Benutzerdefinierte Rollen und Berechtigungen

Desks Professional und höher

Benutzerdefinierte Rollen ermöglichen es Global Admins, schlanke Zusatzrollen zu erstellen, die bestimmte Berechtigungen gewähren (z. B. das Verwalten von Besuchen oder das Exportieren von Analytics), ohne die Kern-Systemrolle eines Nutzers zu verändern. So kannst du Nutzer:innen genau den Zugriff geben, den sie brauchen – für bestimmte oder alle Standorte – und dabei Systemrollen klar und konsistent halten.

Mehr zu Systemrollen findest du hier: Systemrollen und Berechtigungen

1. Überblick
2. Systemrollen vs. benutzerdefinierte Rollen
3. Benutzerdefinierte Rollen verwalten
4. Verfügbare Berechtigungen für benutzerdefinierte Rollen
5. Aktuelle Einschränkungen
6. FAQ

1. Überblick

Auf der Seite Rollen & Berechtigungen können Global Admins steuern, wer in deskbird was machen darf.

Du findest diese Seite unter:

Admin > Nutzerverwaltung: Rollen & Berechtigungen

Hier findest du:

• Systemrollen, die von deskbird vordefiniert sind
• Benutzerdefinierte Rollen, die von deiner Organisation erstellt und verwaltet werden

Für wen ist das?
Dieses Feature steht Global Admins zur Verfügung. Es ist in Desks Professional und höher enthalten.

Wichtiger Hinweis:
Benutzerdefinierte Rollen werden immer zusätzlich zur Kernrolle eines Nutzers vergeben. Sie können Berechtigungen hinzufügen, aber keine entfernen, die durch eine Systemrolle gewährt werden.

2. Systemrollen vs. benutzerdefinierte Rollen

Rollen in deskbird sind in zwei Kategorien unterteilt.

• Systemrollen
  • Von deskbird vordefiniert
  • Können nicht gelöscht werden
  • Jeder Nutzer hat genau eine Kernrolle (zum Beispiel: Globaler Administrator, Office-Administrator, Manager, Gruppenmanager, Nutzer)
  • Einige vordefinierte Rollen können als zusätzliche Rollen existieren (z. B. Service Request Manager, Besucherempfang), abhängig davon, ob du die jeweiligen Module wie Rooms oder Besuchermanagement abonniert hast
• Benutzerdefinierte Rollen
  • Von deiner Organisation definiert und gepflegt
  • Können bearbeitet oder gelöscht werden
  • Nutzer können mehrere benutzerdefinierte Rollen haben
  • Immer additiv: Sie erweitern Berechtigungen, schränken sie aber nie ein

Diese Trennung sorgt dafür, dass Kernaufgaben stabil bleiben, während die Berechtigungen flexibel verwaltet werden können.

3. Benutzerdefinierte Rollen verwalten

Die gesamte Rollenverwaltung findet auf der Seite Rollen & Berechtigungen statt.

Benutzerdefinierte Rolle erstellen

1. Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung: Rollen & Berechtigungen.
2. Klicke im Bereich Benutzerdefinierte Rollen auf Benutzerdefinierte Rolle hinzufügen.
3. Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein.
4. Wähle die gewünschten Berechtigungen über die Schalter aus.
5. Klicke auf Speichern.

Tipp: Verwende klare, zweckbasierte Namen wie „Datenanalyst“ oder „Empfang“, damit die spätere Zuweisung leichter fällt.

Nutzer einer benutzerdefinierten Rolle zuweisen

Du kannst benutzerdefinierte Rollen auf zwei Arten zuweisen.

Variante A: Über die Rolle selbst

1. Öffne Admin > Nutzerverwaltung: Rollen & Berechtigungen.
2. Klicke in der Tabelle Benutzerdefinierte Rollen auf das Personen-Icon bei der Rolle.
3. Klicke auf Zuweisen.
4. Wähle einen oder mehrere Nutzer aus.
5. Lege fest, ob die Rolle gilt für:
   • Bestimmte Standorte auswählen oder
   • Alle Standorte
6. Klicke auf Bestätigen.

Hinweis: Wenn Alle Standorte ausgewählt ist, werden neu angelegte Standorte automatisch in den Rollenumfang des Nutzers aufgenommen.

Variante B: Über das Nutzerprofil

1. Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung: Nutzer.
2. Öffne das Nutzerprofil.
3. Öffne den Tab Rolle.
4. Füge die entsprechende(n) Rolle(n) unter Zusätzliche Rolle(n) hinzu.
5. Speichere deine Änderungen.

Beide Methoden führen zu denselben Berechtigungen – wähle einfach die, die am besten zu deinem Workflow passt.

💡 Tipp: Du kannst die Nutzertabelle nach benutzerdefinierten Rollen filtern, um schnell zu sehen, welche Nutzer welche Rolle(n) haben.

4. Verfügbare Berechtigungen für benutzerdefinierte Rollen

Benutzerdefinierte Rollen können Berechtigungen aus folgenden Bereichen enthalten.

* Hinweise zur Berechtigung Nutzer verwalten

• Gruppen-Sichtbarkeitsregeln gelten: Wenn die gruppenbasierte Sichtbarkeit aktiviert ist, können Nutzer nur andere Nutzer Gruppen zuweisen, denen sie selbst angehören oder die sie verwalten.
• Nutzer mit dieser Berechtigung können im UI keine System- oder benutzerdefinierten Rollen anderer Nutzer ändern.

5. Aktuelle Einschränkungen

• Wer Workforce Analytics-Berechtigungen erhält, sieht aktuell alle Workforce-Daten, unabhängig von den Standorten, die der Rolle zugewiesen sind. Standortbasierte Einschränkungen für Workforce Analytics über benutzerdefinierte Rollen werden in einer zukünftigen Version eingeführt.
• Für Gruppenmanager bleibt die Sichtbarkeit von Workforce Analytics auf die Gruppen beschränkt, die sie verwalten.

6. FAQ