Die Planungsfunktionen von deskbird ermöglichen es Nutzer*innen und Manager*innen, jeden Tag festzulegen, wo gearbeitet wird – im Büro, remote oder anderswo. In diesem Artikel findest du die Einstellungen, die von Admins gesteuert werden, sowie die Aktionen auf Manager-Ebene. Eine vollständige Anleitung, wie Nutzer*innen ihren eigenen Zeitplan festlegen, findest du im Bereich Für Nutzer*innen in diesem Help Center.
1. Nutzerstatus
Nutzer*innen können im Tab „Planung“ ihren täglichen Arbeitsstatus festlegen: Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise oder Urlaub. Diese Optionen können je nach Unternehmen angepasst werden. Ist das Desks-Add-on aktiv, werden Nutzer*innen beim Auswählen von Büro dazu aufgefordert, einen Desk zu buchen.
Status-Reset bei Buchungsstornierung: Wenn die letzte Buchung eines Tages storniert wird und der Status auf Büro steht, fordert deskbird die Nutzer*innen auf, ihren Status zu aktualisieren. So bleiben die Anwesenheitsdaten in Echtzeit korrekt. Diese Aufforderung erscheint nur bei eigenen Stornierungen – Stornierungen durch Admins und automatische Stornierungen wegen verpasstem Check-in lösen sie nicht aus.
2. Wochenpräferenzen
Nutzer*innen können wiederkehrende Wochenpläne (Mo–Fr) über Profil > Deine Präferenzen festlegen, sodass ihr Status jede Woche automatisch gesetzt wird – ganz ohne manuelle Eingabe. Das System plant bis zu 2 Monate im Voraus und verlängert den Zeitraum monatlich.
💡 Verfügbar ab dem Desks Business-Tarif oder mit Workforce Business & Enterprise-Tarifen. Hinweis: Die Status der Wochenpräferenzen werden nicht mit verknüpften Microsoft- oder Google-Kalendern synchronisiert.
3. Automatisierte Buchung
Automatisierte Buchung erweitert die Wochenpräferenzen, indem automatisch die tatsächlichen Desk- und Parkplatzbuchungen erstellt werden – nicht nur der Status gesetzt wird. Ist diese Funktion aktiviert, bucht das System Ressourcen nach einer Prioritätenreihenfolge: zuerst Zugewiesene Plätze, dann Favoriten, dann bisher genutzte Ressourcen/Zonen/Etagen und schließlich eine zufällige Zuteilung.
Du aktivierst diese Funktion pro Büro unter Admin > Desks, Parkplätze & Sonstiges: Buchungseinstellungen > Automatisierte Buchung. Du entscheidest, ob Nutzer*innen die Automatisierung für Desks, Parkplätze oder beides aktivieren können. Ist sie aktiviert, können Nutzer*innen die Automatisierung in den Profileinstellungen > Hybrid-Präferenzen selbst ein- oder ausschalten.
💡 Das Deaktivieren der automatisierten Buchung wirkt sich nicht auf bereits getätigte Buchungen aus. Zukünftige Buchungen werden erstellt, sobald das jeweilige Büro verarbeitet wird – da die Büros über den Tag verteilt bearbeitet werden, erscheinen die Buchungen nach und nach und nicht alle auf einmal.
4. Für andere Nutzer*innen planen
Admins und Manager*innen können die Arbeitswoche für andere Nutzer*innen planen – entweder für Einzelpersonen oder ganze Gruppen. Das ist praktisch, um die Anwesenheit im Team abzustimmen und die Präsenz an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen.
- Gehe zu Planung und wähle den Tab Kolleg*innen aus.
- Wähle im Dropdown Alle, Folgende oder eine bestimmte Gruppe aus.
- Wähle eine Person aus, um deren Zeitplan zu öffnen, und setze dann für jeden Tag den Status (Büro, Mobiles Arbeiten, Geschäftsreise usw.).
- Optional kannst du eine Notiz für den Kontext hinzufügen und dann auf Speichern klicken. Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind, erhält die Person eine E-Mail über die Änderung.
💡 Du kannst den Zeitplan einer Person im Tab Kolleg*innen auch bis zu eine Woche rückwirkend anpassen.