Kennzeichenverwaltung

Mit dem Kennzeichenmanagement kannst du die Fahrzeuge erfassen und verwalten, die deine Mitarbeitenden ins Büro mitbringen, und für die Parkbereiche, in denen es wichtig ist, ein Kennzeichen verlangen. Statt Kennzeichen in Tabellen zu pflegen, kannst du sie bereichsweise durchsetzen, in Sekunden herausfinden, wem ein Fahrzeug gehört, und genaue Daten an deinen Garagenbetreiber, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam weitergeben.

1. Bevor du startest
2. Für einen Parkbereich ein Kennzeichen verlangen
3. Was Mitarbeitende bei der Buchung sehen
4. Kennzeichen im Namen von Nutzern verwalten
5. Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört
6. Kennzeichen in der Buchungsliste sehen
7. FAQs

1. Bevor du startest

⚠️ Hinweis: Das Kennzeichenmanagement ist derzeit nur für Beta-Kunden verfügbar.

Ein paar Grundsätze, die die Einrichtung bestimmen:

• Kennzeichen werden im Nutzerprofil gespeichert, nicht bei einzelnen Buchungen. Jeder Mitarbeitende kann mehrere Fahrzeuge speichern und eines als Standard festlegen.
• Die Anforderung wird pro Parkbereich konfiguriert. Mitarbeitende werden nur in den Bereichen nach einem Kennzeichen gefragt, in denen du es aktivierst – alle anderen Parkbereiche bleiben unverändert.
• Das Standardkennzeichen wird von Automatisierungen verwendet. Schnellbuchung und Automatisierte Buchung übernehmen es automatisch, sodass geplante Buchungen auch in Bereichen mit Kennzeichenpflicht funktionieren.

2. Für einen Parkbereich ein Kennzeichen verlangen

Setze Kennzeichen nur dort durch, wo deine Garage, das Schranken-System oder das Sicherheitsteam sie wirklich brauchen.

1. Gehe zu Admin > Büros und wähle das entsprechende Büro aus.
2. Öffne den Parkbereich, den du konfigurieren möchtest.
3. Aktiviere die Option Kennzeichen erforderlich.
4. Speichere deine Änderungen.

Ab jetzt wird jede Person, die in diesem Bereich einen Platz bucht, nach einem Kennzeichen gefragt, und das Standardkennzeichen wird für Automatisierte Buchungen verwendet.

💡 Tipp: Wiederhole das für jeden Bereich. Eine Tiefgarage mit Schranke kann Kennzeichen verlangen, während ein offener Parkplatz das nicht muss.

3. Was Mitarbeitende bei der Buchung sehen

Wenn du den Ablauf für Mitarbeitende kennst, kannst du nach der Aktivierung der Anforderung leichter Fragen beantworten.

• Mitarbeitende speichern ihre Fahrzeuge im eigenen Profil und legen eines als Standard fest. Sie können dort jederzeit Kennzeichen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
• Bei der Buchung eines Platzes in einem Bereich mit Kennzeichenpflicht ist das Standardkennzeichen vorausgewählt. Sie können es bestätigen, auf ein anderes gespeichertes Fahrzeug wechseln oder direkt im Buchungsprozess ein neues Kennzeichen hinzufügen – neue Kennzeichen werden automatisch im Profil gespeichert.
• Schnellbuchung und Automatisierte Buchung verwenden das Standardkennzeichen ohne weiteren Schritt, sodass Mitarbeitende mit wiederkehrenden Parkbuchungen nicht unterbrochen werden.

💡 Tipp: Erinnere beim Rollout daran, das Standardkennzeichen aktuell zu halten, falls jemand auf ein Miet-, Pool- oder Firmenfahrzeug umsteigt. Sonst werden bei Automatisierten Buchungen die falschen Fahrzeuge verwendet.

4. Kennzeichen im Namen von Nutzern verwalten

Du kannst Kennzeichen für Kolleg:innen pflegen – praktisch für gemeinsam genutzte Firmenfahrzeuge, für Personen, die ihr Profil selten öffnen, oder wenn ein Kennzeichen falsch eingetragen wurde.

1. Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung.
2. Wähle die Person aus, deren Daten du aktualisieren möchtest.
3. Öffne den Bereich Kennzeichen.
4. Füge ein Kennzeichen hinzu, bearbeite oder entferne es und lege fest, welches das Standardkennzeichen ist.

Kennzeichen sind auch in der Nutzer-Seitenleiste sichtbar und bearbeitbar, sodass du ein Kennzeichen korrigieren kannst, ohne die aktuelle Ansicht zu verlassen.

5. Herausfinden, wem ein Kennzeichen gehört

Wenn ein unbekanntes Auto einen Platz blockiert oder jemand an der Schranke feststeckt, musst du nicht mehr herumfragen.

1. Suche das Kennzeichen in deskbird.
2. Das passende Fahrzeug zeigt dir, zu welchem Nutzer es gehört.
3. Von dort aus kannst du die Parkbuchungen der Person sehen und Kontakt aufnehmen.

Das ist der schnellste Weg, um die Frage „Wem gehört dieses Auto?“ zu beantworten und zu prüfen, ob ein Fahrzeug in der Garage tatsächlich eine gültige Buchung für den Tag hat.

6. Kennzeichen in der Buchungsliste sehen

Die Buchungsliste enthält eine Spalte Kennzeichen, sodass du auf einen Blick siehst, welche Fahrzeuge in deinen Parkbereichen erwartet werden.

Nutze sie, um Parkbuchungen für einen bestimmten Tag zu prüfen, fehlende oder doppelte Kennzeichen zu erkennen und genaue Fahrzeugdaten an deinen Garagenbetreiber oder das Sicherheitsteam weiterzugeben.

7. FAQs