Mit dem automatischen Check-in werden Mitarbeitende bei ihrer Ankunft im Büro automatisch für ihre Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen eingecheckt – ganz ohne manuelle Aktion. So werden Stornierungen durch verpasste Check-ins verhindert und ein reibungsloses Buchungserlebnis per Geolocation sichergestellt. In diesem Artikel erfährst du, wie du die Funktion für deinen Workspace aktivierst und was deine Nutzer:innen auf ihrer Seite tun müssen.
- Voraussetzungen
- So aktivierst du den automatischen Check-in
- Datenverwendung & Datenschutz
- Tipps für deine Nutzer:innen
- FAQs
1. Voraussetzungen
Damit du den automatischen Check-in für deine Nutzer:innen aktivieren kannst, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
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Funktion aktivieren:
- Im Büro muss mindestens Einfacher Check-in (per Klick und/oder QR-Code) aktiviert sein.
- Aktiviere Automatischer Check-in unter Admin > Buchungseinstellungen > Automatischer Check-in per Geolocation mit der deskbird Mobile App.
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Neueste App-Version:
- Mitarbeitende müssen die aktuellste Version der deskbird App auf iOS oder Android nutzen.
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Standortfreigabe:
- Mitarbeitende müssen in den Geräteeinstellungen für die deskbird App den Standortzugriff auf Immer erlauben setzen.
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Optional – Push-Benachrichtigungen:
- Mitarbeitende können in den App-Einstellungen Check-in-Benachrichtigungen aktivieren, um eine Bestätigung zu erhalten, wenn ein Check-in automatisch erfolgt ist.
2. So aktivierst du den automatischen Check-in
Um die Funktion für ein Büro zu aktivieren, gehe zu Admin > Buchungseinstellungen > Automatischer Check-in per Geolocation und schalte sie für das gewünschte Büro ein.
Nach der Aktivierung muss jede:r Nutzer:in die Funktion auf dem eigenen Gerät aktivieren. Das müssen sie tun:
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App aktualisieren:
- Lade die neueste deskbird Version aus dem App Store oder Google Play Store herunter.
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In der App aktivieren:
- Gehe in der deskbird App zu Profil > Automatischer Check-in.
- Schalte Automatischer Check-in ein.
- Wähle das entsprechende Büro aus.
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Standortfreigabe erteilen:
- Öffne die Telefoneinstellungen und suche die deskbird App.
- Setze den Standortzugriff auf Immer erlauben.
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Optional – Benachrichtigungen aktivieren:
- Erlaube Check-in-Benachrichtigungen, um eine Bestätigung zu erhalten, sobald ein Check-in automatisch erfolgt ist.
3. Datenverwendung & Datenschutz
So geht der automatische Check-in mit Standortdaten von Mitarbeitenden um – hilfreiche Infos für die Kommunikation im Team oder zur Abstimmung mit deinem DSB:
- Keine Speicherung persönlicher Standortdaten: deskbird speichert oder teilt niemals den Standort von Mitarbeitenden.
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Funktioniert per Geofencing:
- Das Betriebssystem (iOS/Android) erkennt, wenn ein:e Nutzer:in einen Umkreis von 200 m rund ums Büro betritt.
- Erst dann wird der Check-in für die Buchung des Tages ausgelöst.
- deskbird erhält nur eine Benachrichtigung vom Betriebssystem – keine Rohdaten zum Standort.
- Mitarbeitende behalten die Kontrolle: Wird der Standortzugriff in den Telefoneinstellungen deaktiviert, wird die Funktion für diese Person automatisch abgeschaltet.
4. Tipps für deine Nutzer:innen
Falls Nutzer:innen melden, dass der automatische Check-in nicht zuverlässig funktioniert, teile folgende Hinweise:
- Immer die neueste Version der deskbird App verwenden.
- Standortzugriff auf Immer erlauben setzen – „Nur beim Verwenden der App“ reicht für Geofencing nicht aus.
- Push-Benachrichtigungen aktivieren, um erfolgreiche Check-ins zu bestätigen.
- Hinweis: iOS und Android können sich beim Umgang mit Hintergrund-Standortzugriff leicht unterscheiden.
- Der Check-in-Trigger wird einmalig beim Betreten des 100-m-Umkreises um das Büro ausgelöst. Er läuft nicht dauerhaft im Hintergrund – falls er fehlschlägt, wird nicht automatisch erneut versucht, und ein manueller Check-in ist nötig.
