Das deskbird Outlook Add-In macht es Teams leicht, direkt in Outlook den passenden Meetingraum zu finden und zu buchen – ganz ohne App-Wechsel. Es zeigt die Raumverfügbarkeit in Echtzeit, bietet Filtermöglichkeiten und eine nahtlose Synchronisierung mit deskbird, sodass Meetings schneller und zuverlässiger geplant werden können.
Das Add-In funktioniert in Outlook für Web, Windows und Mac und sorgt für ein einheitliches, leistungsstarkes Buchungserlebnis auf allen Geräten.
Für das beste Buchungserlebnis
Beziehe nach Möglichkeit dein IT-Team mit ein. Beginne damit, alle Meetingräume von Microsoft zu deskbird mit dieser Anleitung zu synchronisieren. Falls du Meetingräume in deskbird nutzt, die es in Microsoft nicht gibt, lege sie zuerst in Microsoft an und führe dann die Synchronisierung durch, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume haben vermeidbare Einschränkungen; richtig verknüpfte Räume sorgen für das reibungsloseste Erlebnis.
- Überblick
- Outlook Add-in verwenden
- Bereitstellung und Installation
- So funktioniert die Synchronisierung mit deskbird
- Besuchermanagement
- FAQ
1. Überblick
Das deskbird Outlook Add-In ermöglicht es Usern, Meetingräume direkt aus dem Outlook-Kalender zu suchen, zu filtern und zu buchen. Egal ob einmaliges oder wiederkehrendes Meeting – alle verfügbaren Räume des ausgewählten Büros werden in Echtzeit angezeigt, inklusive Kapazität, Services und Verfügbarkeitsstatus.
Das Add-In erscheint im Bildschirm zur Event-Erstellung und funktioniert sowohl in Outlook Web als auch in der Desktop-Version. Gebuchte Räume werden automatisch mit der deskbird Web-App synchronisiert, um ein einheitliches Buchungserlebnis auf allen Plattformen zu gewährleisten.
2. Outlook Add-in verwenden
Das deskbird Outlook Add-In erscheint im Bildschirm zur Event-Erstellung. User öffnen es, indem sie auf das deskbird-Icon in der Toolbar klicken.
Nach dem Öffnen des Add-In-Panels können User:
- Ein Büro aus dem Dropdown auswählen (das Hauptbüro ist standardmäßig ausgewählt)
- Ein Stockwerk auswählen (oder Alle Stockwerke wählen)
- Nach Raumname suchen
- Filter anwenden, zum Beispiel:
- Kapazität (z. B. ≥ 5, ≥ 10, ≥ 20)
- Services (z. B. mit Catering, ohne Catering)
- Nicht verfügbare Räume einbeziehen
- Den ausgewählten Raum mit einem Klick zum Event hinzufügen
Sobald der Raum hinzugefügt wurde, wird er automatisch in deskbird registriert.
3. Bereitstellung und Installation
IT-Administratoren können das Add-In für bestimmte User oder die gesamte Organisation bereitstellen – nutze dazu Microsofts Bereitstellungsanleitung: Manage deployment of add-ins (Microsoft documentation)
Der einfachste und empfohlene Weg zur Bereitstellung ist, dass ein Globaler Microsoft 365 Admin das Add-In direkt aus dem Microsoft AppSource Marketplace installiert, während er angemeldet ist.
Empfohlene Schritte
Starte damit, alle Meetingräume von Microsoft zu deskbird zu synchronisieren – nutze dazu diese Anleitung: Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft für Planen, Status und Meetingräume. Falls du Meetingräume in deskbird nutzt, die es in Microsoft nicht gibt, lege sie zuerst in Microsoft an und führe dann die Synchronisierung durch, damit beide Systeme übereinstimmen. Nicht synchronisierte Räume haben vermeidbare Einschränkungen; richtig verknüpfte Räume sorgen für das reibungsloseste Erlebnis.
Melde dich als Globaler Admin in Microsoft an.
Öffne das deskbird Add-In in Microsoft AppSource:
👉 https://marketplace.microsoft.com/en-us/product/office/WA200009722Klicke auf Get it now und folge dem Bereitstellungsprozess.
Akzeptiere während der Einrichtung die angeforderten Berechtigungen, wenn du dazu aufgefordert wirst.
Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis das Add-In für alle User sichtbar ist. User müssen Microsoft 365 eventuell neu starten.
4. So funktioniert die Synchronisierung mit deskbird
Für synchronisierte Räume
Synchronisierte Räume sind Meetingräume, die in deinem Microsoft-Tenant erstellt und in deskbird konfiguriert wurden. Alle Buchungen, die über das Outlook Add-In vorgenommen werden, werden in Echtzeit mit deskbird synchronisiert. Das stellt sicher, dass:
- keine Doppelbuchungen entstehen
- eine gemeinsame Sichtbarkeit in Outlook und deskbird besteht
- korrekte Auslastungsdaten für Workplace Analytics vorliegen
Alle Änderungen oder Stornierungen, die in Outlook vorgenommen werden, werden auch in der jeweiligen Buchung in deskbird übernommen.
