Kfz-Kennzeichenverwaltung ermöglicht es dir, die Fahrzeuge deiner Mitarbeiter zu erfassen und zu verwalten, die sie ins Büro mitbringen, und ein Kennzeichen für die Parkplatzbereiche zu verlangen, in denen es relevant ist. Anstatt Kennzeichen in Tabellen zu pflegen, kannst du sie bereichsweise erzwingen, in Sekunden herausfinden, wem ein Fahrzeug gehört, und genaue Daten an deinen Garagenbetreiber, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam weitergeben.
- Bevor du startest
- Für einen Parkplatzbereich ein Kennzeichen verlangen
- Was Mitarbeiter bei der Buchung sehen
- Kennzeichen im Namen von Usern verwalten
- Kennzeichen gesammelt importieren und exportieren
- Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört
- Kennzeichen in der Buchungsliste und im Export sehen
- FAQs
1. Bevor du startest
Für wen ist das?
Kfz-Kennzeichenverwaltung ist in den Desks Professional und Enterprise Plänen verfügbar, sowohl im Web als auch in der mobilen App. Admins richten die Funktion ein; Mitarbeiter speichern ihre Fahrzeuge und wählen eines bei der Buchung aus.
Ein paar Grundprinzipien, die die Einrichtung bestimmen:
- Kennzeichen werden im Profil des Users gespeichert, nicht bei einzelnen Buchungen. Jeder Mitarbeiter kann mehrere Fahrzeuge (Kennzeichen und Fahrzeugname) speichern und eines als Standard markieren.
- Die Anforderung wird pro Parkplatzbereich konfiguriert. Mitarbeiter werden nur in den Bereichen nach einem Kennzeichen gefragt, in denen du es aktivierst. Alle anderen Parkplatzbereiche bleiben unverändert.
- In der mobilen App ist der Bereich Fahrzeuge im Profil für alle Mitarbeiter sichtbar. Im Web erscheint er nur für Mitarbeiter, die mindestens einen Parkplatzbereich sehen können, der ein Kennzeichen verlangt. Mitarbeiter, die bereits ein Fahrzeug gespeichert haben, behalten den Bereich im Web, damit sie es ansehen oder entfernen können.
- Das Standardkennzeichen wird von Automatisierungen verwendet. Schnelle Buchung und automatisierte Buchung übernehmen es automatisch, sodass geplante Buchungen auch in Bereichen mit Kennzeichenpflicht funktionieren.
- Ein Kennzeichen kann immer nur bei einer aktiven Parkplatzbuchung gleichzeitig verwendet werden.
2. Für einen Parkplatzbereich ein Kennzeichen verlangen
Erzwinge Kennzeichen nur dort, wo deine Garage, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam sie wirklich benötigen.
- Gehe zu Admin > Bürogebäude > Stockwerke & Räume und wähle das entsprechende Büro aus.
- Öffne den Parkplatzbereich, den du konfigurieren möchtest.
- Schalte unter Kfz-Kennzeichenverwaltung die Option Kennzeichen erforderlich ein.
- Speichere deine Änderungen.
Ab jetzt wird jeder, der einen Platz in diesem Bereich bucht, nach einem Kennzeichen gefragt, und das Standardkennzeichen wird für automatisierte Buchungen verwendet.
⚠️ Hinweis: Die Anforderung betrifft nur neue Buchungen. Bestehende Buchungen ohne Kennzeichen bleiben unverändert.
💡 Tipp: Wiederhole dies für jeden Bereich. Eine Tiefgarage mit Schranke kann Kennzeichen verlangen, während ein offener Parkplatz dies nicht muss.
💡 Tipp: Möchtest du, dass Mitarbeiter ihre Fahrzeuge speichern, bevor du die Kennzeichenpflicht aktivierst? Schalte die Anforderung für einen Parkplatzbereich ein, den die Mitarbeiter sehen können. Ein beschränkter Bereich funktioniert, solange er nicht für User ohne Zugriff ausgeblendet ist. Sie sehen den Bereich und den Bereich Fahrzeuge im Web, können aber trotzdem nicht buchen.
3. Was Mitarbeiter bei der Buchung sehen
Wenn du weißt, wie der Ablauf für Mitarbeiter aussieht, kannst du nach der Aktivierung der Anforderung leichter Fragen beantworten. Der Ablauf ist im Web und in der mobilen App gleich.
- Parkplatzbereiche, die ein Kennzeichen verlangen, sind im Lageplan und im erweiterten Buchungsfenster gekennzeichnet, sodass Mitarbeiter die Anforderung schon vor dem Bestätigungsschritt sehen.
