeschaltet.
4. Tipps für deine User
Falls User melden, dass der automatische Check-in nicht zuverlässig funktioniert, teile folgende Hinweise:
- Nutze immer die neueste Version der deskbird App.
- Setze den Standortzugriff auf Immer erlauben – „Nur beim Verwenden der App“ reicht für Geofencing nicht aus.
- Aktiviere Push-Benachrichtigungen, um erfolgreiche Check-ins zu bestätigen.
- Hinweis: iOS und Android können sich beim Umgang mit Hintergrund-Standortdaten leicht unterscheiden.
- Der Check-in-Trigger wird einmalig beim Betreten des 200-m-Umkreises um das Büro ausgelöst. Er läuft nicht dauerhaft im Hintergrund – falls er fehlschlägt, erfolgt kein automatischer erneuter Versuch und ein manueller Check-in ist nötig.
5. FAQs
Der automatische Check-in wird für diesen Mitarbeitenden deaktiviert. Er oder sie kann die Funktion jederzeit wieder aktivieren, indem die nötige Standortfreigabe in den Geräteeinstellungen erteilt wird.
Ja. Aktiviere Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen für jedes Büro, in dem Check-in aktiviert ist. Danach schalten die Mitarbeitenden die Funktion individuell in ihrer App ein.
Energiespar- oder Akkusparmodi können Geolocation und Geofencing beeinträchtigen. Teile betroffenen Usern folgende Hinweise mit:
📱 iOS-Tipps:
- Der Energiesparmodus kann Standortaktualisierungen im Hintergrund aussetzen. User sollten ihn beim Pendeln ins Büro deaktivieren.
- Unter Einstellungen > Batterie prüfen, ob der Energiesparmodus aktiv ist.
- Sicherstellen, dass deskbird unter Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste auf Immer erlauben steht.
🤖 Android-Tipps:
- Akkusparmodus und Adaptive Batterie können Standortaktualisierungen verzögern oder stoppen.
- Gehe zu Einstellungen > Apps > deskbird > Akku und wähle Unbeschränkt.
- Stelle sicher, dass die Standortfreigabe auf Immer erlauben gesetzt ist.
- Empfehle Usern, den Akkusparmodus während der Ankunftszeiten im Büro auszuschalten, um zuverlässige Check-ins zu gewährleisten.
Der automatische Check-in kann gelegentlich nicht ausgelöst werden. Die häufigsten Gründe sind:
- Niedriger Akkustand oder Energiesparmodus: Kann die GPS-Leistung einschränken oder Hintergrundaktivitäten aussetzen.
- Schlechter Empfang: Schwaches Mobilfunk- oder WLAN-Signal kann dazu führen, dass die Geolocation nicht zuverlässig aktiviert wird.
- Blockierte oder defekte GPS-Antenne: Hardwareprobleme können die Standortfunktion beeinträchtigen.
- Keine Internetverbindung: Wenn das Gerät beim Betreten des 200-m-Umkreises um das Büro offline ist.
- Standortzugriff nur auf „Beim Verwenden der App“ gesetzt: Hintergrund-Trigger benötigen „Immer erlauben“.
- WLAN deaktiviert: Besonders bei iOS muss WLAN für eine genaue Geolocation aktiviert sein.
- Während eines Telefonats beim Betreten des Radius: Manche Mobilfunkanbieter blockieren gleichzeitige Standortereignisse während eines Anrufs.
- Einschränkungen auf Firmengeräten: Verwaltete Geräte können Hintergrund-Standorttrigger unterdrücken.
- Das Gerät hat den 200-m-Umkreis nie verlassen: Zum Beispiel, wenn ein Gerät dauerhaft im Büro bleibt.
Wenn der automatische Check-in nicht ausgelöst wird, liegt es meist daran, dass das Mobilgerät keinen standortbasierten Versuch gestartet hat. deskbird erhält in diesen Fällen kein Signal, es erfolgt also kein Check-in und es wird auch kein Protokoll bei uns erzeugt.
Der Check-in-Trigger ist so konzipiert, dass er einmalig beim Betreten des 200-m-Umkreises um das Büro aktiviert wird. Er läuft nicht dauerhaft im Hintergrund. Falls der Versuch fehlschlägt, erfolgt kein automatischer erneuter Versuch – ein manueller Check-in ist dann erforderlich.
Das ist keine Einschränkung der deskbird App, sondern liegt daran, dass das Gerät das nötige GPS-basierte Systemsignal nicht sendet. Immer wenn das Gerät ein Geofencing-Signal sendet, klappt der Check-in. Wenn nicht, liegt es fast immer an einer der oben genannten Einschränkungen auf dem Gerät.
✅ Um das Risiko verpasster Check-ins zu minimieren, empfehlen wir:
- Energiesparmodus oder Akkusparmodus deaktivieren.
- WLAN eingeschaltet lassen und für eine stabile Verbindung sorgen.
- Prüfen, ob Gerätemanagement-Einschränkungen den Hintergrund-Zugriff auf den Standort blockieren.
Tritt das Problem nur bei einzelnen Usern auf, während es bei anderen funktioniert, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine gerätespezifische Einschränkung. In solchen Fällen sollten die betroffenen User das interne IT-Team für weitere Unterstützung kontaktieren.