⚠️ Multi-Tenancy nicht unterstützt: Das deskbird Outlook Add-In unterstützt derzeit keine Multi-Tenancy Microsoft-Umgebungen.
Für nicht synchronisierte Räume
Nicht synchronisierte Räume sind Meetingräume, die in deskbird erstellt wurden und in deiner Microsoft-Umgebung nicht verfügbar sind. Wir empfehlen dringend, wann immer möglich nur synchronisierte Meetingräume zu verwenden. Nicht synchronisierte Räume haben vermeidbare Einschränkungen.
Nicht synchronisierte Meetingräume sind Meetingräume, die nur in deskbird existieren und nicht mit Microsoft Outlook / Exchange verbunden sind. Da diese Räume nicht mit Microsoft synchronisiert werden, gelten bestimmte Einschränkungen. Diese Einschränkungen werden von Microsoft vorgegeben und sind unten aufgeführt:
- Wenn ein Event für einen nicht synchronisierten Raum erstellt und später direkt in Outlook gelöscht wird, bleibt das Event in deskbird bestehen. Dadurch kann der Raum in deskbird als belegt erscheinen, obwohl das Outlook-Event entfernt wurde.
- Wenn ein Event in deskbird gelöscht wird, wird es nicht automatisch aus dem Outlook-Kalender entfernt. Stattdessen erhält der Veranstalter eine E-Mail mit der Option, das Event aus seinem Kalender zu entfernen.
- In manchen Fällen können zwei Bestätigungs-E-Mails versendet werden, was zu zwei Kalendereinträgen führen kann.
- Die von deskbird versendete Bestätigungs-E-Mail kann derzeit nicht deaktiviert werden.
- Erstellte Events in Outlook erscheinen in deskbird, aber Änderungen in deskbird werden nicht in Outlook übernommen.
- Diese Einschränkungen lassen sich vermeiden, indem ausschließlich synchronisierte Meetingräume verwendet werden.
5. Besuchermanagement
Wenn dein Unternehmen eine Besuchermanagement-Lizenz hat, können Mitarbeitende mit dem deskbird Outlook Add-In Besuche direkt aus Outlook verwalten – ganz ohne Wechsel zur deskbird Web-App.
Der Besuchermanagement-Tab erscheint automatisch im Add-In-Panel für Kunden mit aktiver Besuchermanagement-Lizenz. Er unterstützt den gesamten Besuchsprozess:
- User können Besuche direkt aus Outlook erstellen, bearbeiten und entfernen
- Änderungen werden in Echtzeit zwischen Outlook und der deskbird Web-App synchronisiert
- Empfangsmitarbeiter sehen in deskbird immer eine aktuelle Besucherliste
- Meetingdetails bleiben automatisch synchron, wenn Änderungen vorgenommen werden
Das bedeutet: Mitarbeitende können ein Meeting planen, einen Raum buchen und Besucher verwalten – alles an einem Ort in Outlook.
6. FAQ
Ja. Du kannst das Add-In zunächst für eine begrenzte Anzahl von Usern oder eine Pilotgruppe über das Microsoft 365 Admin Center bereitstellen. Nach erfolgreichem Test kann die Bereitstellung auf weitere Gruppen oder das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden. Ausführliche Anleitungen findest du in der offiziellen Microsoft-Dokumentation zur Verwaltung von Add-In-Bereitstellungen.
Hinweis: Da das Add-In über den Outlook Marketplace verfügbar ist, können User es eventuell auch selbst installieren, bevor du es zentral ausrollst.
Das deskbird Outlook Add-In ist kompatibel mit:
- Outlook Web App (OWA) innerhalb eines unterstützten Microsoft 365 Abonnements
- Outlook Desktop-Anwendungen (Microsoft 365) auf Windows und macOS, die moderne Office-Add-Ins unterstützen
Ein unterstützter Microsoft 365 Tenant und eine aktuelle Outlook-Version sind erforderlich. Ältere oder nicht unterstützte Outlook-Versionen, einschließlich unbefristeter Einzelplatzlizenzen, funktionieren möglicherweise nicht korrekt. Wenn du unsicher bist, ob deine Umgebung unterstützt wird, frage dein IT-Team oder kontaktiere den deskbird Support.
Das deskbird Outlook Add-In benötigt nur die Berechtigungen, die für die Raumbuchungsfunktion erforderlich sind:
Microsoft-Kontozugriff
- Basis-Profilinformationen (Name und E-Mail), um den User in deskbird zu identifizieren
- Single Sign-on (SSO) Authentifizierung über den bestehenden Microsoft-Login
Aktuelle Meeting-Informationen
- Lesen: Meetingzeit, Betreff, Teilnehmer, Ort, Wiederholung
- Bearbeiten: Meetingraum-Standorte hinzufügen oder entfernen und Buchungsdetails für das bearbeitete Meeting speichern
Wichtig: Das Add-In interagiert nur mit dem aktuell angezeigten oder bearbeiteten Meeting. Es greift nicht auf andere E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder Postfachdaten zu.
