Der Bereich Benutzer & Gruppen im Admin-Portal ermöglicht es dir, Benutzer zu verwalten, Benutzergruppen zu erstellen und zu strukturieren sowie externe Verzeichnisse wie Microsoft Entra ID zu verbinden. Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Aktionen, mit denen du deine Organisation strukturiert und aktuell hältst.
1. Benutzer
Unter Admin > Benutzer kannst du die komplette Benutzerliste einsehen, neue Teammitglieder einladen und einzelne Benutzerprofile verwalten.
Benutzer einladen
Klicke oben rechts auf Benutzer einladen, um neue Personen zu deinem Workspace hinzuzufügen. Du kannst sie Benutzergruppen zuweisen und optional direkt eine Einladung per E-Mail versenden.
💡 Auch ohne Einladung per E-Mail können sich Benutzer standardmäßig selbst registrieren. deskbird erkennt ihre Domain automatisch und ordnet sie deinem Account korrekt zu. Domains sind vor unbefugter Nutzung geschützt.
Um Benutzer per CSV hochzuladen, schau dir die entsprechende Anleitung an: Benutzer per CSV hochladen.
Benutzerprofil verwalten
Klicke auf einen beliebigen Benutzer, um sein Profil zu öffnen. Hier kannst du:
- Vor- und Nachname bearbeiten (Hinweis: Nur möglich, wenn das Konto nicht über HRIS oder SCIM erstellt wurde)
- Die E-Mail-Adresse des Benutzers ändern oder aktualisieren (Hinweis: Nur möglich, wenn das Konto nicht über HRIS oder SCIM erstellt wurde)
- Das Profilbild hochladen oder ändern
- Das Hauptbüro und die Rolle festlegen
- Deaktivieren oder dauerhaft löschen des Benutzerprofils
- Die Bürofunktion für diesen Benutzer festlegen
💡 Hinweis: Um ein Büro im Benutzerprofil auszuwählen, muss der Benutzer Zugriff auf dieses Büro haben. Wenn beim Zuweisen eines aktiven Büros keine Büros angezeigt werden, überprüfe die Büro-Zugriffsbeschränkungen und stelle sicher, dass der Benutzer Teil einer Gruppe ist, die Zugriff auf das Büro hat.
Wie du Benutzern Bürofunktionen zuweist, erfährst du in unserem Artikel: Bürofunktionen verwalten.
2. Gruppen
Unter Admin > Gruppen kannst du Benutzergruppen manuell erstellen und verwalten oder sie aus Microsoft Entra ID (früher Azure AD) importieren.
💡 Hinweis: Untergruppen übernehmen keine Einstellungen oder Berechtigungen von ihrer übergeordneten Gruppe; daher muss jede Gruppe einzeln hinzugefügt werden, z. B. bei der Konfiguration von Zugriffsbeschränkungen.
Gruppen manuell erstellen
Klicke auf + Gruppe hinzufügen, um Abteilungen wie HR, Finanzen oder Vertrieb anzulegen. Weise Mitglieder zu und bestimme einen Gruppenmanager, der dann die Woche planen und Desks für die Gruppe buchen kann.
Du kannst auch Untergruppen erstellen, indem du eine Gruppe unter eine andere ziehst. So entsteht eine Hierarchie (z. B. Finanzen unter Business Department).
Untergruppen übernehmen die Gruppenmanager-Hierarchie – ein Manager einer übergeordneten Gruppe kann für alle darunterliegenden Untergruppen planen und buchen. Die Gruppenhierarchie wird jedoch nicht für Zugriffsrechte berücksichtigt: Jede Gruppe muss einzeln hinzugefügt werden, und die Mitgliedschaft in einer übergeordneten Gruppe gewährt nicht automatisch Zugriff auf Bereiche, die auf eine Untergruppe beschränkt sind – oder umgekehrt.
Gruppen aus Microsoft Entra ID importieren
Um Microsoft Entra ID zu verbinden, musst du sowohl in deskbird als auch in Entra ID ein globaler Admin sein.
- Gehe zu Admin > Gruppen
- Klicke auf Aus Microsoft Entra ID importieren
- Melde dich an und wähle aus, welche Gruppen importiert werden sollen
Nach dem Import kannst du:
- Gruppendetails anzeigen
- Hierarchie per Drag & Drop bearbeiten
- Benutzer zu Gruppen hinzufügen oder entfernen