Die Einstellungen für Sichtbarkeit & Privatsphäre geben dir die Kontrolle darüber, wie sehr sich Nutzer und Gruppen innerhalb der Plattform gegenseitig sehen können und wie viel ihrer eigenen Aktivitäten sie teilen möchten. Die richtigen Einstellungen helfen dir, das richtige Gleichgewicht zwischen Transparenz für Zusammenarbeit und Privatsphäre für einzelne Mitarbeitende zu finden.
- Wo finde ich Sichtbarkeit & Privatsphäre?
- Sichtbarkeitseinstellungen
- Privatsphäre-Einstellungen
- Auswirkungen auf Systemrollen
- Häufig gestellte Fragen
1. Wo finde ich Sichtbarkeit & Privatsphäre?
Gehe zu Admin > Nutzerverwaltung > Sichtbarkeit & Privatsphäre. Alle Änderungen werden sofort nach dem Klick auf Speichern übernommen. Mit Zurücksetzen kannst du nicht gespeicherte Änderungen verwerfen und zur letzten gespeicherten Konfiguration zurückkehren.
2. Sichtbarkeitseinstellungen
Die Sichtbarkeitseinstellungen bestimmen, welche Nutzer und Gruppen für andere innerhalb von deskbird auffindbar sind. Es gibt zwei getrennte Steuerungen: eine für Nutzer und eine für Gruppen.
Nutzersichtbarkeit
Diese Einstellung steuert, wer andere Nutzer in deskbird finden und sehen kann – zum Beispiel in Suchergebnissen oder auf dem Büroplan. Es gibt zwei Optionen:
- Alle Nutzer (Empfohlen) — Jeder Nutzer in der Organisation kann jeden anderen Nutzer finden und sehen. Dies ist die Standard- und empfohlene Einstellung für die meisten Organisationen, da sie die beste Zusammenarbeit und das „Kollegen finden“-Erlebnis ermöglicht.
- Nur Nutzer in Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — Nutzer können nur andere Nutzer entdecken und sehen, die zu denselben Gruppen gehören. Das ist nützlich für größere Organisationen, die die Sichtbarkeit zwischen Abteilungen aus Datenschutz- oder Organisationsgründen einschränken möchten.
Gruppensichtbarkeit
Diese Einstellung steuert, welche Gruppen für Nutzer in deskbird sichtbar sind. Es gibt zwei Optionen:
- Alle Gruppen — Alle bestehenden Gruppen sind für alle Nutzer sichtbar.
- Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten — Nutzer sehen nur Gruppen, zu denen sie gehören oder die sie verwalten.
⚠️ Wenn die Nutzersichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, wird die Gruppensichtbarkeit automatisch auf Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten festgelegt und kann nicht auf Alle Gruppen geändert werden. Würden alle Gruppen sichtbar sein, könnten Nutzer indirekt Nutzer außerhalb des erlaubten Bereichs sehen, was der eingeschränkten Nutzersichtbarkeit widersprechen würde.
3. Privatsphäre-Einstellungen
Die Privatsphäre-Einstellungen steuern, ob Nutzer private Profile haben können und welcher Profiltyp für neue Nutzer standardmäßig gilt.
Private Profile
Diese Einstellung legt fest, ob Nutzer ihr Profil auf privat stellen können:
- Nein (Empfohlen) — Private Profile sind deaktiviert. Alle Nutzerprofile sind immer öffentlich und ihre Aktivitäten sind für andere entsprechend der Rollenberechtigungen sichtbar. Nutzer können ihren Profiltyp nicht selbst ändern. Dies ist die empfohlene Einstellung für die meisten Teams, da sie Transparenz und Zusammenarbeit unterstützt.
- Ja — Private Profile sind aktiviert. Nutzer können wählen, ob sie ihr Profil privat oder öffentlich machen möchten. Möchte ein anderer Nutzer die Aktivitäten eines privaten Profils sehen, muss er zunächst eine Folgeanfrage senden – das private Profil muss diese Anfrage annehmen, bevor dessen Zeitpläne und Buchungen sichtbar werden.
Standard-Profiltyp
Diese Einstellung ist nur relevant, wenn Private Profile auf Ja gesetzt ist. Sie legt fest, welcher Profiltyp neuen Nutzern standardmäßig zugewiesen wird:
- Öffentlich — Neue Nutzer starten mit einem öffentlichen Profil. Ihre Aktivitäten sind für andere entsprechend der Rollenberechtigungen sichtbar, ohne dass eine Folgeanfrage nötig ist.