- Mitarbeiter speichern ihre Fahrzeuge im Bereich Fahrzeuge ihres eigenen Profils und markieren eines als Standard. Sie können dort jederzeit Fahrzeuge hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
- Wenn sie einen Platz in einem Bereich mit Kennzeichenpflicht buchen, sehen sie die Meldung Für diesen Parkplatz ist ein Kfz-Kennzeichen erforderlich, und ihr Standardfahrzeug ist im Feld Fahrzeug vorausgewählt. Sie können es bestätigen, auf ein anderes gespeichertes Fahrzeug wechseln oder direkt im Buchungsablauf ein neues Kennzeichen hinzufügen. Neue Kennzeichen werden automatisch im Profil gespeichert.
- Schnelle Buchung und automatisierte Buchung verwenden das Standardkennzeichen ohne weiteren Schritt, sodass Mitarbeiter mit wiederkehrenden Parkplatzbuchungen nicht unterbrochen werden.
- Manager und Gruppenmanager können Parkplätze für die Personen buchen, die sie verwalten. Wenn der Kollege Fahrzeuge gespeichert hat, wählt der Buchende eines im Feld Fahrzeug aus. Hat der Kollege keine Fahrzeuge gespeichert, erscheint eine Nachricht, dass der Mitarbeiter oder ein Admin zuerst eines hinzufügen muss.
💡 Tipp: Wenn du die Funktion einführst, erinnere die Mitarbeiter daran, ihr Standardkennzeichen aktuell zu halten, falls sie auf ein Miet-, Pool- oder Firmenfahrzeug wechseln. Sonst werden bei automatisierten Buchungen die falschen Fahrzeuge verwendet.
4. Kennzeichen im Namen von Usern verwalten
Du kannst Kennzeichen für Kollegen pflegen. Das ist praktisch für gemeinsam genutzte Firmenfahrzeuge, für Personen, die ihr Profil selten öffnen, oder wenn ein Kennzeichen falsch eingetragen wurde.
- Gehe zu Admin > User Management: Users.
- Wähle den User aus, den du aktualisieren möchtest.
- Öffne den Bereich Fahrzeuge.
- Füge ein Kennzeichen hinzu, bearbeite oder entferne es und lege fest, welches das Standardkennzeichen ist.
Kennzeichen sind auch in der User-Seitenleiste sichtbar und bearbeitbar, sodass du ein Kennzeichen korrigieren kannst, ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen.
Die User-Liste enthält außerdem die Filter Mit Kennzeichen und Ohne Kennzeichen, und das Suchfeld findet sowohl Kennzeichen als auch Namen. So siehst du, wer noch ein Fahrzeug hinzufügen muss, bevor du die Anforderung aktivierst.
5. Kennzeichen gesammelt importieren und exportieren
Wenn du Fahrzeugdaten bereits an anderer Stelle pflegst, zum Beispiel in einer Liste deines Garagenbetreibers, musst du nicht jedes Kennzeichen einzeln eintragen. Kennzeichen sind Teil der User-Liste, daher verwaltest du sie gesammelt wie andere Userdaten auch.
Kennzeichen exportieren:
- Gehe zu Admin > User Management: Users.
- Klicke auf Export CSV.
- Wähle Alle User exportieren oder User mit aktuellen Filtern und Sortierung exportieren, um nur die gefilterten Ergebnisse zu exportieren.
Die CSV-Datei enthält die gespeicherten Kennzeichen pro User. Mehr dazu findest du unter Exporte.
Kennzeichen importieren:
Füge für viele User gleichzeitig Kennzeichen hinzu oder aktualisiere sie, indem du die bearbeitete CSV-Datei über den User-Upload per CSV auf derselben Seite hochlädst. Trage die Kennzeichen in die Spalte Kennzeichen ein und trenne mehrere Kennzeichen mit einem Semikolon, zum Beispiel B ER 007; M UC 123. Alle Schritte findest du unter User mit CSV-Upload hinzufügen, aktualisieren und löschen.
💡 Tipp: Exportiere zuerst die User-Liste und verwende sie als Vorlage. So stimmt der Spaltenaufbau mit dem Import überein.
6. Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört
Wenn ein unbekanntes Auto einen Platz blockiert oder ein Kollege an der Schranke feststeckt, musst du nicht mehr herumfragen.
- Suche das Kennzeichen in deskbird.
- Das passende Fahrzeug zeigt dir, welchem User es gehört.
- Von dort aus kannst du die Parkplatzbuchungen dieser Person sehen und Kontakt aufnehmen.
Das ist der schnellste Weg, um die Frage „Wem gehört dieses Auto?“ zu beantworten und zu prüfen, ob ein Fahrzeug in der Garage tatsächlich eine gültige Buchung für den Tag hat.
