Benutzerdefinierte Rollen

Nur für Beta-Kunden Desks Professional und höher

Mit benutzerdefinierten Rollen können Globale Adminstratoren zusätzliche Rollen erstellen, um gezielt Berechtigungen (z. B. Besuche verwalten oder Analytics exportieren) zu vergeben, ohne die primäre Systemrolle eines Users zu ändern. So erhalten User genau die Zugriffe, die benötigt werden – für bestimmte Büros oder alle Büros – während Systemrollen klar und konsistent bleiben.

Alles über Systemrollen erfährst du hier: Systemrollen und Berechtigungen

1. Übersicht
2. Systemrollen vs. benutzerdefinierte Rollen
3. Benutzerdefinierte Rollen verwalten
4. Verfügbare Berechtigungen
5. Aktuelle Einschränkungen
6. FAQ

1. Übersicht

Auf der Seite Rollen & Berechtigungen steuern Global Admins, wer was in deskbird tun kann.

Die Seite ist im Admin Portal unter folgendem Pfad verfügbar:

Admin > Rollen & Berechtigungen

Hier werden zusammengeführt:

• Systemrollen (von deskbird vordefiniert)
• Benutzerdefinierte Rollen (von der Organisation erstellt und verwaltet)

Für wen ist das?
Dieses Feature ist für Global Admins verfügbar.

Wichtiges Konzept:
Benutzerdefinierte Rollen werden immer zusätzlich zur primären Systemrolle eines Users zugewiesen. Sie können Berechtigungen hinzufügen, aber keine Berechtigungen entfernen, die durch eine Systemrolle bereits vergeben wurden.

2. Systemrollen vs. benutzerdefinierte Rollen

Rollen in deskbird sind in zwei Kategorien aufgeteilt.

• Systemrollen
  • Von deskbird vordefiniert
  • Können nicht gelöscht werden
  • Jeder User hat genau 1 primäre Rolle (z. B. Globaler Admin, Büro-Admin, Manager, Gruppenmanager, User).
  • Einige vordefinierte Rollen können zusätzlich als Zusätzliche Rolle vergeben werden (z. B. Manager für Service-Anfragen, Empfangsmitarbeiter für Besucher, Ticketing-Manager) – abhängig davon, welche Module (z. B. Catering & Services, oder Besuche) im Einsatz sind.
• Benutzerdefinierte Rollen
  • Können festgelegt und wieder gelöscht werden
  • Können bearbeitet oder gelöscht werden
  • User können mehrere benutzerdefinierte Rollen haben
  • Immer zusätzlich: Sie erweitern Berechtigungen, schränken diese aber nie ein

Diese Trennung hält Kernverantwortlichkeiten stabil, ermöglicht aber gleichzeitig eine flexible Vergabe von Zusatzberechtigungen.

3. Benutzerdefinierte Rollen verwalten

Die Rollenverwaltung erfolgt auf der Seite Rollen & Berechtigungen.

Benutzerdefinierte Rolle erstellen

1. Öffne im Admin Portal die Seite Rollen & Berechtigungen.
2. Im Bereich Benutzerdefinierte Rollen auf Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen klicken.
3. Eine Bezeichnung und optional eine Beschreibung eingeben.
4. Die gewünschten Berechtigungen über die Schalter aktivieren.
5. Auf Speichern klicken.

Tipp: Klare, zweckbasierte Namen wie „Data Analyst“ oder „Empfang“ erleichtern die spätere Zuweisung.

User einer benutzerdefinierten Rolle zuweisen

Benutzerdefinierte Rollen können auf zwei Arten zugewiesen werden.

Option A: Direkt über die Rolle

1. Öffne im Admin Portal die Seite Rollen & Berechtigungen.
2. In der Tabelle Benutzerdefinierte Rollen auf das Personen-Symbol der Rolle klicken (Rollenberechtigungen anzeigen und bearbeiten).
3. Im Bereich Zugewiesene User eine neue Zuweisung hinzufügen.
4. Einen oder mehrere User auswählen.
5. Festlegen, ob die Rolle gilt für:
   • Büro(s) auswählen, oder
   • Alle Büros
6. Änderungen bestätigen.

Hinweis: Wenn Alle Büros ausgewählt ist, werden neu erstellte Büros automatisch in den Gültigkeitsbereich der Rolle aufgenommen.

Option B: Über das User-Profil

1. Öffne im Admin Portal die User-Übersicht und wähle den gewünschten User aus.
2. Das User-Profil öffnen.
3. Den Tab Rolle öffnen.
4. Die passenden Rolle(n) unter Zusätzliche Rolle(n) hinzufügen.
5. Änderungen speichern.

Beide Methoden führen zu denselben Berechtigungen – die passende Vorgehensweise hängt vom Workflow ab.

💡 Tipp: Die User-Tabelle kann auch nach zusätzlichen Rollen gefiltert werden, um schnell zu sehen, welche User welche benutzerdefinierte(n) Rolle(n) zugewiesen haben.

4. Verfügbare Berechtigungen für benutzerdefinierte Rollen

Benutzerdefinierte Rollen können Berechtigungen aus den folgenden Bereichen enthalten.

5. Aktuelle Einschränkungen

• Das Vergeben von Workforce Analytics-Berechtigungen ermöglicht derzeit Zugriff auf alle Workforce-Daten, unabhängig von den Büros, die der Rolle zugewiesen sind. Eine bürobasierte Einschränkung für Workforce Analytics über benutzerdefinierte Rollen wird in einem zukünftigen Release eingeführt.
• Für Gruppenmanager bleibt die Sichtbarkeit in Workforce Analytics weiterhin auf die verwalteten Gruppen beschränkt.

6. FAQ