Die Workforce-Einstellungen ermöglichen es dir, die Planung in deiner Organisation in deskbird individuell anzupassen. Auf einer einzigen Seite kannst du die Halbtagesplanung aktivieren, die Planungs-Status deiner Nutzer anpassen – inklusive Farbe, Icon und ob sie für einen halben Tag auswählbar sind – und steuern, wie weit zurück verschiedene Rollen vergangene Pläne einsehen und bearbeiten dürfen. So stellst du sicher, dass deine Planungseinstellungen wirklich zu den Arbeitsweisen deiner Teams passen.
- Workforce-Einstellungen aufrufen
- Halbtagesplanung
- Zugriff auf vergangene Planungen
- Planungs-Status
- FAQs
1. Workforce-Einstellungen aufrufen
Die Workforce-Einstellungen werden von globalen Administratoren im Admin-Portal verwaltet.
Um die Seite zu öffnen, gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
Hier kannst du drei Bereiche konfigurieren:
- Halbtagesplanung – aktiviere oder deaktiviere Halbtagespläne für alle Nutzer.
- Zugriff auf vergangene Planungen – steuere, wie weit Nutzer und Admins vergangene Pläne einsehen und bearbeiten können.
- Planungs-Status – verwalte die Status, die Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können, inklusive Farbe und Icon für jeden Status und ob ein Status für einen halben Tag auswählbar ist.
Jeder Abschnitt hat eigene Speichern- und Zurücksetzen-Buttons. Änderungen werden erst übernommen, wenn du auf Speichern klickst.
2. Halbtagesplanung
Mit der Halbtagesplanung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen – zum Beispiel Büro am Vormittag und Mobile Arbeit am Nachmittag. Das ist praktisch für Teams mit flexiblen hybriden Modellen, geteilten Schichten oder halben freien Tagen.
Halbtagesplanung aktivieren
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen.
- Schalte unter Halbtagesplanung die Option Halbtagespläne für alle Nutzer in deskbird aktivieren ein.
- Klicke auf Speichern.
Nach der Aktivierung können Nutzer zwei verschiedene Status für denselben Tag planen. Bei der Einrichtung von Richtlinien kannst du festlegen, wie Halbtagespläne berechnet werden, um eine korrekte Erfassung und Einhaltung sicherzustellen.
Falls bestimmte Status nur für ganze Tage genutzt werden sollen – zum Beispiel Mobile Arbeit – kannst du sie einzeln mit der Einstellung Halbtagesplanung aktiviert einschränken. Siehe Halbtage pro Status erlauben.
Mittagszeit festlegen
Die Mittagszeit bestimmt, wie ein Arbeitstag in zwei Hälften geteilt wird und beeinflusst Buchungszeiträume sowie Anwesenheitserfassung.
Um sie zu konfigurieren, gehe zu Admin > Workspace > Büroeinstellungen und lege die Mittagszeit (zum Beispiel 13:00) für das jeweilige Büro fest.
💡 Tipp: HRIS-Synchronisation für Halbtagesplanung wird für Personio und HiBob unterstützt. Weitere Anbieter folgen.
3. Zugriff auf vergangene Planungen
Im Bereich Zugriff auf vergangene Planungen steuerst du, wie weit zurück verschiedene Nutzerrollen vergangene Pläne einsehen und bearbeiten können. So kannst du den Zugriff auf Planungen an die Compliance-, HR- und Reporting-Anforderungen deines Unternehmens anpassen.
Du kannst zwei separate Rollengruppen konfigurieren, jeweils mit eigenem Zeitraum für Ansicht und Bearbeitung.
Normale Nutzer, Gruppenmanager und Linienmanager
Steuert den Zugriff auf die Planungen von Kollegen (Ansehen), eigene Planungen (Ansehen und Bearbeiten) und Planungen von betreuten Kollegen (Ansehen und Bearbeiten).
- Ansicht – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Pläne einsehen können.
- Bearbeitung – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Nutzer Pläne bearbeiten können.
Globale Administratoren, Büro-Administratoren, Manager und entsprechende benutzerdefinierte Rollen
Steuert den Zugriff auf alle Planungen von Kollegen (Ansehen und Bearbeiten). Das gilt auch für alle benutzerdefinierten Rollen, die die Berechtigungen Planung aller Nutzer ansehen und Planung aller Nutzer verwalten aktiviert haben.
- Ansicht – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne einsehen können.
- Bearbeitung – Anzahl der Wochen in der Vergangenheit, in denen diese Rollen Pläne bearbeiten können.
Konfigurationsregeln
- Sowohl für Ansicht als auch Bearbeitung kann ein Zeitraum von 0 bis 52 Wochen eingestellt werden.
- Wird der Wert auf 0 gesetzt, ist der Zugriff auf vergangene Planungen für diese Rollengruppe komplett deaktiviert.
