Einen Besucher vorab registrieren

Die Voranmeldung eines Besuchers in deskbird ermöglicht es Ihnen, einen bevorstehenden externen Besuch im Voraus zu planen, Ihrem Gast eine Einladung mit allen wichtigen Informationen zu senden und einen reibungslosen Empfang zu gewährleisten. Wenn Sie dies vor dem Besuch erledigen, sparen Sie Zeit am Empfang und halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.

1. Einen Besucher voranmelden
2. Was der Besucher erhält
3. Eine Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren
4. FAQs

1. Einen Besucher voranmelden

So planen Sie einen neuen Besucher in deskbird:

1. Gehen Sie im Hauptmenü zu Besuche.
2. Klicken Sie oben rechts auf + Besuch erstellen.
3. Füllen Sie auf der Seite Besuch erstellen die Besuchsdaten aus:
   • Titel — Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Besuch ein (z. B. Wartungstermin).
   • Organisator — Ist standardmäßig Ihr Name; ändern Sie ihn, wenn Sie im Namen einer anderen Person anmelden.
   • Datum & Uhrzeit — Wählen Sie das Datum und legen Sie Start- und Endzeit fest.
   • Typ — Wählen Sie einen der folgenden aus: Geschäftlich, Recruiting, Wartung, Intern oder Sonstiges.
   • Anweisungen für Besucher — Optional. Fügen Sie Wegbeschreibungen oder Hinweise zum Zugang hinzu (z. B. „Benutzen Sie die grüne Tür neben dem Parkplatz“).
4. Geben Sie unter Besucher hinzufügen den Namen und/oder die E-Mail-Adresse jedes Besuchers ein. Pro Besucher ist mindestens ein Feld erforderlich, und Sie müssen mindestens einen Besucher hinzufügen, bevor Sie speichern können.
5. Klicken Sie auf Besuch erstellen. Sie werden gefragt, ob Sie eine Einladung per E-Mail an die Besucher senden möchten.

💡 Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, wenn Sie möchten, dass automatische Erinnerungen und Updates an Ihren Besucher gesendet werden.

2. Was der Besucher erhält

Wenn Sie die Einladung bestätigen, sendet deskbird Ihrem Besucher eine E-Mail mit folgenden Inhalten:

• Den Titel, das Datum und die Uhrzeit des Besuchs.
• Den Namen des Organisators und alle von Ihnen hinzugefügten Anweisungen.
• Einen individuellen Besuchercode, mit dem sich der Besucher bei Ankunft am Kiosk selbst einchecken kann.

Besucher erhalten außerdem automatische Folge-E-Mails zu folgenden Zeitpunkten:

• Besuchserinnerung — wird 24 Stunden vor dem Besuch gesendet.
• Besuch geändert — wird gesendet, wenn Titel, Datum/Uhrzeit, Organisator oder Anweisungen nach Versand der Einladung aktualisiert werden.
• Besuch storniert — wird gesendet, wenn Sie den Besuch löschen oder den Besucher entfernen.

💡 Die Einladung wird in der Sprache des Organisators verschickt. E-Mails werden nur an Besucher gesendet, die eine E-Mail-Adresse in ihrer Einladung haben.

3. Eine Besuchereinladung bearbeiten oder stornieren

Um einen bestehenden Besuch zu bearbeiten oder zu stornieren, öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben dem Besuch in der Besuche-Liste. Dort können Sie:

• Besuch bearbeiten — Aktualisieren Sie beliebige Besuchsdaten. Sie können wählen, ob der Besucher über die Änderungen informiert werden soll.
• Besuch duplizieren — Erstellen Sie eine Kopie mit denselben Angaben als Ausgangspunkt für einen neuen Besuch.
• Als abgeschlossen markieren — Schließen Sie den Besuch ab, sobald er beendet ist.
• Besuch löschen — Entfernen Sie den Besuch dauerhaft. Sie können wählen, ob der Besucher beim Löschen benachrichtigt werden soll.

⚠️ Das Löschen eines Besuchs ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

4. FAQs