Mit Events kannst du spannende Büromomente schaffen, die Teams zusammenbringen und die Rückkehr ins Büro attraktiver gestalten. Ob Pizza-Party oder Unternehmens-Update – Events helfen, Büroanwesenheit sinnvoll zu planen und die Unternehmenskultur zu stärken.
- Was sind Events?
- Wo finde ich Events?
- Wer kann Events erstellen?
- So erstellst du ein Event
- Teilnahme verwalten und antworten
- Kalender-Synchronisation
- Ideen für Events
1. Was sind Events?
Mit deskbird Events bringst du Leben ins Büro. Die Funktion erlaubt dir, geplante Zusammenkünfte im Büro sichtbar zu machen – direkt im Kalender und in deinem Wochenplan. So weiß jede:r, wann etwas Besonderes im Büro stattfindet, und du kannst die Büroauslastung gezielt verbessern.
2. Wo finde ich Events?
- Persönlicher Feed → Kalender: Klicke auf „🎉 Alle bevorstehenden Events anzeigen“ unter dem Kalender.
- Im Planen-Tab wird das Event für den Veranstaltungstag angezeigt
- Admin > Workforce > Events: Nur Admins sehen hier den Überblick über alle kommenden und vergangenen Events.
3. Wer kann Events erstellen?
Globale Admins und Büro-Admins können jederzeit Events erstellen.
Zusätzlich können Globale Admins die Event-Erstellung für weitere Rollen freigeben:
- Gruppen-Manager
- Manager
- User
Die Berechtigungen findest du unter:
Admin > Workforce > Events > Role permissions
Plattformverfügbarkeit
| Plattform | Funktionalität |
| Web App & MS Teams App | ✅ Vollständiger Zugriff – Events erstellen, anzeigen und verwalten |
| iOS & Android App | ✅ Events ansehen und Teilnahme bestätigen |
ℹ️ Das Erstellen und Bearbeiten von Events ist nur in der Web- und MS Teams App möglich.
4. So erstellst du ein Event
Aus dem Admin-Bereich:
Wenn du Global Admin oder Office Admin bist:
Admin > Workforce > Events > + Event hinzufügen
Aus dem persönlichen Feed:
Wenn du berechtigt bist, kannst du im Kalender deines Feeds das „+“-Symbol neben „🎉 Alle bevorstehenden Events anzeigen“ nutzen.
Beim Erstellen kannst du:
- Titel, Datum & Uhrzeit festlegen
- Ein Emoji für das Event wählen
- Ort & Beschreibung hinzufügen
- Bestimmte Nutzer:innen, Gruppen oder ganze Büros einladen
- Aktivieren, ob User per Mail benachrichtigt werden
- Aktivieren, ob User antworten können
Du kannst beim Erstellen eines Events ein Teilnahmelimit festlegen. Nach der Veröffentlichung kann dieses Limit nicht mehr geändert werden. Sobald die maximale Anzahl an Gästen erreicht ist, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Sagt ein bestätigter Gast ab, rückt die nächste Person auf der Warteliste automatisch nach. Auf der Event-Seite wird zudem angezeigt, wie viele Plätze noch verfügbar sind, was für volle Transparenz bei Organisatoren und Teilnehmenden sorgt. So lassen sich Veranstaltungen mit begrenzter Kapazität, wie Workshops, Office Lunches oder Team-Events, einfach verwalten.
5. Teilnahme verwalten und antworten
Sobald ein Event erstellt ist, sehen eingeladene Kolleg:innen es in ihrem Kalender sowie im Wochenplan. Sie können mit Ja, Vielleicht oder Nein antworten.
- Du kannst sehen, wie viele Personen zugesagt haben.
- Klickst du auf das Event, siehst du Details wie Ort, Uhrzeit, Beschreibung, Organisator:in und Teilnehmer:innen.
6. Kalender-Synchronisation
Wenn Google oder Microsoft Kalender-Sync in deinem Unternehmen aktiviert ist, werden Events automatisch im Kalender erstellt.
- Zusagen: Markiert als „Beschäftigt“
- Vielleicht: Markiert als „Frei“
- Ablehnen: Kalendereintrag wird entfernt
Zusätzlich erhalten Zusagen oder Vielleicht-Antworten eine .ics Datei per Mail.
7. Ideen für Events
🎉 After-Work & Social Events: Pizza-Partys, Sommerfeste, Spieleabende
📅 Team-Workshops: Wissen teilen, Onboardings, Brainstormings
🤝 Networking & Austausch: Coffee Chats, Q&A-Sessions
🧘 Wellness im Büro: Yoga, Achtsamkeit, Fitnessaktionen
📢 Ankündigungen: Unternehmensupdates – mit deaktivierten Antworten, wenn gewünscht
💡 Tipp: Nutze Events, um gezielt Anreize zur Büroanwesenheit zu schaffen – sichtbar und einfach für alle!