Mit dem Feature Hybrid-Work-Regeln bietet deskbird jetzt eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Homeoffice- und Bürotage in hybriden Teams einfach und flexibel zu verwalten. Das macht es Unternehmen einfacher, sich an wechselnde Arbeitsbedingungen anzupassen und gleichzeitig die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
1. Definiere Regeln für die Anwesenheit im Büro
Globale Admins können festlegen, an wie vielen Tagen pro Woche Mitarbeitende im Büro oder im Homeoffice arbeiten sollen. Dabei haben Mitarbeitende weiterhin die Flexibilität zu entscheiden, an welchen Tagen sie von wo aus arbeiten.
Um die Einstellungen vorzunehmen, navigiere im Admin-Portal zum neuen Tab Hybrid-Work-Regeln und klicke dann auf dem Button Regel hinzufügen. In dem Dialogfenster kannst du alle notwendigen Details eintragen:
2. Lege fest, für wen die Regeln gelten sollen
Admins können festlegen, ob ihre Hybrid-Work-Regeln für alle Mitarbeitenden im Unternehmen oder nur für bestimmte Mitarbeitende gelten sollen.
Wenn du die Regelung einem bestimmten Mitarbeitenden zuweisen möchtest, musst du dazu einfach nur den Vornamen, den Namen oder die E-Mail-Adresse eingeben. Soll die Regelung für alle Mitarbeitenden gelten, setzt du dazu ein Häkchen in der Box links neben der Suchleiste:
💡Bald können Admins Hybrid-Work-Regeln auch für bestimmte User-Gruppen definieren.
3. Feste Tage definieren
Globale Admins können feste Tage definieren, an denen Mitarbeitende im Büro sein müssen. Diese Funktion ermöglicht es, fixe Tage bei der Erstellung von Richtlinien festzulegen, um Teampläne und Büroräume produktiv nutzen zu können.
Sie integriert sich nahtlos in bestehende Regeln, einschließlich Min-/Max-Regeln, und optimiert so die Nutzung von Raum und Ressourcen. Die Flexibilität, feste Bürotage festzulegen, verbessert die Teamkoordination und gewährleistet eine effiziente Nutzung der Büroflächen, abgestimmt auf die Bedürfnisse eures Unternehmens.
4. Regel bearbeiten
Globale Admins können eine Hybrid-Work-Regel bearbeiten, um neue Personen hinzuzufügen oder Details für Regeln mit zukünftigen Startterminen anzupassen. Bei aktiven Regeln sind nur der Name und die Teilnehmer änderbar. Bei inaktiven Regeln können alle Details, einschließlich der Teilnehmer, angepasst werden.
💡 Eine aktive Regel ist eine Regel, die bereits mit zugewiesenen Teilnehmern gestartet ist. Eine Regel mit einem zukünftigen Startdatum gilt als inaktiv und kann daher noch angepasst werden.
5. Garantiere einen flexiblen Ansatz
Admins können festlegen, welche Status-Optionen jeweils als "Remote" und welche als "Vor Ort" angesehen werden. So wissen Mitarbeitende, was als Bürotag zählt.
Dazu gehst du zum Tab Hybrid-Work-Regeln. Links neben dem Button Regel hinzufügen findest du einen weiteren Button für Benutzerdefinierte Statuseinstellungen. Der Button öffnet ein Dialogfenster, das dir die verschiedenen verfügbaren Status-Optionen anzeigt, die auch in der Wochenplanungsfunktion in unserer Web-App und in unseren mobilen Apps sichtbar sind. Im Dialogfenster kannst du nun festlegen, welche Status jeweils als "Vor Ort" oder als "Remote" gelten sollen.
Hierzu zwei Beispiele: Wenn du Geschäftsreisen als Bürotage ansiehst, dann setzt du für diesen Status eine Markierung in der Spalte "Vor Ort". Hast du hingegen einen speziellen Status für Online-Workshops (z. B. Weiterbildung), kannst du hierfür die Option "Remote" auswählen.
Sowohl in der Web-App als auch in der mobilen App können User schnell erkennen, welche Status-Optionen als "Remote" und welche als "Vor Ort" gelten.
💡 Unser Support Team kann Status-Optionen individuell anpassen. Wenn du eine Status-Option entfernen, ändern oder hinzufügen möchtest, kontaktiere unser Team unter support@deskbird.com.
6. Bericht zur Richtlinieneinhaltung herunterladen
Globale Admins können einen Bericht herunterladen, um die Einhaltung der Hybrid-Arbeitsrichtlinie für ihre Teams nachzuvollziehen. Dieser Bericht wird als Excel-Datei bereitgestellt.
Um die Genauigkeit des Berichts sicherzustellen, kann dieser nur für Regeln erstellt werden, die folgende Kriterien erfüllen:
- Es muss eine wöchentliche Regel vorhanden sein
- Mindestens ein Nutzer muss hinzugefügt sein
- Die Regel muss aktiv sein
7. Einfache Übersicht direkt im deskbird-Feed
Mitarbeitende können direkt in ihrem deskbird-Feed erkennen, ob sie die für sie geltenden Hybrid-Work-Regeln für den gesetzten Zeitraum bereits erfüllt haben. Der eingeblendete Überblick zeigt an, wie viele Tage ihnen dafür noch fehlen:
8. Eine Win-win-Situation für Manager:innen und Mitarbeitende
Das neue deskbird-Feature macht es Unternehmen einfach nachzuvollziehen, wie viele Tage ihre Mitarbeitenden im Büro oder remote gearbeitet haben. Und das ganz ohne umständliche manuelle Prozesse.
Durch das Definieren von Hybrid-Work-Regeln wird die Anwesenheit der Mitarbeitenden automatisch entsprechend der festgelegten Regelung erfasst. Das sorgt für weniger Fehler und spart Manager:innen wertvolle Zeit, die sie für andere Aufgaben nutzen können.
Indem du deinen Mitarbeitenden klare Regeln setzt, wie viele Tage sie mindestens (oder höchstens) im Homeoffice oder vor Ort im Büro arbeiten sollen, motivierst du sie außerdem dazu, ihre Arbeitswoche eigenständig zu planen.
9. Woran wir bereits arbeiten
Unsere Hybrid-Work-Regeln sind jetzt in der ersten Version verfügbar. Unser Team arbeitet aber bereits daran, das neue Feature noch besser zu machen. Hier ist eine kleine Vorschau, was in Zukunft möglich sein wird:
-
Hybrid-Work-Regeln zeitweise deaktivieren
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Regeln bestimmten User-Gruppen zuweisen
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Auf die Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens abgestimmte Analytics zur Auswertung von Hybrid-Work-Regeln nutzen
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Automatische Benachrichtigungen für Mitarbeitende, damit sie die geltenden Regeln einfacher einhalten können
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Möglichkeit für Manager:innen, die Wochenplanung von Mitarbeitenden zu validieren
Die neuen Features werden wir nach und nach ausrollen. Halt die Augen offen, damit du keins davon verpasst!