Du möchtest mehrere User gleichzeitig hinzufügen, bearbeiten oder löschen? Das geht ganz einfach mit dem Upload einer CSV-Datei. Anstatt die einzelnen Userdaten manuell einzugeben, kannst du sie schnell und einfach mit nur wenigen Klicks aus einer CSV-Datei importieren. Du sparst also nicht nur Zeit, sondern vermeidest auch mögliche Fehler bei der Dateneingabe.
- Bereite die Datei vor
- Lade die Datei hoch
- Welche Aktionen können über CSV durchgeführt werden?
- Was passiert, wenn ein Fehler erkannt wird?
- Welche Vorteile hat der CSV-Import?
1. Datei vorbereiten
💡 Die Datei muss im CSV-Format mit Komma ( , ) als Trennzeichen vorliegen.
Bereite die CSV-Datei vor. Du findest diese zum Download unter Admin > User > CSV hochladen, oder am Ende dieser Seite. Beginne damit, die Userdaten in einer CSV-Datei zu sammeln. Jede Spalte in der Datei sollte einem bestimmten Merkmal entsprechen, z.B. Vorname, Nachname, E-Mail, User-Rolle, Büro und Status. Als Hilfe kannst du eine CVS-Vorlage von deskbird herunterladen.
Es ist wichtig, dass du die gleiche Reihenfolge wie in unserer Vorlage beibehältst:
Email - Email-Adresse des Nutzers
New email - Aktualisierte Email-Adresse des Nutzers (optional, wenn nicht zutreffend leer lassen)
Verwende das Feld New email, um die E-Mail-Adresse eines Nutzers zu ändern. Trage in der Spalte Email die aktuell in deskbird hinterlegte E-Mail-Adresse ein und gib in New email die neue E-Mail-Adresse an. Alle anderen Felder (z. B. Name, Rolle und Büro) müssen ausgefüllt sein und werden bei Änderungen ebenfalls aktualisiert. Das Feld New email ist das einzige optionale Feld und kann leer bleiben, wenn keine Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich ist.First name - Vorname
Last name - Nachname
Status - wähle zwischen: active, inactive, deleted, provisioned
Role - wähle zwischen: admin, officeAdmin, manager, groupManager, user
Main office name - der Name des Hauptbüros des Nutzers
💡 Erklärung zum Status:
active = das User-Konto ist aktiv
inactive = das User-Konto wird deaktiviert
deleted = das User-Konto wird gelöscht
provisioned = das User-Konto gilt als provisioniert, nach der ersten Anmeldung wechselt es zu active
2. Datei hochladen
Logge dich in deinen deskbird Admin Account ein. Navigiere zu Admin > User-Einstellungen, wo sich in der rechten Ecke oben die Funktion CSV hochladen befindet. Klicke darauf und wähle die vorbereitete CSV-Datei von deinem Computer aus. Das System verarbeitet die Datei nun und benachrichtigt dich, falls Fehler oder Abweichungen auftreten.
💡 Die Datei muss im CSV-Format mit Komma ( , ) als Trennzeichen vorliegen.
3. Welche Aktionen stehen zur Verfügung?
Je nach Status der User in unserer Datenbank, hast du die folgenden Möglichkeiten:
- User hinzufügen, wenn sie noch nicht in unserem System vorhanden sind
- User bearbeiten (aktualisieren), wenn sie bereits vorhanden sind, aber Daten aktualisiert werden müssen
- User löschen (Status deleted)
💡Alle Aktionen können mit nur einem einzigen CSV-Import durchgeführt werden - du benötigst also keine separaten CSV-Dateien.
💡Benutzer erhalten keine Einladung per E-Mail, wenn ein Admin sie über einen CSV-Upload hinzufügt.
4. Was passiert, wenn ein Fehler erkannt wird?
Wenn Fehler festgestellt werden, liefert dir unser System die Details dazu. Folge den Anweisungen, behebe das Problem in der CSV-Datei und lade sie anschließend erneut hoch, indem du die Schritte (1) und (2) befolgst. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten korrekt importiert werden. Wir empfehlen dir dennoch, dies abschließend zu überprüfen.
💡 Wenn du auf die Fehlermeldung „Email is required and must be a valid, not public domain email address“ stößt, bedeutet das, dass das System eine Adresse von einem öffentlichen E-Mail-Anbieter erkannt hat (z. B. @gmail.com, @yahoo.com oder ähnlich). Aus Sicherheits- und Compliance-Gründen können solche öffentlichen E-Mail-Adressen nicht per CSV hochgeladen werden. In diesem Fall lade den Nutzer bitte manuell ein.
5. Welche Vorteile hat der CSV-Import?
Spare Zeit: Indem Daten gesammelt importiert werden, sparen Admins Zeit bei der manuellen Dateneingabe und können somit große Datensätze effizienter verwalten.
Geringere Fehlerquote: Beim CSV-Import lassen sich Unstimmigkeiten schnell erkennen und beheben, wodurch die Datenübertragung korrekt bleibt.
Vereinfachte User-Verwaltung: Admins können mehrere Usereinträge gleichzeitig bearbeiten, löschen oder hinzufügen.
Email-Adresse schnell updaten:
Verwende das Feld New email, um die E-Mail-Adresse eines Nutzers zu ändern. Trage in der Spalte Email die aktuell in deskbird hinterlegte E-Mail-Adresse ein und gib in New email die neue E-Mail-Adresse an. Alle anderen Felder (z. B. Name, Rolle und Büro) müssen ausgefüllt sein und werden bei Änderungen ebenfalls aktualisiert. Das Feld New email ist das einzige optionale Feld und kann leer bleiben, wenn keine Änderung der E-Mail-Adresse erforderlich ist.