User & Data Management (UDM) Plus: Einrichtung – deskbird Help Center

UDM Plus

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du das User & Data Management (UDM) Plus-Add-on einrichtest: Single Sign-on mit SAML 2.0, deine HRIS-Integration, Benutzerbereitstellung mit SCIM und die Sichtbarkeits- und Datenschutz-Einstellungen. Jeder Schritt erklärt, was die Funktion für dein Team bringt, und verlinkt zum Artikel mit den ausführlichen Anleitungen. Nach Abschluss melden sich User mit deinem Identity Provider an, Konten und Abwesenheiten bleiben automatisch synchronisiert und du steuerst, was Kollegen voneinander sehen können.

Bevor du startest
SSO mit SAML 2.0 einrichten
Dein HRIS verbinden
User mit SCIM bereitstellen
Sichtbarkeit und Privatsphäre festlegen
Weitere Optionen
FAQs

1. Bevor du startest

Die Schritte in diesem Leitfaden benötigen das UDM Plus-Add-on. Wenn dein Vertrag einen älteren UDM-Plan enthält, gelten die gleichen Schritte. Die Anmeldung mit Microsoft oder Google ist in jedem Plan enthalten und benötigt kein UDM Plus. Einen Überblick findest du unter Feature Availability.

Rolle: Du brauchst die Rolle Globaler Admin in deskbird. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
Identity Provider: Admin-Zugriff auf deinen Identity Provider (z. B. Okta, Microsoft Entra ID oder Keycloak), um die SAML- und SCIM-Anwendungen zu erstellen.
HRIS: API-Zugangsdaten, die in deinem HRIS generiert wurden, mit Lesezugriff auf Mitarbeiter und Abwesenheiten.
Eine Quelle für User-Konten: Entscheide, ob SCIM (von deinem Identity Provider) oder dein HRIS User erstellt und deaktiviert, damit Konten nicht an zwei Stellen verwaltet werden.

Die Schritte sind nach der Häufigkeit der Anfragen von Teams sortiert. Du kannst sie in beliebiger Reihenfolge einrichten, aber richte SSO und Benutzerbereitstellung ein, bevor du User einlädst, damit niemand zuerst ein separates E-Mail- und Passwort-Konto anlegt.

2. SSO mit SAML 2.0 einrichten

Mit SAML 2.0 melden sich User bei deskbird mit dem Konto an, das sie bereits bei der Arbeit nutzen, und du verwaltest den Zugriff zentral in deinem Identity Provider. deskbird funktioniert mit jedem SAML 2.0 Identity Provider und unterstützt SP-initiiertes Login, das heißt, die Anmeldung startet immer von deskbird aus.

Erstelle in deinem Identity Provider eine SAML-Anwendung mit den deskbird Service Provider-Daten und ordne die E-Mail-Adresse des Users als NameID zu. Siehe SSO mit SAML 2.0: Einrichtung der SAML 2.0 Federation.
Füge die User-Attribute hinzu, die deskbird erhalten soll. Nur email ist erforderlich; Vor- und Nachname werden empfohlen.
Sende die Metadaten-Datei (oder die IdP Entity ID, SSO-URL und das Zertifikat) an den deskbird Support. Wir richten die Verbindung ein und bestätigen, sobald sie bereit ist.
Teste die Anmeldung mit einem Test-User über den deskbird Login-Bildschirm.

Schritt-für-Schritt-Anleitungen für bestimmte Identity Provider: SSO mit Okta und SSO mit Keycloak. Einen Vergleich aller Anmeldemethoden findest du unter Login-Optionen im Überblick.

⚠️ Wichtig: SAML-Zertifikate laufen ab, meist nach 1 bis 3 Jahren. Starte die Verlängerung 2 bis 3 Wochen vor Ablauf, um Ausfälle bei der Anmeldung zu vermeiden. Siehe SAML-Zertifikat verlängern.

3. Dein HRIS verbinden

Mit der HRIS-Integration erscheinen genehmigte Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit automatisch als "Abwesend" auf der Planen-Seite. Dein Team muss sie nicht doppelt pflegen und ihre Buchungen an diesen Tagen werden storniert (Meetingraum-Buchungen bleiben bestehen). deskbird unterstützt mehr als ein Dutzend HRIS-Tools, darunter Personio, HiBob, BambooHR, Workday und SAP SuccessFactors. Diese Integrationen liefern wir gemeinsam mit unserem Partner Merge.

