Die Sichtbarkeit & Privatsphäre-Einstellungen geben dir die Kontrolle darüber, wie sehr User und Gruppen sich gegenseitig auf der Plattform sehen können und wie viel von ihren eigenen Aktivitäten sie teilen möchten. Mit den richtigen Einstellungen findest du die Balance zwischen Transparenz für Zusammenarbeit und Privatsphäre für einzelne Mitarbeiter.
- Wo finde ich Sichtbarkeit & Privatsphäre?
- Sichtbarkeitseinstellungen
- Datenschutz-Einstellungen
- Auswirkungen auf die Systemrollen
- Häufig gestellte Fragen
1. Wo finde ich Sichtbarkeit & Privatsphäre?
Gehe zu Admin > User Management > Sichtbarkeit & Privatsphäre. Alle Änderungen werden sofort nach dem Klick auf Speichern übernommen. Mit Zurücksetzen verwirfst du nicht gespeicherte Änderungen und stellst die zuletzt gespeicherte Konfiguration wieder her.
2. Sichtbarkeitseinstellungen
Die Sichtbarkeitseinstellungen legen fest, welche User und Gruppen für andere innerhalb von deskbird auffindbar sind. Es gibt zwei getrennte Steuerungen: eine für User und eine für Gruppen.
User-Sichtbarkeit
Diese Einstellung steuert, wer andere User in deskbird finden und sehen kann – zum Beispiel in Suchergebnissen oder auf der Bürokarte. Es gibt zwei Optionen:
- Alle User (Empfohlen) — Jeder User in der Organisation kann jeden anderen User finden und sehen. Das ist die Standard- und empfohlene Einstellung für die meisten Organisationen, da sie die beste Zusammenarbeit und das "Kollegen finden"-Erlebnis ermöglicht.
- Nur User in Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — User können nur andere User entdecken und sehen, die zu denselben Gruppen gehören. Das ist nützlich für größere Organisationen, die die Sichtbarkeit zwischen Abteilungen aus Datenschutz- oder Organisationsgründen einschränken möchten.
Gruppensichtbarkeit
Diese Einstellung steuert, welche Gruppen für User in deskbird sichtbar sind. Es gibt zwei Optionen:
- Alle Gruppen — Alle bestehenden Gruppen sind für alle User sichtbar.
- Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — User sehen nur Gruppen, zu denen sie gehören oder die sie verwalten.
⚠️ Wenn die User-Sichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, wird die Gruppensichtbarkeit automatisch auf Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten festgelegt und kann nicht auf Alle Gruppen geändert werden. Würden alle Gruppen sichtbar sein, könnten User indirekt User außerhalb des erlaubten Bereichs sehen, was der eingeschränkten User-Sichtbarkeit widersprechen würde.
3. Datenschutz-Einstellungen
Die Datenschutz-Einstellungen steuern, ob User Private Profile haben können und welcher Standardprofiltyp für neue User gilt.
Private Profile
Diese Einstellung legt fest, ob User ihr Profil auf privat stellen können:
- Nein (Empfohlen) — Private Profile sind deaktiviert. Alle User-Profile sind immer öffentlich und ihre Aktivitäten sind für andere entsprechend ihrer Berechtigungen sichtbar. User können ihren Profiltyp nicht selbst ändern. Das ist die empfohlene Einstellung für die meisten Teams, da sie Transparenz und Zusammenarbeit unterstützt.
- Ja — Private Profile sind aktiviert. User können wählen, ob sie ihr Profil privat oder öffentlich machen. Möchte ein anderer User die Aktivitäten eines Users mit privatem Profil sehen, muss er zuerst eine Folgeanfrage senden – der User mit privatem Profil muss diese annehmen, bevor dessen Pläne und Buchungen sichtbar werden.
Standardprofiltyp
Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Private Profile auf Ja gesetzt ist. Sie legt fest, welcher Profiltyp neuen User-Profilen standardmäßig zugewiesen wird:
- Öffentlich — Neue User starten mit einem öffentlichen Profil. Ihre Aktivitäten sind für andere entsprechend der Berechtigungen sichtbar, ohne dass eine Folgeanfrage nötig ist.
