HRIS-Integration/ Integration mit HR-Systemen: Abwesenheiten

Workforce

Die Integration von deskbird mit deinem HRIS (Human Resource Information System) automatisiert die Erfassung von Abwesenheiten und verbessert die Datenqualität. So werden doppelte Aufwände reduziert und dein Bürogebäude-Planen spiegelt die Verfügbarkeit in Echtzeit wider.

💡 Wir arbeiten mit Merge zusammen, um diese Integrationen bereitzustellen und zu unterstützen.

1. Warum Abwesenheiten synchronisieren?
2. Unterstützte HRIS
3. So funktionieren synchronisierte Abwesenheiten
4. Integration einrichten
5. SFTP-Einrichtung (auf Anfrage)
6. User Experience

1. Warum Abwesenheiten synchronisieren?

Ohne die Integration müssen User, die sowohl deskbird als auch ihr HRIS-Tool nutzen, ihre Abwesenheiten auf beiden Plattformen erfassen. Das führt zu doppeltem Aufwand und möglichen Dateninkonsistenzen. Unsere HRIS-Integration löst dieses Problem, indem Abwesenheiten (z. B. Krankheitstage und Urlaub) automatisch aus dem HRIS auf die Planen-Seite in deskbird als Status „Abwesend“ übertragen werden.

Diese Automatisierung spart Zeit und sorgt für korrekte Daten in Workforce und Office Analytics.

2. Unterstützte HRIS

Es ist kein Entwickleraufwand nötig. deskbird unterstützt die nahtlose Integration mit folgenden HRIS-Tools: UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, PeopleHR, HiBob, HRWorks, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday und Sage HR.

3. So funktionieren synchronisierte Abwesenheiten

💡 Genehmigte Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub oder jede andere im HRIS definierte Abwesenheit) werden automatisch auf die Planen-Seite in deskbird synchronisiert.

Wenn ein User als „Abwesend“ markiert ist, werden alle bestehenden Buchungen an diesem Tag automatisch storniert – ausgenommen Meetingraum-Buchungen.

Halbtagesabwesenheiten: Personio, HiBob, Factorial und HRWorks synchronisieren Halbtagesabwesenheiten als halbe Tage. Sie erscheinen im Planen als Erste Hälfte (Vormittag) oder Zweite Hälfte (Nachmittag) mit dem Standardstatus „Abwesend“. In HRWorks kann z. B. eine mehrtägige Abwesenheit am Nachmittag des ersten Tages beginnen und am Morgen des letzten Tages enden, mit ganzen Tagen dazwischen.

• Halbtagesabwesenheiten werden nur als halbe Tage synchronisiert, wenn die Halbtagesplanung für dein Unternehmen aktiviert ist (siehe Workforce-Einstellungen). Ist sie deaktiviert, werden sie als ganztägiger „Abwesend“-Status synchronisiert.
• Andere HRIS-Tools synchronisieren Halbtagesabwesenheiten als ganztägigen „Abwesend“-Status. Wenn dein HRIS eine eintägige Abwesenheit mit weniger als 8 Stunden sendet, vergleicht deskbird Start- und Endzeit mit der Büro-Mittagszeit und zeigt sie als erste oder zweite Hälfte an.

💡 User können ihren synchronisierten Abwesenheitsstatus nicht manuell bearbeiten. Um eine Abwesenheit zu stornieren, muss sie im HRIS aktualisiert werden – die Änderung wird dann in deskbird übernommen.

Mehr Details dazu, welche Abwesenheiten wann synchronisiert werden, findest du in den HRIS-Integration FAQ.

4. Integration einrichten

Bevor du startest: Du benötigst die Rolle Globaler Admin, Workforce und API-Zugangsdaten aus deinem HRIS.

1. Gehe zu Admin > Integrationen.
2. Wähle dein HRIS-Tool aus und gib die API-Zugangsdaten ein (diese werden im HRIS generiert). Folge den Schritten auf dem Bildschirm.
3. Stelle sicher, dass Abwesenheiten (User automatisch als abwesend markieren basierend auf HRIS-Daten) aktiviert ist.
4. Das System beginnt, alle zukünftigen und genehmigten Abwesenheiten der letzten 3 Monate zu synchronisieren.
5. Du kannst während der Synchronisierung wie gewohnt weiterarbeiten.
6. Mehr Infos findest du in unserem FAQ.

💡 Tipp: Um später zu ändern, was synchronisiert wird, gehe zu Admin > Integrationen, wähle Verwalten bei deinem HRIS und passe die Einstellungen an.

5. SFTP-Einrichtung (auf Anfrage)

In Sonderfällen, in denen keine direkte HRIS-Integration (über Merge) unterstützt wird, bietet deskbird eine sichere Option zur Abwesenheitssynchronisierung per SFTP (Secure File Transfer Protocol) an. Diese Methode ist nur auf Anfrage verfügbar und muss von unserem Team aktiviert werden. Wenn dein HR-System nicht zu unseren nativen Integrationen gehört, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager, um diese Option zu prüfen.

