Die Voranmeldung eines Besuchers in deskbird ermöglicht es dir, einen bevorstehenden externen Besuch im Voraus zu planen, deinem Gast eine Einladung zu seinem eigenen Besucherportal mit allen wichtigen Infos zu schicken und für eine reibungslose Ankunft zu sorgen. Wenn du das vor dem Besuch erledigst, sparst du Zeit am Empfang und alle sind bestens informiert.
1. Besucher voranmelden
So planst du einen neuen Besucher in deskbird:
- Gehe im Hauptmenü zu Besuche.
- Klicke oben rechts auf + Besuch erstellen.
- Fülle auf der Seite Besuch erstellen die Besuchsdetails aus:
- Titel — Gib einen aussagekräftigen Namen für den Besuch ein (z. B. Wartungstermin).
- Organisator — Ist standardmäßig dein Name; ändere ihn, falls du im Namen einer anderen Person anmeldest.
- Datum & Uhrzeit — Wähle das Datum und lege Start- und Endzeit fest.
- Typ — Wähle den Besuchstyp, der zu diesem Besuch passt (z. B. Geschäftlich, Vorstellungsgespräch, Rundgang). Die verfügbaren Typen und deren genaue Bezeichnungen werden von deinem Admin festgelegt, daher kann diese Liste von den Beispielen abweichen. Der gewählte Typ bestimmt auch die Anweisungen und eventuelle Dokumente, die dein Besucher sieht.
- Unter Besucher hinzufügen gibst du den Namen und/oder die E-Mail-Adresse jedes Besuchers ein. Mindestens ein Feld pro Besucher ist erforderlich, und du musst mindestens einen Besucher hinzufügen, bevor du speichern kannst.
- Klicke auf Besuch erstellen. Du wirst gefragt, ob du eine Einladung per E-Mail an die Besucher senden möchtest.
💡 Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, wenn du automatische Erinnerungen und Updates an deinen Besucher schicken möchtest.
💡 Falls der gewählte Typ Dokumente enthält (z. B. eine NDA oder eine Sicherheitsunterweisung), wird dein Besucher gebeten, diese zu prüfen oder zu unterschreiben – siehe Was der Besucher erhält unten.
2. Was der Besucher erhält
Wenn du die Einladung bestätigst, schickt deskbird deinem Besucher eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu seinem Besucherportal – kein Account oder App-Download nötig. Beim ersten Öffnen des Links wird der Besucher gebeten, Name, E-Mail und Firma zu bestätigen oder einzutragen und der Datenverarbeitung zuzustimmen.
Im Portal sieht dein Besucher:
- Besuchsdaten – Titel, Datum, Uhrzeit und die Adresse des Büros.
- Anweisungen – die für diesen Besuchstyp hinterlegten Hinweise (z. B. Wegbeschreibung, WLAN-Zugang, was mitzubringen ist).
- Seinen Besuchercode – ein individueller Code, den er am Kiosk-Tablet eingibt, um sich selbst einzuchecken.
- Gastgeber-Details – dein Name und deine E-Mail, damit der Besucher weiß, wen er erwartet.
- Dokumente – falls für den Typ Dokumente hinterlegt sind, sieht der Besucher, was noch offen ist, und kann alles direkt im Portal vorab prüfen oder unterschreiben.
Visitors erhalten außerdem automatische Folge-E-Mails zu diesen Zeitpunkten:
- Besuchserinnerung – wird 24 Stunden vor dem Besuch verschickt.
- Besuch geändert – wird verschickt, wenn Titel, Datum/Uhrzeit, Organisator oder Typ nach Versand der Einladung geändert werden.
- Besuch storniert – wird verschickt, wenn du den Besuch löschst oder den Besucher entfernst.
💡 Die Einladung wird in der Sprache des Organisators verschickt. Der Besucher kann die Sprache des Portals jederzeit über den Sprachwähler oben in der Ecke ändern. E-Mails werden nur an Besucher verschickt, die in der Einladung eine E-Mail-Adresse haben.
3. Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren
Um einen bestehenden Besuch zu bearbeiten oder zu stornieren, öffne das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Besuch in der Besuche-Liste. Dort kannst du:
- Besuch bearbeiten – Passe beliebige Besuchsdaten an. Du kannst entscheiden, ob der Besucher über die Änderungen informiert werden soll.
- Besuch duplizieren – Erstelle eine Kopie mit denselben Angaben als Ausgangspunkt für einen neuen Besuch.
- Als abgeschlossen markieren – Schließe den Besuch ab, sobald er beendet ist.
- Besuch löschen – Entferne den Besuch dauerhaft. Du kannst wählen, ob der Besucher beim Löschen benachrichtigt werden soll.
⚠️ Das Löschen eines Besuchs ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
4. FAQs
Ja. Auf der Seite Besuch erstellen kannst du im Bereich Besucher hinzufügen beliebig viele Besucher eintragen. Jeder Besucher kann einen eigenen Namen und eine eigene E-Mail-Adresse haben und erhält eine eigene Einladung mit Link zu seinem Besucherportal und Besuchercode.
Bitte den Besucher, zuerst im Spam- oder Junk-Ordner nachzusehen. Falls die E-Mail dort nicht ist, prüfe, ob die E-Mail-Adresse in der Einladung korrekt ist, indem du den Besuch bearbeitest. Du kannst die Einladung auch erneut senden, indem du den Besuch bearbeitest und erneut speicherst – deskbird fragt dich dann, ob du den Besucher benachrichtigen möchtest. Wenn das Problem weiterhin besteht, wende dich an dein IT- oder Admin-Team, um die E-Mail-Zustellung zu prüfen.
Nein. Der Link in der Einladung öffnet direkt das persönliche Besucherportal – es ist kein Konto, Passwort oder eine App nötig.
Dein Besucher sieht im Portal einen Dokumente-Tab, in dem alles aufgelistet ist, was geprüft oder unterschrieben werden muss. Er kann das direkt im Portal vorab erledigen oder am Kiosk bei der Ankunft. Als Organisator musst du nichts weiter tun – die passenden Dokumente sind bereits vom Admin am Besuchstyp hinterlegt.