Die Workforce-Einstellungen ermöglichen es dir, die Planung in deinem Unternehmen in deskbird zu konfigurieren. Auf einer einzigen Seite kannst du die Halbtagesplanung aktivieren, die Planungsoptionen für deine User anpassen (einschließlich Farbe, Icon und ob sie für einen halben Tag ausgewählt werden können) und steuern, wie weit zurück verschiedene Rollen vergangene Pläne ansehen und bearbeiten dürfen. So stellst du sicher, dass deine Planung zu den tatsächlichen Arbeitsweisen deiner Teams passt.
- Zugriff auf Workforce-Einstellungen
- Halbtagesplanung
- Zugriff auf vergangene Wochenpläne
- Planungsoptionen
- FAQs
1. Zugriff auf Workforce-Einstellungen
Die Workforce-Einstellungen werden von Globalen Admins im Admin-Bereich verwaltet.
Um die Seite zu öffnen, gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
Hier kannst du drei Bereiche konfigurieren:
- Halbtagesplanung: Aktiviere oder deaktiviere Halbtagesplanung für alle User.
- Zugriff auf vergangene Wochenpläne: Steuere, wie weit zurück User und Admins vergangene Pläne ansehen und bearbeiten können.
- Planungsoptionen: Verwalte die Optionen, die User bei der Wochenplanung auswählen können – inklusive Farbe, Icon und ob eine Option für einen halben Tag auswählbar ist.
Jeder Abschnitt hat eigene Speichern- und Zurücksetzen-Buttons. Änderungen werden erst übernommen, wenn du auf Speichern klickst.
2. Halbtagesplanung
Mit der Halbtagesplanung können User zwei verschiedene Planungsoptionen für denselben Tag eintragen, zum Beispiel Büro am Vormittag und Mobiles Arbeiten am Nachmittag. Das ist praktisch für Teams mit flexiblen Hybridmodellen, geteilten Schichten oder halben freien Tagen.
Halbtagesplanung aktivieren
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
- Unter Halbtagesplanung aktiviere Halbtagesplanung für alle User in deskbird aktivieren.
- Klicke auf Speichern.
Nach der Aktivierung können User zwei verschiedene Planungsoptionen für denselben Tag eintragen. Bei der Einrichtung von Richtlinien kannst du festlegen, wie Halbtagespläne berechnet werden, um eine genaue Erfassung und Einhaltung sicherzustellen.
Falls bestimmte Planungsoptionen nur für ganze Tage genutzt werden sollen (zum Beispiel Mobiles Arbeiten), kannst du sie einzeln mit der Einstellung Halbtagesplanung aktiviert einschränken. Siehe Halbtagesplanung pro Option erlauben.
Mittagszeit festlegen
Die Mittagszeit bestimmt, wie ein Arbeitstag in zwei Hälften geteilt wird und beeinflusst Buchungszeiträume sowie Anwesenheitserfassung.
Um sie zu konfigurieren, gehe zu Admin > Bürogebäude > Büroeinstellungen und lege die Mittagszeit (zum Beispiel 13:00) für das jeweilige Büro fest.
💡 Tipp: Die HRIS-Synchronisierung von halbtägigen Abwesenheiten wird für Personio, HiBob, Factorial und HRWorks unterstützt. Die Halbtagesplanung muss aktiviert sein, sonst werden diese Abwesenheiten als ganzer Tag synchronisiert. Details findest du unter HRIS-Integration: Abwesenheiten.
3. Zugriff auf vergangene Wochenpläne
Im Abschnitt Zugriff auf vergangene Wochenpläne steuerst du, wie weit zurück verschiedene Rollen vergangene Pläne ansehen und bearbeiten dürfen. So kannst du den Planungszugriff an die Compliance-, HR- und Reporting-Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
Du kannst zwei separate Rollengruppen konfigurieren, jeweils mit eigenem Zeitraum für Ansicht und Bearbeitung.
Normale User, Gruppenmanager und Linienmanager
Steuert den Zugriff auf die Planung von Kollegen (Ansehen), die eigene Planung (Ansehen und Bearbeiten) und die Planung von zugeordneten Kollegen (Ansehen und Bearbeiten).
- Anzeigeberechtigung: Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese User Pläne ansehen können.
- Bearbeitungsberechtigung: Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese User Pläne bearbeiten können.
Globale Admins, Büro-Admins, Manager und entsprechende benutzerdefinierte Rollen
Steuert den Zugriff auf die Planung aller Kollegen (Ansehen und Bearbeiten). Dies gilt auch für alle benutzerdefinierten Rollen, die die Berechtigungen Planung aller User ansehen und Planung aller User verwalten aktiviert haben.
- Anzeigeberechtigung: Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne ansehen können.
- Bearbeitungsberechtigung: Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne bearbeiten können.
Konfigurationsregeln
- Sowohl Anzeige- als auch Bearbeitungszeitraum können von 0 bis 52 Wochen eingestellt werden.
- Wird ein Wert auf 0 gesetzt, ist der Zugriff auf vergangene Wochenpläne für diese Rollengruppe komplett deaktiviert.
