Kennzeichenverwaltung

Desks Professional und höher

Mit dem Kennzeichen-Management kannst du die Fahrzeuge deiner Mitarbeitenden erfassen und verwalten, die sie ins Büro mitbringen, und für die Parkbereiche, in denen es relevant ist, ein Kennzeichen verpflichtend machen. Statt Kennzeichen in Tabellen zu pflegen, kannst du sie bereichsweise erzwingen, in Sekunden nachschauen, wem ein Fahrzeug gehört, und genaue Daten an deinen Garagenbetreiber, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam weitergeben.

1. Bevor du startest
2. Für einen Parkbereich ein Kennzeichen verlangen
3. Was Mitarbeitende beim Buchen sehen
4. Kennzeichen im Namen von Nutzern verwalten
5. Kennzeichen gesammelt importieren und exportieren
6. Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört
7. Kennzeichen in der Buchungsliste sehen und exportieren
8. FAQs

1. Bevor du startest

Für wen ist das?
Das Kennzeichen-Management ist in den Desks Professional und Enterprise Plänen verfügbar, sowohl im Web als auch in der mobilen App. Admins richten es ein; Mitarbeitende speichern ihre Fahrzeuge und wählen eines beim Buchen aus.

Ein paar Grundprinzipien, die die Einrichtung bestimmen:

• Kennzeichen werden im Nutzerprofil gespeichert, nicht bei einzelnen Buchungen. Jeder Mitarbeitende kann mehrere Fahrzeuge (Kennzeichen und Fahrzeugname) speichern und eines als Standard markieren.
• Die Pflicht wird pro Parkbereich eingestellt. Mitarbeitende werden nur in den Bereichen nach einem Kennzeichen gefragt, in denen du es aktivierst. Alle anderen Parkbereiche bleiben wie sie sind.
• Der Bereich Fahrzeuge im Nutzerprofil erscheint erst, wenn mindestens ein Parkbereich ein Kennzeichen verlangt. Bis dahin können Mitarbeitende keine Fahrzeugdaten hinzufügen.
• Das Standardkennzeichen wird für Automatisierungen genutzt. Schnellbuchung und automatisierte Buchung verwenden es automatisch, damit geplante Buchungen auch in Bereichen mit Kennzeichenpflicht funktionieren.
• Ein Kennzeichen kann immer nur bei einer aktiven Parkbuchung gleichzeitig verwendet werden.

2. Für einen Parkbereich ein Kennzeichen verlangen

Erzwinge Kennzeichen nur dort, wo deine Garage, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam sie wirklich brauchen.

1. Gehe zu Admin > Arbeitsplatz > Stockwerke & Räume und wähle das entsprechende Büro aus.
2. Öffne den Parkbereich, den du konfigurieren möchtest.
3. Schalte unter Kennzeichen-Management für Fahrzeuge die Option Kennzeichen erforderlich ein.
4. Speichere deine Änderungen.

Ab jetzt wird jede Person, die in diesem Bereich einen Platz bucht, nach einem Kennzeichen gefragt, und das Standardkennzeichen wird für automatisierte Buchungen verwendet.

⚠️ Hinweis: Die Pflicht gilt nur für neue Buchungen. Bestehende Buchungen ohne Kennzeichen bleiben unverändert.

💡 Tipp: Wiederhole das für jeden Bereich. Eine Tiefgarage mit Schranke kann Kennzeichen verlangen, während ein offener Parkplatz das nicht muss.

3. Was Mitarbeitende beim Buchen sehen

Wenn du den Ablauf für Mitarbeitende kennst, kannst du nach der Umstellung besser Fragen beantworten. Der Ablauf ist im Web und in der App gleich.

• Parkbereiche mit Kennzeichenpflicht sind im Lageplan und im erweiterten Buchungsfenster markiert, damit Mitarbeitende die Pflicht schon vor der Bestätigung sehen.
• Mitarbeitende speichern ihre Fahrzeuge im Bereich Fahrzeuge ihres Profils und markieren eines als Standard. Sie können dort jederzeit Fahrzeuge hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
• Beim Buchen eines Platzes in einem Bereich mit Kennzeichenpflicht erscheint die Meldung Für diesen Parkplatz ist ein Fahrzeugkennzeichen erforderlich, und das Standardfahrzeug ist im Feld Fahrzeug vorausgewählt. Sie können es bestätigen, ein anderes gespeichertes Fahrzeug wählen oder direkt im Buchungsablauf ein neues Kennzeichen hinzufügen. Neue Kennzeichen werden automatisch im Profil gespeichert.
• Schnellbuchung und automatisierte Buchung nutzen das Standardkennzeichen ohne weiteren Schritt, damit wiederkehrende Parkbuchungen nicht unterbrochen werden.
• Manager und Gruppenmanager können Parkplätze für die Personen buchen, die sie verwalten. Wenn die Kollegin oder der Kollege Fahrzeuge gespeichert hat, wählt die buchende Person eines im Feld Fahrzeug aus. Wenn keine Fahrzeuge hinterlegt sind, erscheint eine Nachricht, dass zuerst die Person selbst oder ein Admin ein Fahrzeug hinzufügen muss.

