Der Bereich User & Gruppen im Admin-Portal ermöglicht es Administratoren, User zu verwalten, Gruppen zu erstellen und zu strukturieren sowie externe Verzeichnisse wie Microsoft Entra ID zu verknüpfen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen zur strukturierten und aktuellen Organisation eurer Nutzerverwaltung.
1. User
Unter Admin > User können Admins die komplette Userliste einsehen, neue Teammitglieder einladen und individuelle User-Profile verwalten.
User einladen
Klickt oben rechts auf User einladen, um neue Personen zu eurem Workspace hinzuzufügen. Ihr könnt sie direkt Benutzergruppen zuweisen und optional eine Einladung per E-Mail senden.
💡 Auch ohne eine Einladung per E-Mail können sich neue Nutzer standardmäßig selbst registrieren. deskbird erkennt automatisch die Domain und ordnet sie korrekt eurem Account zu. Domains sind dabei gegen unbefugte Nutzung geschützt.
Falls ihr die Domain-basierte Registrierung deaktivieren möchtet, kontaktiert bitte euren Customer Success Manager oder schreibt an support@deskbird.com.
Für den CSV-Upload von Nutzer:innen nutzt bitte den folgenden Artikel: User per CSV hochladen.
User-Profile verwalten
Ein Klick auf einen User öffnet das Profil. Admins können hier:
- Vor- und Nachnamen bearbeiten
(Hinweis: Nur verfügbar, wenn der Account nicht über HRIS oder SCIM erstellt wurde) - Profilbild hochladen oder ändern
-
Hauptbüro und Rolle festlegen
💡 Hinweis: Um ein Hauptbüro im Nutzerprofil auswählen zu können, muss der Nutzer Zugriff darauf haben. Werden bei der Auswahl keine Standorte angezeigt, überprüfe bitte die Zugriffsbeschränkungen für das Büro und stelle sicher, dass der Nutzer Teil einer Gruppe ist, die darauf Zugriff hat. - User deaktivieren oder dauerhaft löschen
- Eine Bürofunktion für den User hinterlegen
Weitere Informationen zu Büro-Funktionen findet ihr im Artikel: Bürofunktionen verwalten.
2. Gruppen
Unter Admin > Gruppen können Gruppen manuell erstellt oder aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD) importiert werden.
💡 Hinweis: Untergruppen übernehmen keine Einstellungen oder Berechtigungen von ihrer übergeordneten Gruppe; daher muss jede Gruppe bei der Konfiguration (z. B. von Zugriffsbeschränkungen) einzeln hinzugefügt werden.
Gruppen manuell erstellen
Klickt auf + Gruppe hinzufügen, um z. B. Abteilungen wie HR, Finance oder Sales zu erstellen. Fügt Mitglieder hinzu und definiert eine:n Gruppenmanager:in, der oder die die Wochenplanung und Buchungen für die Gruppe übernehmen kann.
Ihr könnt auch Untergruppen erstellen, indem ihr eine Gruppe per Drag & Drop unter eine andere zieht. So entsteht eine Hierarchie (z. B. Finance unter Business Department).
Gruppen aus Microsoft Entra ID importieren
Um Microsoft Entra ID zu verbinden, muss man sowohl in deskbird als auch in Entra ID Globaler Admin sein.
- Gehe zu Admin > Gruppen
- Klicke auf Importieren aus Microsoft Entra ID
- Melde dich an und wähle die Gruppen aus, die importiert werden sollen
Nach dem Import kannst du:
- Gruppendetails einsehen
- Hierarchien per Drag & Drop anpassen
- User zu Gruppen hinzufügen oder entfernen