Das Verständnis von Rollen und Berechtigungen in deskbird ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Benutzer den richtigen Zugriff erhalten – sei es auf eigene Buchungen, das Verwalten eines Teams oder das Konfigurieren standortweiter Einstellungen. Dieser Artikel bietet einen klaren Überblick über jede Rolle und die ihr zugewiesenen Berechtigungen.
Zusätzlich zu den Systemrollen kannst du benutzerdefinierte Rollen erstellen, um deinem Team genau die Berechtigungen zu geben, die es benötigt. Mehr dazu hier: Benutzerdefinierte Rollen und ihre Berechtigungen
1. Übersicht der Berechtigungen
Die folgende Tabelle zeigt, welche Aktionen den jeweiligen Rollen in deskbird zur Verfügung stehen:
| Aktion | User | Gruppenmanager | Manager | Büro-Admin | Globaler Admin |
|---|---|---|---|---|---|
| Für sich selbst buchen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Eigenen Status setzen | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Für Gruppenmitglieder buchen * | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status für Gruppenmitglieder setzen | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Status für alle Benutzer setzen | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Standorteinstellungen & Buchungsregeln verwalten (pro Standort) | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Benutzer & Rollen verwalten (außer Global Admins), per E-Mail einladen | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Benutzer via CSV erstellen, bearbeiten, deaktivieren, löschen | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Weitere Global Admins zuweisen | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Globale Buchungsregeln ändern | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Zugriff auf Workforce-Analytics ** | ❌ | Eingeschränkt | Voll | Voll | Voll |
| Zugriff auf Büro-Analytics ** | ❌ | ❌ | ❌ | Eingeschränkt | Voll |
| Für Gäste buchen *** | Bedingt | Bedingt | Bedingt | ✅ | ✅ |
| Meetingraumdetails im geschützten Modus sehen | Nur als Teilnehmer | Nur für Gruppe | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zugriff auf Serviceanfragen-Dashboard **** | Bedingt | Bedingt | Bedingt | Bedingt | Bedingt |
| API-/SCIM-Token generieren und verwalten | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
* Gruppenmanager und Manager können für andere buchen, außer wenn die Fläche eingeschränkt ist (die Person, für die gebucht wird, also keinen Zugriff hat) und die Fläche ausgeblendet ist.
** Eingeschränkter Zugriff: Gruppenmanager bzw. Office-Admins sehen nur Analytics für ihre Gruppe(n) und/oder Büro(s).
*** Bedingt: konfigurierbar über Admin > Buchungseinstellungen > Buchungen für Gäste
**** Bedingt: Zugriff über Admin > Catering & Services > User mit Zugriff auf das Services-Dashboard
2. Rollenbeschreibungen & Best Practices
- User: Die Standardrolle für alle Mitarbeitenden. User können für sich selbst buchen und ihren Status setzen (z. B. im Büro, im Homeoffice), aber keine Konfigurationen vornehmen oder für andere handeln.
- Gruppenmanager: Ideal für Teamleads, Office Manager oder HR. Gruppenmanager verwalten Buchungen und Status innerhalb ihrer Gruppen, haben aber keinen Zugriff auf globale oder standortweite Einstellungen.
- Manager: Diese Rolle hat einen breiteren Geltungsbereich als Gruppenmanager. Manager können für alle User buchen und den Status setzen, aber keine Einstellungen ändern – ideal für Bereichsleiter oder zentrale HR.
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Büro-Admin: Büro-Admins verwalten Einstellungen und Buchungsregeln für bestimmte Standorte. Sie können User verwalten, aber keine Globalen Administratoren zuweisen. Diese Rolle sollte nur an geschulte Personen vergeben werden.
💡 Hinweis: Stelle sicher, dass dem Büro-Admin das Büro, in dem der Zugriff gilt, zugewiesen ist. Andernfalls kann das das Admin-Panel nicht geöffnet werden. - Globaler Admin: Die höchste Rolle in deskbird. Globale Admins haben uneingeschränkten Zugriff, können User löschen, systemweite Einstellungen ändern und weitere Global Admins ernennen. Diese Rolle ist nur für wenige Expert*innen vorgesehen.