- Der Bearbeitungszeitraum darf den Anzeigezeitraum nicht überschreiten: User müssen einen Plan ansehen können, bevor sie ihn bearbeiten dürfen.
- Der Standardwert ist 1 Woche für Anzeige- und Bearbeitungszugriff. Unternehmen, die nichts ändern, behalten diesen Standard.
Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern, um sie zu übernehmen. Mit Zurücksetzen verwirfst du nicht gespeicherte Änderungen.
⚠️ Wichtig: Wer auf wessen Planung zugreifen kann, hängt weiterhin von der Rolle des Users (Globaler Admin, Büro-Admin, Manager, Gruppenmanager, Linienmanager) oder den Berechtigungen benutzerdefinierter Rollen ab. Die Einstellungen für vergangene Wochenpläne definieren nur den Zeitraum für diesen Zugriff, nicht welche Pläne jede Rolle erreichen kann.
4. Planungsoptionen
Planungsoptionen legen fest, welche Auswahlmöglichkeiten User bei der Wochenplanung haben, zum Beispiel Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend oder Geschäftsreise. Du kannst diese Optionen individuell anpassen, damit sie zu den Arbeitsweisen deines Unternehmens passen, und jeder Option eine eigene Farbe und ein Icon zuweisen, damit sie im Produkt sofort erkennbar ist.
Eigenschaften einer Planungsoption
Jede Planungsoption hat folgende Eigenschaften:
- Status-Typ: Wähle einen vordefinierten Typ (Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert, um eine eigene Option zu erstellen.
- Benutzerdefinierter Anzeigename: Optional kannst du einen eigenen Namen festlegen, der den Usern statt des Standard-Labels angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungsoptionen werden automatisch übersetzt, aber ein benutzerdefinierter Anzeigename ersetzt diese automatische Übersetzung. Für benutzerdefinierte Optionen ist ein Anzeigename erforderlich.
- Farbe: Wähle eine Farbe, um jede Option in Plänen und Analytics optisch zu unterscheiden.
- Icon: Wähle ein passendes Icon aus der Vorschlagsliste, damit die Option auf einen Blick erkennbar ist.
- Halbtagesplanung aktiviert: Lege fest, ob User diese Option für einen halben Tag auswählen dürfen. Ist dies deaktiviert, kann die Option nur für einen ganzen Tag gewählt werden.
- Aktiv / Inaktiv: Lege fest, ob die Option für User verfügbar ist. Inaktive Optionen werden in der Planungsansicht ausgeblendet.
Farbe und Icon einer Option festlegen
Planungsoptionen erscheinen in deskbird mit einem einheitlichen, modernen Look. Als Admin entscheidest du, wie jede Option dargestellt wird:
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen und öffne den Abschnitt Planungsoptionen.
- Wähle die Option aus, die du gestalten möchtest.
- Weise eine Farbe und ein Icon aus der Vorschlagsliste zu.
- Klicke auf Speichern.
Das Styling gilt überall dort, wo die Option angezeigt wird – sowohl im Web als auch in der App:
- Persönlicher Feed
- Wochenpräferenzen
- Planung der Kollegen
- Team-Planung
- Kollegen-Feed
💡 Tipp: Das Styling wird automatisch synchronisiert. Sobald du speicherst, sehen alle User die neue Farbe und das neue Icon – sie müssen nichts weiter tun.
Halbtagesplanung pro Option erlauben
Wenn die Halbtagesplanung aktiviert ist, kannst du für jede Planungsoption festlegen, ob User sie für einen halben Tag auswählen dürfen. Das ist praktisch, wenn manche Optionen (zum Beispiel Mobiles Arbeiten) immer nur für ganze Tage geplant werden sollen, während andere flexibel bleiben.
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen und öffne den Abschnitt Planungsoptionen.
- In der Spalte Halbtagesplanung aktiviert deaktiviere die Einstellung für jede Option, die nur für ganze Tage genutzt werden soll. Lasse sie für Optionen aktiviert, die für ganze und halbe Tage genutzt werden dürfen.
- Klicke auf Speichern.
So sieht es für User im Web und in der App aus:
- Halbtagesplanung aktiviert: User können die Option für einen ganzen Tag sowie für die erste oder zweite Tageshälfte auswählen.
- Halbtagesplanung deaktiviert: User können die Option weiterhin für einen ganzen Tag auswählen. Wenn sie unter Dein Status die Halbtagesplanung aktivieren, erscheint die Option nicht in den Dropdowns Erste Hälfte und Zweite Hälfte.
Für bestehende Optionen ändert sich nichts, bis ein Admin diese Einstellung anpasst.
⚠️ Wichtig: Halbtagesplanung aktiviert steuert nur die Halbtagesverfügbarkeit einer einzelnen Option. Sie schaltet die unternehmensweite Halbtagesplanung nicht ein oder aus (siehe Halbtagesplanung) und blendet die Option nicht aus oder deaktiviert sie.