- Privat — Neue Nutzer starten mit einem privaten Profil. Andere müssen eine Folgeanfrage senden, die vom Nutzer akzeptiert werden muss, bevor sie dessen Zeitpläne und Buchungen sehen können.
💡 Wenn private Profile aktiviert sind, kann jeder Nutzer seinen Profiltyp jederzeit in den eigenen Profileinstellungen ändern – unabhängig von der hier festgelegten Voreinstellung.
4. Auswirkungen auf Systemrollen
Die oben konfigurierten Sichtbarkeits- und Privatsphäre-Richtlinien wirken sich direkt darauf aus, was jede Systemrolle sehen und tun kann. Die folgende Tabelle fasst die Auswirkungen pro Rolle zusammen. Es gibt drei wichtige betroffene Funktionen:
- Nutzerprofile anzeigen — Die Möglichkeit, einen Nutzer in der Suche zu finden und dessen Basisinformationen zu sehen, z. B. auf der Profilseite.
- Nutzeraktivitäten anzeigen — Die Möglichkeit, Zeitpläne und Buchungen eines Nutzers zu sehen, z. B. auf der Profilseite.
- Nutzeraktivitäten verwalten — Die Möglichkeit, Zeitpläne und Buchungen im Namen eines Nutzers zu bearbeiten.
Die folgende Tabelle zeigt die restriktivste Konfiguration (Nutzersichtbarkeit auf eigene Gruppen beschränkt, private Profile aktiviert und „Privat“ als Standard). Bei Verwendung der empfohlenen Einstellungen (alle Nutzer sichtbar, private Profile deaktiviert) haben höhere Rollen einen breiteren Zugriff.
| Kernrolle | Nutzerprofile anzeigen | Nutzeraktivitäten anzeigen | Nutzeraktivitäten verwalten |
|---|---|---|---|
| Nutzer | Nutzer in Gruppen, denen sie angehören |
|
Keine Nutzer |
| Gruppenmanager |
|
|
Nutzer in Gruppen, die sie verwalten, und deren Untergruppen |
| Manager | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
| Office-Administrator | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
| Globaler Administrator | Alle Nutzer | Alle Nutzer | Alle Nutzer |
⚠️ Die Rollen Manager, Office-Administrator und Globaler Administrator behalten immer vollständige Sichtbarkeit und Verwaltungszugriff – unabhängig von den eingestellten Sichtbarkeits- und Privatsphäre-Einstellungen.
5. Häufig gestellte Fragen
Nur wenn Private Profile in Admin > Nutzerverwaltung > Sichtbarkeit & Privatsphäre auf Ja gesetzt ist. Ist dies aktiviert, können Nutzer jederzeit in ihren Profileinstellungen zwischen einem öffentlichen und privaten Profil wechseln – die vom Admin festgelegte Voreinstellung bestimmt nur die Startkonfiguration. Wenn private Profile deaktiviert sind (auf Nein gesetzt), sind alle Profile immer öffentlich und Nutzer können dies nicht ändern.
Die Einstellungen für private Profile beeinflussen die Sichtbarkeit von Aktivitäten für normale Nutzer und Gruppenmanager. Rollen mit erweiterten Berechtigungen – Manager, Office-Administrator und Globaler Administrator – behalten jedoch immer vollen Zugriff auf alle Nutzeraktivitäten, unabhängig davon, ob ein Profil privat ist.
Nein. Wenn die Nutzersichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, können Nutzer nur Kollegen finden und sehen, die Mitglieder derselben Gruppen sind (oder Gruppen, die sie verwalten). Kollegen außerhalb dieser Gruppen erscheinen nicht in Suchergebnissen oder anderen Funktionen zur Nutzerentdeckung.
Wenn die Nutzersichtbarkeit auf Gruppen beschränkt ist, wird die Gruppensichtbarkeit automatisch auf Nur Gruppen, denen sie angehören oder die sie verwalten festgelegt – die Option Alle Gruppen ist deaktiviert und kann nicht ausgewählt werden. Das ist so vorgesehen: Wären alle Gruppen sichtbar, könnten Nutzer indirekt die Existenz von Nutzern außerhalb ihres erlaubten Bereichs entdecken, was die eingeschränkte Nutzersichtbarkeit unterlaufen würde.
Ja. Die Sichtbarkeits- und Privatsphäre-Einstellungen gelten in ganz deskbird, auch für den Interaktiven Gebäudeplan. Wenn ein Nutzerprofil privat ist oder die Sichtbarkeit auf bestimmte Gruppen beschränkt ist, sehen andere Nutzer außerhalb dieser Gruppen weder den Namen noch die Buchung dieser Person im Gebäudeplan.