In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du das Besuchermanagement mit Visitors Plus einrichtest – und zwar in der Reihenfolge, die für die meisten Teams sinnvoll ist: Aktiviere es zuerst für deine Büros und lege deine Besuchsarten an, dann füge einen Standard-Gastgeber und einen Selbst-Check-in-Kiosk hinzu und richte zum Schluss das Drucken von Besucherausweisen ein, falls gewünscht. Jeder Schritt erklärt, was du einrichten solltest und warum, und verlinkt zum passenden Artikel mit den ausführlichen Anleitungen. Am Ende können deine Mitarbeitenden Besucher vorab registrieren und Besucher können sich am Empfang oder am Kiosk einchecken.
- Bevor du startest
- Besuchermanagement für deine Büros aktivieren
- Lege deine Besuchsarten an
- Lege einen Standard-Gastgeber für jedes Büro fest
- Richte einen Besucherkiosk ein
- Weitere Optionen: Besucherausweise drucken
- Teste deine Einrichtung und starte durch
- FAQs
1. Bevor du startest
Jeder Schritt in dieser Anleitung ist Teil von Visitors Plus. Es gibt keine Abstufungen im Besuchermanagement: Sobald dein Unternehmen Visitors Plus hat, stehen dir alle Besucherfunktionen zur Verfügung. Wenn du einen älteren Vertrag hast, kann dein Tarif anders heißen, aber die gleichen Funktionen enthalten. Einen Überblick findest du unter Feature Availability.
- Rolle: Du brauchst die Rolle Global Admin, um alle Schritte durchzuführen. Siehe Systemrollen und Berechtigungen.
- Büros: Die Büros, die Besucher empfangen, müssen bereits in deskbird angelegt sein. Wenn du deskbird zum ersten Mal einrichtest, starte mit Schreibtische: Grundeinrichtung.
- Personen im Büro: Wer begrüßt Besucher am Empfang (Empfangsmitarbeiter für Besucher) und wer soll benachrichtigt werden, wenn ein Besucher seine Kontaktperson nicht kennt (Standard-Gastgeber).
- Arten von Besuchen: Die Besuche, die du erwartest, zum Beispiel Vorstellungsgespräche, externe Dienstleister oder Prüfer, und alle Dokumente, die Besucher lesen oder unterschreiben müssen, wie eine NDA oder eine Sicherheitsunterweisung.
- Ein Tablet (optional): Ein Android-Tablet, iPad oder ein Gerät mit aktuellem Chrome-Browser, falls Besucher sich selbst einchecken sollen.
💡 Tipp: Starte mit einem Büro. Aktiviere es, lege ein oder zwei Besuchsarten an und mache einen Testbesuch (siehe Teste deine Einrichtung und starte durch), dann wiederhole das für deine anderen Büros.
2. Besuchermanagement für deine Büros aktivieren
Das Besuchermanagement wird pro Büro aktiviert. Mitarbeitende können nur Besuche für Büros anlegen, denen eine Visitors-Lizenz zugewiesen ist – darauf baut alles Weitere auf.
- Gehe zu Admin > Besuche: Einstellungen und klicke auf Lizenzen verwalten. Dadurch öffnest du die Lizenzeinstellungen für Visitors.
- Aktiviere den Schalter Lizenzstatus für jedes Büro, das Besuchermanagement nutzen soll.
- Klicke auf Speichern. In der Spalte Lizenz steht bei diesen Büros jetzt Zugewiesen.
Das Banner oben in den Lizenzeinstellungen für Visitors zeigt, wie viele Lizenzen zugewiesen sind und wie viele dein Abonnement enthält. Wenn du mehr brauchst, klicke auf Upgrade anfragen.
⚠️ Wichtig: Solange einem Büro keine Lizenz zugewiesen ist, ist sein ⚙️ Zahnrad-Symbol ausgegraut, es kann nicht ausgewählt werden, wenn du einen Kiosk verbindest, und Mitarbeitende, die dieses Büro unter Besuche auswählen, sehen Erstellung von Besuchen nicht möglich statt der Besuchsliste.
Sobald das Büro aktiviert ist, klicke auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol, um die Empfangsmitarbeiter für Besucher (die alle Besuche im Büro sehen und verwalten können) und unter Datenschutz für Besucherdaten die Aufbewahrungsdauer der Besucherdaten festzulegen. Ausführliche Anleitungen: Besuche: Einstellungen für Besuche, Rolle Empfangsmitarbeiter und Besucherübersicht und Besucherdaten und Datenschutz (DSGVO).
