Mit den Hybrid-Work-Regeln nimmt dir deskbird die zeitaufwändige und manuelle Berechnung ab, wie viele Tage Mitarbeitende im Büro oder zu Hause waren. Die Anwesenheit der Mitarbeitenden wird automatisch erfasst – das spart Zeit und minimiert Fehler, sodass sich Manager auf andere Aufgaben konzentrieren können. Wenn du Mindest- oder Höchsttage für das Arbeiten von zu Hause oder im Büro festlegst, förderst du die eigenständige Wochenplanung deiner Mitarbeitenden und gibst gleichzeitig einen klaren Rahmen vor.
1. Regel erstellen
💡 Hinweis: Nur globale Admins können Hybrid-Work-Regeln erstellen oder bearbeiten.
Regeln für eine Policy festlegen
Beim Erstellen einer Regel legst du fest, wie Mitarbeitende arbeiten sollen:
- Bürotage: Lege fest, wie viele Mindest- oder Pflichttage Mitarbeitende im Büro arbeiten müssen.
- Remote-Tage: Definiere, wie viele Remote-Tage erlaubt sind.
- Flexibler Bereich: Lass Mitarbeitende ihre Bürotage innerhalb eines festgelegten Minimums und Maximums selbst wählen.
- Zeitraum: Wähle, ob die Regel wöchentlich, monatlich oder jährlich gilt.
Du kannst auch feste Bürotage definieren, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren.
User und Gruppen einer Regel zuweisen
Gruppen oder Einzelpersonen zuweisen
- Wende Regeln auf User-Gruppen an (z. B. Abteilungen oder Teams).
- Richte Gruppen manuell, über HRIS oder per SCIM ein.
- Füge Ausnahmen für bestimmte User in einer Gruppe hinzu.
Der gesamten Firma zuweisen
- Wende eine einzelne Regel firmenweit an.
- Nutze Ausnahmen, um bestimmte User von der firmenweiten Regel auszuschließen.
Aktivierungsdatum festlegen
Lege fest, wann die Regel in Kraft treten soll:
- Sofort
- Zu Beginn des nächsten Monats
- An einem benutzerdefinierten Datum
Genehmigungs-Workflow wählen
Du kannst entscheiden, ob der Wochenplan der Mitarbeitenden von der Führungskraft genehmigt werden muss.
- Keine Genehmigung: Die Anwesenheit wird automatisch erfasst.
- Genehmigung erforderlich: Manager prüfen und genehmigen die Pläne der Mitarbeitenden.
Individuelle Status-Einstellungen konfigurieren
Nicht alle Statusarten sind eindeutig „Büro“ oder „Remote“. Du kannst festlegen, wie andere Status (z. B. Geschäftsreise, Schulung) gezählt werden.
So geht’s:
- Gehe zum Tab Hybrid-Work-Regeln.
- Klicke auf „Individuelle Status-Einstellungen“.
- Entscheide, ob jeder Status als Büro- oder Remote-Tag gezählt werden soll.
💡 Du brauchst neue oder individuelle Status? Kontaktiere unser Team unter support@deskbird.com, um Änderungen vorzunehmen.
Regel-Report herunterladen
Du kannst einen Excel-Report herunterladen, um die Einhaltung einer aktiven Regel zu verfolgen. Der Report ist nur verfügbar, wenn:
- Die Regel eine wöchentliche Vorgabe hat.
- Mindestens ein User zugewiesen ist.
- Die Regel bereits aktiv ist.
Reports helfen dir zu sehen, welche Mitarbeitenden die Vorgaben einhalten und zeigen Trends bei Remote- und Bürotagen.
2. Bestehende Regeln bearbeiten / löschen
Regel bearbeiten
- Aktive Regeln: Du kannst nur den Namen der Regel und die zugewiesenen User bearbeiten.
- Geplante (zukünftige) Regeln: Du kannst alle Einstellungen bearbeiten, inklusive Vorgaben und festen Tagen.
Regel löschen
Du kannst eine Regel jederzeit löschen. Sie wird dann für alle zugewiesenen Mitarbeitenden entfernt und das kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Was sehen Manager / Mitarbeitende?
Manager-Ansicht
Manager erhalten in deskbird einen Tab Dein Team:
- Sieh die Anwesenheit aller Teammitglieder auf einen Blick.
- Genehmige oder lehne Anfragen für Arbeitstage ab.
- Überwache, wer sich an die Hybrid-Work-Regel hält.
Das ermöglicht eine bessere Planung und Teamkoordination.
💡 Der Tab Dein Team wird nur angezeigt, wenn der Person direkte Reports zugewiesen sind, basierend auf den Manager-Beziehungen.
Mitarbeitenden-Ansicht
Mit Manager-Genehmigung
- Mitarbeitende reichen eine Anfrage für ihre Arbeitstage ein.
- Manager genehmigen oder lehnen die Anfrage ab.
- Bei Genehmigung wird der Status bestätigt.
- Bei Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine E-Mail und der Status wird abgelehnt.
Ohne Manager-Genehmigung
- Keine Genehmigung nötig – die Anwesenheit wird sofort bestätigt.
Mitarbeitende können ihren Compliance-Status jederzeit im deskbird-Feed (Web oder Mobile) einsehen.
Wenn bestimmte Wochentage als Bürotage in einer Hybrid-Regel festgelegt sind (z. B. Montag und Freitag), behandelt das System diese als feste Büroanwesenheitstage. Wird an einem dieser Tage ein anderer Status eingetragen, wird dies markiert und eine Warnung angezeigt. Ein 💡-Symbol hebt die Tage hervor, an denen der User die festgelegten Bürotage nicht einhält.
4. FAQs
Der Tab Dein Team erscheint nur für User, die als Manager für Personen mit einer Hybrid-Work-Regel mit Genehmigung zugewiesen sind. Ist kein Genehmigungs-Workflow aktiv oder sind keine direkten Reports zugewiesen, wird der Tab nicht angezeigt. Du kannst Manager-Beziehungen unter Admin > User Management > Manager-Beziehungen einrichten.
Nein. Bestehende Buchungen bleiben erhalten, wenn eine Planungsanfrage abgelehnt wird. Der Genehmigungs-Workflow gilt nur für Wochenstatus und Planung, nicht für einzelne Ressourcenbuchungen. Wird eine Anfrage abgelehnt, sollte der Mitarbeitende seine Planung anpassen und eine neue Anfrage stellen. Nach Genehmigung durch den Manager gelten die gleichen Buchungen weiterhin.
Nein. Jeder User kann nur einer aktiven Hybrid-Work-Regel gleichzeitig zugewiesen werden. Ist ein User Teil einer Gruppe mit einer Regel, kannst du Ausnahmen nutzen, um ihn auszuschließen und individuell eine andere Regel zuweisen.
Wird ein Mitarbeitender einer anderen User-Gruppe mit eigener Hybrid-Work-Regel zugeordnet, gilt automatisch die Regel der neuen Gruppe. Hat die neue Gruppe keine Regel, ist der Mitarbeitende nicht mehr durch eine Hybrid-Work-Regel abgedeckt – es sei denn, es wird individuell oder firmenweit eine Regel zugewiesen.
Nein. Bei aktiven Regeln kannst du nur den Namen und die zugewiesenen User bearbeiten. Möchtest du die Vorgaben (z. B. Anzahl der Pflichttage oder feste Bürotage) ändern, musst du eine neue Regel mit den aktualisierten Vorgaben erstellen und den betreffenden Usern zuweisen. Geplante (zukünftige) Regeln können bis zum Aktivierungsdatum vollständig bearbeitet werden.