User verwalten ihre eigenen Profileinstellungen, indem sie auf ihr Profil-Icon in der linken unteren Ecke der Web-App klicken. Dadurch öffnet sich das Menü Profil. Die meisten Einstellungen – Profilfoto, Zeitformat, Sprache, Privatsphäre und Benachrichtigungseinstellungen – werden komplett von jedem User selbst verwaltet. Für eine vollständige Anleitung kannst du User auf Profil verwalten im Bereich Für User dieses Help Centers verweisen.
Als Admin gibt es einige Bereiche, die mit den Profileinstellungen zusammenhängen:
1. User-Informationen aktualisieren
User können ihren eigenen Vor- und Nachnamen in den Profileinstellungen bearbeiten, außer der Name wird aus einem externen System synchronisiert. In diesem Fall können User ihren Namen nicht bearbeiten und müssen sich an einen Admin wenden. Unternehmensname und E-Mail-Adresse können nur von einem Admin geändert werden. Um diese zu aktualisieren, gehe zu Admin > User Management: User, öffne das Profil des Users und bearbeite die Daten dort.
💡 Wenn dein Unternehmen eine HRIS- oder SCIM-Synchronisierung nutzt, sollten Namens- und E-Mail-Änderungen im Quellsystem vorgenommen werden – die Updates werden dann automatisch an deskbird übertragen.
2. Bürofunktionen
User können sich selbst Bürofunktionen (Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Evakuierungsassistent, Schlüsselinhaber) in ihren Profileinstellungen zuweisen – aber nur, wenn dein Unternehmen dies aktiviert hat. Du steuerst diese Option unter Admin > Büroeinstellungen. Ist die Selbstzuweisung deaktiviert, wird die Option für User ausgegraut angezeigt und sie müssen sich an einen Admin wenden, um eine Funktion zugewiesen zu bekommen.
3. Zugewiesene Plätze
Wenn du einem User dauerhaft eine Ressource (Schreibtisch, Parkplatz usw.) über Admin > Stockwerke & Räume zuweist, erscheint diese Zuweisung im Tab Profil > Deine Plätze > Zugewiesene Plätze des Users. User sehen dort den Ressourcennamen, den Standort und ob die automatisierte Buchung dafür aktiviert ist. Zugewiesene Plätze werden für den User automatisch gebucht, wenn die automatisierte Buchung aktiviert ist oder wenn sie ihren Status auf Büro setzen.
User legen ihre Standardbuchungszeiten unter Profil > Hybrid-Präferenzen > Standardbuchungszeiten fest. Diese Zeiten gelten für ihre Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen, einschließlich automatisierter Buchungen von zugewiesenen Ressourcen.
Lieblingsplätze – Ressourcen, die User für den schnellen Zugriff als Favorit markiert haben – sind in diesem Tab ebenfalls sichtbar, werden aber komplett vom User selbst verwaltet.
4. Fahrzeuge und Kennzeichen
User speichern ihre Fahrzeuge im Bereich Fahrzeuge ihres Profils (Kennzeichen und optional ein Name) und können eines als Standardfahrzeug markieren. In der mobilen App steht dieser Bereich allen Usern zur Verfügung. Im Web erscheint er, sobald ein User mindestens einen Parkplatzbereich sieht, der ein Kennzeichen erfordert, oder bereits ein Fahrzeug gespeichert hat. Das Standardfahrzeug wird für Parkplatzbuchungen in kennzeichenpflichtigen Bereichen verwendet, einschließlich Schnelle Buchung und automatisierter Buchung.
Als Admin kannst du Fahrzeuge im Namen von Usern hinzufügen, bearbeiten oder entfernen: Gehe zu Admin > User Management: User, öffne den User und wähle Fahrzeuge. Du kannst Kennzeichen auch per CSV gesammelt importieren oder exportieren. Wenn du die Anforderung später deaktivierst, bleiben gespeicherte Fahrzeuge in den Profilen der User erhalten.
Die Verwaltung von Kennzeichen ist ab Schreibtische Professional und höher verfügbar. Für die Einrichtung und alle Details siehe Kennzeichenverwaltung.