Exportiere deine Analytics- und Buchungsdaten ganz einfach, um eigene Berichte zu erstellen, historische Schnappschüsse zu speichern oder Erkenntnisse mit anderen Tools zu synchronisieren.
- Buchungsexporte
- User-Export
- Office Analytics Export
- Workforce Analytics Export
- Public API
- Meetingraum-Buchungen
- FAQs
1. Buchungsexporte
So exportierst du deine Buchungsdaten (Reservierungen für Schreibtische, Parkplätze und andere Ressourcen):
- Öffne die deskbird Web-App
- Gehe zum Admin und wähle Buchungen
- Wähle zwischen Bevorstehende oder Abgeschlossene Buchungen
- Wähle bei Bedarf ein bestimmtes Büro aus
- Klicke auf Buchungen als .xlsx exportieren
Du kannst Daten für einen bestimmten Zeitraum oder für alle Buchungen exportieren. Die resultierende Excel-Datei enthält Details pro Büro, Buchung, User-Gruppe und User.
2. User-Export
Eine Liste der User kann über Admin > User > CSV exportieren exportiert werden. Du kannst entweder die komplette Liste exportieren oder – falls Filter gesetzt wurden – nur die gefilterten Ergebnisse.
Beim Export kannst du auswählen:
- Alle User exportieren – um die vollständige Liste herunterzuladen
- User mit aktuellen Filtern und Sortierung exportieren – um nur die gefilterten Ergebnisse zu exportieren
3. Office Analytics Export
Office Analytics liefert Einblicke, wie Schreibtische, Räume und Parkplätze genutzt werden.
- Öffne den Admin
- Wähle Analytics und gehe zum Tab Office Analytics
- Setze Filter (z. B. Standort, Zeitraum)
- Klicke oben rechts auf den Button Exportieren
Dadurch wird ein Excel-Export erstellt, der KPIs wie Schreibtisch-Auslastung, No-Show-Quoten und Büroanwesenheit pro Tag enthält.
💡 Es können maximal 3 Monate exportiert werden. Wähle daher im Datumswähler zuerst 01.01.2025 > 31.03.2025 > Bericht exportieren, dann 01.04.2025 > 30.06.2025 > Bericht exportieren, um Daten für einen längeren Zeitraum herunterzuladen.
4. Workforce Analytics Export
Mit Workforce Analytics kannst du Trends beim hybriden Arbeiten und der Anwesenheit nach User-Gruppen analysieren.
- Gehe zu Admin > Analytics > Workforce Analytics
- Setze Filter wie User-Gruppen, Büros und Zeiträume
- Klicke auf den Button Analytics exportieren
Du kannst exportieren:
- Alle Daten oder nur einen ausgewählten Zeitraum
- Details nach Datum, User, User-Gruppe und Status (z. B. Mobiles Arbeiten, Büro)
Die exportierte Excel-Datei liefert dir eine tägliche Übersicht pro User und Status.
5. Public API
Möchtest du deskbird-Daten in eigene Systeme oder Dashboards integrieren? Unsere Public API ermöglicht dir den Zugriff auf Daten wie Buchungen, User, Check-ins und mehr.
Du kannst zum Beispiel:
- Buchungs- und User-Daten regelmäßig abrufen
- Check-in-Status mit Drittsystemen synchronisieren
- Eigene Reporting- oder Analytics-Prozesse automatisieren
📘 Alle Dokumentationen, Scopes und Endpunkte findest du unter: https://developer.deskbird.com/
Hinweis: Die Nutzung der Public API erfordert technisches Setup. Wir empfehlen, dein IT-Team oder einen Entwickler einzubinden.
6. Meetingraum-Buchungen
Meetingraum-Buchungen können derzeit noch nicht exportiert werden. Diese Funktion ist in Entwicklung.
7. FAQs
Aufgrund der DSGVO wendet deskbird eine Standard-Anonymisierungsfrist von 180 Tagen an. Das bedeutet, dass Admins in der Regel nur Planungs- und Buchungsstatusdaten der letzten 180 Tage exportieren können.
Damit Mitarbeitende die nötigen Nachweise haben – zum Beispiel für die Steuererklärung, die eine Dokumentation der Home-Office-Tage verlangt – empfehlen wir Admins, die Workforce Analytics-Daten regelmäßig (z. B. quartalsweise) zu exportieren und intern zu archivieren.
Office Analytics-Exporte sind pro Download auf einen Zeitraum von 3 Monaten begrenzt. Um einen längeren Zeitraum abzudecken, führe mehrere Exporte mit aufeinanderfolgenden Datumsbereichen durch und kombiniere sie manuell.
Manuelle Exporte über das Admin-Panel unterstützen keine Terminierung. Wenn du automatisierte, wiederkehrende Datenextraktion benötigst, nutze die Public API, um eine Pipeline zu bauen, die regelmäßig Daten abruft und speichert.
deskbird anonymisiert personenbezogene Daten standardmäßig nach 180 Tagen, um die DSGVO einzuhalten. Wenn du historische Daten darüber hinaus benötigst, exportiere und archiviere die Berichte regelmäßig.
Noch nicht – Exporte für Meetingraum-Buchungen sind aktuell in Entwicklung.
Nicht eingecheckt bedeutet, dass ein Check-in erforderlich war und der User nicht eingecheckt hat. Check-in nicht verfügbar heißt, dass für die Buchung kein Check-in vorgesehen war: Check-in war deaktiviert, die Buchung wurde storniert, der Check-in war noch nicht geöffnet oder die Buchung war bereits beendet.
Der Wert wird nach Ende der Buchung neu berechnet, daher steht bei vergangenen Buchungen ohne Check-in meist Check-in nicht verfügbar. Alle Werte findest du unter Check-in-Statuswerte im Export.
deskbird speichert Start- und Endzeit jeder Buchung. Ob eine Buchung als halber oder ganzer Tag zählt, hängt von der Mid-Time des Büros ab und basiert auf den gebuchten Zeiten, nicht darauf, wann jemand tatsächlich gekommen oder gegangen ist. Details findest du unter Workforce-Einstellungen.
Du kannst die Daten auf drei Arten exportieren:
- Buchungsexport (Admin > Schreibtische, Parkplätze & Sonstige > Buchungen, dann Buchungen als .xlsx exportieren): Start- und Endzeit, Ressource, User und Check-in für jede Buchung. Anhand der Zeiten kannst du halbe und ganze Tage klassifizieren.
- Workforce Analytics Export: Der Planungsstatus pro User und Tag (zum Beispiel Büro oder Mobiles Arbeiten).
- Public API: Buchungen mit Start- und Endzeiten und Check-in-Historie sowie Planungsdaten.
Für den Workforce Analytics Export stelle sicher, dass die Halbtagesplanung aktiviert ist. Andernfalls kann eine Nachmittagsbuchung am Schreibtisch einen vollen Büro-Tag für den User erfassen. Benannte Daten werden nach 180 Tagen anonymisiert, daher exportiere und archiviere die Berichte regelmäßig.