3. Lege deine Besuchsarten an
Besuchsarten ermöglichen es dir, das Besuchererlebnis für jede Art von Gast einmalig vorzubereiten. Veranstalter wählen beim Anlegen eines Besuchs eine Besuchsart aus, deren Anweisungen und Dokumente dann automatisch übernommen werden – so muss niemand WLAN-Daten oder Ankunftshinweise immer wieder neu eingeben.
- Gehe zu Admin > Besuche: Besuchsarten.
- Klicke auf Neu erstellen oder öffne eine bestehende Besuchsart zur Bearbeitung. Gib ihr einen Namen (bis zu 16 Zeichen) und eine kurze Beschreibung, damit Veranstalter die richtige auswählen.
- Unter Zugewiesene Büros kannst du Unternehmensweit lassen oder die Büros auswählen, in denen sie verfügbar ist.
- Unter Anweisungen für Besucher trägst du ein, was Besucher für diese Art von Besuch wissen sollten, z. B. WLAN-Zugang oder Ankunftshinweise.
- Optional: Unter Dokumente kannst du mit Dokument hinzufügen Dokumente hinterlegen, die Besucher vor dem Check-in lesen oder unterschreiben müssen.
- Klicke auf Speichern.
Besuchsarten stehen überall zur Verfügung, wo ein Besuch angelegt wird: in der Web-App, am Kiosk und im Outlook Add-in. Ausführliche Anleitungen: Besuche: Besuchsarten und Dokumente unterschreiben.
4. Lege einen Standard-Gastgeber für jedes Büro fest
Spontane Besucher und Besucher am Kiosk wissen manchmal nicht, wen sie besuchen. Der Standard-Gastgeber ist die Person, die in diesem Fall benachrichtigt wird – so wartet niemand unnötig am Eingang.
- Gehe zu Admin > Besuche: Einstellungen.
- Klicke auf das ⚙️ Zahnrad-Symbol neben dem Büro.
- Wähle unter Standard-Gastgeber die Person aus, die benachrichtigt werden soll, z. B. jemanden am Empfang oder die Office Manager:in.
- Speichere deine Änderungen und wiederhole das für jedes Büro.
💡 Tipp: Du kannst den Standard-Gastgeber auch festlegen, wenn du einen Besucherkiosk verbindest (Schritt 5). Beide Wege ändern die gleiche Einstellung für das Büro – die letzte Änderung gilt.
Ausführliche Anleitung: Besuche: Einstellungen für Besuche. Um zu sehen, was Besucher erleben, siehe Als spontaner Besucher registrieren.
5. Richte einen Besucherkiosk ein
Ein Besucherkiosk ist ein Tablet am Eingang, an dem vorab registrierte Besucher sich mit ihrem Besuchercode einchecken und spontane Besucher sich selbst anmelden können. Der Gastgeber wird automatisch benachrichtigt und Besucher können erforderliche Dokumente direkt am Kiosk unterschreiben. Das ist besonders hilfreich in Büros ohne besetzten Empfang.
- Installiere auf dem Tablet die deskbird Kiosk App aus dem Google Play Store oder Apple App Store oder öffne kiosk.deskbird.com in Chrome. Auf dem Bildschirm erscheint ein QR-Code und ein Einrichtungscode.
- Gehe in der Web-App zu Admin > Kiosk & Displays > Geräte und klicke auf + Gerät koppeln.
- Gib den Einrichtungscode vom Tablet ein und wähle Besucherkiosk als Display-Typ.
- Gib dem Gerät einen erkennbaren Namen, wähle das Büro und den Standard-Gastgeber aus und klicke dann auf Koppeln.
Der Standard-Gastgeber wird benachrichtigt, wenn ein Besucher am Kiosk Ich weiß es nicht als Gastgeber auswählt. Das ist die gleiche Einstellung wie der Standard-Gastgeber des Büros unter Admin > Besuche: Einstellungen (siehe Lege einen Standard-Gastgeber für jedes Büro fest): Die letzte Änderung gilt für das Büro.
Du kannst das Tablet auch koppeln, indem du den QR-Code mit der deskbird Mobile App scannst. Ausführliche Anleitung, Geräteanforderungen und wie du einen Kiosk wieder trennst: Kiosk-Modus für Besuchermanagement. Was Besucher sehen: Selbst-Check-in als Besucher am Kiosk.