Erstelle API-Zugangsdaten in deinem HRIS.
Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen, wähle dein HRIS aus und gib die Zugangsdaten ein. Folge den Schritten auf dem Bildschirm.
Stelle sicher, dass Abwesenheiten aktiviert ist. deskbird synchronisiert dann alle zukünftigen Abwesenheiten und genehmigte Abwesenheiten der letzten 3 Monate.
Um auch User und Gruppen aus deinem HRIS zu erstellen, aktiviere Organisation synchronisieren (siehe Weitere Optionen). Abwesenheiten und User können getrennt oder gemeinsam synchronisiert werden.

Vollständige Anleitung und Liste der unterstützten Tools: HRIS-Integration: Abwesenheiten. Welche Abwesenheiten synchronisiert werden und wie halbe Tage funktionieren: HRIS-Integration – FAQ.

💡 Tipp: Die HRIS-Synchronisierung läuft nach einem Zeitplan, nicht in Echtzeit. Eine Änderung im HRIS erscheint also nach der nächsten Synchronisierung in deskbird. Falls danach etwas fehlt, siehe HRIS-Fehlerbehebung.

4. User mit SCIM bereitstellen

SCIM erstellt, aktualisiert und deaktiviert deskbird User automatisch aus deinem Identity Provider. Neue Mitarbeiter erhalten Zugriff ohne manuellen Aufwand, Gruppenänderungen werden übernommen und Personen, die das Unternehmen verlassen, verlieren den Zugriff, sobald du sie im Identity Provider entfernst.

Gehe zu Admin > User Management > API-Schlüssel und generiere einen SCIM-Schlüssel. Dein Unternehmen hat einen SCIM-Schlüssel, der nur einmal angezeigt wird – speichere ihn daher sicher ab.
Erstelle in deinem Identity Provider eine Provisioning-Anwendung mit der deskbird SCIM-URL und deinem SCIM-Schlüssel. Siehe SCIM 2.0 Entra ID Leitfaden für das Setup oder SCIM mit Okta.
Weise nur die User und Gruppen zu, die deskbird benötigen. Alle in der Zuweisung werden automatisch bereitgestellt.
Starte die Bereitstellung. Die erste Synchronisierung kann 1 bis 2 Stunden dauern.

Wie SCIM in deskbird funktioniert: SCIM-Überblick.

💡 Tipp: User, die über SCIM erstellt werden, erhalten keine Einladung per E-Mail. Informiere dein Team, sobald deskbird bereit ist, und teile ihnen Wie du dich bei deskbird anmeldest mit.

5. Sichtbarkeit und Privatsphäre festlegen

Die Sichtbarkeits- und Datenschutz-Einstellungen bestimmen, wie viel User und Gruppen voneinander sehen können – zum Beispiel, ob Kollegen außerhalb der eigenen Abteilung gefunden werden können und ob User ihr Profil privat machen dürfen.

Gehe zu Admin > User Management: Sichtbarkeit & Privatsphäre.
Unter Sichtbarkeitseinstellungen legst du fest, wen User finden können (User-Sichtbarkeit) und welche Gruppen sie sehen (Gruppensichtbarkeit).
Unter Datenschutz-Einstellungen entscheidest du, ob User Private Profile haben dürfen und welcher Profiltyp für neue User standardmäßig gilt.
Klicke auf Speichern. Änderungen gelten sofort.

Was jede Option bedeutet und wie sie sich auf die jeweilige Rolle auswirkt: Sichtbarkeits- und Datenschutz-Einstellungen (User und Gruppen). Was User auf ihrer Seite sehen: Deine Privatsphäre in deskbird.

💡 Tipp: Die meisten Unternehmen behalten die Standardwerte (alle User sichtbar, keine privaten Profile) bei, damit Kollegen sich finden und gemeinsam Büro-Tage planen können. Beschränke die Sichtbarkeit nur, wenn deine Organisation Abteilungen trennen muss.