7. Kennzeichen in der Buchungsliste und im Export sehen
Die Buchungsliste enthält eine Spalte Kennzeichen, sodass du auf einen Blick siehst, welche Fahrzeuge in deinen Parkplatzbereichen erwartet werden.
Wenn du Buchungen über Admin > Buchungen > Buchungen als .xlsx exportieren exportierst, enthält die Datei ebenfalls das Kennzeichen und den Fahrzeugnamen für jede Parkplatzbuchung. So kannst du deinem Garagenbetreiber oder Sicherheitsteam ohne Zusatzaufwand eine vollständige Tagesliste übergeben.
Nutze beides, um Parkplatzbuchungen für einen bestimmten Tag zu prüfen, fehlende oder doppelte Kennzeichen zu erkennen und genaue Fahrzeuginformationen weiterzugeben.
8. FAQs
Die Verwaltung von Kennzeichen ist in den Desks Professional- und Enterprise-Plänen verfügbar. Wenn du ein Upgrade möchtest, wende dich an success@deskbird.com.
Nein. Die Einstellung gilt nur für den Parkplatzbereich, in dem du sie konfigurierst. Alle anderen Parkplatzbereiche funktionieren wie bisher, sodass du zum Beispiel Kennzeichen in einer Schranken-gesteuerten Garage erzwingen kannst, ohne etwas für einen offenen Parkplatz zu ändern.
Nichts. Die Anforderung gilt nur für neue Buchungen. Bestehende Buchungen ohne Kennzeichen bleiben unverändert.
In der mobilen App ist der Fahrzeuge-Bereich für alle Mitarbeitenden verfügbar. Im Web erscheint er nur für Mitarbeitende, die mindestens einen Parkplatzbereich sehen können, in dem ein Kennzeichen erforderlich ist, oder die bereits ein Fahrzeug gespeichert haben. Wenn Mitarbeitende den Bereich in der App, aber nicht im Web sehen, prüfe Folgendes:
- Mindestens ein Parkplatzbereich hat Kennzeichen erforderlich aktiviert.
- Dieser Bereich ist für Mitarbeitende ohne Zugriff nicht ausgeblendet. Beschränkter Zugriff allein ist in Ordnung, aber ein ausgeblendeter Bereich zählt nur für die Personen, die Zugriff darauf haben.
- Der Bereich ist aktiv. Entwürfe, nicht veröffentlichte und deaktivierte Bereiche zählen nicht. Eine temporäre Schließung ändert daran nichts, ein vorübergehend geschlossener Bereich zählt also trotzdem.
Siehe Kennzeichen für einen Parkplatzbereich erforderlich machen.
Fahrzeuge, die im Profil gespeichert sind, sind für die Person selbst, für Admins und Office Admins sowie für Manager und Gruppenmanager sichtbar, die für diese Person buchen können. Das Kennzeichen einer Parkplatzbuchung ist für alle sichtbar, die sehen können, wer den Platz gebucht hat – genauso wie der Name der Person. Wenn die Buchung oder die Person ausgeblendet ist, ist auch das Kennzeichen ausgeblendet.
Gespeicherte Fahrzeuge bleiben im Profil der Mitarbeitenden erhalten. Sie werden nicht gelöscht, sodass die Daten noch vorhanden sind, falls du die Anforderung später wieder aktivierst.
Ja. Beide verwenden automatisch das Standardkennzeichen des Mitarbeitenden, sodass wiederkehrende und automatisierte Buchungen weiterhin ohne manuellen Schritt erstellt werden.
Ja. Jeder Mitarbeitende kann mehrere Kennzeichen im Profil speichern und eines als Standard festlegen. Bei einer Buchung in einem Bereich mit Kennzeichenpflicht wählen sie aus, welches Fahrzeug sie an diesem Tag mitbringen.
Nein. Fahrzeuge werden sofort gespeichert, sobald ein Mitarbeitender sie hinzufügt. Es gibt keinen Freigabeprozess und keine Gültigkeitsdauer.
Ja. Gehe zu Admin > User Management: User, wähle den User aus und öffne den Bereich Fahrzeuge. Du kannst Kennzeichen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen und das Standardkennzeichen ändern. Die gleichen Optionen gibt es auch im User-Side-Sheet. Um mehrere Kennzeichen auf einmal zu aktualisieren, nutze den CSV-Export und -Import auf der Seite User.
Nein. Kennzeichen werden einmal im User-Profil gespeichert und stehen in jedem Büro und jedem Parkplatzbereich zur Verfügung, in dem ein Kennzeichen erforderlich ist.
Sie können jederzeit ein anderes gespeichertes Kennzeichen als Standard festlegen, oder du kannst das für sie in Admin > User Management: User machen. Automatisierte Buchungen, die danach erstellt werden, verwenden das neue Standardkennzeichen.