Planungsoption hinzufügen
Klicke auf + Planungsoption hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Die neue Option erscheint am Ende der Liste. Wähle einen Status-Typ, füge optional einen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzu, wähle Farbe und Icon und stelle sicher, dass der Schalter auf Aktiv steht. Dann klicke auf Speichern.
Optionen neu anordnen
Planungsoptionen werden Usern in der Reihenfolge angezeigt, die du hier festlegst. Nutze die Griffleisten (⠟) links neben jeder Zeile, um Optionen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, und klicke dann auf Speichern.
Planungsoption löschen
Klicke auf das Papierkorb-Icon rechts in der Zeile, um eine Option zu löschen. Falls aktuell Pläne mit dieser Option genutzt werden, erscheint ein Dialog, in dem du zwischen zwei Aktionen wählen kannst:
- Vorhandene Pläne migrieren auf eine andere Planungsoption und dann die aktuelle löschen.
- Sofort löschen: Alle Pläne und Analytics, die mit dieser Option verknüpft sind, werden dauerhaft entfernt.
⚠️ Wichtig: Anderes Büro ist eine Standardoption, die nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Sie erscheint unter der Option Büro in der Web-App.
5. FAQs
Nur globale Admins können auf die Workforce-Einstellungen zugreifen und sie bearbeiten. Benutzerdefinierte Rollen mit den entsprechenden Admin-Rechten können ebenfalls auf diese Seite zugreifen.
Wenn die Halbtagesplanung deaktiviert wird, können User keine neuen Halbtagesplanungen mehr erstellen. Bestehende Halbtagesplanungen bleiben im System, werden aber bis zur Überprüfung der Richtlinien als Ganztagseinträge angezeigt.
deskbird vergleicht die Buchungszeiten mit der Mittagszeit des Büros (siehe Mittagszeit festlegen). Eine Buchung, die komplett vor der Mittagszeit liegt, zählt als erste Tageshälfte, eine Buchung komplett danach als zweite Tageshälfte. Eine Buchung, die die Mittagszeit überschreitet, zählt als ganzer Tag. Für die Berechnung werden die gebuchten Zeiten verwendet, nicht die tatsächliche Anwesenheit im Büro.
Die Halbtagesplanung muss aktiviert sein. Wenn sie deaktiviert ist, kann eine Nachmittagsbuchung für einen Schreibtisch (zum Beispiel 14:00 bis 17:00 Uhr) trotzdem einen ganzen Büro-Tag für diesen User erfassen, sodass Anwesenheitsberichte mehr Büro-Tage anzeigen, als tatsächlich im Büro verbracht wurden.
Ja. Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen, öffne Planungsoptionen und deaktiviere Halber Tag aktiviert für jede Option, die nur ganztägig verfügbar sein soll. Klicke dann auf Speichern. Alle anderen Optionen bleiben für ganze und halbe Tage verfügbar.
Überprüfe diese beiden Einstellungen unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen:
- Halbtagesplanung: Halbtagesplanungen müssen für alle User aktiviert sein.
- Halber Tag aktiviert (unter Planungsoptionen): Wenn dies für den Status deaktiviert ist, können User ihn nur für einen ganzen Tag auswählen.
Nein. Der Bearbeitungszeitraum kann nicht weiter zurückreichen als der Ansichtszeitraum. User müssen eine Planung sehen können, bevor sie sie bearbeiten dürfen. Wenn du den Zugriff für die Ansicht niedriger einstellst als für die Bearbeitung, passt deskbird den Bearbeitungszugriff automatisch an.
Setze sowohl Ansicht Zugriff als auch Bearbeiten Zugriff auf 0 Wochen für die entsprechende Rollengruppe und klicke dann auf Speichern. Mit dieser Einstellung können User in dieser Gruppe keine vergangenen Planungen mehr ansehen oder bearbeiten.
Wenn du einen Status deaktivierst, wird er in der Planungsansicht ausgeblendet und kann nicht mehr ausgewählt werden, aber bestehende Planungen und Analytics, die diesen Status nutzen, bleiben erhalten. Beim Löschen wird der Status dauerhaft entfernt. Je nach gewählter Option werden entweder bestehende Planungen auf einen anderen Status übertragen oder zusammen mit ihren Analytics gelöscht.
Vordefinierte Status (Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise) haben integrierte Übersetzungen für alle unterstützten Sprachen. Wenn du einen eigenen Anzeigenamen hinzufügst, behandelt deskbird diesen als bevorzugte Bezeichnung deiner Organisation und zeigt ihn allen Usern in allen Sprachen ohne Übersetzung an.
Nein. Farben und Icons werden einmalig von einem Admin unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen festgelegt und gelten für alle in der Organisation. User sehen das Styling, können es aber nicht ändern.
Nein. Das Styling wird automatisch synchronisiert, sobald du auf Speichern klickst. User sehen die aktualisierte Farbe und das Icon beim nächsten Öffnen von deskbird im Web oder auf dem Handy.
Überall, wo ein Planungsstatus angezeigt wird: im persönlichen Feed, in den Wochenpräferenzen, in der Planung der Kollegen, in deiner Teamplanung und im Kollegen-Feed – sowohl im Web als auch mobil.