Workforce-Einstellungen

Mit den Workforce-Einstellungen lässt sich konfigurieren, wie die Wochenplanung in deskbird unternehmensweit funktioniert. Auf einer einzigen Seite kann die Halbtagesplanung aktiviert, die für die User sichtbaren Planungsoptionen angepasst und festgelegt werden, wie weit verschiedene Rollen vergangene Planungen anzeigen und bearbeiten dürfen – so passt das Setup genau zur Arbeitsweise deiner Teams.

1. Workforce-Einstellungen öffnen
2. Halbtagesplanung
3. Zugriff auf vergangene Planungen
4. Planungsoptionen
5. FAQs

1. Workforce-Einstellungen öffnen

Die Workforce-Einstellungen werden von globalen Admins im Admin-Portal verwaltet.

Um die Seite zu öffnen, navigiere zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.

Hier lassen sich drei Bereiche konfigurieren:

• Halbtagesplanung – Halbtagesplanungen für alle User aktivieren oder deaktivieren.
• Zugriff auf vergangene Planungen – Festlegen, wie weit User und Admins vergangene Planungen anzeigen und bearbeiten können.
• Planungsoptionen – Die Status verwalten, die User bei der Wochenplanung auswählen können.

Jeder Bereich hat eigene Speichern- und Zurücksetzen-Buttons. Änderungen werden erst übernommen, wenn auf Speichern geklickt wird.

2. Halbtagesplanung

Die Halbtagesplanung gibt Usern mehr Flexibilität, ihren Tag präziser zu planen, indem sie entweder die erste oder zweite Tageshälfte für ihren Status und ihre Schreibtischbuchungen auswählen können. Hybrid-Work-Regeln und Reportings werden dabei automatisch angepasst. Nach der Aktivierung können zwei Status am selben Tag gesetzt werden – „Erste Tageshälfte" und „Zweite Tageshälfte". Wird ein Arbeitsplatz nur für eine Tageshälfte gebucht, passt sich der Status automatisch an.

Halbtagesplanung aktivieren

1. Navigiere zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
2. Im Bereich Halbtagesplanung den Schalter Halbtagesplanungen für alle User in deskbird aktivieren einschalten.
3. Auf Speichern klicken.

Nach der Aktivierung können deskbird-User zwei verschiedene Status für denselben Tag einplanen. Beim Einrichten der Richtlinien lässt sich festlegen, wie Halbtagspläne berechnet werden sollen – so wird präzises Tracking und Compliance sichergestellt.

Tagesmitte definieren

Die Tagesmitte bestimmt, wie ein Arbeitstag in zwei Hälften geteilt wird, und beeinflusst Buchungszeiträume und Anwesenheitsregeln.

Zur Konfiguration navigiere zu Admin > Bürokonfiguration > Büroeinstellungen und lege die Tagesmitte (z. B. 13:00) für das jeweilige Büro fest.

💡 Tipp: Die HRIS-Synchronisierung für die Halbtagesplanung wird für Personio und HiBob unterstützt. Weitere Anbieter folgen.

3. Zugriff auf vergangene Planungen

Im Bereich Zugriff auf vergangene Planungen wird festgelegt, wie weit verschiedene Userrollen frühere Wochenpläne anzeigen und bearbeiten können. So lässt sich der Zugriff auf vergangene Planungen an die Compliance-, HR- und Reporting-Anforderungen des Unternehmens anpassen.

Es können zwei separate Rollengruppen konfiguriert werden, jeweils mit eigenem Zeitraum für Anzeige und Bearbeitung.

Reguläre User, Gruppenleiter und Linienleiter

Verwaltet den Zugriff auf Terminpläne von Kolleg:innen (Anzeige), eigene Termine (Anzeige und Bearbeitung) und verwaltete Termine von Kolleg:innen (Anzeige und Bearbeitung).

• Zugriff anzeigen – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese User Planungen anzeigen können.
• Zugriff bearbeiten – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese User Planungen bearbeiten können.

