Mit Hybrid-Work-Regeln nimmt dir deskbird die zeitaufwändige und manuelle Berechnung ab, wie viele Tage Mitarbeitende im Büro oder zu Hause waren. Die Anwesenheit der Mitarbeitenden wird automatisch erfasst – das spart Zeit und minimiert Fehler, sodass du dich als Manager auf andere Aufgaben konzentrieren kannst. Wenn du Mindest- oder Höchsttage für das Arbeiten im Homeoffice oder im Büro festlegst, förderst du die eigenständige Wochenplanung deiner Mitarbeitenden und gibst gleichzeitig einen klaren Rahmen vor.
1. Regel erstellen
💡 Hinweis: Nur globale Admins können Hybrid-Work-Regeln erstellen oder bearbeiten.
Regeln für eine Policy festlegen
Beim Erstellen einer Regel legst du fest, wie Mitarbeitende arbeiten sollen:
- Bürotage: Lege fest, wie viele Tage mindestens oder verpflichtend im Büro gearbeitet werden muss.
- Remote-Tage: Bestimme, wie viele Tage im Homeoffice erlaubt sind.
- Flexibler Bereich: Mitarbeitende können ihre Bürotage innerhalb eines festgelegten Minimums und Maximums selbst wählen.
- Zeitraum: Lege fest, ob die Regel wöchentlich, monatlich oder jährlich gilt.
⚠️ Wichtig für jährliche Regeln: Anwesenheitsdaten werden nach einer festgelegten Zeit anonymisiert. Standardmäßig sind das 180 Tage – diese Einstellung wird empfohlen: Persönliche Anwesenheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie sie üblicherweise benötigt werden. Die Daten selbst werden nicht gelöscht, aber der Bezug zum einzelnen Nutzer entfernt.
Eine jährliche Regel benötigt ein volles Jahr an nutzerbezogenen Daten, um korrekt zu zählen. Mit der empfohlenen 180-Tage-Frist fallen die Tage aus der ersten Jahreshälfte im Laufe des Jahres aus der Berechnung heraus.
Wenn du eine jährliche Regel nutzen möchtest, muss die Anonymisierungsfrist auf mindestens 366 Tage verlängert werden. Kläre vorab mit deinem Datenschutzbeauftragten oder der zuständigen Person für Datenaufbewahrung, ob ihr personenbezogene Anwesenheitsdaten so lange speichern dürft – eine längere Speicherung als empfohlen sollte bewusst entschieden werden. Ist das geklärt, wende dich an support@deskbird.com, um die Frist anzupassen. Die Änderung gilt nicht rückwirkend: Bereits anonymisierte Nutzerdaten können nicht wiederhergestellt werden.
Du kannst auch feste Bürotage definieren, um Zusammenarbeit zu fördern und die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren.
Nutzer und Gruppen einer Regel zuweisen
Gruppen oder einzelnen Nutzern zuweisen
- Regeln auf Nutzergruppen anwenden (z. B. Abteilungen oder Teams).
- Gruppen manuell, über das HRIS oder per SCIM einrichten.
- Ausnahmen für bestimmte Nutzer in einer Gruppe hinzufügen.
Für das gesamte Unternehmen zuweisen
- Eine einzelne Regel für das ganze Unternehmen anwenden.
- Mit Ausnahmen bestimmte Nutzer von der unternehmensweiten Regel ausschließen.
Aktivierungsdatum festlegen
Lege fest, ab wann die Regel gelten soll:
- Sofort
- Ab dem nächsten Monat
- Zu einem individuellen Datum
Genehmigungs-Workflow wählen
Du kannst entscheiden, ob der Wochenplan der Mitarbeitenden die Genehmigung des Managers benötigt.
- Keine Genehmigung: Die Anwesenheit wird automatisch erfasst.
- Genehmigung erforderlich: Manager prüfen und genehmigen die Wochenpläne der Mitarbeitenden.
Eigene Status-Einstellungen konfigurieren
Nicht alle Statusarten sind eindeutig "Büro" oder "Remote". Du kannst festlegen, wie andere Status (z. B. Geschäftsreise, Schulung) gezählt werden.
So geht's:
- Wechsle zum Tab Hybrid-Work-Regeln.
- Klicke auf "Eigene Status-Einstellungen".
- Lege fest, ob jeder Status als Büro- oder Remote-Tag gezählt werden soll.
💡 Du brauchst neue oder individuelle Status? Melde dich bei unserem Team unter support@deskbird.com, um Änderungen vorzunehmen.
Regel-Report herunterladen
Du kannst einen Excel-Report herunterladen, um die Einhaltung einer aktiven Regel zu verfolgen. Der Report ist nur verfügbar, wenn:
- Die Regel eine wöchentliche Vorgabe hat.
- Mindestens ein Nutzer zugewiesen ist.
- Die Regel bereits aktiv ist.
Mit den Reports kannst du sehen, welche Mitarbeitenden die Vorgaben einhalten und Trends zwischen Remote- und Bürotagen erkennen.
2. Bestehende Regeln bearbeiten / löschen
Regel bearbeiten
- Aktive Regeln: Du kannst nur den Namen der Regel und die zugewiesenen Nutzer bearbeiten.
- Geplante (zukünftige) Regeln: Du kannst alle Einstellungen bearbeiten, inklusive Vorgaben und festen Tagen.