6. Weitere Optionen

Weniger Unternehmen benötigen diese, aber sie sind Teil von UDM Plus:

SFTP für Abwesenheiten (auf Anfrage): Wenn dein HRIS nicht unterstützt wird, kann deskbird Abwesenheiten aus einer CSV-Datei synchronisieren, die du per SFTP hochlädst. Diese Methode deckt nur Abwesenheiten ab, nicht User oder Gruppen. Siehe HRIS-Integration: Abwesenheiten: SFTP-Einrichtung.
User und Gruppen aus deinem HRIS: Anstelle von SCIM kann dein HRIS User erstellen und deaktivieren sowie Teams, Abteilungen und Berichtslinien als Gruppen synchronisieren. Siehe HRIS-Integration: User und Gruppen.

7. FAQs

Nein. Die Anmeldung mit Microsoft oder Google funktioniert in jedem Plan und benötigt kein Zertifikatsmanagement. SAML 2.0 ist für Unternehmen, die einen anderen Identity Provider wie Okta, Keycloak oder ADFS nutzen oder den deskbird-Zugriff über eine SAML-Anwendung steuern möchten. Siehe Wann SAML statt OAuth / OIDC nutzen?.

Wähle eine der beiden Optionen, damit User nicht an zwei Stellen erstellt oder deaktiviert werden:

SCIM eignet sich für Unternehmen, die App-Zugriffe im Identity Provider verwalten (z. B. Microsoft Entra ID oder Okta). Dein Identity Provider überträgt Änderungen im Provisioning-Zyklus an deskbird.
HRIS-User-Sync eignet sich für Unternehmen, bei denen das HRIS die Quelle für Mitarbeiterdaten ist. Die Synchronisierung läuft nach Zeitplan.

Die HRIS-Abwesenheitssynchronisierung und die HRIS-User-Synchronisierung sind unabhängig: Du kannst nur Abwesenheiten, nur User oder beides synchronisieren. Du kannst also SCIM für User nutzen und trotzdem dein HRIS für Abwesenheiten anbinden.

Nein. Einladungsemails werden nur an User verschickt, die du manuell einlädst. Informiere dein Team, wann sie starten können, und verweise auf Wie du dich bei deskbird anmeldest.

Prüfe, ob die NameID die E-Mail-Adresse des Users ist und mit der E-Mail im deskbird-User übereinstimmt.
Prüfe, ob die Anmeldung von deskbird aus gestartet wird. Die Anmeldung über eine Kachel im Identity Provider funktioniert nur über eine Bookmark-App (siehe Einrichtung der SAML 2.0 Federation).
Prüfe, ob das SAML-Zertifikat im Identity Provider aktiv und nicht abgelaufen ist.
Wenn es im Web funktioniert, aber nicht in der mobilen App, siehe Mobile App: SSO-Anmeldefehler.

Richte SSO und SCIM (oder den HRIS-User-Sync) ein, bevor User sich anmelden, und stelle sicher, dass die E-Mail-Adresse im Identity Provider oder HRIS mit der in deskbird übereinstimmt. Wenn alles funktioniert, kannst du die Anmeldung mit E-Mail und Passwort in Admin > Unternehmen: Allgemeine Einstellungen > Authentifizierung deaktivieren, damit alle über deinen Identity Provider anmelden (siehe Allgemeine Einstellungen: Authentifizierung). Siehe auch Doppelte Konten.

Für Abwesenheiten kann deskbird auf Anfrage eine SFTP-Synchronisierung einrichten: Du lädst eine CSV-Datei mit deinen Abwesenheiten hoch, entweder manuell oder per geplantem Job. Kontaktiere dazu deinen Customer Success Manager. Für User-Konten nutze stattdessen SCIM aus deinem Identity Provider.

Mit SCIM wird ein User, den du aus dem Provisioning-Bereich entfernst, im nächsten Provisioning-Zyklus auf inaktiv gesetzt. Inaktive User können sich nicht anmelden oder buchen und zählen nicht zu deiner Lizenz (siehe SCIM-Fehlerbehebung). Mit dem HRIS-User-Sync wird ein Mitarbeiter, der im HRIS auf inaktiv oder beendet gesetzt wird, in deskbird deaktiviert, seine anstehenden Buchungen werden storniert und zugewiesene Schreibtische freigegeben. Den Unterschied zwischen Deaktivieren und Löschen eines Mitarbeiters im HRIS findest du unter HRIS-Integration: User und Gruppen: FAQs.