6. Weitere Optionen: Besucherausweise drucken
Am Empfang kann ein Besucherausweis gedruckt werden, der zeigt, wer der Besucher ist, wen er besucht und um welche Art von Besuch es sich handelt. Das Drucken von Ausweisen ist optional und nutzt einen Drucker, der mit dem Empfangs-PC verbunden ist.
- Ausweis einrichten: Gehe zu Admin > Besuche: Einstellungen > Ausweis-Einstellungen. Ein Ausweis-Design gilt für das gesamte Unternehmen. Wähle die Ausrichtung und die Informationen auf dem Ausweis, drucke einen Testausweis und speichere dann. Siehe Ausweis-Einstellungen.
- Ausweise drucken: Empfangsmitarbeiter und Admins drucken Ausweise auf der Seite Besuche, entweder vor Ankunft des Besuchers oder beim Check-in. Siehe Ausweise drucken.
7. Teste deine Einrichtung und starte durch
Wenn alles eingerichtet ist, prüfe den Ablauf einmal komplett, bevor du dein Team informierst:
- Registriere selbst einen Testbesuch im aktivierten Büro und verwende deine eigene E-Mail-Adresse als Besucher. Siehe Einen Besucher vorab registrieren.
- Öffne die Einladung und prüfe die Anweisungen und Dokumente zur Besuchsart im Besucherportal.
- Wenn du einen Kiosk eingerichtet hast, checke mit dem Besuchercode aus der Einladung ein. Andernfalls checke den Besucher über die Seite Besuche ein. Siehe Einen Besucher bei Ankunft einchecken.
- Stelle sicher, dass der Gastgeber per Microsoft Teams oder E-Mail benachrichtigt wird.
- Informiere dein Team, dass sie jetzt Besucher einladen können, und teile ihnen Einen Besucher vorab registrieren mit.
💡 Tipp: Gastgeber werden per E-Mail benachrichtigt – und zusätzlich in Microsoft Teams, wenn sie deskbird in Teams nutzen. Siehe Benachrichtigungen und Erinnerungen.
8. FAQs
Aktiviere zuerst das Büro. Solange einem Büro keine Visitors-Lizenz zugewiesen ist, kannst du seine Einstellungen nicht öffnen oder einen Kiosk dafür koppeln und niemand kann dort Besuche anlegen. Danach kannst du Besuchsarten, Standard-Gastgeber und Kiosk in beliebiger Reihenfolge einrichten.
- Unter Admin > Besuche: Einstellungen prüfe, ob beim Büro in der Spalte Lizenz Zugewiesen steht. Wenn dort Nicht zugewiesen steht, aktiviere es unter Lizenzen verwalten.
- Prüfe das Banner in den Lizenzeinstellungen für Visitors. Wenn alle Lizenzen vergeben sind, klicke auf Upgrade anfragen.
- Frage die Person, welches Büro sie unter Besuche ausgewählt hat. Besuche können nur für aktivierte Büros angelegt werden.
Nur Büros mit zugewiesener Visitors-Lizenz können ausgewählt werden. Aktiviere das Büro zuerst (siehe Besuchermanagement für deine Büros aktivieren), dann kopple den Kiosk erneut.
Nein. Gastgeber und Empfangsmitarbeiter können Besucher auch direkt über die Seite Besuche in der Web-App ein- und auschecken. Ein Kiosk ist praktisch, wenn Besucher sich selbst einchecken sollen, zum Beispiel in einem Büro ohne besetzten Empfang. Siehe Einen Besucher bei Ankunft einchecken.
Empfangsmitarbeiter für Besucher können alle Besuche im Büro sehen und verwalten, Besucher ein- und auschecken und Ausweise drucken. Der Standard-Gastgeber ist die Person, die benachrichtigt wird, wenn ein Besucher nicht weiß, wen er besucht. Beide werden pro Büro über das ⚙️ Zahnrad-Symbol in Admin > Besuche: Einstellungen festgelegt und eine Person kann beides sein. Du kannst den Standard-Gastgeber auch beim Koppeln eines Kiosks auswählen. Das aktualisiert den Standard-Gastgeber des Büros – die letzte Änderung gilt.
Standardmäßig unbegrenzt. Du kannst pro Büro eine Aufbewahrungsfrist festlegen, nach deren Ablauf deskbird die Besucherdaten automatisch anonymisiert. Siehe Besucherdaten und Datenschutz (DSGVO).
Ja. Mit dem deskbird Outlook Add-in können Mitarbeitende Besuche direkt in Outlook anlegen und verwalten – mit den gleichen Besuchsarten. Siehe deskbird Outlook Add-in: Besuchermanagement.