💡 Tipp: Erinnere beim Einführen daran, das Standardkennzeichen aktuell zu halten, falls jemand auf ein Miet-, Pool- oder Firmenfahrzeug umsteigt. Sonst werden bei automatisierten Buchungen die falschen Fahrzeuge verwendet.

4. Kennzeichen im Namen von Nutzern verwalten

Du kannst Kennzeichen für Kolleginnen und Kollegen pflegen. Das ist praktisch für gemeinsam genutzte Firmenfahrzeuge, für Personen, die ihr Profil selten öffnen, oder wenn ein Kennzeichen falsch eingetragen wurde.

1. Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung: Nutzer.
2. Wähle die Person aus, deren Daten du aktualisieren möchtest.
3. Öffne den Bereich Fahrzeuge.
4. Füge ein Kennzeichen hinzu, bearbeite oder entferne es und lege fest, welches das Standardkennzeichen ist.

Kennzeichen sind auch in der Nutzer-Seitenleiste sichtbar und bearbeitbar, sodass du ein Kennzeichen korrigieren kannst, ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen.

Die Nutzerliste hat außerdem die Filter Mit Kennzeichen und Ohne Kennzeichen, und das Suchfeld findet sowohl Kennzeichen als auch Namen. So siehst du, wer noch ein Fahrzeug hinzufügen muss, bevor du die Pflicht aktivierst.

5. Kennzeichen gesammelt importieren und exportieren

Wenn du Fahrzeugdaten schon an anderer Stelle pflegst, zum Beispiel in einer Liste vom Garagenbetreiber, musst du nicht jedes Kennzeichen einzeln eintragen. Kennzeichen sind Teil der Nutzerliste, du verwaltest sie also gesammelt wie andere Nutzerdaten auch.

Kennzeichen exportieren:

1. Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung: Nutzer.
2. Klicke auf CSV exportieren.
3. Wähle Alle Nutzer exportieren oder Nutzer mit aktuellen Filtern und Sortierung exportieren, um nur die gefilterten Ergebnisse zu exportieren.

Die CSV-Datei enthält die gespeicherten Kennzeichen pro Nutzer. Mehr dazu findest du unter Exporte.

Kennzeichen importieren:

Füge für viele Nutzer gleichzeitig Kennzeichen hinzu oder aktualisiere sie, indem du die bearbeitete CSV-Datei über den User-Upload per CSV auf derselben Seite hochlädst. Trage die Kennzeichen in die Spalte Kennzeichen ein und trenne mehrere Kennzeichen mit einem Semikolon, zum Beispiel B ER 007; M UC 123. Alle Schritte findest du unter Nutzer mit CSV-Upload hinzufügen, aktualisieren und löschen.

💡 Tipp: Exportiere zuerst die Nutzerliste und nutze sie als Vorlage. So stimmt der Spaltenaufbau mit dem Import überein.

6. Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört

Wenn ein unbekanntes Auto einen Platz blockiert oder jemand an der Schranke feststeckt, musst du nicht mehr herumfragen.

1. Suche das Kennzeichen in deskbird.
2. Das passende Fahrzeug zeigt dir, zu welchem Nutzer es gehört.
3. Von dort aus kannst du die Parkbuchungen der Person sehen und Kontakt aufnehmen.

Das ist der schnellste Weg, um zu klären „Wem gehört dieses Auto?“ und zu prüfen, ob ein Fahrzeug in der Garage tatsächlich eine gültige Buchung für den Tag hat.

7. Kennzeichen in der Buchungsliste sehen und exportieren

Die Buchungsliste enthält eine Spalte Kennzeichen, sodass du auf einen Blick siehst, welche Fahrzeuge in deinen Parkbereichen erwartet werden.

Wenn du Buchungen über Admin > Buchungen > Buchungen als .xlsx exportieren exportierst, enthält die Datei ebenfalls das Kennzeichen und den Fahrzeugnamen zu jeder Parkbuchung. So kannst du deinem Garagenbetreiber oder Sicherheitsteam ohne Zusatzaufwand eine vollständige Tagesliste übergeben.

Nutze beides, um Parkbuchungen für einen bestimmten Tag zu prüfen, fehlende oder doppelte Kennzeichen zu erkennen und genaue Fahrzeugdaten weiterzugeben.

8. FAQs