deskbird sendet Benachrichtigungen per E-Mail, Push, Microsoft Teams und Slack, damit du immer über deine Buchungen, Pläne und Anfragen informiert bist. In diesem Artikel findest du eine Übersicht aller Benachrichtigungen, die du erhalten kannst, welche du selbst unter Profil > Benachrichtigungen ausschalten kannst, welche immer gesendet werden und welche Admin-Einstellungen beeinflussen, wann und wie sie ankommen.
- Wie die Benachrichtigungseinstellungen funktionieren
- Benachrichtigungen, die du ausschalten kannst
- Benachrichtigungen, die du nicht ausschalten kannst
- Zeitpunkt der Check-in-Erinnerung
- Benachrichtigungen bei Planänderungen
- Benachrichtigung „Keine Desks verfügbar“
- FAQs
1. Wie die Benachrichtigungseinstellungen funktionieren
Du kannst deine eigenen Benachrichtigungseinstellungen unter Profil > Benachrichtigungen verwalten. Als Admin kannst du die Benachrichtigungseinstellungen nicht für andere Nutzer festlegen. Für eine Erklärung dieser Einstellungen aus Nutzersicht, verweise bitte auf den Bereich Für Nutzer in diesem Help Center.
- Standardmäßig aktiviert: Neue Nutzer starten mit allen Benachrichtigungen unter Profil > Benachrichtigungen eingeschaltet.
- Nur ein Teil kann ausgeschaltet werden: Die Schalter unter Profil > Benachrichtigungen betreffen nur bestimmte Benachrichtigungen (siehe Benachrichtigungen, die du ausschalten kannst). Alle anderen Benachrichtigungen werden immer gesendet, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird (siehe Benachrichtigungen, die du nicht ausschalten kannst).
- Schalter hängen von aktivierten Funktionen ab: Ein Schalter erscheint nur, wenn die entsprechende Funktion für dich aktiv ist, zum Beispiel Planung, Desk-Buchung oder Meetingräume. Follow-Anfragen erscheinen nur bei privatem Profil.
- Slack: Die deskbird Slack-App hat keine eigenen Benachrichtigungsschalter. Die Benachrichtigungseinstellungen verlinken auf dieselbe Seite Profil > Benachrichtigungen. Die Synchronisierung des Slack-Status (Anzeige von Büro oder Home im Slack-Status) ist eine separate Einstellung in den Slack-App-Einstellungen.
2. Benachrichtigungen, die du ausschalten kannst
Diese Benachrichtigungen findest du unter Profil > Benachrichtigungen, gruppiert wie unten dargestellt.
Hybride Arbeitstage planen
| Schalter | Wann wird gesendet | Kanäle |
|---|---|---|
| Planungserinnerungen | Wöchentliche Erinnerung, um die kommenden hybriden Arbeitstage zu planen. | E-Mail, Push |
| Planänderungen | Wenn ein Manager deinen Plan ändert und dich benachrichtigen möchte (siehe Benachrichtigungen bei Planänderungen). |
Desks und Parkplätze
| Schalter | Wann wird gesendet | Kanäle |
|---|---|---|
| Kalendereinladungen | Für jede Desk- oder Parkplatzbuchung, die du tätigst. | E-Mail, Slack (wenn Slack verbunden ist) |
| Check-in-Erinnerung | Rund um den Buchungsbeginn, damit du vor einer automatischen Stornierung eincheckst (siehe Zeitpunkt der Check-in-Erinnerung). | E-Mail, Push, Microsoft Teams |
| Buchungs-Updates | Wenn eine Buchung aktualisiert oder storniert wird. | Microsoft Teams |
| Stornierungsnachrichten | Wenn eine Buchung storniert wird. | E-Mail, Push, Slack (wenn Slack verbunden ist) |
⚠️ Stornierungen durch eine Änderung der Büro-Richtlinie oder weil ein Desk verschoben wurde, können trotzdem eine Benachrichtigung senden, auch wenn Stornierungsnachrichten ausgeschaltet ist.
