Einen Besucher vorab registrieren

Die Voranmeldung eines Besuchers in deskbird ermöglicht es dir, einen bevorstehenden externen Besuch im Voraus zu planen, deinem Gast eine Einladung zu seinem eigenen Besucherportal mit allen wichtigen Informationen zu schicken und einen reibungslosen Ablauf beim Empfang sicherzustellen. Wenn du das vor dem Besuch erledigst, sparst du Zeit am Empfang und alle Beteiligten sind informiert.

1. Besucher voranmelden
2. Mehrere Besucher auf einmal importieren
3. Was der Besucher erhält
4. Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren
5. FAQs

1. Besucher voranmelden

So planst du einen neuen Besucher in deskbird:

1. Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
2. Klicke oben rechts auf + Besuch erstellen.
3. Fülle auf der Seite Besuch erstellen die Besuchsdaten aus:
   • Titel — Gib einen aussagekräftigen Namen für den Besuch ein (z. B. Wartungstermin).
   • Veranstalter — Ist standardmäßig dein Name; ändere ihn, wenn du im Namen einer anderen Person anmeldest.
   • Datum und Uhrzeit — Wähle das Datum und lege Start- und Endzeit fest.
   • Besuchstyp auswählen — Wähle den Besuchstyp, der zu diesem Besuch passt (z. B. Geschäftlich, Bewerbungsgespräch, Führung). Die verfügbaren Typen und deren genaue Bezeichnungen werden von deinem Admin festgelegt, daher kann diese Liste von den Beispielen abweichen. Der gewählte Besuchstyp bestimmt auch die Anweisungen und eventuelle Dokumente, die dein Besucher sieht.
4. Gib im Bereich Besucher den Namen und/oder die E-Mail-Adresse jedes Besuchers ein. Mindestens ein Feld pro Besucher ist erforderlich, und du musst mindestens einen Besucher hinzufügen, bevor du speichern kannst. Um eine ganze Liste auf einmal hinzuzufügen, klicke auf Besucher importieren (siehe Mehrere Besucher auf einmal importieren).
5. Klicke auf Speichern. Du wirst gefragt, ob du eine Einladung per E-Mail an die Besucher senden möchtest.

💡 Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, wenn du automatische Erinnerungen und Updates an deinen Besucher schicken möchtest.

💡 Wenn der gewählte Besuchstyp Dokumente enthält (z. B. eine NDA oder Sicherheitsunterweisung), wird dein Besucher gebeten, diese zu prüfen oder zu unterschreiben – siehe Was der Besucher erhält unten.

2. Mehrere Besucher auf einmal importieren

Für Events, Gruppen aus demselben Unternehmen oder größere Besuche kannst du alle Besucher in einem Schritt hinzufügen, statt sie einzeln einzutragen.

1. Klicke auf der Seite Besuch erstellen neben dem Label Besucher auf Besucher importieren.
2. Füge deine Liste auf eine der beiden Arten hinzu:
   • Datei hochladen: Ziehe sie auf CSV-Datei hier ablegen oder durchsuchen oder klicke auf durchsuchen, um sie auszuwählen. CSV-, TSV- und TXT-Dateien bis 2 MB werden unterstützt. Der Inhalt wird in das Feld Besucherliste geladen.
   • Liste einfügen: Füge E-Mail-Adressen oder Zeilen aus einer Tabelle in das Feld Besucherliste ein.
3. Überprüfe die Vorschau unter dem Feld. Sie zeigt, wie viele Besucher bereit sind, hinzugefügt zu werden, mit Name, E-Mail und Unternehmen. Um etwas zu korrigieren, bearbeite den Text im Feld Besucherliste vor dem Hinzufügen. Zeilen mit einer E-Mail-Adresse, die bereits in der Liste oder schon beim Besuch eingetragen ist, werden übersprungen und mit ihrer Zeilennummer unter der Vorschau angezeigt.
4. Klicke auf Besucher hinzufügen. Alle Personen auf der Liste erscheinen jetzt im Bereich Besucher des Besuchs.
5. Vervollständige die Besuchsdaten und klicke auf Speichern.

