Hybrid-Work-Regeln in deskbird bieten Unternehmen eine strukturierte und gleichzeitig flexible Möglichkeit, Erwartungen an Büro- und Remote-Arbeit festzulegen. Mit dieser Funktion können Sie Anwesenheitsregeln definieren, Regeln einzelnen Personen oder Teams zuweisen, Manager-Freigaben aktivieren und die Einhaltung der Regeln zentral nachverfolgen – alles an einem Ort.
So erstellen Sie eine Hybrid-Work-Regel
Regeln definieren
Beim Erstellen einer Regel legen Sie fest, wie Mitarbeitende arbeiten sollen:
- Bürotage: Legen Sie die Mindestanzahl oder verpflichtende Tage fest, an denen Mitarbeitende im Büro arbeiten müssen.
- Remote-Tage: Bestimmen Sie, wie viele Remote-Tage zulässig sind.
- Flexibler Bereich: Mitarbeitende können innerhalb einer vorgegebenen Spanne selbst entscheiden, an welchen Tagen sie ins Büro kommen.
- Dauer: Wählen Sie aus, ob die Regel wöchentlich, monatlich oder jährlich gilt.
Sie können auch feste Bürotage vorgeben, um die Zusammenarbeit zu verbessern und die Büronutzung zu optimieren.
Zuweisung von Gruppen und Nutzern
Sie können Regeln auf verschiedene Weise zuweisen:
- An Benutzergruppen oder Einzelpersonen:
- Regeln lassen sich über Gruppen an Teams oder Abteilungen zuweisen.
- Gruppen können manuell, über ein HRIS-System oder per SCIM eingerichtet werden.
- Einzelpersonen können von Gruppenregeln ausgenommen werden.
- Unternehmensweite Regel::
- Eine Regel kann unternehmensweit gelten.
- Mithilfe von Ausnahmen können bestimmte Personen ausgeschlossen werden.
Startdatum festlegen
Entscheiden Sie, wann eine Regel in Kraft tritt:
- Sofort
- Zu Beginn des nächsten Monats
- An einem bestimmten Datum
Genehmigungs-Workflow wählen
Legen Sie fest, ob geplante Anwesenheiten von Mitarbeitenden durch die Führungskraft genehmigt werden müssen:
- Keine Genehmigung erforderlich: Anwesenheiten werden automatisch erfasst.
- Genehmigung erforderlich: Vorgesetzte prüfen und bestätigen oder lehnen Anfragen ab.
Eigene Status-Einstellungen konfigurieren
Nicht alle Status sind eindeutig „Office“ oder „Remote“. Admins können festlegen, wie andere Status (z. B. Geschäftsreise, Schulung) gezählt werden.
So geht’s:
- Gehen Sie zu Hybrid-Work-Regeln im Admin-Bereich.
- Klicken Sie auf Benutzerdefinierte Statuseinstellungen. .
- Entscheiden Sie, ob ein Status als Vor Ort oder Remote gelten soll.
💡 Möchten Sie neue oder benutzerdefinierte Status hinzufügen? Kontaktieren Sie unser Support-Team unter support@deskbird.com.
Verwaltung einer bestehenden Regel
Regel bearbeiten
- Aktive Regeln: Nur Name und zugewiesene Personen können geändert werden.
- Zukünftige Regeln: Alle Einstellungen inklusive Details und Bürotage können angepasst werden.
Regel löschen
Eine Regel kann jederzeit gelöscht werden. Dies entfernt sie für alle zugewiesenen Personen und ist nicht rückgängig zu machen.
Regelbericht herunterladen
Admins können einen Excel-Bericht herunterladen, um die Einhaltung einer aktiven Regel zu überprüfen. Der Bericht ist verfügbar, wenn:
- Die Regel wöchentlich ist
- Mindestens eine Person zugewiesen ist
- Die Regel bereits aktiv ist
Diese Berichte helfen dabei, die Umsetzung der Hybrid-Work-Regeln im Unternehmen zu analysieren.
Wie sieht das für Führungskräfte aus?
Führungskräfte erhalten Zugriff auf eine Teamansicht. Diese beinhaltet:
- Eine Übersicht über Anwesenheiten des Teams
- Die Möglichkeit zur Genehmigung oder Ablehnung von Anwesenheitsanfragen
- Analysemöglichkeiten, ob Mitarbeitende ihre Regel einhalten
Dies unterstützt eine bessere Planung und Zusammenarbeit im Team.
Wie sieht das für Mitarbeitende aus?
Mit Genehmigung durch Vorgesetzte:
- Mitarbeitende senden eine Anfrage für ihre geplanten Arbeitstage
- Führungskräfte genehmigen oder lehnen diese ab
- Bei Genehmigung wird der Status bestätigt
- Bei Ablehnung erhalten Mitarbeitende eine E-Mail mit dem abgelehnten Status
Ohne Genehmigung:
- Geplante Arbeitstage werden direkt bestätigt
Mitarbeitende können ihre Erfüllung jederzeit im Feed (Web oder App) einsehen
Unterstützte Geräte und Voraussetzungen
- Verfügbar in der Web-App und mobilen App
- Gruppen und Genehmigungen können manuell, per HRIS oder SCIM synchronisiert werden
Brauchen Sie Hilfe?
Für Unterstützung bei der Einrichtung oder bei Fragen wenden Sie sich bitte an support@deskbird.com. Wir helfen Ihnen gerne weiter!