💡 Bei Bedarf unterstützen wir dich technisch bei der Einrichtung über unseren vertrauenswürdigen Integrationspartner.

⚠️ Diese Methode dient ausschließlich der Synchronisierung von Abwesenheiten – sie unterstützt kein User- & Gruppen-Provisioning.

Verfügbare SFTP-Upload-Methoden

Es gibt zwei Möglichkeiten, deine CSV-Dateien per SFTP an deskbird zu übertragen. Für den dauerhaften Einsatz empfiehlt sich die automatisierte Variante, für erste Tests oder kleine Teams eignet sich auch der manuelle Upload.

1. Geplanter SFTP-Push (empfohlen)
   Die meisten Unternehmen automatisieren diesen Prozess mit einem geplanten Job, der die CSV regelmäßig (z. B. täglich oder wöchentlich) auf unseren SFTP-Server überträgt.
   • deskbird stellt bereit:
     • SFTP-Hostname
     • Benutzername
     • SSH-Key oder Passwort
   • Das Unternehmen erzeugt eine CSV aus dem HRIS oder Export-Tool und lädt sie in den richtigen Ordner auf dem SFTP-Server hoch.
   • ⚠️ Die hochgeladene Datei muss dem genauen CSV-Format unten entsprechen.
2. Manueller Upload (für Tests oder kleine Teams)
   HR- oder IT-Admins können die CSV-Datei manuell exportieren und mit Tools wie FileZilla oder Cyberduck in den zugewiesenen SFTP-Container hochladen.
   • Das ist besonders in der Testphase oder bei kleinen Unternehmen sinnvoll, bei denen sich eine Automatisierung nicht lohnt.

CSV-Format und Synchronisierungsregeln

Abwesenheitsdaten werden aus einer CSV-Datei synchronisiert, die als einzige Quelle für Abwesenheiten in einem definierten Zeitraum dient.

💡 Du kannst eine Beispiel-.csv-Datei unterhalb dieses Artikels herunterladen.

CSV-Struktur:

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 Tage Abwesenheit
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 Tag Abwesenheit (Vormittag)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 Tag Abwesenheit (Nachmittag)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 Tage Abwesenheit

• Datumsfenster: Es werden nur Abwesenheiten zwischen D–6 Wochen und D+12 Wochen (D = Erstellungsdatum der Datei) verarbeitet.
• Quelle der Wahrheit: Die Datei muss die vollständige und finale Liste aller Abwesenheiten für alle User im relevanten Zeitraum enthalten.
• Erstellung: Abwesenheiten, die in der CSV stehen, aber noch nicht in deskbird sind, werden hinzugefügt.
• Löschung: Abwesenheiten, die bereits in deskbird sind, aber in der Datei fehlen, werden entfernt.
  Wenn die aktuellste Datei eine vergangene Abwesenheit nicht mehr enthält, wird sie auch in deskbird entfernt.
• Keine Teil-Updates: Fehlende Einträge werden als Löschungen behandelt.
• Halbe Tage: SFTP unterstützt Halbtagesabwesenheiten. am wird als Vormittagsabwesenheit (Erste Hälfte) und pm als Nachmittagsabwesenheit (Zweite Hälfte) angezeigt. Für Halbtagesabwesenheiten aus einer direkten HRIS-Integration siehe So funktionieren synchronisierte Abwesenheiten.
• Manuelle Bearbeitung: Abwesenheiten aus SFTP können weder von Usern noch von Admins manuell bearbeitet werden.

Eine Beispiel-.csv-Datei für die SFTP-Einrichtung findest du unterhalb dieses Artikels.

6. User Experience

• User sehen ihren synchronisierten Status im Persönlichen Feed und in der Kollegen-Ansicht – sowohl im Web als auch in der App.
• E-Mail-Benachrichtigungen werden ausgelöst, wenn ein Abwesenheitsstatus über das HRIS aktualisiert wird.
• User werden auch benachrichtigt, wenn eine synchronisierte Abwesenheit zu einer stornierten Buchung führt.
• Gruppenmanager, Manager, Büro-Admins und Globale Admins können die Abwesenheitsstatus ihrer Teammitglieder einsehen, um Anwesenheit und Arbeitsplatzbedarf besser zu koordinieren.
• Die HRIS-Synchronisierung läuft einmal täglich (nachts). Für Personio erfolgt sie stündlich.

⚠️ Hinweis: Wenn Abwesenheiten über die Integration synchronisiert werden, können User die Abwesenheiten manuell neu synchronisieren, falls sie falsch angezeigt werden. Dafür wählen sie unten links ihre Initialen oder ihr Profilbild, dann Profil und klicken unter Datenschutz & Sicherheit im Tab Account auf HRIS-Abwesenheiten neu synchronisieren.

Diese Option ist bei Nutzung von SFTP nicht verfügbar.