Schaffe Begeisterung im Bürogebäude und fördere echte Begegnungen mit Events in deskbird. Egal, ob du ein Mittagessen, einen Workshop oder eine unternehmensweite Ankündigung organisierst – mit Events bringst du ganz einfach Menschen zusammen und steigerst die Anwesenheit im Büro.
User können anstehende Events in ihrer Planungsansicht entdecken, mit nur einem Klick zusagen (RSVP) und sehen, wer sonst noch dabei ist – alles in einem Ablauf. In diesem Artikel erfährst du, wie du Events erstellst, wer sie erstellen kann, welche E-Mails Teilnehmer und Veranstalter erhalten und wie Events mit Kalendern synchronisiert werden.
- Was sind Events?
- Event erstellen
- Steuern, wer Events erstellen kann
- Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft, RSVP-Tracking und E-Mail-Einladungen
- Events ansehen und darauf reagieren
- Event-Inspiration
- FAQs
1. Was sind Events?
Events sind dafür gemacht, Begeisterung und Gemeinschaft rund um persönliche Treffen im Büro zu schaffen. User zu motivieren, ins Büro zu kommen und die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren, sind wichtige Faktoren für Produktivität und Engagement.
Mit Events hast du ein starkes Tool, um:
- User zu motivieren, ins Büro zu kommen
- Teamkultur durch echte Begegnungen zu stärken
- Sichtbarkeit für wichtige Aktivitäten und Unternehmens-News zu schaffen
Egal ob Team-Lunch, Feiertagsfeier, hybrider Workshop oder eine Ankündigung für das ganze Büro – mit der Events-Funktion von deskbird kannst du alles in wenigen Klicks planen, teilen und verwalten.
2. Event erstellen
Es gibt zwei Wege, ein Event zu erstellen – je nach deiner Rolle und deinen Berechtigungen.
Über den Admin
Globale Admins und Büro-Admins können zu Admin > Workforce > Events gehen und auf Add event klicken.
Fülle das Formular aus mit:
- Event-Name und Emoji
- Datum und Uhrzeit
- Teilnehmer: User-Gruppen, einzelne User oder ganze Büros
- Ort und optionale Beschreibung
- RSVP- und E-Mail-Einstellungen (siehe E-Mail-Einladungen)
Du kannst beim Erstellen eines Events ein Teilnehmerlimit festlegen. Nach der Veröffentlichung kann das Limit nicht mehr geändert werden. Sobald die maximale Anzahl an Gästen erreicht ist, werden weitere Anmeldungen automatisch auf eine Warteliste gesetzt. Sagt ein bestätigter Gast ab, rückt die nächste Person auf der Warteliste automatisch nach. Auf der Event-Seite siehst du auch, wie viele Plätze noch frei sind – das sorgt für volle Transparenz für Veranstalter und Teilnehmer. So lassen sich Events mit begrenzter Kapazität, wie Workshops, Office-Lunches oder Team-Aktivitäten, ganz einfach steuern.
Klicke auf Publish event, um das Event zu teilen.
Über die Planen-Ansicht (Persönlicher Feed)
Wenn du die Berechtigung hast, siehst du ein ➕-Symbol neben View all upcoming events unter dem Kalender im Tab Planen. Klicke darauf, um direkt aus deiner Ansicht ein Event zu erstellen und einzureichen. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du unter Office-Event erstellen.
3. Steuern, wer Events erstellen kann
Standardmäßig gilt:
- Globale Admins und Büro-Admins können immer Events erstellen.
Globale Admins können das Recht, Events zu erstellen, auch vergeben an:
- Manager
- User
- Gruppenmanager
💡 Tipp: Diese Berechtigungen kannst du im Bereich Berechtigungen in der Events-Admin-Ansicht anpassen.
Plattform-Verfügbarkeit
| Plattform | Was du tun kannst |
| Web-App & MS Teams | ✅ Erstellen, ansehen, RSVP, verwalten |
| Mobile (iOS/Android) | ✅ Nur ansehen und RSVP |
⚠️ Mobile Apps: Das Erstellen und Bearbeiten von Events wird aktuell nur in der Web-App und in Microsoft Teams unterstützt.
4. Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft, RSVP-Tracking und E-Mail-Einladungen
Wenn die Kalendersynchronisierung mit Google oder Microsoft aktiviert ist, werden in deskbird erstellte Events automatisch in die Kalender der User eingetragen.
