Mit deskbird lässt sich ganz einfach planen, wo du an welchem Tag arbeitest. Egal ob im Büro, im mobilen Arbeiten oder anderswo – du kannst deinen Status manuell setzen oder mit wöchentlichen Präferenzen automatisieren.
- Manuell planen
- Halbtagesplanung (halber Tag)
- Mit Wochenpräferenzen planen
- Automatisierte Buchungen
- Für andere planen
- Statusoptionen anpassen
- Kollegen folgen
1. Manuell planen
Wenn das Planungsmodul in deinem Unternehmen aktiviert ist, kannst du deinen Tagesstatus direkt über den Persönlichen Feed setzen. Auch der Menüpunkt Kollegen kann zur Planung verwendet werden; hier besteht außerdem die Möglichkeit, den Status bis zu einer Woche rückwirkend anzupassen.
- Wechsle zum Tab Planen – dieser wird standardmäßig geöffnet.
- Klicke auf einen beliebigen Tag, z. B. Heute oder Morgen.
- Wähle deinen gewünschten Status:
- Büro
- Mobiles Arbeiten
- Abwesend
- Geschäftsreise
- Urlaub
🔧 Hinweis: Diese Optionen können von deinem Unternehmen angepasst werden. Wenn das Desks-Modul aktiviert ist, wirst du bei Auswahl von Büro automatisch zur Platzbuchung weitergeleitet.
2. Halbtagesplanung
Die Halbtagesplanung gibt Nutzern mehr Flexibilität, ihren Tag präziser zu planen, indem sie entweder die erste oder zweite Tageshälfte für ihren Status und ihre Schreibtischbuchungen auswählen können. Hybrid-Work-Regeln und Reportings werden dabei automatisch angepasst. Nach Aktivierung können zwei Status am selben Tag gesetzt werden – „Erste Tageshälfte“ und „Zweite Tageshälfte“. Wird ein Arbeitsplatz nur für eine halbe Tageshälfte gebucht, passt sich der Status automatisch an.
- Statusoptionen für Halbtage: Schalte Halber Tag beim Planen ein
- Hybrid-Work-Regeln: Lege fest, ob Halbtage mit 0.5, 1 oder gar nicht angerechnet werden
- Analytics-Update: Workforce-Dashboards enthalten nun auch Halbtagsdaten mit Filteroption
- Kalender-Sync: Halbtagesstatus wird mit dem Kalender-Arbeitsort synchronisiert
- Mobile ready: Vollständig unterstützt auf iOS und Android
Einrichtung
Admins können Halbtagesplanungen für alle User unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Nach Aktivierung:
- Definiere die Tagesmitte (z. B. 13:00) unter Admin > Bürokonfiguration > Büro-Einstellungen
- Diese Uhrzeit bestimmt, wie der Tag in zwei Hälften geteilt wird – und beeinflusst Buchungszeiträume und Anwesenheitsregeln
💡 HRIS-Synchronisierung für halbe Tage wird für Personio und HiBob unterstützt. Weitere Anbieter folgen.
3. Mit Wochenpräferenzen planen
Mit wöchentlichen Präferenzen kannst du deinen Arbeitsstatus für jeden Wochentag (Montag bis Freitag) im Voraus definieren.
- Klicke unten links auf dein Profilbild oder deine Initialen.
- Wähle Deine Präferenzen.
- Wähle den gewünschten Status für jeden Wochentag aus.
- Klicke auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
🛠️ Du kannst deine Präferenzen jederzeit anpassen.
🚫 Samstag und Sonntag werden derzeit nicht unterstützt.
Das System plant initial bis zu 2 Monate im Voraus; nach der erstmaligen Einrichtung wird der Zeitraum automatisch monatlich weitergeschoben, sodass jeweils ein abgelaufener Monat entfällt und ein neuer Monat hinzugefügt wird. Dadurch bleiben die Pläne kontinuierlich von Monat zu Monat aktuell.
⚠️ Aufgrund von Limitierungen durch Microsoft und Google wird der Planen-Status von wöchentlichen Präferenzen nicht mit einem evtl. verbundenen Kalender synchronisiert.
4. Automatisierte Buchungen
Automatisierte Buchungen beseitigen wiederkehrende Buchungsschritte, indem sie die Wochenpräferenzen mit der maximalen Vorlaufzeit synchronisieren.
Admins können dies unter Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige: Buchungseinstellungen > Automatisierte Buchungen aktivieren und festlegen, ob User die Automatisierung für Schreibtische und Parkplätze verwenden dürfen.