Globale Admins, Office-Admins, Manager und entsprechende benutzerdefinierte Rollen

Verwaltet den Zugriff auf alle Terminpläne von Kolleg:innen (Anzeige und Bearbeitung). Gilt zudem für alle benutzerdefinierten Rollen, bei denen die Berechtigungen Planungen aller User anzeigen und Planungen aller User verwalten aktiviert sind.

• Zugriff anzeigen – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Planungen anzeigen können.
• Zugriff bearbeiten – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Planungen bearbeiten können.

Konfigurationsregeln

• Beide Zeiträume (Anzeige und Bearbeitung) lassen sich auf Werte zwischen 0 und 52 Wochen einstellen.
• Wird ein Wert auf 0 gesetzt, ist der Zugriff auf vergangene Planungen für diese Rollengruppe vollständig deaktiviert.
• Der Bearbeitungszeitraum kann nicht über den Anzeigezeitraum hinausgehen – User müssen eine Planung anzeigen können, bevor sie sie bearbeiten dürfen.
• Der Standardwert beträgt 1 Woche für Anzeige und Bearbeitung. Unternehmen, die nichts anpassen, behalten diesen Standardwert.

Nach Abschluss der Änderungen auf Speichern klicken, um sie zu übernehmen. Mit Zurücksetzen lassen sich nicht gespeicherte Änderungen verwerfen.

⚠️ Wichtig: Wer auf welche Planung zugreifen darf, hängt weiterhin von der Userrolle (globaler Admin, Office-Admin, Manager, Gruppenleiter, Linienleiter) oder den Berechtigungen der benutzerdefinierten Rolle ab. Die Einstellungen für vergangene Planungen definieren ausschließlich den Zeitraum dieses Zugriffs – nicht, welche Planungen die jeweilige Rolle erreichen kann.

4. Planungsoptionen

Planungsoptionen definieren die Status, die User bei der Wochenplanung auswählen können – z. B. Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend oder Geschäftsreise. Diese Optionen lassen sich individuell an die Arbeitsweise der Organisation anpassen.

Die Planungsoptionen sind unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen zu finden.

Eigenschaften einer Planungsoption

Jede Planungsoption hat folgende Eigenschaften:

• Statustyp – Einen vordefinierten Typ auswählen (Büro, Mobiles Arbeiten, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert wählen, um einen eigenen Status zu erstellen.
• Benutzerdefinierter Anzeigename – Optional kann ein benutzerdefinierter Name vergeben werden, der den Usern anstelle der Standardbezeichnung angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungsoptionen werden automatisch übersetzt. Wird ein benutzerdefinierter Name vergeben, entfallen diese automatischen Übersetzungen. Bei benutzerdefinierten Status ist ein Anzeigename Pflicht.
• Farbe – Eine Farbe auswählen, um die Option in der Planung und in Analytics visuell hervorzuheben.
• Aktiv / Inaktiv – Legt fest, ob die Option für User verfügbar ist. Inaktive Optionen werden in der Planungsansicht ausgeblendet.

Planungsoption hinzufügen

Auf + Planungsoption hinzufügen klicken, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Die neue Option erscheint am Ende der Liste. Statustyp auswählen, optional einen benutzerdefinierten Anzeigenamen eingeben, eine Farbe wählen und sicherstellen, dass der Schalter auf Aktiv steht. Anschließend auf Speichern klicken.

Reihenfolge ändern

Die Planungsoptionen werden den Usern in der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt. Mit den Griffpunkten (⠿) auf der linken Seite jeder Zeile lassen sich die Optionen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Anschließend auf Speichern klicken.

Planungsoption löschen

Auf das Papierkorb-Symbol rechts in der Zeile klicken, um eine Option zu löschen. Falls die Option aktuell in Planungen verwendet wird, erscheint ein Dialog mit zwei Möglichkeiten:

• Planungen migrieren – Die bestehenden Planungen werden auf eine andere Planungsoption übertragen, danach wird die aktuelle Option gelöscht.
• Sofort löschen – Alle Planungen und Analytics-Daten, die mit dieser Option verknüpft sind, werden unwiderruflich entfernt.

⚠️ Wichtig: „Anderes Büro" ist eine Standardoption, die nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Sie erscheint unter der Option Büro in der Web-App.

5. FAQs