Meetingräume
| Schalter | Wann wird gesendet | Kanäle |
|---|---|---|
| Check-in-Erinnerung | Rund um den Beginn der Meetingraum-Buchung. | E-Mail, Push, Microsoft Teams |
| Buchungs-Updates | Wenn eine Meetingraum-Buchung aktualisiert oder storniert wird. | Microsoft Teams |
💡 Die Schalter für Meetingräume betreffen nur Check-in-Erinnerungen und Buchungs-Updates über Microsoft Teams. Bestätigungs-, Update- und Stornierungs-E-Mails mit Kalendereinladungen werden immer gesendet (siehe Benachrichtigungen, die du nicht ausschalten kannst).
Sonstiges
| Schalter | Wann wird gesendet | Kanäle |
|---|---|---|
| Follow-Anfragen | Wenn dir jemand eine Follow-Anfrage schickt. Nur bei privatem Profil verfügbar. |
3. Benachrichtigungen, die du nicht ausschalten kannst
Die folgenden Benachrichtigungen werden immer gesendet, wenn die jeweilige Funktion genutzt wird. Sie haben keinen Schalter unter Profil > Benachrichtigungen. Wenn der Absender die Benachrichtigung steuert, ist dies unten vermerkt.
Freigaben für hybride Arbeitsrichtlinien
- Ausstehende Freigaben (an Manager): E-Mail mit einer Liste der Teammitglieder mit offenen Anfragen, z. B. zusätzliche Remote-Tage oder -Wochen, die genehmigt werden müssen. Versand dienstags und freitags um 12:00 Uhr in der Zeitzone des Büros des Managers.
- Plan genehmigt oder abgelehnt (an Mitarbeitende): E-Mail, wenn ein Manager die Woche genehmigt oder ablehnt.
Freigabe von Buchungen für Meetingräume
- An den Anfragenden: E-Mail, wenn die Anfrage eingereicht, genehmigt oder abgelehnt wird.
- An Freigebende: E-Mail an die für diesen Raum zugewiesenen Freigebenden (nicht an alle Freigebenden im Büro). Ist der Anfragende auch Freigebender für den Raum, erhält er keine Freigabe-E-Mail.
Meetingraum-Buchungen
- Bestätigungen und Updates: E-Mail mit Kalendereinladung an die buchende Person und die Eingeladenen.
- Stornierungen: Kalender-Stornierung an die buchende Person, Teilnehmende und Raum-Freigebende.
- Pufferzeiten-Konflikte: E-Mail an den Organisator, wenn die Buchung mit den Pufferzeiten des Raums kollidiert.
Workplace Events
- Beim Erstellen eines Events entscheidet der Organisator, ob eine E-Mail an alle Nutzer mit der Option Alle Nutzer per E-Mail benachrichtigen gesendet wird. Eingeladene können diese E-Mails nicht in ihrem Profil abbestellen.
Besuche
- An Visitors: E-Mails, wenn ein Besuch geplant, geändert oder storniert wird, sowie eine Erinnerung vor dem Besuch. Der Gastgeber oder Organisator entscheidet jedes Mal, ob der Visitor benachrichtigt wird, wenn ein Besuch erstellt, geändert oder storniert wird. Erinnerungs-E-Mails werden nur gesendet, wenn Besuchserinnerungen für das Büro aktiviert sind.
- An Gastgeber und Organisatoren: Benachrichtigung, wenn ihr Gast eincheckt, sowie eine Check-out-Erinnerung. Versand per E-Mail und Microsoft Teams.
Buchen für Gäste
- Der Gastgeber und der Gast erhalten E-Mails, wenn eine Gast-Desk-Buchung erstellt oder storniert wird, sowie eine Erinnerung vor der Buchung.
Tickets
- Ticket-Manager, Bearbeiter, Melder und Anbieter erhalten E-Mails, wenn ein Ticket erstellt, aktualisiert oder storniert wird. Die Person, die die Änderung vorgenommen hat, erhält keine E-Mail zu ihrer eigenen Aktion.
Automatisierte Buchung
- E-Mail, wenn deskbird eine Ressource nicht für einen Nutzer buchen kann, der die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp aktiviert hat (siehe Benachrichtigung „Keine Desks verfügbar“). Nutzer steuern dies über ihre Einstellung zur automatisierten Buchung, nicht über Profil > Benachrichtigungen.
Konto und Anmeldung
- E-Mail-Bestätigung bei der Registrierung
- E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts
- Einladungen, deskbird beizutreten
- Erinnerungs-E-Mails, wenn ein Admin Nutzer mit dem Status
provisionedbenachrichtigt
💡 E-Mails zu Serviceanfragen gehen an die externe Anbieter-E-Mail, die für die Servicekategorie hinterlegt ist, nicht an deskbird-Nutzer.