Das Add-In nutzt Microsoft Single Sign-on für die Authentifizierung und verschlüsselt alle Kommunikation per HTTPS. Es greift nur auf Informationen für das jeweils bearbeitete Meeting zu und speichert nur minimale Metadaten, die für die Buchung in deskbird erforderlich sind. Es werden keine sensiblen Meeting-Inhalte lokal gespeichert oder an deskbird übertragen, es sei denn, du wählst aktiv einen Raum aus und speicherst das Event.
Das Add-In authentifiziert User automatisch über Microsoft Single Sign-on.
- Wenn die Microsoft-E-Mail des Users mit einem bestehenden deskbird-Account übereinstimmt, erfolgt der Login nahtlos und sofort.
- Existiert kein entsprechender User in deskbird, fordert das Add-In den User auf, sich an den deskbird-Admin zu wenden, um den Account einzurichten oder zu aktualisieren.
Nein. Das Add-In ist auf lizenzierte User innerhalb deines Microsoft 365 Tenants beschränkt. Externe User (wie Gäste oder User aus anderen Tenants) können nicht auf das Add-In zugreifen oder es nutzen, auch wenn sie zu Meetings eingeladen werden.
-
User anmelden
Ermöglicht es Usern, sich mit ihrem Arbeits- oder Schulkonto in der App anzumelden, und erlaubt der App den Zugriff auf grundlegende Profilinformationen des Users. -
Grundlegendes User-Profil anzeigen
Erlaubt der App, grundlegende Profildetails wie Name, Bild, Benutzername und E-Mail-Adresse einzusehen. -
Anmelden und User-Profil lesen
Ermöglicht es Usern, sich anzumelden, und erlaubt der App, ihr Profil sowie grundlegende Unternehmensinformationen der angemeldeten User zu lesen.
Für nicht-synchronisierte Räume gibt es in Outlook bestimmte technische Einschränkungen, die verhindern, dass das Add-in Änderungen an Meetings zuverlässig erkennt. Um dieses Problem zu lösen, fügt das Add-in addin@deskbird.com als optionalen Teilnehmer hinzu, wenn ein nicht-synchronisierter Raum ausgewählt wird.
Das hat zwei wichtige Gründe:
- Es löst den Outlook-"Senden"-Callback aus, sodass das Add-in Updates oder Stornierungen erkennen kann.
- Es ermöglicht deskbird, die entsprechende Buchung korrekt zu aktualisieren.
Das Postfach addin@deskbird.com ist ein dedizierter technischer Helfer-Account. Es wird nicht überwacht, stellt keinen echten User dar und hat keinen Einfluss auf den normalen Ablauf. Es ist also normal, dass diese Adresse als optionaler Teilnehmer erscheint, wenn du nicht-synchronisierte Räume buchst.
Das deskbird Outlook Add-In verwendet folgende Anwendungsdetails:
- Anwendungs-ID: dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
- Anwendungsname (Microsoft Marketplace): deskbird – Book and manage rooms
Diese Angaben können von Admins genutzt werden, um das Add-in in Microsoft Entra ID, dem Microsoft 365 Admin Center oder bei internen Sicherheits- und Compliance-Prüfungen zu identifizieren.
Nein. Das deskbird Outlook Add-In unterstützt aktuell keine geteilten oder delegierten Kalender. Es ist nur verfügbar, wenn du Events im eigenen Kalender eines Users erstellst oder bearbeitest. Die Unterstützung für Buchungen in delegierten Kalendern steht auf der Produkt-Roadmap, ist aber noch nicht für ein bestimmtes Release geplant.
Falls die Bereitstellung über den Marketplace nicht möglich ist, kannst du die Manifest-Datei nutzen, um das Add-in manuell per PowerShell zu installieren. Lade das Manifest hier herunter:
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=de-DE
Wenn du einen Bildschirm mit dem Titel Admin-Zustimmung erforderlich und der Nachricht "Dein Microsoft 365-Administrator muss dieser App zustimmen. Bitte wende dich an dein IT-Team." siehst, bedeutet das, dass im Microsoft 365-Tenant deines Unternehmens ein Admin die Zustimmung für das Add-in erteilen muss, bevor einzelne User sich anmelden können.
Das ist eine Standard-Sicherheitseinstellung von Microsoft. Bitte wende dich an dein IT-Team oder einen Globalen Admin, damit die Admin-Zustimmung für das deskbird Outlook Add-In im Microsoft Entra ID (Azure AD) Portal erteilt wird. Sobald die Zustimmung erteilt ist, können alle User im Tenant das Add-in nutzen, ohne diese Meldung erneut zu sehen.
Nein. Catering und Services können aktuell nicht über das deskbird Outlook Add-In gebucht werden. Das Add-in ermöglicht dir lediglich, nach Meetingräumen zu filtern, in denen Catering grundsätzlich verfügbar ist – über den Services-Filter.
Wenn du Catering und Services direkt aus dem Add-in buchen möchtest, gib uns gerne Bescheid. Wir leiten dein Feedback an unser Produktteam weiter.