Regel löschen
Du kannst eine Regel jederzeit löschen. Sie wird dann für alle zugewiesenen Mitarbeitenden entfernt und das kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Was sehen Manager / Mitarbeitende?
Manager-Ansicht
Manager bekommen in deskbird einen eigenen Tab Dein Team:
- Alle Anwesenheiten des Teams auf einen Blick sehen.
- Anfragen für Arbeitstage genehmigen oder ablehnen.
- Überwachen, wer sich an die Hybrid-Work-Regel hält.
Das erleichtert die Planung und Koordination im Team.
💡 Der Tab Dein Team wird nur angezeigt, wenn der Person direkte Reports zugewiesen sind – basierend auf den Manager-Beziehungen.
Mitarbeiter-Ansicht
Mit Manager-Genehmigung
- Mitarbeitende reichen einen Antrag für ihre Arbeitstage ein.
- Manager genehmigen oder lehnen den Antrag ab.
- Bei Genehmigung wird der Status bestätigt.
- Bei Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine E-Mail und der Status wird abgelehnt.
Ohne Manager-Genehmigung
- Keine Genehmigung nötig – die Anwesenheit wird sofort bestätigt.
Mitarbeitende können ihren Compliance-Status jederzeit im deskbird-Feed (Web oder mobil) einsehen.
Wenn bestimmte Wochentage als Bürotage in einer Hybrid-Regel festgelegt sind (z. B. Montag und Freitag), behandelt das System diese als feste Büroanwesenheitstage. Wird an einem dieser Tage ein anderer Status eingetragen, wird dies markiert und eine Warnung angezeigt. Ein 💡-Symbol hebt die Tage hervor, an denen der Nutzer die festgelegten Bürotage nicht einhält.
4. FAQs
Der Tab Dein Team erscheint nur für Nutzer, die als Manager für Personen eingetragen sind, die einer Hybrid-Work-Regel mit Genehmigungspflicht unterliegen. Ist kein Genehmigungs-Workflow aktiv oder sind keine direkten Reports zugewiesen, wird der Tab nicht angezeigt. Du kannst Manager-Beziehungen unter Admin > Nutzerverwaltung > Manager-Beziehungen einrichten.
Nein. Bereits bestehende Buchungen bleiben erhalten, wenn ein Wochenplan abgelehnt wird. Der Genehmigungs-Workflow bezieht sich nur auf Wochenstatus und Planung, nicht auf einzelne Ressourcenbuchungen. Wird ein Antrag abgelehnt, sollte der Mitarbeitende seinen Plan anpassen und einen neuen Antrag stellen. Nach Genehmigung gelten die bestehenden Buchungen weiterhin.
Nein. Jeder Nutzer kann immer nur einer aktiven Hybrid-Work-Regel zugeordnet werden. Ist ein Nutzer Teil einer Gruppe mit einer Regel, kannst du ihn per Ausnahme ausschließen und individuell einer anderen Regel zuweisen.
Wird ein Mitarbeitender einer anderen Nutzergruppe mit eigener Hybrid-Work-Regel zugeordnet, gilt automatisch die neue Regel. Hat die neue Gruppe keine Regel, gilt für den Mitarbeitenden keine Hybrid-Work-Regel mehr – es sei denn, es wird eine individuelle oder unternehmensweite Regel zugewiesen.
Nein. Bei aktiven Regeln kannst du nur den Namen und die zugewiesenen Nutzer bearbeiten. Möchtest du die Vorgaben (z. B. Anzahl der erforderlichen Tage oder feste Bürotage) ändern, musst du eine neue Regel mit den aktualisierten Vorgaben erstellen und den betreffenden Nutzern zuweisen. Geplante (zukünftige) Regeln können bis zum Aktivierungsdatum vollständig bearbeitet werden.
Anwesenheitsdaten werden nach der festgelegten Anonymisierungsfrist vom Nutzer getrennt. Standard und Empfehlung sind 180 Tage, daher verliert eine jährliche Regel im Laufe des Jahres schrittweise die ältesten Tage aus der Zählung. Für die Zählung eines vollen Jahres ist eine Anonymisierungsfrist von mindestens 366 Tagen nötig – dafür muss dein Unternehmen die Speicherung personenbezogener Anwesenheitsdaten so lange erlauben. Ist das intern geklärt, kann die Frist auf Anfrage über support@deskbird.com angepasst werden. Die Änderung gilt nicht rückwirkend.
Wenn archivierte Exporte oder Daten aus der Public API vorliegen, kann die bisherige Nutzung außerhalb von deskbird berechnet werden. Erstelle eine temporäre Regel, die nur den verbleibenden Anspruch oder die verbleibende Vorgabe für den Rest des Jahres abdeckt, und kehre zum nächsten Jahreswechsel zur Standardregel zurück.
Ohne historische Daten lässt sich die exakte Nutzung pro Nutzer nicht rekonstruieren. In diesem Fall ist eine monatliche oder wöchentliche Regel für den Rest des Jahres die zuverlässigere Option.
Regelmäßige Exporte aus den Workforce Analytics (zum Beispiel quartalsweise) oder ein wiederkehrender Export über die Public API eignen sich gut als Archiv und Nachweis. Beachte: Diese Exporte fließen nicht zurück in den Hybrid-Work-Regelzähler und ersetzen daher keine ausreichend lange Anonymisierungsfrist.