4. Zeitpunkt der Check-in-Erinnerung
Du kannst eine Check-in-Erinnerung für Desk-/Parkplatz- und Meetingraum-Buchungen aktivieren. Der Zeitpunkt dieser Erinnerung hängt von den Kulanzzeiteinstellungen ab, die du unter Admin > Büroeinstellungen festlegst.
Die Regel lautet:
- Beginnt die Buchung um oder nach der „Gilt ab“-Zeit, wird die Erinnerung zum Buchungsstart gesendet.
- Beginnt die Buchung vor der „Gilt ab“-Zeit (z. B. eine Ganztagsbuchung ab 07:00 Uhr, wenn „Gilt ab“ 09:00 Uhr ist), wird die Erinnerung um „Gilt ab“-Zeit minus Kulanzdauer gesendet.
Nutze den Rechner unten, um zu prüfen, wann eine Erinnerung bei deiner Kulanzzeiteinstellung ausgelöst wird:
5. Benachrichtigungen bei Änderungen im Zeitplan
Wenn du als Admin oder Manager den hybriden Zeitplan eines Nutzers aktualisierst, kannst du entscheiden, ob du ihn per E-Mail über die Änderung informieren möchtest. Falls ja, erhält der Nutzer die E-Mail, es sei denn, er hat Änderungen im Zeitplan unter Profil > Benachrichtigungen deaktiviert (diese Option ist standardmäßig aktiviert).
Du kannst dir auch selbst eine Kopie der E-Mail schicken lassen. Deine Kopie wird unabhängig von den Benachrichtigungseinstellungen des Nutzers gesendet.
6. Benachrichtigung „Keine Desks verfügbar“
Wenn das automatisierte Buchungssystem für einen Nutzer keinen Desk oder Parkplatz reservieren kann (weil alle passenden Plätze bereits vergeben waren, als das System die Reservierung versucht hat), erhält der Nutzer eine E-Mail mit dem Betreff „Keine Desks oder Parkplätze verfügbar.“ Er muss dann für diesen Tag manuell einen Platz buchen.
Diese E-Mail wird nur an Nutzer gesendet, die die automatisierte Buchung für diesen Ressourcentyp aktiviert haben.
💡 Diese Benachrichtigung kann unter Profil > Benachrichtigungen nicht deaktiviert werden. Nutzer, die die automatisierte Buchung ausschalten, erhalten sie nicht mehr.
7. FAQs
Nein. Admins können die Benachrichtigungseinstellungen nicht für andere Nutzer ändern. Jeder Nutzer verwaltet seine eigenen Einstellungen unter Profil > Benachrichtigungen. Neue Nutzer starten mit allen aktivierten Benachrichtigungen.
Schalter erscheinen nur für Funktionen, die für den Nutzer aktiv sind. Zum Beispiel werden Desk- und Parkplatz-Schalter nur angezeigt, wenn Desk-Buchungen für ihn verfügbar sind. Follow-Anfragen erscheint nur bei Nutzern mit privatem Profil.
Stornierungen, die durch eine Änderung der Büro-Richtlinien oder durch das Verschieben eines Desks verursacht werden, können trotzdem eine Benachrichtigung auslösen, auch wenn Stornierungsnachrichten deaktiviert sind.
Die Meetingraum-Schalter betreffen nur Check-in-Erinnerungen und Microsoft Teams Buchungs-Updates. Bestätigungs-, Änderungs- und Stornierungs-E-Mails mit Kalendereinladungen, Buchungsbestätigungen und E-Mails zu Pufferzeit-Konflikten werden immer gesendet.
Unter Profil > Benachrichtigungen. Die deskbird Slack-App verlinkt auf dieselbe Seite und hat keine eigenen Benachrichtigungsschalter. Die Synchronisierung des Slack-Status ist eine separate Einstellung in den Slack-App-Einstellungen.
Besucher-E-Mails hängen vom Gastgeber oder Organisator ab. Beim Erstellen, Ändern oder Stornieren eines Besuchs entscheidet diese Person, ob der Besucher benachrichtigt wird. Erinnerungs-E-Mails werden nur gesendet, wenn Besuchserinnerungen für das Büro aktiviert sind.