Die Workforce-Einstellungen ermöglichen dir, die Planung in deiner Organisation in deskbird individuell anzupassen. Auf einer einzigen Seite kannst du die Halbtagesplanung aktivieren, die Planungs-Status deiner Nutzer – inklusive Farbe und Icon – anpassen und steuern, wie weit zurück verschiedene Rollen vergangene Pläne einsehen und bearbeiten dürfen. So passt deine Planung optimal zu den Arbeitsweisen deiner Teams.
- Workforce-Einstellungen aufrufen
- Halbtagesplanung
- Zugriff auf vergangene Planungen
- Planungs-Status
- FAQs
1. Workforce-Einstellungen aufrufen
Die Workforce-Einstellungen werden von globalen Administratoren im Admin-Portal verwaltet.
Um die Seite zu öffnen, gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
Hier kannst du drei Bereiche konfigurieren:
- Halbtagesplanung – aktiviere oder deaktiviere Halbtagespläne für alle Nutzer.
- Zugriff auf vergangene Planungen – steuere, wie weit Nutzer und Admins vergangene Pläne einsehen und bearbeiten können.
- Planungs-Status – verwalte die Status, die Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können, inklusive Farbe und Icon für jeden Status.
Jeder Abschnitt hat eigene Speichern- und Zurücksetzen-Buttons. Änderungen werden erst übernommen, wenn du auf Speichern klickst.
2. Halbtagesplanung
Mit der Halbtagesplanung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen – zum Beispiel Office am Vormittag und Mobile work am Nachmittag. Das ist praktisch für Teams mit flexiblen Hybridmodellen, geteilten Schichten oder halben freien Tagen.
Halbtagesplanung aktivieren
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
- Unter Halbtagesplanung aktiviere den Schalter Halbtagespläne für alle Nutzer in deskbird aktivieren.
- Klicke auf Speichern.
Nach der Aktivierung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen. Bei der Einrichtung von Richtlinien kannst du festlegen, wie Halbtagespläne berechnet werden, um eine genaue Erfassung und Einhaltung sicherzustellen.
Mittagszeit festlegen
Die Mittagszeit bestimmt, wie ein Arbeitstag in zwei Hälften geteilt wird und beeinflusst Buchungszeiträume sowie Anwesenheitserfassung.
Um sie zu konfigurieren, gehe zu Admin > Workspace > Büroeinstellungen und lege die Mittagszeit (zum Beispiel 13:00) für das jeweilige Büro fest.
💡 Tipp: HRIS-Synchronisation für Halbtagesplanung wird für Personio und HiBob unterstützt. Weitere Anbieter folgen.
3. Zugriff auf vergangene Planungen
Im Bereich Zugriff auf vergangene Planungen steuerst du, wie weit zurück verschiedene Nutzerrollen vergangene Pläne einsehen und bearbeiten können. So kannst du den Zugriff an die Compliance-, HR- und Reporting-Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
Du kannst zwei separate Rollengruppen konfigurieren, jeweils mit eigenem Zeitraum für Ansicht und Bearbeitung.
Normale Nutzer, Gruppenmanager und Linienmanager
Steuert den Zugriff auf die Planungen von Kollegen (Ansehen), eigene Planungen (Ansehen und Bearbeiten) sowie die Planungen verwalteter Kollegen (Ansehen und Bearbeiten).
- Ansicht – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Pläne einsehen können.
- Bearbeitung – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Pläne bearbeiten können.
Globale Administratoren, Büro-Administratoren, Manager und entsprechende benutzerdefinierte Rollen
Steuert den Zugriff auf alle Planungen von Kollegen (Ansehen und Bearbeiten). Das gilt auch für alle benutzerdefinierten Rollen mit den Berechtigungen Planung aller Nutzer ansehen und Planung aller Nutzer verwalten.
- Ansicht – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne einsehen können.
- Bearbeitung – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne bearbeiten können.
Konfigurationsregeln
- Sowohl Ansicht als auch Bearbeitung können von 0 bis 52 Wochen eingestellt werden.
- Wenn du einen Wert auf 0 setzt, wird der Zugriff auf vergangene Planungen für diese Rollengruppe komplett deaktiviert.
- Der Bearbeitungszeitraum darf den Ansichtszeitraum nicht überschreiten – Nutzer müssen einen Plan sehen können, bevor sie ihn bearbeiten dürfen.
- Der Standardwert ist 1 Woche für Ansicht und Bearbeitung. Unternehmen, die nichts ändern, behalten diesen Standard.
Wenn du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern, um sie zu übernehmen. Mit Zurücksetzen verwirfst du nicht gespeicherte Änderungen.
⚠️ Wichtig: Wer auf wessen Planung zugreifen kann, hängt weiterhin von der Rolle des Nutzers ab (globaler Administrator, Büro-Administrator, Manager, Gruppenmanager, Linienmanager) oder von den Berechtigungen benutzerdefinierter Rollen. Die Einstellungen zur vergangenen Planung definieren nur den Zeitraum für diesen Zugriff – nicht welche Pläne jede Rolle erreichen kann.
4. Planungs-Status
Planungs-Status legen fest, welche Optionen Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können – zum Beispiel Office, Mobile work, Abwesend oder Geschäftsreise. Du kannst diese Status an die Arbeitsweise deiner Organisation anpassen und jedem eine eigene Farbe und ein Icon zuweisen, damit sie im Produkt sofort erkennbar sind.