- Der Bearbeitungszeitraum darf den Ansichtszeitraum nicht überschreiten – Nutzer müssen einen Plan einsehen können, bevor sie ihn bearbeiten dürfen.
- Der Standardwert ist 1 Woche für Ansicht und Bearbeitung. Unternehmen, die nichts ändern, behalten diesen Standard.
Nachdem du deine Änderungen vorgenommen hast, klicke auf Speichern, um sie zu übernehmen. Klicke auf Zurücksetzen, um nicht gespeicherte Änderungen zu verwerfen.
⚠️ Wichtig: Wer auf wessen Planung zugreifen kann, hängt weiterhin von der Rolle des Nutzers ab (globaler Administrator, Büro-Administrator, Manager, Gruppenmanager, Linienmanager) oder von den Berechtigungen benutzerdefinierter Rollen. Die Einstellungen zur vergangenen Planung definieren nur den Zeitraum für diesen Zugriff – nicht welche Pläne jede Rolle erreichen kann.
4. Planungs-Status
Planungs-Status legen fest, welche Optionen Nutzer bei der Wochenplanung auswählen können – zum Beispiel Büro, Mobile Arbeit, Abwesend oder Geschäftsreise. Du kannst diese Status individuell anpassen, damit sie zu deiner Organisation passen, und jedem eine eigene Farbe und ein Icon zuweisen, damit sie im gesamten Produkt sofort erkennbar sind.
Status-Eigenschaften
Jeder Planungs-Status hat folgende Eigenschaften:
- Status-Typ – wähle einen vordefinierten Typ (Büro, Mobile Arbeit, Abwesend, Geschäftsreise) oder Benutzerdefiniert, um einen eigenen Status zu erstellen.
- Benutzerdefinierter Anzeigename – optional kannst du einen eigenen Namen festlegen, der anstelle des Standard-Labels angezeigt wird. Hinweis: Vordefinierte Planungs-Status werden automatisch übersetzt, aber wenn du einen eigenen Anzeigenamen hinzufügst, entfallen diese Übersetzungen. Für benutzerdefinierte Status ist ein Anzeigename erforderlich.
- Farbe – wähle eine Farbe, um jeden Status in Plänen und Analytics optisch zu unterscheiden.
- Icon – wähle ein passendes Icon aus der Vorschlagsliste, damit der Status auf einen Blick erkennbar ist.
- Halbtagesplanung aktiviert – lege fest, ob Nutzer den Status für einen halben Tag auswählen können. Ist dies deaktiviert, kann der Status nur für einen ganzen Tag gewählt werden.
- Aktiv / Inaktiv – steuere, ob der Status für Nutzer verfügbar ist. Inaktive Status werden in der Planungsansicht ausgeblendet.
Status-Farbe und Icon festlegen
Planungs-Status erscheinen in deskbird mit einem einheitlichen, modernen Look und konsistenten Farben. Als Administrator entscheidest du, wie jeder Status dargestellt wird:
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen und öffne den Bereich Planungs-Status.
- Wähle den Status aus, den du gestalten möchtest.
- Weise eine Farbe und ein Icon aus der Vorschlagsliste zu.
- Klicke auf Speichern.
Das Styling gilt überall dort, wo der Status angezeigt wird – sowohl im Web als auch in der App:
- Persönlicher Feed
- Wochenpräferenzen
- Kollegenplan
- Dein Teamplan
- Kollegen-Feed
💡 Tipp: Das Styling wird automatisch synchronisiert. Sobald du speicherst, sehen alle Nutzer die neue Farbe und das neue Icon – sie müssen nichts weiter tun.
Halbtage pro Status erlauben
Wenn die Halbtagesplanung aktiviert ist, kannst du für jeden Planungs-Status festlegen, ob Nutzer ihn für einen halben Tag auswählen dürfen. Das ist praktisch, wenn manche Status – zum Beispiel Mobile Arbeit – immer nur für ganze Tage geplant werden sollen, während andere flexibel bleiben.
- Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen und öffne den Bereich Planungs-Status.
- Schalte in der Spalte Halbtagesplanung aktiviert die Einstellung für jeden Status aus, der nur für ganze Tage verfügbar sein soll. Lasse sie für Status an, die für ganze und halbe Tage genutzt werden dürfen.
- Klicke auf Speichern.
So sieht es für Nutzer im Web und in der App aus:
- Halbtagesplanung aktiviert – Nutzer können den Status für einen ganzen Tag und für die erste oder zweite Tageshälfte auswählen.
- Halbtagesplanung deaktiviert – Nutzer können den Status weiterhin für einen ganzen Tag auswählen. Wenn sie unter Dein Status die Halbtagesplanung aktivieren, erscheint der Status nicht in den Dropdowns Erste Hälfte und Zweite Hälfte.
Für bestehende Status ändert sich nichts, bis ein Administrator diese Einstellung anpasst.
