Mit der Planungsstatus-Synchronisierung von deskbird werden die Planungsstatus deines Teams (z. B. Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend) automatisch in ihren verbundenen Google- oder Microsoft-Kalender übertragen. So sieht jeder auf einen Blick, wer wo arbeitet – ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.
- Voraussetzungen
- So funktioniert's
- Einrichtung mit Microsoft 365
- Einrichtung mit Google Workspace
- Was User in ihren Kalendern sehen
- FAQs
1. Voraussetzungen
- Adminrechte erforderlich: Google Workspace Super Admin oder Microsoft Entra ID Globaler Admin.
- Einrichtung im Browser: Schließe die Einrichtung in einem Webbrowser ab (nicht in Microsoft Teams).
- Einweg-Synchronisierung: deskbird überträgt Planungsstatus an den Kalenderanbieter. Änderungen, die direkt im Kalender vorgenommen werden, werden nicht zurück zu deskbird synchronisiert.
- Wenn du eine HRIS-Integration/ Integration mit HR-Systemen (z. B. Personio) nutzt, laufen Abwesenheiten nach dem Ablauf: HRIS → deskbird → Kalender.
2. So funktioniert's
Sobald aktiviert, erstellt deskbird Kalendereinträge für jeden Planungsstatus der User. Die Art des Eintrags hängt vom Kalenderanbieter und dem Status ab:
- Google Kalender: Büro und Mobiles Arbeiten erscheinen als Arbeitsort-Einträge. Abwesend und benutzerdefinierte Status erscheinen als Ganztägige Events.
- Microsoft Outlook: Alle Status werden als Ganztägige Events angezeigt.
3. Einrichtung mit Microsoft 365
- Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen.
- Klicke in der Zeile Wochenpläne der User unter Kalender auf Set up sync.
- Wähle Microsoft aus.
- Klicke auf Connect.
- Melde dich mit einem Globaler Admin-Konto an.
- Erteile alle angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
4. Einrichtung mit Google Workspace
- Gehe zu Admin > Unternehmen: Integrationen.
- Klicke in der Zeile Wochenpläne der User unter Kalender auf Set up sync.
- Wähle Google aus.
- Klicke auf Connect.
- Melde dich mit deinem Google Admin-Konto an.
- Erteile alle angeforderten Berechtigungen und folge den Anweisungen auf dem Bildschirm.
5. Was User in ihren Kalendern sehen
| Status | Google Kalender | Microsoft Outlook |
|---|---|---|
| Büro | Arbeitsort-Eintrag | Ganztägiges Event |
| Mobiles Arbeiten | Arbeitsort-Eintrag | Ganztägiges Event |
| Abwesend | Ganztägiges Event | Ganztägiges Event |
| Benutzerdefinierte Status | Ganztägiges Event | Ganztägiges Event |
6. FAQs
Ja. Wochenpläne der User und Raumkalendersynchronisierung sind separate Integrationen. Du kannst eine davon aktivieren, ohne die andere zu nutzen.
Nein. Die Planungsstatus-Synchronisierung ist nur einseitig: deskbird überträgt die Status an den Kalender. Wenn ein User den Kalendereintrag direkt ändert oder löscht, wird deskbird ihn beim nächsten Synchronisierungszyklus erneut erstellen.
Wenn du eine HRIS-Integration/ Integration mit HR-Systemen (z. B. Personio) nutzt, werden Abwesenheiten automatisch übertragen: HRIS → deskbird → Kalender. Es ist keine manuelle Aktion nötig.
In Microsoft Outlook werden alle Planungsstatus als ganztägige Events angezeigt. Das gilt für Abwesend, benutzerdefinierte Status sowie Büro und Mobiles Arbeiten.
Im Google Kalender erscheinen Büro und Mobiles Arbeiten als Arbeitsort-Einträge. Abwesend und alle benutzerdefinierten Status werden als ganztägige Events angezeigt.