Workforce-Einstellungen

Die Workforce-Einstellungen ermöglichen dir, die Planung in deskbird für dein gesamtes Unternehmen zu konfigurieren. Auf einer einzigen Seite kannst du die Halbtagesplanung aktivieren, die Planungs-Status anpassen, die deine Nutzer sehen, und steuern, wie weit zurück verschiedene Rollen vergangene Planungen einsehen und bearbeiten können – so stellst du sicher, dass deine Planungseinstellungen wirklich zu den Arbeitsweisen deiner Teams passen.

1. Workforce-Einstellungen aufrufen
2. Halbtagesplanung
3. Zugriff auf vergangene Planungen
4. Planungs-Status
5. FAQs

1. Workforce-Einstellungen aufrufen

Die Workforce-Einstellungen werden von globalen Administratoren im Admin-Portal verwaltet.

Um die Seite zu öffnen, gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.

Hier kannst du drei Bereiche konfigurieren:

• Halbtagesplanung — aktiviere oder deaktiviere Halbtagesplanung für alle Nutzer.
• Zugriff auf vergangene Planungen — steuere, wie weit zurück Nutzer und Admins vergangene Planungen einsehen und bearbeiten können.
• Planungs-Status — verwalte die Status, die Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können.

Jeder Abschnitt hat eigene Speichern- und Zurücksetzen-Buttons. Änderungen werden erst übernommen, wenn du auf Speichern klickst.

2. Halbtagesplanung

Mit der Halbtagesplanung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen – zum Beispiel Office am Vormittag und Mobile Arbeit am Nachmittag. Das ist besonders praktisch für Teams mit flexiblen hybriden Arbeitsmodellen, geteilten Schichten oder halben freien Tagen.

Halbtagesplanung aktivieren

1. Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
2. Schalte unter Halbtagesplanung die Option Halbtagesplanung für alle Nutzer in deskbird aktivieren ein.
3. Klicke auf Speichern.

Nach der Aktivierung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen. Bei der Einrichtung von Richtlinien kannst du festlegen, wie Halbtagesplanungen berechnet werden, um eine genaue Erfassung und Einhaltung sicherzustellen.

Mittagszeit festlegen

Die Mittagszeit bestimmt, wie ein Arbeitstag in zwei Hälften geteilt wird und beeinflusst Buchungszeiträume sowie die Anwesenheitserfassung.

Um sie zu konfigurieren, gehe zu Admin > Workspace > Büroeinstellungen und lege die Mittagszeit (zum Beispiel 13:00) für das jeweilige Büro fest.

💡 Tipp: Der HRIS-Sync für die Halbtagesplanung wird für Personio und HiBob unterstützt. Weitere Anbieter folgen.

3. Zugriff auf vergangene Planungen

Im Bereich Zugriff auf vergangene Planungen steuerst du, wie weit zurück verschiedene Nutzerrollen vergangene Planungen einsehen und bearbeiten können. So kannst du den Zugriff auf Planungen an die Compliance-, HR- und Reporting-Anforderungen deines Unternehmens anpassen.

Du kannst zwei separate Rollengruppen konfigurieren, jeweils mit eigenem Zeitraum für Ansicht und Bearbeitung.

Normale Nutzer, Gruppenmanager und Linienmanager

Steuert den Zugriff auf Planungen von Kollegen (Ansehen), eigene Planungen (Ansehen und Bearbeiten) und Planungen von betreuten Kollegen (Ansehen und Bearbeiten).

• Ansicht — Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Planungen einsehen können.
• Bearbeitung — Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Planungen bearbeiten können.

Globale Administratoren, Büro-Administratoren, Manager und entsprechende benutzerdefinierte Rollen

Steuert den Zugriff auf alle Planungen von Kollegen (Ansehen und Bearbeiten). Das gilt auch für alle benutzerdefinierten Rollen, die die Berechtigungen Planungen aller Nutzer ansehen und Planungen aller Nutzer verwalten aktiviert haben.

• Ansicht — Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Planungen einsehen können.
• Bearbeitung — Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Planungen bearbeiten können.

Konfigurationsregeln

• Sowohl Ansicht als auch Bearbeitung können von 0 bis 52 Wochen eingestellt werden.
• Wenn du einen Wert auf 0 setzt, wird der Zugriff auf vergangene Planungen für diese Rollengruppe komplett deaktiviert.
• Der Zeitraum für die Bearbeitung darf den Zeitraum für die Ansicht nicht überschreiten – Nutzer müssen eine Planung sehen können, bevor sie sie bearbeiten dürfen.
• Der Standardwert ist 1 Woche für Ansicht und Bearbeitung. Unternehmen, die nichts ändern, behalten diesen Standard.

Wenn du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern, um sie zu übernehmen. Klicke auf Zurücksetzen, um nicht gespeicherte Änderungen zu verwerfen.

⚠️ Wichtig: Wer auf wessen Planung zugreifen kann, hängt weiterhin von der Rolle des Nutzers ab (globaler Administrator, Büro-Administrator, Manager, Gruppenmanager, Linienmanager) oder von den Berechtigungen der benutzerdefinierten Rolle. Die Einstellungen für vergangene Planungen definieren nur den Zeitraum für diesen Zugriff – nicht welche Planungen jede Rolle erreichen kann.

4. Planungs-Status

Planungs-Status legen fest, welche Optionen Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können – zum Beispiel Office, Mobile Arbeit, Abwesend oder Geschäftsreise. Du kannst diese Status anpassen, damit sie zu den Arbeitsweisen in deinem Unternehmen passen.

Status-Eigenschaften

Jeder Planungs-Status hat folgende Eigenschaften:

• Status-Typ — wähle einen vordefinierten Typ (Office, Mobile Arbeit, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert, um einen eigenen Status zu erstellen.
• Benutzerdefinierter Anzeigename — optional kannst du einen eigenen Namen festlegen, der den Nutzern statt des Standard-Labels angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungs-Status werden automatisch übersetzt, aber wenn du einen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzufügst, entfallen diese automatischen Übersetzungen. Für benutzerdefinierte Status ist ein Anzeigename erforderlich.
• Farbe — wähle eine Farbe, um jeden Status in Planungen und Analytics optisch zu unterscheiden.
• Aktiv / Inaktiv — steuere, ob der Status für Nutzer verfügbar ist. Inaktive Status werden in der Planungsansicht ausgeblendet.

Planungs-Status hinzufügen

Klicke auf + Planungs-Status hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Der neue Status erscheint am Ende der Liste. Wähle einen Status-Typ, füge optional einen benutzerdefinierten Anzeigenamen hinzu, wähle eine Farbe und stelle sicher, dass der Schalter auf Aktiv steht. Dann klicke auf Speichern.

Status neu anordnen

Planungs-Status werden den Nutzern in der hier festgelegten Reihenfolge angezeigt. Nutze die Griffmarkierungen (⠟) auf der linken Seite jeder Zeile, um die Status per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, und klicke dann auf Speichern.

Planungs-Status löschen

Klicke auf das Papierkorb-Symbol auf der rechten Seite einer Zeile, um einen Status zu löschen. Falls aktuell Planungen diesen Status verwenden, wirst du gefragt, wie du fortfahren möchtest:

• Vorhandene Planungen migrieren – migriere bestehende Planungen auf einen anderen Status und lösche dann den aktuellen.
• Sofort löschen – alle Planungen und Analytics, die mit diesem Status verknüpft sind, werden dauerhaft entfernt.

⚠️ Wichtig: Anderes Büro ist ein Standard-Status, der nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Er erscheint unter dem Status Office in der Web-App.

5. FAQs