⚠️ Wichtig: Halbtagesplanung aktiviert steuert nur die Halbtagesverfügbarkeit für einen einzelnen Status. Damit wird nicht die unternehmensweite Halbtagesplanung ein- oder ausgeschaltet (siehe Halbtagesplanung) und der Status wird dadurch auch nicht ausgeblendet oder deaktiviert.
Planungs-Status hinzufügen
Klicke auf + Planungs-Status hinzufügen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Der neue Status erscheint am Ende der Liste. Wähle einen Status-Typ, füge optional einen eigenen Anzeigenamen hinzu, wähle Farbe und Icon und stelle sicher, dass der Schalter auf Aktiv steht. Dann klicke auf Speichern.
Status neu anordnen
Planungs-Status werden den Nutzern in der Reihenfolge angezeigt, die du hier festlegst. Nutze die Griffleisten (⠟) links neben jeder Zeile, um Status per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, und klicke dann auf Speichern.
Planungs-Status löschen
Klicke auf das Papierkorb-Icon rechts in der Zeile, um einen Status zu löschen. Falls aktuell Pläne mit diesem Status existieren, wirst du gefragt, wie du vorgehen möchtest:
- Bestehende Pläne migrieren – migriere bestehende Pläne auf einen anderen Planungs-Status und lösche dann den aktuellen.
- Sofort löschen – alle Pläne und Analytics, die mit diesem Status verknüpft sind, werden dauerhaft entfernt.
⚠️ Wichtig: Anderes Büro ist ein Standard-Status, der nicht bearbeitet oder gelöscht werden kann. Er erscheint unter dem Status Büro in der Web-App.
5. FAQs
Nur globale Administratoren können auf die Workforce-Einstellungen zugreifen und sie bearbeiten. Benutzerdefinierte Rollen mit den entsprechenden Admin-Berechtigungen können diese Seite ebenfalls aufrufen.
Wenn die Halbtagesplanung deaktiviert wird, können Nutzer keine neuen Halbtagespläne mehr erstellen. Bestehende Halbtagespläne bleiben im System, werden aber bis zur Überprüfung der Richtlinien als Ganztagseinträge angezeigt.
Ja. Gehe zu Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen, öffne Planungs-Status und deaktiviere Halbtagesplanung aktiviert für jeden Status, der nur für ganze Tage verfügbar sein soll. Klicke dann auf Speichern. Alle anderen Status bleiben für ganze und halbe Tage verfügbar.
Überprüfe diese beiden Einstellungen unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen:
- Halbtagesplanung – Halbtagespläne müssen für alle Nutzer aktiviert sein.
- Halbtagesplanung aktiviert (unter Planungs-Status) – ist dies für den Status deaktiviert, kann er nur für ganze Tage ausgewählt werden.
Nein. Der Bearbeitungszeitraum darf nicht weiter zurückreichen als der Ansichtszeitraum. Nutzer müssen einen Plan einsehen können, bevor sie ihn bearbeiten dürfen. Wenn du den Ansichtszeitraum niedriger einstellst als den Bearbeitungszeitraum, passt deskbird den Bearbeitungszeitraum automatisch an.
Setze sowohl Ansichtsrechte als auch Bearbeitungsrechte auf 0 Wochen für die entsprechende Rollengruppe und klicke dann auf Speichern. Mit dieser Einstellung können Nutzer in dieser Gruppe keine vergangenen Pläne mehr ansehen oder bearbeiten.
Wenn du einen Status deaktivierst, wird er in der Planungsansicht ausgeblendet, sodass Nutzer ihn nicht mehr auswählen können. Bestehende Planungen und Analytics, die diesen Status nutzen, bleiben aber erhalten. Beim Löschen wird der Status dauerhaft entfernt – und je nach gewählter Option werden entweder bestehende Planungen auf einen anderen Status übertragen oder zusammen mit ihren Analytics gelöscht.
Vordefinierte Status (Office, Mobile work, Absent, Business travel) haben integrierte Übersetzungen für alle unterstützten Sprachen. Wenn du einen eigenen Anzeigenamen hinzufügst, behandelt deskbird diesen als bevorzugte Bezeichnung deiner Organisation und zeigt ihn allen Nutzern in allen Sprachen ohne Übersetzung an.
Nein. Farben und Icons werden einmalig von einem Administrator unter Admin > Workforce > Workforce-Einstellungen festgelegt und gelten für alle in der Organisation. Nutzer sehen das Styling, können es aber nicht ändern.
Nein. Das Styling wird automatisch synchronisiert, sobald du auf Speichern klickst. Nutzer sehen die aktualisierte Farbe und das Icon, wenn sie deskbird das nächste Mal im Web oder auf dem Handy öffnen.
Überall dort, wo ein Planungsstatus angezeigt wird: im persönlichen Feed, in den Wochenpräferenzen, im Zeitplan der Kollegen, im Team-Zeitplan und im Kollegen-Feed – sowohl im Web als auch auf dem Handy.