- Privat — Neue User starten mit einem privaten Profil. Andere müssen eine Folgeanfrage senden, die der User akzeptiert, bevor sie dessen Pläne und Buchungen sehen können.
💡 Wenn Private Profile aktiviert sind, kann jeder User seinen Profiltyp jederzeit in den eigenen Profil-Einstellungen ändern – unabhängig davon, was hier als Standard festgelegt ist.
4. Auswirkungen auf die Systemrollen
Die oben konfigurierten Sichtbarkeits- und Datenschutzrichtlinien wirken sich direkt darauf aus, was jede Primäre Rolle sehen und tun kann. Die folgende Tabelle fasst die Auswirkungen pro Rolle zusammen. Es gibt drei wichtige Funktionen, die betroffen sind:
- User-Profile ansehen — Die Möglichkeit, einen User in der Suche zu finden und dessen Basisinformationen zu sehen, z. B. auf der Profilseite.
- User-Aktivitäten ansehen — Die Möglichkeit, die Pläne und Buchungen eines Users zu sehen, z. B. auf dessen Profilseite.
- User-Aktivitäten verwalten — Die Möglichkeit, Pläne und Buchungen im Namen eines Users zu bearbeiten.
Die folgende Tabelle zeigt die restriktivste Konfiguration (User-Sichtbarkeit auf eigene Gruppen beschränkt, Private Profile aktiviert mit "Privat" als Standard). Bei Verwendung der empfohlenen Einstellungen (alle User sichtbar, Private Profile deaktiviert) haben höhere Rollen einen breiteren Zugriff.
| Primäre Rolle | User-Profile ansehen | User-Aktivitäten ansehen | User-Aktivitäten verwalten |
|---|---|---|---|
| User | User in Gruppen, denen sie angehören |
|
Keine User |
| Gruppenmanager |
|
|
User in Gruppen, die sie verwalten, und deren Untergruppen |
| Manager | Alle User | Alle User | Alle User |
| Büro-Admin | Alle User | Alle User | Alle User |
| Globaler Admin | Alle User | Alle User | Alle User |
⚠️ Die Rollen Manager, Büro-Admin und Globaler Admin haben immer vollständige Sichtbarkeit und Verwaltungsrechte – unabhängig von den eingestellten Sichtbarkeits- und Datenschutz-Einstellungen.
5. Häufig gestellte Fragen
Nur wenn Private Profile in Admin > User Management > Sichtbarkeit & Privatsphäre auf Ja gesetzt ist. Ist diese Option aktiviert, können User jederzeit in ihren persönlichen Profil-Einstellungen zwischen öffentlichem und privatem Profil wechseln – die vom Admin festgelegte Voreinstellung bestimmt nur die Startkonfiguration. Wenn Private Profile deaktiviert sind (auf Nein), sind alle Profile immer öffentlich und User können dies nicht ändern.
Die Einstellungen für Private Profile beeinflussen die Sichtbarkeit von Aktivitäten für normale User und Gruppenmanager. Rollen mit erweiterten Berechtigungen – Manager, Büro-Admin und Globaler Admin – behalten jedoch immer vollen Zugriff auf alle User-Aktivitäten, unabhängig davon, ob ein Profil privat ist.
Nein. Wenn die User-Sichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, können User nur Kollegen finden und sehen, die Mitglieder derselben Gruppen sind (oder Gruppen, die sie verwalten). Kollegen außerhalb dieser Gruppen erscheinen nicht in Suchergebnissen oder anderen Suchfunktionen.
Wenn die User-Sichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, wird die Gruppensichtbarkeit automatisch auf Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten festgelegt – die Option Alle Gruppen ist deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden. Das ist so vorgesehen: Wären alle Gruppen sichtbar, könnten User indirekt die Existenz von Usern außerhalb ihres erlaubten Bereichs erkennen, was die eingeschränkte User-Sichtbarkeit unterlaufen würde.
Ja. Die Sichtbarkeits- und Datenschutz-Einstellungen gelten in ganz deskbird, auch im Interaktiven Gebäudeplan. Wenn ein Profil privat ist oder die Sichtbarkeit auf bestimmte Gruppen beschränkt ist, sehen andere User außerhalb dieser Gruppen weder den Namen noch die Buchung dieser Person im Gebäudeplan.