Veranstaltungen

Sorge für Gesprächsstoff am Arbeitsplatz und fördere echte Begegnungen mit Events in deskbird. Egal ob du ein Mittagessen, einen Workshop oder eine unternehmensweite Ankündigung organisierst – mit Events bringst du Leute ganz einfach zusammen und steigerst die Anwesenheit im Büro.

Nutzer können anstehende Events in ihrer Planungsansicht entdecken, sich mit nur einem Klick anmelden und sehen, wer sonst noch dabei ist – alles in einem nahtlosen Ablauf.

1. Was sind Events?
2. Ein Event erstellen
3. Verwalten, wer Events erstellen darf
4. Kalendersynchronisierung und RSVP-Tracking
5. Events ansehen und darauf reagieren
6. Event-Inspiration

1. Was sind Events?

Events sind dafür gemacht, Begeisterung und Gemeinschaft rund um persönliche Treffen im Büro zu schaffen. Nutzer zu motivieren, ins Büro zu kommen, und die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren, sind wichtige Faktoren für Produktivität und Engagement.

Mit Events hast du ein starkes Tool, um:

• Nutzer zu motivieren, ins Büro zu kommen
• Teamkultur durch echte Begegnungen zu stärken
• Sichtbarkeit für wichtige Aktivitäten und Unternehmensereignisse zu schaffen

Egal ob Team-Lunch, Feiertagsfeier, hybrider Workshop oder eine Ankündigung für das ganze Büro – mit der Events-Funktion von deskbird kannst du alles in wenigen Klicks planen, teilen und verwalten.

2. Ein Event erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Event zu erstellen – je nach Rolle und Berechtigungen:

✅ Über den Admin-Bereich

Globale Admins und Office Admins können zu
Admin > Workforce > Events gehen und auf ➕ Event hinzufügen klicken.

Fülle das Formular aus mit:

• Eventname und Emoji
• Datum und Uhrzeit
• Eingeladene: Nutzergruppen, Einzelpersonen oder ganze Standorte
• Ort und optionale Beschreibung
• RSVP- und E-Mail-Einstellungen

Du kannst beim Erstellen eines Events ein Teilnahmelimit festlegen. Nach der Veröffentlichung kann dieses Limit nicht mehr geändert werden. Sobald die maximale Gästezahl erreicht ist, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Wenn ein bestätigter Gast absagt, rückt die nächste Person auf der Warteliste automatisch nach. Auf der Event-Seite siehst du auch, wie viele Plätze noch frei sind – das sorgt für volle Transparenz für Organisatoren und Teilnehmende. So lassen sich Events mit begrenzter Kapazität wie Workshops, Office-Lunches oder Teamaktivitäten ganz einfach verwalten.

Klicke auf Event veröffentlichen, um es zu teilen 🎉

✅ Über die Planungsansicht (Persönlicher Feed)

Wenn du die Berechtigung hast, siehst du ein ➕-Symbol neben „Alle anstehenden Events anzeigen“ unter dem Kalender in deinem Planungs-Tab. Klicke darauf, um direkt aus deiner Ansicht ein Event zu erstellen und einzureichen.

3. Verwalten, wer Events erstellen darf 🔐

Standardmäßig gilt:

• Globale Admins und Office Admins können immer Events erstellen.

Globale Admins können das Recht zum Erstellen von Events vergeben an:

• Manager
   
• Nutzer
   
• Gruppenmanager
   

💡 Diese Berechtigungen kannst du im Rollenrechte-Panel in der Events-Admin-Ansicht anpassen.

📱 Plattform-Verfügbarkeit

🗒️ Events können aktuell nur im Web erstellt und bearbeitet werden.

4. Kalendersynchronisierung und RSVP-Tracking

Wenn die Kalendersynchronisierung aktiviert ist (Google oder Microsoft), werden in deskbird erstellte Events automatisch in die Kalender der Nutzer eingetragen.

Kalenderverhalten:

• Ja → als Beschäftigt eingetragen
   
• Vielleicht → als Frei eingetragen
   
• Nein → Kalendereintrag wird entfernt

Beim RSVP wird außerdem eine .ics-Datei per E-Mail verschickt. Event-Organisatoren können die RSVP-Antworten für einzelne Events optional deaktivieren.

5. Events ansehen und darauf reagieren

Nutzer sehen anstehende Events in der Planungsansicht – hervorgehoben durch das 🎉-Emoji am jeweiligen Datum – oder über Alle anstehenden Events anzeigen im Kalender. Beim Öffnen eines Events sehen sie Ort, Uhrzeit, Organisator, Teilnehmerliste und Beschreibung und können sich mit einem Klick anmelden.

👉 Hinweis: Die vollständige Liste aller Events (Anstehend & Vergangen) ist nur für Admins unter Admin > Workforce > Events verfügbar.

6. Event-Inspiration 🎯

Brauchst du ein paar Ideen für den Start?

• 🍕 Pizza-Party – belohne dein Team mit einem Mittagessen
• 🤝 Teamübergreifendes Treffen – fördere die Zusammenarbeit
• 💬 Q&A mit der Geschäftsleitung – halte die Kommunikation offen
• 🧘 Wellness-Stunde – Yoga, Meditation oder eine gemeinsame Pause
• 📢 Wichtige Info – teile Neuigkeiten ohne RSVP

💡 Nutze Events gezielt, um die Präsenz im Büro zu erhöhen und Momente zu schaffen, bei denen Nutzer wirklich dabei sein wollen.