Status-Eigenschaften
Jeder Planungs-Status hat folgende Eigenschaften:
- Status-Typ – wähle einen vordefinierten Typ (Office, Mobile work, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert, um einen eigenen Status zu erstellen.
- Benutzerdefinierter Anzeigename – optional kannst du einen eigenen Namen festlegen, der anstelle des Standard-Labels angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungs-Status werden automatisch übersetzt, aber ein benutzerdefinierter Anzeigename ersetzt diese Übersetzungen. Für benutzerdefinierte Status ist ein Anzeigename erforderlich.
- Farbe – wähle eine Farbe, um jeden Status in Plänen und Analytics optisch zu unterscheiden.
- Icon – wähle ein passendes Icon aus der Vorschlagsliste, damit der Status auf einen Blick erkennbar ist.
- Aktiv / Inaktiv – steuere, ob der Status für Nutzer verfügbar ist. Inaktive Status werden in der Planungsansicht ausgeblendet.
Status-Farbe und Icon festlegen
Planungs-Status erscheinen in deskbird mit einem einheitlichen, modernen Look. Als Administrator entscheidest du, wie jeder Status dargestellt wird:
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen und öffne den Bereich Planungs-Status.
- Wähle den Status aus, den du gestalten möchtest.
- Weise eine Farbe und ein Icon aus der Vorschlagsliste zu.
- Klicke auf Speichern.
Das Styling gilt überall, wo der Status angezeigt wird – sowohl im Web als auch in der App:
- Persönlicher Feed
- Wochenpräferenzen
- Kollegenplan
- Teamplan
- Kollegen-Feed
💡 Tipp: Das Styling wird automatisch synchronisiert. Sobald du speicherst, sehen alle Nutzer die neue Farbe und das Icon – sie müssen nichts weiter tun.
Planungs-Status hinzufügen
Klicke auf + Planungs-Status hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Der neue Status erscheint am Ende der Liste. Wähle einen Status-Typ, füge optional einen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzu, wähle Farbe und Icon und stelle sicher, dass der Schalter auf Aktiv steht. Dann klicke auf Speichern.
Status neu anordnen
Planungs-Status werden den Nutzern in der Reihenfolge angezeigt, die du hier festlegst. Nutze die Griffleisten (⠟) links neben jeder Zeile, um die Status per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, und klicke dann auf Speichern.
Planungs-Status löschen
Klicke auf das Papierkorb-Icon rechts in der Zeile, um einen Status zu löschen. Falls aktuell Pläne diesen Status nutzen, wirst du gefragt, wie du vorgehen möchtest:
- Migrieren – bestehende Pläne auf einen anderen Status umstellen und den aktuellen Status dann löschen.
- Sofort löschen – alle Pläne und Analytics, die mit diesem Status verknüpft sind, werden dauerhaft entfernt.
⚠️ Wichtig: Other office ist ein Standard-Status, der nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Er erscheint unter dem Status Office in der Web-App.
5. FAQs
Nur globale Administratoren können auf die Workforce-Einstellungen zugreifen und sie bearbeiten. Benutzerdefinierte Rollen mit den entsprechenden Admin-Berechtigungen können diese Seite ebenfalls aufrufen.
Wenn die Halbtagesplanung deaktiviert wird, können Nutzer keine neuen Halbtagespläne mehr erstellen. Bestehende Halbtagespläne bleiben im System, werden aber bis zur Überprüfung der Richtlinien als Ganztagseinträge angezeigt.
Nein. Der Bearbeitungszeitraum kann nicht weiter zurückreichen als der Ansichtszeitraum. Nutzer müssen einen Plan sehen können, bevor sie ihn bearbeiten dürfen. Wenn du den Ansichtszeitraum kürzer als den Bearbeitungszeitraum einstellst, passt deskbird den Bearbeitungszeitraum automatisch an.
Setze sowohl Ansicht als auch Bearbeitung auf 0 Wochen für die jeweilige Rollengruppe und klicke dann auf Speichern. Mit dieser Einstellung können Nutzer dieser Gruppe keine vergangenen Pläne mehr einsehen oder bearbeiten.
Wenn du einen Status deaktivierst, wird er in der Planungsansicht ausgeblendet und kann nicht mehr ausgewählt werden. Bestehende Pläne und Analytics, die diesen Status nutzen, bleiben aber erhalten. Beim Löschen wird der Status dauerhaft entfernt – und je nach gewählter Option werden entweder bestehende Pläne auf einen anderen Status migriert oder zusammen mit ihren Analytics gelöscht.
Vordefinierte Status (Office, Mobile work, Abwesend, Geschäftsreise) haben integrierte Übersetzungen für alle unterstützten Sprachen. Wenn du einen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzufügst, behandelt deskbird diesen als bevorzugtes Label deiner Organisation und zeigt ihn allen Nutzern in allen Sprachen ohne Übersetzung an.
Nein. Farben und Icons werden einmalig von einem Administrator unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen festgelegt und gelten für alle in der Organisation. Nutzer sehen das Styling, können es aber nicht ändern.
Nein. Das Styling wird automatisch synchronisiert, sobald du auf Speichern klickst. Nutzer sehen die aktualisierte Farbe und das Icon beim nächsten Öffnen von deskbird im Web oder in der App.
Überall, wo ein Planungs-Status angezeigt wird: im persönlichen Feed, in den Wochenpräferenzen, im Kollegenplan, im Teamplan und im Kollegen-Feed – sowohl im Web als auch in der App.