Die Einstellungen unter Sichtbarkeit & Datenschutz in deskbird geben Administratoren die Kontrolle darüber, wie viel Nutzer und Gruppen voneinander sehen können und inwieweit eigene Aktivitäten geteilt werden. Die richtige Konfiguration dieser Einstellungen hilft, eine gute Balance zwischen Transparenz für die Zusammenarbeit und dem Schutz der Privatsphäre einzelner Mitarbeitender zu finden.
- Sichtbarkeit & Datenschutz aufrufen
- Sichtbarkeitseinstellungen
- Datenschutzeinstellungen
- Auswirkungen auf die Systemrollen
- FAQs
1. Sichtbarkeit & Datenschutz aufrufen
Für die Konfiguration der Sichtbarkeits- und Datenschutzeinstellungen ist Administratorzugriff erforderlich. Die Einstellungen befinden sich unter Admin > User management > Sichtbarkeit & Datenschutz. Alle Änderungen werden sofort nach Klick auf Speichern wirksam. Mit Zurücksetzen können nicht gespeicherte Änderungen verworfen und die zuletzt gespeicherte Konfiguration wiederhergestellt werden.
2. Sichtbarkeitseinstellungen
Die Sichtbarkeitseinstellungen legen fest, welche Nutzer und Gruppen innerhalb von deskbird für andere sichtbar sind. Es gibt zwei separate Optionen: eine für Nutzer und eine für Gruppen.
Nutzersichtbarkeit
Diese Einstellung bestimmt, wer andere Nutzer in deskbird finden und sehen kann – zum Beispiel in Suchergebnissen oder auf dem Interaktiven Gebäudeplan. Es gibt zwei Optionen:
- Alle Nutzer (Empfohlen) — Alle Nutzer der Organisation können alle anderen Nutzer finden und sehen. Dies ist die Standard- und empfohlene Einstellung für die meisten Organisationen, da sie die beste Zusammenarbeit und das optimale „Kollegen suchen"-Erlebnis ermöglicht.
- Nur Nutzer in Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — Nutzer können nur andere Nutzer finden und sehen, die denselben Gruppen angehören. Diese Option ist nützlich für größere Organisationen, die die abteilungsübergreifende Sichtbarkeit aus Datenschutz- oder organisatorischen Gründen einschränken möchten.
Gruppensichtbarkeit
Diese Einstellung bestimmt, welche Gruppen für Nutzer in deskbird sichtbar sind. Es gibt zwei Optionen:
- Alle Gruppen — Alle vorhandenen Gruppen sind für alle Nutzer sichtbar.
- Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — Nutzer können nur Gruppen sehen, denen sie angehören oder die sie verwalten.
⚠️ Wenn die Nutzersichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, wird die Gruppensichtbarkeit automatisch auf Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten gesperrt und kann nicht auf Alle Gruppen geändert werden. Wären alle Gruppen sichtbar, könnten Nutzer indirekt auf Personen außerhalb des erlaubten Bereichs aufmerksam werden – das würde der eingeschränkten Nutzersichtbarkeit widersprechen.
3. Datenschutzeinstellungen
Die Datenschutzeinstellungen legen fest, ob Nutzer ein privates Profil haben können und welcher Profiltyp standardmäßig für neue Nutzer gilt.
Private Profile
Diese Einstellung bestimmt, ob Nutzer ihr Profil auf privat setzen können:
- Nein (Empfohlen) — Private Profile sind deaktiviert. Alle Nutzerprofile sind immer öffentlich und die Aktivitäten sind entsprechend der Rollenberechtigungen für andere sichtbar. Nutzer können ihren eigenen Profiltyp nicht ändern. Dies ist die empfohlene Einstellung für die meisten Teams, da sie Transparenz und Zusammenarbeit fördert.
- Ja — Private Profile sind aktiviert. Nutzer können selbst entscheiden, ob sie ihr Profil auf privat setzen oder öffentlich lassen. Wenn jemand die Aktivitäten eines Nutzers mit privatem Profil sehen möchte, muss zuerst eine Follow-Anfrage gesendet werden – der Nutzer mit dem privaten Profil muss diese akzeptieren, bevor Planungen und Buchungen für diese Person sichtbar werden.
Standard-Profiltyp
Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Private Profile auf Ja gesetzt ist. Sie legt fest, welcher Profiltyp standardmäßig für neue Nutzerprofile gilt:
- Öffentlich — Neue Nutzer starten mit einem öffentlichen Profil. Ihre Aktivitäten sind basierend auf den Rollenberechtigungen für andere sichtbar, ohne dass eine Follow-Anfrage erforderlich ist.
- Privat — Neue Nutzer starten mit einem privaten Profil. Andere müssen eine Follow-Anfrage senden, die akzeptiert werden muss, bevor Planungen und Buchungen einsehbar sind.
💡 Wenn private Profile aktiviert sind, können einzelne Nutzer ihren Profiltyp jederzeit in den persönlichen Profileinstellungen ändern – unabhängig von der hier festgelegten Standardeinstellung.
4. Auswirkungen auf die Systemrollen
Die oben konfigurierten Sichtbarkeits- und Datenschutzrichtlinien wirken sich direkt darauf aus, was jede Systemrolle sehen und tun kann. Die folgende Tabelle fasst die Auswirkungen pro Rolle zusammen. Drei zentrale Fähigkeiten sind betroffen:
- Nutzerprofile anzeigen — Die Möglichkeit, einen Nutzer über die Suche zu finden und grundlegende Informationen einzusehen, z. B. auf der Profilseite.
- Nutzeraktivitäten anzeigen — Die Möglichkeit, Planungen und Buchungen eines Nutzers einzusehen, z. B. auf der Profilseite.
- Nutzeraktivitäten verwalten — Die Möglichkeit, Planungen und Buchungen im Namen eines Nutzers zu bearbeiten.
Die folgende Tabelle zeigt die restriktivste Konfiguration (Nutzersichtbarkeit auf eigene Gruppen beschränkt, private Profile aktiviert mit „Privat" als Standard). Bei Verwendung der empfohlenen Einstellungen (alle Nutzer sichtbar, private Profile deaktiviert) haben Rollen mit höheren Berechtigungen einen breiteren Zugriff.
| Systemrolle | Nutzerprofile anzeigen | Nutzeraktivitäten anzeigen | Nutzeraktivitäten verwalten |
|---|---|---|---|
| Nutzer | Nutzer in Gruppen, denen sie angehören |
|
Keine Nutzer |
| Gruppenmanager |
|
|
Nutzer in Gruppen, die sie verwalten, und deren Untergruppen |
| Manager | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
| Office-Administrator | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
| Globaler Administrator | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
⚠️ Die Rollen Manager, Office-Administrator und Globaler Administrator haben immer vollen Sichtbarkeits- und Verwaltungszugriff – unabhängig von den konfigurierten Sichtbarkeits- und Datenschutzeinstellungen.