⚠️ Limits: Du kannst bis zu 500 Besucher pro Import hinzufügen. Teile größere Listen in mehrere Importe auf. Das Importieren von Besuchern ist verfügbar, wenn du einen Besuch in der Web-App erstellst. Es ist nicht möglich, wenn du einen bestehenden Besuch bearbeitest, in der mobilen App oder im Outlook Add-in.

💡 Vorlage: Klicke im Importfenster auf Vorlage herunterladen, um eine CSV-Datei mit den Spalten Vorname, Nachname, E-Mail und Unternehmen zu erhalten. Diese Spalten werden automatisch erkannt, und auch eine einfache Liste von E-Mail-Adressen funktioniert.

💡 Besucher entfernen: Um jemanden nach dem Import vom Besuch zu entfernen, klicke auf das Papierkorb-Symbol neben seinem Namen im Bereich Besucher.

3. Was der Besucher erhält

Wenn du die Einladung bestätigst, schickt deskbird deinem Besucher eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu seinem Besucherportal – kein Account oder App-Download nötig. Beim ersten Öffnen des Links wird der Besucher gebeten, seinen Namen, seine E-Mail und das Unternehmen zu bestätigen oder einzutragen und die Einwilligung zur Datenverarbeitung zu akzeptieren.

Im Portal sieht dein Besucher:

• Besuchsdaten – Titel, Datum, Uhrzeit und Büro-Adresse.
• Anweisungen – die Hinweise, die für diesen Besuchstyp hinterlegt sind (z. B. Wegbeschreibung, WLAN-Zugang, Mitbringsel).
• Seinen Besuchercode – ein individueller Code, den er am Kiosk-Tablet eingibt, um sich selbst einzuchecken.
• Gastgeberdaten – dein Name und deine E-Mail, damit der Besucher weiß, wen er erwartet.
• Dokumente – falls beim Besuchstyp Dokumente hinterlegt sind, sieht der Besucher, was noch offen ist, und kann diese direkt im Portal vorab prüfen oder unterschreiben.

Besucher erhalten außerdem automatische Folge-E-Mails zu diesen Zeitpunkten:

• Besuchserinnerung – wird 24 Stunden vor dem Besuch verschickt.
• Besuch geändert – wird verschickt, wenn Titel, Datum/Uhrzeit, Veranstalter oder Besuchstyp nach Versand der Einladung geändert werden.
• Besuch storniert – wird verschickt, wenn du den Besuch löschst oder den Besucher entfernst.
• Besuchstyp aktualisiert – wenn dein Admin den Namen oder die Anweisungen des für deinen Besuch verwendeten Besuchstyps ändert, kann er wählen, ob Besucher mit bevorstehenden Besuchen benachrichtigt werden. So hat dein Gast immer die aktuellsten Infos.

💡 Die Einladung wird in der Sprache des Veranstalters verschickt. Der Besucher kann die Sprache des Portals jederzeit über den Sprachwähler oben rechts ändern. E-Mails werden nur an Besucher verschickt, die eine E-Mail-Adresse in ihrer Einladung haben.

4. Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren

Um einen bestehenden Besuch zu bearbeiten oder zu stornieren, öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Besuch in der Besuche-Liste. Dort kannst du:

• Besuch bearbeiten – Passe beliebige Besuchsdaten an. Du kannst wählen, ob der Besucher über die Änderungen informiert werden soll.
• Besuch duplizieren – Erstelle eine Kopie mit denselben Daten als Ausgangspunkt für einen neuen Besuch.
• Als abgeschlossen markieren – Schließe den Besuch ab, sobald er beendet ist.
• Besuch löschen – Entferne den Besuch dauerhaft. Du kannst wählen, ob der Besucher beim Löschen benachrichtigt werden soll.

⚠️ Das Löschen eines Besuchs ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

5. FAQs