5. FAQs
Der automatische Check-in wird für diese Person deaktiviert. Sie kann ihn jederzeit wieder aktivieren, indem sie den erforderlichen Standortzugriff in den Geräteeinstellungen gewährt.
Ja. Aktiviere ihn unter Admin > Buchungseinstellungen > Automatischer Check-in per Geolocation für jedes Büro, in dem der Check-in aktiviert ist. Nach der Aktivierung schalten Mitarbeitende die Funktion individuell in ihrer App ein.
Energiespar- oder Akkusparmodi können Geolocation und Geofencing beeinträchtigen. Teile betroffenen Nutzer:innen folgende Hinweise mit:
📱 iOS-Tipps:- Der Energiesparmodus kann Standortaktualisierungen im Hintergrund aussetzen. Nutzer:innen sollten ihn beim Pendeln ins Büro deaktivieren.
- Unter Einstellungen > Batterie prüfen, ob der Energiesparmodus aktiv ist.
- Sicherstellen, dass deskbird unter Einstellungen > Datenschutz & Sicherheit > Ortungsdienste auf Immer erlauben steht.
- Akkusparmodus und Adaptive Batterie können Standortaktualisierungen verzögern oder stoppen.
- Gehe zu Einstellungen > Apps > deskbird > Akku und wähle Unbeschränkt.
- Stelle sicher, dass die Standortfreigabe auf Immer erlauben steht.
- Empfiehl Nutzer:innen, den Akkusparmodus während der Ankunftszeiten im Büro auszuschalten, um zuverlässige Check-ins zu gewährleisten.
Der automatische Check-in kann gelegentlich nicht ausgelöst werden. Die häufigsten Gründe sind:
- Niedriger Akkustand oder Energiesparmodus: Kann die GPS-Leistung einschränken oder Hintergrundaktivitäten aussetzen.
- Schlechter Empfang: Schwaches Mobilfunk- oder WLAN-Signal kann die Geolocation unzuverlässig machen.
- Defekte oder blockierte GPS-Antenne: Hardwareprobleme können die Standortbestimmung beeinträchtigen.
- Keine Internetverbindung: Wenn das Gerät beim Betreten des 100-m-Umkreises offline ist.
- Standortzugriff nur auf „Nur beim Verwenden der App“: Hintergrund-Trigger benötigen „Immer erlauben“.
- WLAN deaktiviert: Besonders bei iOS muss WLAN für eine genaue Geolocation aktiviert sein.
- Während eines Telefonats beim Betreten des Radius: Manche Anbieter blockieren gleichzeitige Standortereignisse während eines Anrufs.
- Einschränkungen auf Firmenhandys: Verwaltete Geräte können Hintergrund-Standorttrigger unterdrücken.
- Das Gerät hat den 100-m-Umkreis nie verlassen: Zum Beispiel, wenn ein Gerät dauerhaft im Büro bleibt.
Wenn der automatische Check-in nicht ausgelöst wird, liegt es meist daran, dass das Mobilgerät keinen standortbasierten Versuch gestartet hat. deskbird erhält in diesen Fällen kein Signal, es erfolgt also kein Check-in und es wird auch kein Protokoll bei uns erzeugt.
Der Check-in-Trigger ist so konzipiert, dass er einmalig beim Betreten des 100-m-Umkreises um das Büro aktiviert wird. Er läuft nicht dauerhaft im Hintergrund. Wenn der Versuch fehlschlägt, wird nicht automatisch erneut versucht – ein manueller Check-in ist dann erforderlich.
Das ist keine Einschränkung der deskbird App, sondern liegt daran, dass das Gerät den erforderlichen GPS-basierten System-Trigger nicht sendet. Immer wenn das Gerät ein Geofencing-Signal sendet, klappt der Check-in. Wenn nicht, liegt es fast immer an einer der oben genannten Einschränkungen auf dem Mobilgerät.
✅ Um das Risiko verpasster Check-ins zu minimieren, empfehlen wir:
- Sicherstellen, dass der Energiesparmodus/Akkusparmodus deaktiviert ist.
- WLAN eingeschaltet lassen und für eine stabile Verbindung sorgen.
- Prüfen, ob Gerätemanagement-Einschränkungen den Hintergrund-Standortzugriff blockieren.
Tritt das Problem nur bei bestimmten Nutzer:innen auf, bei anderen aber nicht, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine gerätespezifische Einschränkung. In solchen Fällen sollten die Betroffenen das interne IT-Team für weitere Unterstützung kontaktieren.