User finden ihre Einstellungen über Profilbild/Initialen > Deine Präferenzen > Automatisierte Buchungen, wo sie Schreibtische oder Parkplätze per Umschalter aktivieren können. Die Buchungslogik folgt folgender Priorität:
Zugewiesene Plätze werden zuerst gebucht, danach Lieblingsplätze (favorisierte Plätze), gefolgt von historisch am meisten genutzten Ressourcen, Zonen und Stockwerken und schließlich einer zufälligen Zuweisung. Anfragen, die über die maximale Vorlaufzeit hinausgehen, werden zurückgestellt und automatisch am nächsten möglichen Datum verarbeitet.
💡 Das Deaktivieren der automatischen Buchung hat keine Auswirkungen auf bereits erstellte Buchungen.
💡 Zukünftige Buchungen werden erstellt, sobald das Büro verarbeitet wird. Da die Büros gleichmäßig über den Tag verteilt sind, erscheinen die Buchungen nach und nach — wenn also zunächst etwas zu fehlen scheint, wird es möglicherweise später hinzugefügt, sobald die Verarbeitung des jeweiligen Büros abgeschlossen ist.
5. Für andere planen
Admins und Manager:innen können die Wochenplanung auch für andere User oder ganze Gruppen übernehmen – perfekt für Teamkoordination.
- Wechsle im Bereich Planen auf den Tab Kollegen neben dem Persönlichen Feed.
- Wähle oben im Dropdown Alle, Gefolgt oder eine definierte Gruppe.
- Nach Auswahl öffnet sich die Wochenübersicht. Du kannst für jeden Tag Status wie Büro, Mobiles Arbeiten oder Geschäftsreise festlegen.
- Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu bestätigen. Falls Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten die betroffenen Kolleg:innen eine E-Mail.
- Optional kannst du vor dem Speichern eine Notiz hinzufügen.
📣 Diese Funktion ist besonders hilfreich für Teamleads und People Manager, die proaktiv planen möchten.
6. Statusoptionen anpassen
Planungsoptionen definieren die Status, die Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können (z. B. Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise). Diese Optionen lassen sich individuell an die Arbeitsweise der Organisation anpassen.
Die Planungsoptionen sind unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen zu finden.
Jede Planungsoption hat folgende Eigenschaften:
- Statustyp — Einen vordefinierten Typ auswählen (z. B. Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert wählen, um einen eigenen Status zu erstellen.
- Benutzerdefinierter Anzeigename — Optional kann ein benutzerdefinierter Name vergeben werden, der den Nutzern anstelle der Standardbezeichnung angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungsoptionen werden automatisch übersetzt. Wird ein benutzerdefinierter Name vergeben, entfallen diese automatischen Übersetzungen.
- Farbe — Eine Farbe auswählen, um die Option in der Planung und in Analytics visuell hervorzuheben.
- Aktiv / inaktiv — Legt fest, ob die Option für Nutzer verfügbar ist. Inaktive Optionen werden in der Planungsansicht ausgeblendet.
Planungsoption hinzufügen: Auf + Planungsoption hinzufügen klicken, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Dieser erscheint am Ende der Liste.
Reihenfolge ändern: Die Planungsoptionen werden den Nutzern in der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt. Mit den Griffpunkten (⠿) auf der linken Seite jeder Zeile lassen sich die Optionen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen.
Planungsoption löschen: Auf das Papierkorb-Symbol rechts in der Zeile klicken, um eine Option zu löschen. Falls die Option aktuell in Planungen verwendet wird, erscheint ein Dialog mit zwei Möglichkeiten:
- Planungen migrieren — Die bestehenden Planungen werden auf eine andere Planungsoption übertragen, danach wird die aktuelle Option gelöscht.
- Sofort löschen — Alle Planungen und Analytics-Daten, die mit dieser Option verknüpft sind, werden unwiderruflich entfernt.
Nach Abschluss der Änderungen auf Speichern klicken, um sie zu übernehmen. Mit Zurücksetzen lassen sich nicht gespeicherte Änderungen verwerfen.
7. Kollegen folgen
Mit der Funktion Kollegen folgen siehst du auf einen Blick, wann deine Lieblingskollegen im Büro oder remote sind.
- Klicke auf einen beliebigen Tag im Persönlichen Feed.
- Im Seitenpanel siehst du, wer im Büro sein wird.
- Noch niemand abonniert? Klicke auf Kollegen folgen, um zu starten.
- Klicke auf ⭐ neben einem Namen, um zu folgen. Lila Stern = aktiv gefolgt.
- Filtere nach Büro-Funktionen (z. B. Ersthelfer:in, Brandschutzhelfer:in).
- Wechsle zwischen den Tabs Alle und Gefolgt.
Du kannst auch zum Tab Kollegen wechseln, um die Wochenansicht deiner gefolgten Kolleg:innen zu sehen.
🖼️ Tipp: Lade ein Profilbild hoch, um deinen Feed übersichtlicher zu gestalten.
💡 Hinweis: Abhängig von den Datenschutzeinstellungen deines Unternehmens sind eventuell nicht alle Kollegen sichtbar.