Kalender-Verhalten
- Ja: als Beschäftigt eingetragen
- Vielleicht: als Frei eingetragen
- Nein: Kalendereintrag wird entfernt
RSVP verschickt außerdem eine .ics-Datei per E-Mail. Veranstalter können die RSVP-Antworten für einzelne Events optional deaktivieren.
E-Mail-Einladungen
Wenn du ein Event erstellst, entscheidet die Einstellung Notify all users by email, ob Teilnehmer eine E-Mail-Einladung mit Kalendereintrag (.ics-Datei) erhalten:
- An: Alle Teilnehmer erhalten eine E-Mail-Einladung mit Kalendereintrag.
- Aus: Teilnehmer erhalten keine E-Mail-Einladung. Sie sehen das Event aber trotzdem in ihrer Planen-Ansicht und können dort zusagen.
⚠️ Der Veranstalter erhält immer eine Einladung: Der Veranstalter bekommt immer eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag (.ics-Datei) und wird automatisch als teilnehmend markiert – auch wenn Notify all users by email ausgeschaltet ist. Da das Event im Kalender des Veranstalters steht, kann dieser auch Update- und Storno-E-Mails erhalten, wenn das Event bearbeitet oder gelöscht wird. Das bedeutet nicht, dass die anderen Teilnehmer benachrichtigt wurden.
5. Events ansehen und darauf reagieren
User sehen anstehende Events in der Planen-Ansicht, markiert mit dem 🎉-Emoji am jeweiligen Datum, oder über View all upcoming events im Kalender. Öffnen sie ein Event, sehen sie Ort, Uhrzeit, Veranstalter, Teilnehmerliste und Beschreibung und können mit einem Klick zusagen (RSVP). Wie das aus User-Sicht aussieht, erfährst du unter RSVP zu einem Office-Event.
💡 Nur für Admins: Die vollständige Liste aller Events (anstehend & vergangen) ist nur für Admins unter Admin > Workforce > Events sichtbar.
6. Event-Inspiration
Brauchst du ein paar Ideen für den Start?
- 🍕 Pizza-Party: Belohne dein Team mit einem Mittagessen
- 🤝 Bereichsübergreifendes Meetup: Fördere die Zusammenarbeit
- 💬 Q&A mit der Geschäftsleitung: Halte die Kommunikation offen
- 🧘 Wellness-Stunde: Yoga, Meditation oder eine gemeinsame Pause
- 📢 Wichtige Info: Teile Neuigkeiten ohne RSVP
Nutze Events gezielt, um die Präsenz im Büro zu erhöhen und Momente zu schaffen, bei denen User wirklich dabei sein wollen.
7. FAQs
Das ist so vorgesehen. Als Veranstalter bekommst du immer eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag (.ics-Datei) und wirst automatisch als teilnehmend markiert. Die Einstellung steuert nur die E-Mails an die anderen Teilnehmer. Da das Event in deinem Kalender steht, kannst du auch Update- und Storno-E-Mails erhalten, wenn sich das Event ändert.
- Prüfe, ob Notify all users by email beim Erstellen des Events aktiviert war. Wenn nicht, erhalten Teilnehmer keine E-Mail-Einladung.
- Stelle sicher, dass die richtigen User-Gruppen, Einzelpersonen oder Büros als Teilnehmer ausgewählt wurden.
- Bitte die Teilnehmer, im Planen-Tab nach dem Event zu suchen. Sie sehen das Event dort und können auch ohne E-Mail zusagen.
Teilnehmer, die eine E-Mail-Einladung erhalten haben, werden bei Änderungen per E-Mail benachrichtigt. Teilnehmer, die keine ursprüngliche E-Mail-Einladung bekommen haben, werden in der Regel nicht per E-Mail informiert, sehen die Änderungen aber in deskbird.
Nein. Das Teilnehmerlimit kann nach Veröffentlichung des Events nicht mehr geändert werden. Ist das Limit erreicht, werden weitere Anmeldungen automatisch auf die Warteliste gesetzt.
Globale Admins und Büro-Admins können immer Events erstellen. Globale Admins können das Recht, Events zu erstellen, auch an Manager, User und Gruppenmanager im Bereich Berechtigungen in der Events-Admin-Ansicht vergeben.
Nein. In den iOS- und Android-Apps kannst du Events ansehen und RSVP. Das Erstellen und Bearbeiten von Events ist in der Web-App und in Microsoft Teams möglich.
Admins sehen alle anstehenden und vergangenen Events unter Admin > Workforce > Events. User sehen die Events, zu denen sie eingeladen sind, in ihrer Planen-Ansicht.