Mit den Hybrid-Work-Regeln von deskbird entfällt der manuelle Aufwand zur Nachverfolgung, wie viele Tage Mitarbeitende im Büro oder im Homeoffice gearbeitet haben.
Die Anwesenheit wird automatisch erfasst. Die Verwaltung von Hybrid-Regeln spart Zeit und reduziert Fehlerquellen, sodass sich Führungskräfte auf andere Aufgaben konzentrieren können.
Durch die Festlegung von Mindest- oder Höchsttagen für Büro- oder Remote-Arbeit ermöglichst du Mitarbeitenden eine eigenständige Planung innerhalb klar definierter Rahmenbedingungen.
1. Eine Hybrid-Work-Regel erstellen
💡 Hinweis: Nur Global Admins können Hybrid-Work-Regeln erstellen oder bearbeiten.
Regeln definieren
Beim Erstellen einer Regel legst du fest, wie Mitarbeitende arbeiten sollen:
- Anwesenheit vor Ort: Mindestanzahl an Bürotagen pro Woche oder Monat festlegen
- Remote-Tage: Erlaubte Anzahl an Homeoffice-Tagen definieren
- Flexibler Bereich: Min/Max-Tage angeben, innerhalb derer die User ihre Präferenz wählen
- Dauer: Wähle aus, ob die Regel wöchentlich, monatlich oder jährlich gilt
Du kannst außerdem feste Büro-Tage vorgeben, um Zusammenarbeit zu fördern und Flächennutzung zu optimieren.
User und Gruppen zuweisen
Hybrid-Work-Regeln können wie folgt zugewiesen werden:
Zuweisung an Gruppen oder individuelle User:
- Regeln auf bestimmte Gruppen (z. B. Abteilungen oder Teams) anwenden
- Gruppen manuell anlegen, über ein HRIS importieren oder via SCIM synchronisieren
- Einzelne User von Gruppenregeln ausnehmen
Zuweisung an das gesamte Unternehmen
- Eine Regel unternehmensweit anwenden
- Bestimmte User über Ausnahmen ausschließen
Startdatum festlegen
Lege fest, ab wann die Regel gültig sein soll:
- Sofort
- Ab Beginn des nächsten Monats
- Benutzerdefiniertes Datum
Bestätigungsprozess wählen
deskbird unterstützt flexible Hybrid-Arbeitsmodelle mit drei Optionen zur Freigabe durch Manager:
- Kein Bestätigungsprozess: Die Wochenplanung erfolgt ohne Genehmigung, auch bei Überschreitung von Remote-Tagen
- Genehmigung bei Überschreitung: Wenn die maximale Anzahl an Homeoffice-Tagen überschritten wird, ist eine Freigabe durch den Manager erforderlich
- Bestätigung durch den Manager: Jede Wochenplanung muss vom jeweiligen Manager validiert werden
➡️ Mehr zur Einrichtung von Manager-Zuweisungen findest du hier: Manager-Beziehungen
Benutzerdefinierte Status konfigurieren
Nicht alle Statusarten lassen sich klar als „Büro“ oder „Remote“ einstufen. Admins können festlegen, wie z. B. Business Trips oder Schulungen gezählt werden.
So funktioniert’s:
- Gehe zu Hybrid-Work-Regeln
- Klicke auf Benutzerdefinierte Status
- Lege für jeden Status fest, ob er als Anwesenheit im Büro oder remote gezählt wird
💡 Du brauchst weitere oder individuelle Status? Melde dich unter support@deskbird.com.
Regelreport herunterladen
Admins können einen Excel-Report herunterladen, um die Einhaltung einer aktiven Regel zu überprüfen. Der Report steht zur Verfügung, wenn:
- Die Regel wöchentlich gilt
- Mindestens ein User zugewiesen ist
- Die Regel bereits aktiv ist
Die Berichte helfen, Regelverstöße zu erkennen und Trends in der Büro- vs. Remote-Nutzung sichtbar zu machen.
2. Eine Regel bearbeiten
- Bei aktiven Regeln: Nur Name und Zuweisung der User kann angepasst werden
- Bei geplanten Regeln (zukünftig): Alle Einstellungen, inkl. Regelinhalt, können bearbeitet werden
Regel löschen
Du kannst eine Regel jederzeit löschen. Damit wird sie bei allen zugewiesenen Mitarbeitenden entfernt – dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Was sehen Manager / User?
Für Manager
- Teamansicht Dein Team mit Übersicht aller Wochenpläne
- Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen
- Nachverfolgung der Regelkonformität im Team
Dies erleichtert die Koordination und das Ressourcenmanagement.
💡 Der Reiter Dein Team wird nur angezeigt, wenn die entsprechende Person direkt unterstellte Mitarbeitende gemäß den Manager-Beziehungen hat.
Für Mitarbeitende
Mit Manager-Bestätigung:
- Mitarbeitende senden eine Anfrage für ihre Planung
- Manager genehmigen oder lehnen ab
- Im Fall einer Genehmigung ist der Status bestätigt
- Bei Ablehnung erhalten Mitarbeitende eine E-Mail mit Ablehnung
Ohne Manager-Bestätigung:
- Keine Genehmigung nötig, der Status wird sofort bestätigt
Mitarbeitende sehen ihren Regelstatus jederzeit im Feed, sowohl auf dem Desktop als auch mobil.
Wenn in einer Hybrid-Regel bestimmte Wochentage als Bürotage definiert sind (z. B. Montag und Freitag), interpretiert das System diese Tage als feste Anwesenheitstage im Büro. Wird an einem dieser Tage ein abweichender Status eingetragen, weist das System darauf hin und zeigt eine Warnung an. Ein Glühbirnen-Symbol 💡 weist auf die Tage hin, an denen der User sich nicht an die definierten Bürotage hält.